Heading

Więc nadszedł czas, aby napisać politykę wydatków Twojej firmy. I albo nie masz pojęcia, od czego zacząć, albo robiłeś to już wcześniej i chcesz się tylko upewnić, że trafiłeś we wszystkie ważne punkty.

W każdym razie, mamy dla Ciebie rozwiązanie. Zebraliśmy garść przydatnych szablonów, które możesz bezpośrednio skopiować. A być może bardziej użyteczne jest siedem rzeczywistych polityk wydatków firm i instytucji, o których na pewno słyszałeś.

Zobacz, jak każda z nich inaczej podchodzi do wymogów dotyczących podróży i wydatków oraz czego oczekuje od pracowników. Następnie wykorzystaj te spostrzeżenia, aby stworzyć skuteczną politykę, z której członkowie zespołu będą faktycznie korzystać.

Zacznijmy od kolekcji gotowych do skopiowania szablonów, które pomogą Ci stworzyć politykę wydatków w Twojej firmie.

Zastrzeżenie: Poniższe przykłady prawdziwych polityk wydatków zostały łatwo znalezione w Internecie i nie zostały dostarczone przez same firmy. Mogą być one wykorzystane w celu porównania i inspiracji, a Spendesk z przyjemnością usunie je z tego wpisu na życzenie.

Realne przykłady polityki wydatków na podróże &

Wkrótce udostępnimy praktyczne, gotowe do użycia szablony zasad. Ale być może bardziej wartościowe jest zapoznanie się z rzeczywistymi zasadami podróżowania i wydatków, które stosują firmy odnoszące sukcesy.

Poniżej przedstawiliśmy najbardziej godne uwagi aspekty każdej z nich, a po kliknięciu na linki można je zobaczyć w całości. Zapoznaj się z kilkoma z nich i zdecyduj, które podejście firmy najlepiej pasuje do Twojej własnej filozofii. Zawsze miło jest wiedzieć, że istnieją dobrze prosperujące, znane instytucje, które myślą tak samo jak Ty.

Netflix

Nie potrzebujesz linku, aby zobaczyć pełną politykę wydatków Netflixa – zawiera ona tylko pięć słów:

„Działaj w najlepszym interesie Netflixa.”

Z oczywistych powodów stało się to sławne. I pasuje do ogólnego kodeksu kultury Netflixa, który zawiera cały rozdział poświęcony wolności i odpowiedzialności. To fascynujący dokument, w tym kilka najważniejszych punktów:

• Nasza polityka urlopowa brzmi „weź urlop”. Nie mamy żadnych zasad ani formularzy dotyczących liczby tygodni w roku. Nasi liderzy dbają o to, by dawać dobry przykład, biorąc urlopy, często wracając ze świeżymi pomysłami, i zachęcają resztę zespołu do tego samego.
• Nasza polityka urlopów rodzicielskich to: „zadbaj o swoje dziecko i siebie”. Nowi rodzice zazwyczaj biorą 4-8 miesięcy.
• Każdy pracownik wybiera co roku, ile ze swojego wynagrodzenia chce mieć w pensji, a ile w opcjach na akcje. Możesz wybrać całą gotówkę, wszystkie opcje lub dowolną kombinację, która Ci odpowiada.

Jeśli brzmi to jak rodzaj firmy, którą budujesz – i jesteś gotów to poprzeć – to być może podejście Netflixa jest dla Ciebie odpowiednie.

Basecamp

Polityka wydatków firmy Basecamp nie jest tak prosta jak Netflixa, ale prezentuje podobną etykę. Nie mamy tu pełnej polityki, ale raczej zestaw kluczowych korzyści, jakie otrzymują pracownicy Basecampa. Zostały one udostępnione przez CEO Jason Fried w 2016 blog post.

Najważniejszym aspektem udostępnionym przez firmę jest „no-red-tape business account”. Każdy pracownik dostaje swoją własną kartę American Express. Nie ma potrzeby prosić o zatwierdzenie transakcji – wystarczy być rozsądnym.

Co jest wyraźnie wysoce ufnym podejściem do zarządzania wydatkami. Ale jeśli planujesz to powtórzyć, musisz mieć pewność, że masz jasny proces dokumentowania transakcji – w przeciwnym razie Twój zespół finansowy będzie wiecznie w niewiedzy.

Ponieważ ten post jest pełen fascynujących samorodków, podzielmy się jeszcze kilkoma innymi:

• Pracownicy otrzymują 100 dolarów miesięcznie na masaż.
• Przyjmują również 100 dolarów miesięcznie na swoją siłownię, studio jogi lub wybrany rodzaj fitnessu.
• Pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca na świecie. „Zmień miasto, zachowaj pracę”

Jest tam dużo więcej do przeczytania. Może nie jest to dokładna polityka wydatków, z której korzystają pracownicy, ale tak samo fascynująca.

BBC

Zawsze interesujące jest czytanie wewnętrznych polityk instytucji tak znanych i sławnych jak BBC. Jako jednostka finansowana przez rząd, z pewnością nie będzie w stanie przyjąć podejścia Netflixa. Jak więc można opisać politykę podróży i wydatków BBC?

Słowem: klasyka. Dokument jest kompleksowy i zawiera wszystkie główne kategorie wydatków oraz kluczowe informacje, których można się spodziewać. Jest to dobry przykład bardziej normatywnej (ale wciąż łatwej do przestrzegania) polityki.

Oto kilka najważniejszych punktów:

• BBC posiada pisemną politykę zrównoważonego podróżowania i wyraźnie wymaga od pracowników korzystania z transportu publicznego tam, gdzie jest to możliwe.
• Istnieją szczegółowe zasady regulujące „transport w późnych godzinach nocnych/wczesnych godzinach porannych” (LNEMT), co ma sens, biorąc pod uwagę godziny pracy kanałów radiowych i telewizyjnych.
• Pracownicy mogą ubiegać się o odsetki od osobistych kart kredytowych, jeśli zwrot kosztów od BBC nastąpił z opóźnieniem i był to powód odsetek.

W tym dokumencie znajduje się ogromna liczba niesamowicie szczegółowych zasad. Co sprawia, że jest to bardzo interesująca lektura.

Allowances dla rzeczy takich jak jedzenie, zakwaterowanie i kilometry podążają za zaleceniami HMRC, jak można się spodziewać. Przeczytaj nasze szczegółowe wyjaśnienie zasad HMRC dotyczących kosztów podróży.

FedEx

Uwaga: To jest starszy dokument – ostatnio aktualizowany w 2015 roku. Możliwe więc, że nie jest on już w 100% aktualny. Ale mimo to, warto go przejrzeć, aby zobaczyć, jakie inspiracje można z niego czerpać.

Jako ogromna międzynarodowa firma, prawdopodobnie nie jest zaskakujące, że polityka FedEd brzmi bardziej jak dokument prawny niż zbiór wytycznych. Firma prawdopodobnie uważa, że nie może sobie pozwolić na niejasności w zakresie swoich zasad i dość wyczerpująco określiła, co jest dozwolone.

To od Ciebie zależy, czy odpowiada to Twojej własnej filozofii. W Spendesk wolimy nadrzędne wytyczne od normatywnych zbiorów zasad. To nam bardziej odpowiada.

Oto kilka wartych uwagi sekcji polityki podróży i wydatków firmy FedEx:

• Na pierwszej stronie polityki wyraźnie stwierdzono, że „rozwiązanie umowy” jest możliwe, jeśli pracownicy nie przestrzegają polityki. Ma to sens, ale nie zawsze jest wyartykułowane w prostym dokumencie polityki.
• Raporty wydatków powinny być składane co tydzień lub na podstawie podróży. To ostatnie jest dość standardowe, ale składanie raportów tygodniowych może łatwo umieścić ogromne obciążenie zarówno dla podróżujących pracowników, jak i zespołów finansowych.
• Oczekuje się, że członkowie zespołu będą przechowywać wszystkie swoje rachunki przez 12 miesięcy. To prawdopodobnie został zaktualizowany z więcej firm korzystających z e-pokwitowań te dni. Jeśli nie, to jest to dość wysokie zamówienie.
• Wiceprezesi i wyżej mogą podróżować pierwszą klasą, podczas gdy inni pracownicy powinni latać autokarem (ekonomicznym). W przypadku lotów dłuższych niż sześć godzin, klasa biznesowa może być dozwolona.

Ponieważ ta polityka podróży jest tak szczegółowa, jest wiele więcej interesujących rzeczy do zbadania.

Bank Anglii

Podobna do polityki FedEx, polityka Banku Anglii jest długa i szczegółowa. Podobnie jak BBC, Bank Anglii jest podmiotem publicznym i dlatego poważnie traktuje odpowiedzialność fiskalną.

Polityka zaczyna się od określenia dwóch jasnych zasad działania:

• Zasada „value-for-money”: ponieważ bank jest odpowiedzialny przed Parlamentem i opinią publiczną, musi dbać o wydatki.
• Zasada uczciwości: „nie powinniśmy ulegać wpływom perspektywy osobistych korzyści lub zysków. Musimy odpowiedzialnie korzystać z zasobów Banku dla dobra publicznego, a nie dla osobistych korzyści.”

Mimo że jest to dość wyczerpująca polityka, sprawia wrażenie, jakby była pisana przez osoby, którym na sercu leży dobro pracowników i instytucji. Język jest jasny i łatwy do zrozumienia, a wiele z pomysłów opiera się na tym, co jest dobre dla jednostki.

Na przykład, „dobre samopoczucie jest również ważne. Podróżowanie na duże odległości i przebywanie z dala od rodziny i przyjaciół wiąże się z kosztami. Bank chce, aby pracownicy byli w stanie osiągać jak najlepsze wyniki podczas podróży służbowych.”

To pokazuje, że dobra polityka wydatków, nawet jeśli jest długa i dość techniczna, może również pokazać troskę, z jaką firma traktuje swój zespół.

Dartmouth College

Polityka wydatków i podróży w Dartmouth jest jedną z bardziej prawnych i technicznych polityk, jakie zobaczymy. Jest ona napisana bardziej jak akt prawny niż „jasny i prosty” podręcznik. To, czy odpowiada to Twojej firmie, zależy od Ciebie, ale prawdopodobnie utrudnia pracownikom przestrzeganie jej zasad.

Z drugiej strony, jest ona bardzo kompleksowa. I możemy sobie wyobrazić, że pracownicy Dartmouth są naturalnie bardziej przyzwyczajeni do technicznego i akademickiego pisania niż przeciętny pracownik firmy.

Podobnie do innych, które widzieliśmy powyżej, dokument ten określa listę niedozwolonych wydatków, co jest ważne, jeśli chcesz, aby Twoja polityka była wyczerpująca. W dokumencie jasno określono również prawdopodobne kary w przypadku nieprzestrzegania polityki.

Warto również przeanalizować sekcję dotyczącą zamówień publicznych znajdującą się na początku dokumentu. Jeśli Twoja firma dokonuje wielu zakupów o wysokiej wartości, możesz być zainteresowany zasadami ustalonymi przez Dartmouth.

Victoria University of Wellington

Możemy porównać politykę Dartmouth z innym instytutem akademickim: Victoria University. Podobnie, ta polityka jest sformułowana jak dokument prawny, określając bardzo wyraźnie, co jest dozwolone, a co nie.

Mimo to, jest ona dość łatwa do zrozumienia i ma tylko 9 prawdziwych stron tekstu. Co w porównaniu z innymi nie jest zbyt zniechęcające.

Kilka rzeczy wartych odnotowania:

• Wszystkie podróże na Uniwersytecie powinny odbywać się w klasie ekonomicznej, z kilkoma wąskimi wyjątkami. Wyjątki te nie są związane z zakresem obowiązków.
• W przypadku posiłków, przejazdów, opłat parkingowych i innych wydatków związanych z podróżą po drodze, Uniwersytet nie podaje stałej kwoty pokrycia. Zamiast tego, pokryje „wszystkie zwykłe, niezbędne i uzasadnione wydatki wymagane do podjęcia przez daną osobę zatwierdzonej podróży na uniwersytet.”
• Druga strona określa ramy etyczne, na podstawie których powstał cały dokument.

Szablony polityki wydatków

Wprowadzenie polityki wydatków jest często długim, przeciągającym się procesem. Potrzebujesz wsparcia ze strony różnych zespołów, menedżerów i kierownictwa, aby mieć pewność, że uwzględniłeś wszystkie podstawy.

A nawet wtedy nie ma gwarancji, że wszyscy przeczytają i docenią Twoją ciężką pracę. Polityka wydatków jest regularnie pomijana lub ignorowana, a wielu pracowników woli robić rzeczy po swojemu.

Co jest frustrujące, oczywiście.

Zważywszy na to, nie ma sensu poświęcać godzin na pisanie jej od zera. Zamiast tego skorzystaj z jednego z tych szablonów i dostosuj go do potrzeb swojej firmy.

Wykonalne

Jest to bardzo przejrzysta i łatwa do zrozumienia polityka wydatków, napisana prostym angielskim (co zawsze jest ważne). Można ją pobrać w formacie DOC, z miejscem na wpisanie nazwisk menedżerów, punktów kontaktowych i innych ważnych informacji.

Wiesz, szablon.

I to bardzo dobry. Jeśli chcesz po prostu mieć politykę wydatków typu „plug-and-play”, którą możesz szybko wdrożyć, to jest to idealne miejsce, aby zacząć.

Corporate Traveller

Ten plik PDF od Corporate Traveller nie jest dokładnie szablonem typu „kopiuj/wklej”, jak dwa powyższe. Zawiera jednak zalecane przez firmę 10 najlepszych elementów, które należy uwzględnić we własnej polityce.

Niektóre z nich nie występują w innych wymienionych szablonach, ale mogą być dobrymi pomysłami. Na przykład, „formularze profilu podróżnego”, które proszą osoby często podróżujące o podanie informacji, które mogą pomóc firmie w nagłych wypadkach. Nie jest to żadna nowinka naukowa, ale jest to rzecz, o której możesz łatwo zapomnieć.

Connecteam

Ten szablon jest przeznaczony specjalnie do zwrotu kosztów pracowniczych. Zawsze radzimy unikać wniosków o zwrot kosztów, ale ponieważ większość firm nadal opiera się na nich w jakiejś formie, dobrze jest upewnić się, że zasady są jasno określone.

Dalsze źródła

Jeśli powyższe nie jest wystarczającą informacją i inspiracją do opracowania zwycięskiej polityki wydatków, poniżej znajdują się dwa kolejne doskonałe źródła, które zawierają zasady i podstawy, na których można się oprzeć.

• Polityka wydatków 101: zrozumienie podstaw
• Polityka wydatków firmowych: przewodnik dla nowoczesnych firm
• Przewodnik po zarządzaniu wydatkami dla rozwijających się firm

Stwórz idealną politykę T&E z pomocą innych

Jak widać, liderzy finansowi i menedżerowie mają do dyspozycji wiele inspiracji, aby stworzyć skuteczną politykę podróży i wydatków. Nie musi to być przykrym obowiązkiem.

A oprócz doskonałych przykładów, którymi się podzieliliśmy, skorzystaj z pomocy osób z Twojego otoczenia. Dobra polityka wydatków to nie tylko sprawa odgórna. Jeśli inni członkowie zespołu mają swój wkład – nie tylko zespół finansowy – możesz mieć pewność, że Twoja polityka będzie odzwierciedlać to, co jest najlepsze dla całej firmy.

Na końcu chodzi o to, aby napisać coś, czego ludzie będą przestrzegać. Najczęściej oznacza to prostą, jasną i zwięzłą politykę podróży i wydatków.

A jeszcze lepiej, może to oznaczać politykę, która jest wbudowana w narzędzia, z których Twoje zespoły korzystają na co dzień. Tak to działa w Spendesk, a my z przyjemnością pomożemy Ci osiągnąć ten sam efekt: