Oto dlaczego spotkanie rozpoczynające projekt ma znaczenie i jak zorganizować takie, które sprawi, że Twój projekt rozpocznie się na właściwej stopie.
Masz za zadanie poprowadzić duży projekt dla swojego zespołu – masz zamiar poprowadzić całą przebudowę i uruchomienie nowej i ulepszonej strony internetowej Twojej firmy.
To całkiem spore przedsięwzięcie, prawda?
Jest mnóstwo różnych zespołów w grze – zespół ds. treści, zespół projektowy, zespół ds. rozwoju, zespół SEO i wiele innych.
Jest też wiele różnych zadań i harmonogramów, które dzieją się jednocześnie. Zespół ds. treści pracuje nad kopią, podczas gdy zespół projektantów współpracuje z programistami, a zespół SEO identyfikuje docelowe słowa kluczowe – wszystko w tym samym czasie.
Czy kręci Ci się w głowie? Bycie odpowiedzialnym za projekt z wieloma ruchomymi częściami może być jak żonglowanie – z przepaską na oczach i jedną ręką związaną za plecami.
Ale jest dobra wiadomość: Jest coś, co możesz zrobić, aby oczekiwania wszystkich były wyrównane już na samym początku i aby Twój projekt zaczął się dobrze. Jaki jest sekret sukcesu? Spotkanie rozpoczynające projekt.
Dlaczego spotkania inauguracyjne są ważne?
Spotkanie inauguracyjne jest dokładnie tym, na co wygląda – jest to punkt startowy projektu. To właśnie ono wprawia całą kulę śnieżną w ruch.
Spotkanie otwierające jest szansą na zebranie wszystkich kluczowych graczy w projekcie w jednym czasie i uzgodnienie, czym jest projekt, dlaczego się odbywa, w jaki sposób praca zostanie wykonana, jakie role są w nią zaangażowane i do kiedy musi zostać ukończona.
„Najbardziej użyteczne spotkania rozpoczynające projekt są zaprojektowane specjalnie po to, aby zorientować nowy zespół projektowy w biznesowych powodach projektu i rozpocząć pracę zespołu od wspólnego zrozumienia celów i początkowych kroków”, wyjaśnia post dla ProjectConnections.
Po prostu, rozpoczęcie od upewnienia się, że wszystkie Twoje oczekiwania są zgodne, znacznie ułatwia metodyczne podejście do całego projektu.
Skuteczne spotkanie otwierające oznacza, że nikt nie czuje się pozostawiony w niewiedzy i wszyscy są na bieżąco z tym, kto co robi – co oszczędza Ci wielu bólów głowy i blokad, gdy projekt jest już w toku.
7 kroków do udanego spotkania otwierającego
Mimo że spotkania otwierające są niezwykle ważne, nie zawsze przebiegają zgodnie z planem – lub w ogóle się odbywają.
Albo organizacje traktują je jako coś, co nie jest konieczne lub tylko spowalnia postęp projektu, albo organizują źle zarządzane spotkania, które marnują czas lub tylko pogłębiają zamieszanie wśród członków zespołu.
Nie trzeba dodawać, że nie można czerpać korzyści ze spotkania otwierającego projekt, jeśli nie jest ono dobrze zaplanowane i dobrze przeprowadzone.
Jak się tego upewnić? Oto siedem kluczowych kroków, które pozwolą Ci zorganizować spotkanie otwierające projekt.
Stwórz agendę (i trzymaj się jej)
Podobnie jak brief kreatywny pomaga nadać kierunek pracy twórczej, agenda jest ważna, aby utrzymać każde spotkanie na właściwym torze – a jest to szczególnie prawdziwe w przypadku spotkania rozpoczynającego projekt. Przed spotkaniem stwórz prostą agendę i udostępnij ją na wszystkich platformach spotkań.
Ponieważ spotkanie inauguracyjne jest szansą na zebranie wszystkich razem i na tej samej stronie w sprawie projektu, kuszące jest, aby zagłębić się w różnego rodzaju szczegóły. Jednak w tym momencie najlepiej jest pozostać na wysokim poziomie. To nie jest czas na zagłębianie się w najdrobniejsze szczegóły.
„Konkretne zadania są mniej ważne niż ustalenie jasności i podekscytowania wśród zespołu projektowego” – wyjaśnia Amanda Kelly w poście dla LiquidPlanner.
Pamiętaj, że Twoim głównym celem spotkania jest wyjaśnienie:
- Co robisz
- Dlaczego to robisz
- Jak zamierzasz to zrealizować
- Kim są kluczowi gracze
To naprawdę wszystko – w większości przypadków, są to cztery główne rzeczy, które musisz wyjaśnić, aby każdy miał niezbędny kontekst przed przejściem do przodu ze swoimi indywidualnymi kawałkami.
Jeszcze jedna uwaga: „Dlaczego” stojące za projektem jest ważne dla wszystkich zaangażowanych. Dostarczenie tych informacji pozwala wszystkim nie tylko zrozumieć, co się robi, ale także dlaczego ma to znaczenie dla całej firmy.
Podczas gdy liderzy wykonawczy twierdzą, że brak jasnych celów jest najczęstszym czynnikiem przyczyniającym się do niepowodzenia projektu, poświęcenie czasu na upewnienie się, że wszyscy widzą las, a nie tylko drzewa, pozwoli Ci na znacznie płynniejsze i bardziej udane przeprowadzenie projektu.
Wyjaśnij role i podstawowe obowiązki
Powtarzam, to nie jest moment, w którym chcesz się zagłębiać w konkretne zadania. Warto jednak wyjaśnić, w jaki sposób każda osoba lub zespół pasuje do projektu, aby każdy wiedział, kto nad czym pracuje.
Pozostań przy ogólnych zasadach, przedstawiając wszystkich, którzy są zaangażowani w projekt i podając bardzo krótkie wyjaśnienie, co będą wnosić. Na przykład:
„Kerry tworzy tekst, Jason tworzy grafikę, a Megan przygotowuje szkielet strony internetowej.”
Szczególnie pomocne jest, jeśli możesz powiązać obowiązki z rezultatami projektu, ponieważ często ma to dla ludzi większy sens niż role i zadania.
Poświęcenie tego czasu na podkreślenie, kto co robi, pozwala uniknąć powszechnej pułapki silosowości zespołów, a także zapewnia, że członkowie zespołu wiedzą, do kogo powinni się zwrócić z pytaniami lub informacjami zwrotnymi w trakcie realizacji projektu.
Ważne jest również, abyś powtórzył, że jesteś osobą odpowiedzialną za ten projekt i że wszelkie pytania lub wątpliwości można kierować do Ciebie w celu ich rozwiązania.
3. Przedstawienie sposobu, w jaki wykonasz pracę
W tym momencie nadszedł czas, aby wyjść poza to, co będziesz robił i przedstawić nieco więcej informacji na temat tego, w jaki sposób wykonasz ten projekt.
Czy będziesz używał określonej platformy zarządzania pracą lub narzędzia do współpracy i komunikacji na temat projektu? Czy wszystko powinno być przechowywane w określonym Google Drive? Czy będziesz współpracował z jakimiś zewnętrznymi dostawcami lub agencjami w zakresie części projektu?
Oczywiście, niektóre rzeczy możesz mieć do rozgryzienia w miarę postępu prac. Ale teraz jest dobry moment, aby zapoznać wszystkich z niektórymi niezbędnymi szczegółami, które powinni mieć przed rozpoczęciem pracy (i w trakcie planowania własnego nakładu pracy i kalendarza!).
Przebiegnij przez wszelkie kluczowe daty
Mówiąc o kalendarzach, spotkanie rozpoczynające projekt to czas, kiedy powinieneś uświadomić wszystkim przewidywaną linię czasową projektu.
Ponownie, nie musisz zagłębiać się w terminy realizacji poszczególnych zadań. Musisz jednak dać wszystkim pojęcie o kluczowych kamieniach milowych i spotkaniach, a także o tym, kiedy spodziewasz się zakończyć projekt w całości.
Oto przykład niektórych z rzeczy, które możesz podkreślić podczas spotkania rozpoczynającego projekt:
- Dążymy do tego, aby cały projekt przebudowy witryny został ukończony i uruchomiony do końca pierwszego kwartału.
- W każdy czwartek będziemy mieć spotkania aktualizujące status projektu.
Choć nie jest to zbyt wiele szczegółów (i nie powinno być!), daje to wszystkim przybliżone pojęcie o tym, co powinni zaplanować, jeśli chodzi o oś czasu projektu.
Możesz zagłębić się w szczegóły dotyczące konkretnych zadań i terminów ich wykonania podczas spotkań i bardziej bezpośredniej komunikacji z poszczególnymi zespołami i członkami.
Zostaw czas na pytania
Twoje spotkanie otwierające projekt ma na celu omówienie szczegółów projektu, tak aby wszyscy mieli te same informacje ogólne.
Jednakże jest to również dobra okazja, aby zająć się wszelkimi wczesnymi nieporozumieniami. Dlatego na zakończenie spotkania zostaw trochę czasu, aby uczestnicy mogli zadać wszelkie pytania.
Zachęć ludzi, aby nie zagłębiali się zbytnio w pytania związane z zadaniami lub rolami, które równie dobrze można zadać poza tym spotkaniem grupowym. Zamiast tego, pytania te powinny zapewnić jasność całej grupie – a nie tylko jednej osobie lub zespołowi.
Wszystkie pytania związane z celami projektu, procesem i harmonogramem, na przykład, są uczciwą grą. Ale jeśli zespół zajmujący się treścią zacznie się zagłębiać w szczegóły dotyczące wymagań co do kopii, przypomnij im, że możesz zająć się tymi pytaniami w oddzielnym spotkaniu – ponieważ te odpowiedzi nie dotyczą wszystkich.
Zakończ spotkanie punktami działań
Aby spotkanie było naprawdę produktywne, powinno zakończyć się kilkoma jasnymi punktami działań. W ten sposób każdy wyjdzie z sali konferencyjnej z jasnym pomysłem, co dokładnie powinien zrobić dalej.
Zakończ spotkanie, zwracając uwagę na konkretne punkty działania dla każdego zespołu lub osoby zaangażowanej w projekt. Na przykład:
- Kerry powinien rozpocząć pracę nad pierwszym szkicem kopii strony głównej witryny i strony z historią firmy.
- Jason i Megan powinni zaplanować spotkanie, aby omówić wygląd i wrażenia użytkownika z nowej witryny.
To dość prosty przykład, ale rozumiecie o co chodzi. Każdy powinien wyjść z tego spotkania z czymś więcej niż tylko wiedzą – powinien wyjść z jasno określonymi kolejnymi krokami.
Następnie napisz e-mail
Mam dla ciebie wiadomość: Tak bardzo, jak możesz chcieć, aby ludzie robili notatki na spotkaniu otwierającym, nie wszyscy to zrobią (zwłaszcza, że w tym momencie nie wchodzisz w szczegóły).
Z tego powodu dobrze jest wysłać wiadomość e-mail z podsumowaniem tego, co omówiłeś na spotkaniu, jak również niezbędnych działań.
Nie tylko powtórzy to wszystko, co omówiłeś, ale również da uczestnikom projektu coś konkretnego, do czego będą mogli się odnieść, kiedy będą tego potrzebować.
Właściwie rozpocznij swój projekt
Twoje spotkanie otwierające projekt nie jest stratą czasu – to szansa, aby cele i oczekiwania wszystkich uczestników projektu były zgodne, a także aby nadać ton całemu projektowi.
Mimo, że spotkanie otwierające ma na celu głównie omówienie podstaw, nie oznacza to, że zorganizowanie go jest łatwym zadaniem. Wiąże się to z koniecznością wcześniejszego przemyślenia i zaplanowania, aby zapewnić, że utrzymasz sprawy na wystarczająco wysokim poziomie, ale nadal będziesz przekazywać ludziom informacje i kolejne kroki, których potrzebują.
Aby zorganizować udane spotkanie otwierające, upewnij się, że:
- Stwórz agendę, podziel się nią z uczestnikami, a następnie trzymaj się jej
- Podejmij temat podstawowych ról i obowiązków (bez zbytniego uszczegóławiania)
- Przedstaw przegląd tego, w jaki sposób wykonasz pracę, w tym wszelkie narzędzia lub platformy, których będziesz używać
- Przebiegnij przez prostą oś czasu i inne kluczowe daty
- Zostaw wystarczająco dużo czasu na pytania, i zachęć ludzi, aby były one ogólne
- Podsumuj spotkanie jasnymi kolejnymi krokami i punktami działania
- Wyślij e-mail uzupełniający, abyś miał pisemną dokumentację tego spotkania
Na koniec pamiętaj również, że spotkanie rozpoczynające projekt to czas, kiedy możesz wzbudzić entuzjazm związany z projektem. Nie powinna to być nudna, męcząca rozmowa, ale zamiast tego spotkanie, które sprawi, że wszyscy będą podekscytowani tym, nad czym będą wspólnie pracować.
Wprowadź w życie te wskazówki i stwórz trochę emocji i zaangażowania, a na pewno uda Ci się rozpocząć projekt na dobrej stopie. Powodzenia!