Twój nowy pracownik wkrótce zaczyna pracę – to ekscytujące! Twój zespół włożył wiele wysiłku w zatrudnienie najlepszego kandydata, więc musisz mieć pewność, że zostanie on w Twojej firmie i będzie prosperował przez długi czas. Pierwszym krokiem do osiągnięcia tego celu jest skuteczny proces onboardingu, który pomoże im poczuć się komfortowo w nowym miejscu pracy i szybko osiągnąć produktywność.
Co to jest onboarding pracowników?
Onboarding nowych pracowników to proces, przez który przechodzą firmy, aby powitać i zintegrować ich z miejscem pracy. Już sama ta definicja sugeruje, że proces onboardingu wykracza daleko poza pierwszy dzień pracy nowego pracownika – trwa on do momentu, w którym w pełni dostosuje się on do swojej roli i zespołu.
I to jest właśnie główna różnica pomiędzy onboardingiem a orientacją. Definicja onboardingu odnosi się do wszelkich działań, które pomagają nowym pracownikom zrozumieć zasady funkcjonowania w nowym środowisku pracy, zapoznać się z kulturą firmy oraz poczuć się mile widzianym i docenianym w zespole.
Orientacja, z drugiej strony, jest pierwszym krokiem onboardingu. To moment, w którym nowi pracownicy poznają podstawy swojego otoczenia: na przykład, mogą zapoznać się z budynkiem biurowym i polityką firmy, zrozumieć swoje nowe obowiązki zawodowe i poznać swoich kolegów.
Dlaczego onboarding jest ważny?
Pomyśl o swoim pierwszym dniu w pracy – najprawdopodobniej byłeś podekscytowany, ale i zdenerwowany. Jeśli nie otrzymasz wystarczającej uwagi i instrukcji, może to nie wróżyć dobrze Twojemu nastrojowi lub motywacji do podjęcia pracy w nowym miejscu.
Może to być jeden z powodów, dla których ponad 25% nowo zatrudnionych pracowników odchodzi z pracy po pierwszych trzech miesiącach. Jest to ogromna strata dla firmy, która musi powtórzyć kosztowny proces zatrudniania, aby znaleźć zastępstwo tak szybko – nie licząc środków wydanych na szkolenie lub wynagrodzenie nowego pracownika w czasie jego pracy w firmie.
Więc efektywne wdrożenie nowych pracowników może poprawić utrzymanie pracowników w firmie.
Kolejną korzyścią płynącą z dobrej polityki wdrożenia jest to, że nowi pracownicy szybciej osiągają pełną produktywność. Jeśli nie otrzymają odpowiedniej pomocy ze strony działu kadr lub swojego menedżera i będą próbować zrozumieć wszystko na własną rękę, Twoja firma straci potencjalne przychody, które w przeciwnym razie przyniósłby taki pracownik. Jeśli nowo zatrudnione osoby przejdą przez dobrze opracowany proces onboardingu, szybciej zadomowią się w swojej roli i zaczną przynosić wartość swojemu zespołowi.
A skuteczny proces jest jeszcze bardziej niezbędny w przypadku wdrażania pracowników zdalnych (którzy mają dodatkowe trudności w nawiązywaniu kontaktów z kolegami ze względu na odległość) lub stażystów i absolwentów (którzy są nowi w Twojej firmie, a także w świecie zatrudnienia).
Kroki procesu onboardingu
Przy projektowaniu procesu onboardingu, jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby pomóc nowym pracownikom, np. wysłać im pakiet powitalny z firmowymi gadżetami, zorganizować lunch lub kolację z kolegami z zespołu, czy przygotować prezentację. Niezależnie od tego, co włączysz do swojego procesu, istnieje kilka najlepszych praktyk, których możesz przestrzegać:
Komunikuj się z nowo zatrudnionymi regularnie
Jeśli data rozpoczęcia pracy przez Twojego nowego pracownika jest odległa o więcej niż dwa tygodnie, upewnij się, że nadal się z nim komunikujesz i pokażesz, że nie możesz się doczekać, aby mieć go na pokładzie. Możesz przygotować pakiet powitalny z firmowymi gadżetami lub wysłać im swój podręcznik pracownika z wyprzedzeniem. Możesz również poprosić przyszłego menedżera nowego pracownika o wysłanie e-maila z powitaniem nowego członka zespołu.
Zaplanuj pierwszy tydzień pracy nowego pracownika
Gdy nowy pracownik po raz pierwszy przyjedzie do pracy, będzie niepewny tego, jak będzie wyglądał jego dzień. Do Ciebie należy pokazanie mu, że jesteś w pełni przygotowany, aby go odpowiednio przywitać. Przygotuj więc plan na kilka pierwszych dni w pracy i sprawdź wszystkie ważne kwestie (takie jak ustawienie stanowiska pracy lub poinformowanie pracowników recepcji o przybyciu nowego pracownika).
Powitaj go z otwartymi ramionami
Bądź entuzjastyczny, przyjazny i pozytywnie nastawiony. Zapoznaj nowo zatrudnioną osobę z działalnością firmy i przedstaw ją najpierw kolegom z sąsiednich biurek. Zaplanuj dla nich lunch, aby mogli zapoznać się z innymi członkami zespołu i upewnij się, że ich menedżer spotyka się z nimi regularnie przez cały ten kluczowy pierwszy tydzień. Przydatne będzie dostarczenie nowemu pracownikowi listy kontrolnej lub harmonogramu zawierającego wszystkie zaplanowane przez Ciebie działania związane z wprowadzeniem pracownika na stanowisko pracy.
Podtrzymaj to
Proces wprowadzenia na stanowisko pracy nie kończy się po upływie pierwszego tygodnia. Musisz zadbać o to, aby nowy pracownik miał wystarczająco dużo podstawowej, ale sensownej pracy do wykonania niemal od samego początku. Ich menedżer powinien mieć plan przydzielania tej pracy, a także wspierać ich płynną integrację z zespołem. Po dwóch tygodniach, a także pod koniec pierwszego miesiąca pracy, sprawdź, czy zarówno nowozatrudniony, jak i jego menedżer nie potrzebują wsparcia.
Dobrze przemyślany program onboardingowy – uwzględniający te cztery kroki – może przyczynić się do zatrzymania i zaangażowania pracowników. Zarówno dla utrzymania pracowników, jak i dla ich zaangażowania niezwykle ważne jest, aby nowi pracownicy wiedzieli, że Twoja firma ceni ich od samego początku.