プロとしての電話応対の仕方。
プロフェッショナルな電話応対、受付嬢のような話し方、そして電話をかけてきた人をいつも感動させる方法をご紹介します。
想像してみてください。
オフィスではインフルエンザが流行し、受付嬢を含むスタッフのほとんどが家で休んでいます。
あなたと健康なチームメイトは通常の2倍の仕事量に直面しており、あなたはその挑戦に立ち向かっていますが、1つの疑問が立ちはだかっています。
上司が「電話代行サービスに申し込もう」とつぶやいているうちに、電話が鳴り、偶然にもあなたが一番近くに立っていたのです。
みんながあなたに注目しています。
恐れることはありません。 バーチャル受付嬢があなたをサポートします。 オフィスのピンチヒッターとして、電話応対を成功させるための5つのステップをご紹介しましょう：
電話をかけてきた相手に、気持ちよく挨拶する。
「こんにちは」だけではダメです。 Thank you for calling “で始まり、”How may I help you? “で終わり、必ず会社名を入れます。 何よりも、電話をかけてきた人に良い印象を与えたいですよね。
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Mind your manners.
あなたは受付ゲームに慣れていないかもしれませんが、あなたが親切であれば、誰も気づかないでしょう。 “May I say who is calling?” や “May I have your name?” のように、情報を要求するのではなく、情報を尋ねるようにしましょう。 “May I have your name?” “May I have your name?” のように、要求するのではなく、情報を聞くようにしましょう。
スタイルを持ったディフレクション
優れた受付担当者が知っているちょっとした秘訣があります。それは、すべての質問に答えられることではなく、わからないときに何と言うべきかを知っていることです。 “
Avoid dead end.
電話をかけてきた相手と連絡が取れないときは、必ずメッセージを受け付けるか、ボイスメールに転送するようにしましょう。 同様に、電話をかけてきた人に伝言を頼ませるのは絶対にやめましょう。 簡単なことです。 “Tim’s in a meeting. 伝言をお聞きしてもよろしいですか？”
Keep calm and carry on.
ミスは誰にでもあるものです。 どんな失敗も親しみやすさで解決できることを、バーチャル受付嬢のエキスパートたちは学んできました。 受付嬢の仕事は決して楽なものではありませんが、結局のところ、あなたは人と人とのコミュニケーションをとっているのです。 電話応対を完璧にこなすためには、個人的なタッチが重要です。
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これで、あなたの電話応対は完璧になります。