Jak profesjonalnie odbierać telefony, brzmieć jak recepcjonista i robić wrażenie na rozmówcach – za każdym razem!
Wyobraź to sobie: Grypa uderzyła w biuro i większość załogi jest chora w domu, w tym recepcjonistka.
Ty i Twoi zdrowi koledzy z zespołu musicie stawić czoła podwójnemu obciążeniu pracą, i chociaż jesteście gotowi na wyzwanie, jedno pytanie się nasuwa:
„Kto będzie odbierał telefony?”
Zastanawiasz się… jak recepcjonistka odbiera telefony? Co to jest potrzebne?
Jak szef mruczy coś o zapisaniu się do tej usługi odbierania telefonów, to się dzieje – telefon dzwoni i przypadkiem stoisz najbliżej niego.
Wszystkie oczy zwrócone są na Ciebie. Czy masz to, czego potrzeba?
Nie bój się! Nasze wirtualne recepcjonistki na żywo są do Twojej dyspozycji. Jeśli jesteś w biurze, wykonaj pięć kroków do bezbłędnego sukcesu w odbieraniu telefonów:
Przywitaj się z rozmówcą łaskawie.
„Witaj” nie wystarczy. Zacznij od czegoś miłego, jak „Dziękuję za telefon”, zakończ słowami „W czym mogę pomóc?” i upewnij się, że w środku jest nazwa Twojej firmy. Przede wszystkim chcesz pozostawić po sobie pozytywne wrażenie! Nasze wskazówki dotyczące powitania sprawią, że będzie to proste.
Odkryj ROI.
Odkryj korzyści płynące z prawdziwych, znaczących połączeń dla Twojej firmy w naszym darmowym przewodniku!
GET YOUR COPY
Pamiętaj o swoich manierach.
Możesz być nowy w grze recepcjonisty, ale jeśli będziesz miły, nikt tego nie zauważy. Poproś o informacje, a nie żądaj ich, jak w „Czy mogę powiedzieć, kto dzwoni?” i „Czy mogę prosić o imię?”. Wrzucaj tam „proszę” i „dziękuję” tak często, jak to możliwe. Pamiętaj, że każdy lubi być traktowany z szacunkiem, a im szczęśliwsi będą Twoi rozmówcy, tym szczęśliwszy będziesz Ty!
Odbijaj ze stylem.
Tutaj jest mały sekret, który zna każda wspaniała recepcjonistka: nie chodzi o to, aby mieć odpowiedź na każde pytanie, chodzi o to, aby wiedzieć, co powiedzieć, kiedy nie wiesz. „Pozwól, że się dowiem” i „Pozwól, że połączę Cię z najlepszą osobą, która może Ci pomóc” są doskonałymi odpowiedziami, podczas gdy „Nie wiem” już nie bardzo.
Unikaj ślepych zaułków.
Jeśli nie jesteś w stanie skontaktować się z osobą, której szuka Twój rozmówca, zawsze zaoferuj, że przyjmiesz wiadomość lub przekażesz rozmówcę na pocztę głosową. Podobnie, nigdy nie każ rozmówcy prosić o pozostawienie wiadomości – jest to niezręczne i odstręczające. To bardzo proste: „Tim jest na spotkaniu. Czy mogę odebrać wiadomość?”. Zawsze jest sposób, aby pracować w pozytywnym obrocie!
Zachowaj spokój i prowadź dalej.
Błędy – wszyscy je popełniamy. Nasze wirtualne recepcjonistki nauczyły się, że prawie każda wpadka może zostać naprawiona dzięki życzliwości. Bycie recepcjonistą nie jest łatwą pracą w żadnym wypadku, ale na koniec dnia, jesteś osobą komunikującą się z inną osobą. Kluczem do odbierania telefonu bez zarzutu jest osobisty kontakt! Bądź miły, uprzejmy i bądź sobą, a na pewno trafisz w każdą krzywą piłkę z parku.
Chcesz więcej wskazówek?
Zdobądź nasz kompleksowy przewodnik dla najwyższej klasy, całkowicie bezkonkurencyjnej obsługi połączeń telefonicznych!
Więcej informacji na ten temat znajdziesz na naszej stronie internetowej.