Heading

VIDEO DEMO

HOW TO USE PTO CALCULATOR EXCEL TEMPLATE

.

1. Wprowadź dane wejściowe do arkusza PTO pracownika

2. Przegląd polityki PTO i szczegółów pierwszego okna naliczania

3. Napraw, jeśli występują błędy walidacji danych

4. Kiedy pracownik bierze PTO, wprowadź informacje o PTO

5. Wyświetl saldo PTO i trend salda

KOMPONENTY POLITYKI PTO

Chociaż szablon jest bardzo prosty w użyciu, jest w nim sporo pojęć do zrozumienia i kilka obliczeń, które dzieją się za kulisami. Zacznijmy od początku. Zacznijmy od prostych pojęć.

NAZWA PRACOWNIKA
Tego nie trzeba tłumaczyć. Wpisz imię i nazwisko pracownika, dla którego będziemy śledzić i obliczać saldo PTO.

HIRE DATE
Wielka część obliczeń salda PTO pracownika zależy od daty zatrudnienia pracownika. Wystarczy wprowadzić datę zatrudnienia. Nawet jeśli śledziłeś PTO za pomocą innego narzędzia, a teraz chcesz użyć tego szablonu, wprowadź rzeczywistą datę zatrudnienia pracownika. Staż pracy (jak długo pracownik był w organizacji) jest obliczany od daty zatrudnienia i firmy mogą mieć oparte na stażu pracy zwiększenie PTO.

JEDNOSTKA PTO
Możemy wybrać śledzenie PTO pracownika w jednostkach dni lub godzin. Jeśli wybierzemy Godziny, musimy wprowadzić PTO pobrane przez pracownika w godzinach. Jeśli wybierzemy Dni, możemy po prostu wprowadzić daty PTO (które omówimy później) i zignorować godziny wolne.

ANNUAL PTO ACCRUAL RATE
Annual Accrual Rate to PTO, które pracownik nalicza w ciągu jednego roku. Na przykład, firma może oferować 120 godzin PTO rocznie.

PTO ACCRUAL PERIOD
To jest informacja o tym, jak naliczamy roczną stawkę PTO. Kontynuując powyższy przykład 120 godzin rocznie, w jaki sposób pracownik otrzyma te 120 godzin. Mamy tutaj 6 opcji: Weekly, Every 2 Weeks, Twice a Monthly, Monthly, Quarterly and Annual.

Zobaczmy jak działałby scenariusz Monthly.

120 godzin zostanie przyznanych pracownikowi po 10 godzin miesięcznie przez 12 miesięcy.

PIERWSZY DZIEŃ ROZPOCZĘCIA OKRESU AKRUALNEGO i CZAS AKRUALNY
Aby omówić dwa następne pojęcia, musimy posłużyć się przykładem. W tym celu posłużę się przykładem tygodniowej akumulacji.

W tym przykładzie data zatrudnienia pracownika to 1 stycznia 2020 roku. Roczna stawka naliczania PTO pracownika wynosi 120 godzin i jest naliczana co tydzień. Kiedy myślimy o okresach naliczania, musimy myśleć o oknie z datą rozpoczęcia i datą zakończenia.
Wprowadźmy datę rozpoczęcia pierwszego okresu naliczania jako 1 stycznia 2020 r. (jest to dane wprowadzone przez użytkownika). Zatem okno pierwszego okresu naliczania będzie trwało od 1 stycznia do 7 stycznia.
Kiedy pracownik otrzymuje naliczone PTO? Czy jest to na 1 lub 7? Można to łatwo kontrolować. W powyższym przykładzie wybraliśmy opcję „Koniec okresu naliczania”. Czyli pracownik otrzymuje naliczone PTO 7 stycznia.

Nie musimy pamiętać o tych wszystkich wyliczeniach, bo po to korzystamy z takiego narzędzia jakim jest kalkulator PTO 🙂 Prześledźmy jak wygląda polityka wyliczona przez szablon.

Z polisy wynika, że pracownik będzie naliczał 2,308 godzin tygodniowo. Pierwsze okno naliczania trwa od 1 stycznia do 7 stycznia. Pierwszym dniem naliczania, w którym pracownik otrzyma WOM jest 7 stycznia. Kwota w tym dniu wyniesie 2,308 godzin. Kwota ta jest taka sama jak stawka tygodniowa, ponieważ pracownik zaczyna się 1 stycznia i tygodniowe okno również zaczyna się na 7. Tak więc, weźmy ten sam przykład, ale dla pracownika, który rozpoczął się w dniu 3 stycznia.

Widzimy, że pierwszym ważnym oknem naliczania jest nadal okres od 1 stycznia do 7 stycznia, a naliczanie następuje 7 stycznia (koniec okna). Jednakże, kwota ta wynosi tylko 1,648 godziny, ponieważ pracownik nalicza tylko 5 dni (od 3 stycznia do 7 stycznia). W ten sposób szablon może łatwo proporcjonalnie zmniejszyć liczbę przyznanych PTO, jeśli pracownik dołączy do zespołu w środku okna naliczania.

Podejście jest takie samo dla częstotliwości naliczania tygodniowego, co 2 tygodnie, kwartalnego i rocznego. W przypadku częstotliwości Dwa razy w miesiącu i Miesiąc sytuacja wygląda nieco inaczej.

DWA RAZY W MIESIĄCU

W przypadku częstotliwości Dwa razy w miesiącu nie musimy podawać daty rozpoczęcia pierwszego okresu naliczania. Wprowadzimy 2 dni.

Szablon przyjmie te dwa dni jako dni naliczania co miesiąc. Można wybrać 'Ostatni dzień' dla drugiego dnia, a szablon automatycznie przypisze ostatni dzień każdego miesiąca, niezależnie od tego, czy będzie to 28 (luty), 29 (luty – rok przestępny), 30 czy 31.

MIESIĘCZNIE

W przypadku miesiąca nie musimy podawać daty rozpoczęcia pierwszego okresu rozliczeniowego. Zamiast tego wybieramy dzień miesiąca. Dostępne opcje to od 1 do 28 oraz Ostatni dzień.

Ostatni dzień zostanie uwzględniony, niezależnie od tego, czy będzie to 28 dzień (luty), 29 dzień (luty – rok przestępny), 30 dzień czy 31 dzień.

Przyjrzyjrzyjmy się teraz kilku innym opcjom, które mamy przy ustalaniu polityki WOM/Wakacji.
ROCZNA POLITYKA ROLOWANIA PTO
Jak pracownik kontynuuje naliczanie PTO w każdym okresie, saldo rośnie, zakładając, że nie ma żadnych wakacji. Zazwyczaj firmy nie chcą, aby pracownicy gromadzili bardzo duże saldo. Dwa powody:

1. Pracownicy są zachęcani do brania regularnego czasu wolnego, aby utrzymać zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
2. Firmy mogą rozważyć pozostałe saldo PTO jako gotówkę, która musi być wypłacona pracownikowi, jeśli pracownik opuści firmę. Tak więc, bardzo wysokie saldo może oznaczać więcej gotówki z drzwi dla firmy. Tak więc zazwyczaj istnieje polityka rollover. Określa ona ile godzin PTO pracownik może przenieść z jednego roku na następny.

Szablon dopuszcza trzy możliwości.

1. Zero Rollover: Pracownik traci całe saldo PTO na koniec roku i zaczyna od zera w następnym roku.
2. Rollover Limit: Możemy ustawić limit na to ile godzin jest przenoszonych.
3. Unlimited Rollover: Tutaj pracownik nie traci żadnych PTO, i przeniesie wszystko do następnego roku. Jest to nietypowa polityka dla firmy.

Aby zobaczyć to w akcji, wybrałem 40 godzinny limit.

Na koniec roku, saldo PTO pracownika zmienia się ze 120 na 50. Jest to 50, ponieważ 40 jest przenoszony i pracownik gromadzi 10 godzin na styczeń następnego roku.
Teraz z tej polityki rollover, istnieje inna odmiana. Firmy mogą stosować kumulację przy zmianie roku kalendarzowego lub na daty rocznicy pracy. Możesz łatwo zmienić to ustawienie.

Kolejna sekcja obejmuje pozostałe opcje w polityce PTO.

Okres próbny
W niektórych rolach pracownicy mogą nie otrzymać żadnego PTO przez pierwsze X dni. Na przykład, pracownik nie zarabia żadnego PTO podczas pierwszych 30 dni zatrudnienia. Możesz to łatwo ustawić w tym szablonie.

MAKSYMALNE DOPUSZCZALNE SALDO PTO
Limit kumulacji dotyczy tylko salda na koniec roku. Niektóre firmy mogą ustawić limit na maksymalne saldo w dowolnym momencie. Możemy ustawić tę kwotę w polu Maximum Allowed PTO Balance.

ACCRUAL RATES VARY BY TENURE
Firmy zwiększają roczną stopę naliczania dla pracowników, którzy pozostają w firmie przez więcej lat. Możemy obsługiwać takie scenariusze, jak również. Wybieramy najpierw opcję TAK, a następnie wypełniamy poniższą tabelę.

Możemy ustawić roczną stawkę naliczania PTO i maksymalne saldo PTO. W powyższym przykładzie pracownik otrzyma stawkę 56 godzin w pierwszym roku, następnie 106 godzin w drugim i trzecim roku, 144 godziny w latach od 4 do 10.

Ważne: Upewnij się, że pierwszy wpis w tym miejscu dotyczy 0 zakończonych lat.

Możesz wprowadzić więcej wierszy w zależności od potrzeb. Przeczytaj, jak wprowadzać i usuwać dane w tabelach Excela

Przejrzeliśmy teraz różne opcje wprowadzania danych w kalkulatorze WOM. Ustawienia te muszą być wprowadzone tylko raz dla danego pracownika. Po ich sfinalizowaniu, będziemy wprowadzać daty PTO za każdym razem, gdy pracownik będzie brał urlop.

DATY WAKACJI

Jeśli śledzimy PTO w godzinach, musimy wprowadzić kolumnę godzin PTO. Możemy ją zignorować jeśli naszą jednostką PTO są dni. Możemy wprowadzić zakresy dat, aby wprowadzić wielodniowe urlopy. Jeśli jednak jest to pojedynczy dzień urlopu, należy wpisać zarówno datę rozpoczęcia, jak i zakończenia jako tę samą datę.
W powyższym przykładzie, 3 godziny PTO za każdy z 3 dni (2 czerwca, 3 czerwca i 4 czerwca) – w sumie 9 godzin – zostaną odjęte od salda PTO. 2 godziny zostaną odjęte 5 lipca.
Możesz wprowadzić więcej wakacji, po prostu wpisując nowy wiersz danych w tabeli.

BILANS WOM
Jak wprowadzamy daty WOM, salda są aktualizowane.

Domyślnie, dzisiejsze saldo PTO jest pokazane na górze. Możesz modyfikować datę i przeglądać saldo PTO w dowolnym dniu. Aby przywrócić stan na dzień dzisiejszy, wystarczy wpisać =TODAY().
Podobnie, wykres trendu salda domyślnie pokazuje dane z daty zatrudnienia pracownika. Możesz to również edytować i modyfikować.
Wprowadź liczbę dni, aby kontrolować czas wyświetlany na wykresie

DOSTOSOWANIE PTO

Jeśli chcesz dodać lub usunąć PTO, poza wprowadzonymi ustawieniami polityki PTO, możesz użyć tabeli Dostosowanie. To pozwala na dodanie do salda PTO (wpisz wartość dodatnią) lub zmniejszenie z salda PTO (wpisz wartość ujemną).

Przykładem może być pracownik, który jest w firmie od kilku lat. Używałeś jakiegoś systemu do śledzenia salda PTO i teraz chcesz migrować do tego szablonu. Nie musisz wprowadzać wszystkich dat wakacji z przeszłości. Możesz po prostu wprowadzić kwotę korekty, aby doprowadzić bieżące saldo do właściwej kwoty. Jeśli pracownik wykorzystał już 60 godzin PTO, wpisz -60 jako korektę.

PRORATY, KIEDY ZMIENIA SIĘ STAWKA AKREDYTACJI
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, stawka naliczania może się różnić w zależności od stażu pracownika. Jeśli rocznica pracy wypada w środku okna naliczania, musimy proporcjonalnie rozdzielić naliczone PTO.

Przyjrzyjmijmy przykład, w którym data zatrudnienia pracownika to 16 stycznia 2019 r. Pracownik nalicza 10 godzin miesięcznie. Nalicza 10 godzin miesięcznie w 1 roku, a następnie 20 godzin miesięcznie w 2 roku. Zatem za 1 stycznia 2020 r. zarobi 15,16 h. 15 dni przy stawce 10 h miesięcznie i 16 dni przy stawce 20 h miesięcznie.

Szablon domyślnie wykonuje to obliczenie proratingowe.

WARTOŚCI DANYCH

Gdy wprowadzisz Datę rozpoczęcia pierwszego okresu naliczania, jeśli będzie ona wcześniejsza niż lub późniejsza niż pierwsze ważne okno naliczania, pojawi się błąd. Przyjrzyjmy się przykładowi.

Chociaż pracownik rozpoczyna pracę 1 stycznia 2020 r., jako Datę rozpoczęcia pierwszego okresu rozliczeniowego wpisaliśmy 1 grudnia 2019 r.

Pracownik kwalifikuje się do naliczania od 1 stycznia 2016 r., ale pierwsze okno naliczania to 1 grudnia 2019 r. do 7 grudnia 2019 r. Jeśli pracownik nie będzie naliczał żadnego salda od 1 stycznia do 1 grudnia, jest to nieprawidłowe. Wynika to z błędu przy wprowadzaniu danych. Gdy poprawnie zaktualizujemy datę rozpoczęcia pierwszego okresu rozliczeniowego, błąd zniknie.

.