Heading

Kiedyś byłem strasznie niezorganizowaną osobą.

Nawet tak późno jak szkoła średnia, mój plecak był bałaganem zmiętych papierów, połamanych długopisów i okruchów krakersów. Nie zaszkodziło to moim wynikom w nauce, ale z pewnością zaszkodziło mojemu zdrowiu.

Kiedy jednak dostałem się do college’u, miałem szczęście odkryć tę stronę. Doprowadziło mnie to do poważniejszego zajęcia się organizacją, szczególnie jeśli chodzi o mój kalendarz i materiały cyfrowe. Wciąż nie jestem Marie Kondo, ale te dni uznałbym siebie za „bardziej zorganizowanego niż przeciętny.”

W tym przewodniku zamierzam przeprowadzić cię przez cały proces organizowania się w college’u. Jak zobaczysz, zorganizowanie się to łatwa część, więc zajmę się również tym, co naprawdę ważne: jak pozostać zorganizowanym przez cały semestr.

Więc otwórz swoją ulubioną aplikację kalendarza, wyciągnij swoje notatniki i zorganizujmy się!

Dlaczego MUSISZ pozostać zorganizowany w college’u (To nie jest to, co mógłbyś pomyśleć)

„Twój mózg jest do posiadania pomysłów, a nie ich przechowywania.” – David Allen, Getting Things Done

Wiedziałem wiele naprawdę inteligentnych ludzi w college’u, którzy ledwo się wysypiali, mainlined kofeiny, i wydawało się, że istnieją w ciągłym stanie niskiej klasy panika.

Możesz założyć, że to dlatego, że brali ciężki ładunek kursu i byli po prostu nadmiernie zaangażowani. Podczas gdy w niektórych przypadkach była to część problemu, częściej powodem gorączkowego stylu życia tych ludzi było to, że byli oni poważnie zdezorganizowani.

Byli oni w stanie osiągać dobre wyniki, ponieważ byli inteligentni, zwracali uwagę w klasie i mogli się skutecznie uczyć, kiedy tego potrzebowali. Ale ich ogólna jakość życia była niższa niż mogłaby być.

To jest powód numer jeden, aby się zorganizować: to drastycznie zmniejszy poziom stresu.

A kiedy jesteś mniej zestresowany, poczujesz się lepiej i lepiej wykonasz zadania. Będziesz miał również więcej czasu na rzeczy, które lubisz robić i będziesz po prostu bardziej przyjemną osobą w pobliżu.

Zauważ, że zorganizowanie się nie poprawi automatycznie twojego GPA. Nadal musisz studiować materiał, chodzić na zajęcia, robić dobre notatki, odrabiać zadania domowe i otrzymywać pomoc od profesora lub korepetytora, gdy jest to konieczne.

Ale jeśli jesteś zorganizowany, będziesz miał więcej czasu na robienie powyższych rzeczy… zamiast działać w trybie paniki i czuć się tak, jakbyś nigdy nie miał dodatkowego czasu na studiowanie trudnych pojęć.

P.S. – Ten przewodnik jest naprawdę szczegółowy i na pewno sprawi, że zaczniesz działać. Jeśli jednak chcesz zobaczyć, jak dokładnie skonfigurować każdy system, który zamierzamy omówić, możesz wziąć udział w kursie mistrzowskim produktywności naszego założyciela Thomasa:

Jak się zorganizować: 5 Key Areas of Focus

Okay, więc teraz, gdy rozumiesz wartość organizacji, spójrzmy na kluczowe obszary, które każdy uczeń musi zorganizować. Jeśli uda ci się uporządkować następujące aspekty twojego życia, będziesz miał dobry start w semestrze.

I nawet jeśli czytasz to w połowie semestru, ta rada nadal będzie obowiązywać – po prostu może wymagać trochę więcej pracy, aby ją wdrożyć, ponieważ jesteś w środku swoich zajęć.

Twój kalendarz

Jeśli miałbym dać tylko jedną radę dotyczącą produktywności dla każdego, aby ją wdrożyć, byłoby to „używaj kalendarza”. To dla mnie szokujące, jak bardzo wielu profesjonalistów jest zdezorganizowanych, a problem ten wynika głównie z nieużywania (i nieutrzymywania) kalendarza.

Kalendarze zwalniają tak wiele miejsca w twojej głowie. Zamiast pamiętać o terminach spotkań, zajęć lub datach wymagalności za pomocą karteczek post-it lub skrawków papieru w portfelu, możesz mieć wszystko zorganizowane w wygodnym, wizualnym formacie. A jeśli używasz kalendarza cyfrowego, możesz automatycznie otrzymywać przypomnienia o ważnych wydarzeniach, zanim się do Ciebie zakradną.

To, czego używasz w swoim kalendarzu, nie ma znaczenia. My w College Info Geek jesteśmy wielkimi fanami Kalendarza Google, ale możesz też używać innych aplikacji kalendarzowych. Możesz nawet wybrać kalendarz w starym stylu, z papierowym planerem, tak długo jak będziesz na niego patrzył wystarczająco regularnie.

Po wybraniu kalendarza, następnym krokiem jest zrobienie dużej listy każdego ważnego wydarzenia w semestrze. Oto kilka kluczowych rzeczy do uwzględnienia:

• Twój czas zajęć
• Ważne terminy z twojego sylabusa (egzaminy, prace semestralne, itp.)
• Czas ćwiczeń (masz plan treningowy, prawda?)
• Spotkania z profesorami/wykładowcami
• Czas spotkań w klubach/szkoleniach pozaszkolnych
• Daty wprowadzenia się do akademika/mieszkania/wyprowadzki
• Twój harmonogram pracy (jeśli masz pracę na pół etatu)
• Daty płatności (karta kredytowa, czynsz, inne ważne wydatki)

Przykład z mojego prawdziwego kalendarza na studia

Gdy już masz listę tych wszystkich rzeczy, czas umieścić je w kalendarzu.

Oto przykład typowego tygodnia z mojego kalendarza podczas ostatniego roku studiów:

Jak widzisz, mam wszystkie moje zajęcia zablokowane. Nie tylko upewniłem się, że nigdy nie zapomnę zajęć, ale także, że nigdy nie zaplanuje spotkania lub innego wydarzenia w czasie zajęć.

Uwaga: Jeśli używasz cyfrowego kalendarza, gorąco polecam ustawienie powtarzania zajęć. W ten sposób nigdy nie zapomnisz, kiedy zajęcia się odbędą. Oto jak utworzyć powtarzające się wydarzenia w Kalendarzu Google.

Zauważysz również, że mam spotkania, próby, czas na pracę freelancera i mnóstwo pustych miejsc. Nie zaplanowałem mojego czasu na naukę, ponieważ byłem całkiem dobry w wykonywaniu tej pracy, ale możesz również uwzględnić bloki nauki dla poszczególnych klas, jeśli chcesz.

Oczywiście, twój kalendarz jest tylko częścią równania.

Jak śledzić wszystkie rzeczy, które musisz zrobić na co dzień?

Jak śledzić prace domowe, zadania wokół przestrzeni życiowej i inne cele, które chcesz osiągnąć?

Do tego potrzebujesz listy rzeczy do zrobienia…

Twoja lista rzeczy do zrobienia/Menedżer zadań

Mimo, że posiadanie kalendarza to absolutne minimum bycia zorganizowanym, posiadanie listy rzeczy do zrobienia naprawdę przeniesie rzeczy na następny poziom.

Na początku, możesz się zastanawiać czy lista rzeczy do zrobienia jest w ogóle potrzebna. Po tym wszystkim, nie można po prostu umieścić wszystkie rzeczy masz do zrobienia w kalendarzu?

Pomimo, że ta metoda może działać, to ma tendencję do rozpadu, jeśli masz więcej niż kilka rzeczy do zrobienia każdego dnia.

Plus, mieszanie kalendarza i listy rzeczy do zrobienia ignoruje fakt, że każde narzędzie jest lepsze dla różnych zadań organizacyjnych:

• Twój kalendarz jest do śledzenia wydarzeń. To znaczy, rzeczy, które występują w określonym dniu i / lub czasie, które ogólnie wymagają, aby fizycznie być gdzieś.
• Twoja lista rzeczy do zrobienia, z drugiej strony, jest do śledzenia zadań. Zadania są rzeczy, które musisz osiągnąć (czasami w określonym dniu), ale na ogół nie wymagają, aby być w określonym miejscu lub zachować spotkanie z jakiegoś rodzaju.

Zdaję sobie sprawę, że różnica między wydarzeniami a zadaniami może być czasami niejasna, więc oto kilka przykładów:

• Wydarzenia:
  • Spotkanie z profesorem
  • Klasa, w której musisz uczestniczyć
  • Próba zespołu muzycznego
• Zadania:
  • Przygotowanie eseju, który należy przynieść na spotkanie z profesorem
  • Przygotowanie zestawu zadań na zajęcia
  • Nauczenie się, jak grać utwór muzyczny na próbę

Jak stworzyć listę rzeczy do zrobienia

Gdy już rozumiesz różnicę, jak właściwie stworzyć listę rzeczy do zrobienia?

Powtarzam, masz wiele opcji, a to, co wybierzesz, będzie zależało od tego, czy chcesz korzystać z systemu cyfrowego czy fizycznego.

Po stronie cyfrowej polecamy Todoist. Jest darmowy, intuicyjny i łatwy do skonfigurowania.

Jeśli chcesz stosować metodę fizyczną, system bullet journal jest świetną opcją. Możesz nawet stworzyć hybrydowy system cyfrowo-fizyczny, jak Thomas omawia w tym filmie:

Ale ostatecznie nie ma znaczenia, jakiego systemu używasz. Możesz użyć tablicy lub pustego notatnika, jeśli chcesz. To, co ma znaczenie, to fakt, że utrzymujesz zaktualizowaną listę zadań, które musisz wykonać, a także, wiesz, faktycznie wykonując wspomniane zadania.

Aby zrobić swoją listę rzeczy do zrobienia, powinieneś najpierw stworzyć zrzut mózgu wszystkiego, co musisz zrobić na bieżąco. Oto kilka zadań, które większość studentów college’u musi zrobić:

• Zadania domowe
• Sprzątanie akademika/mieszkania
• Przygotowywanie posiłków
• Zadania klubowe (szczególnie jeśli jesteś oficerem)
• Wszystko, czego uczysz się poza zajęciami

Następnie, będziesz musiał umieścić wszystkie te zadania w swoim systemie listy rzeczy do zrobienia. Jeśli używasz systemu cyfrowego, możesz ustawić pewne zadania, które będą się powtarzać (pomyśl „wynieś śmieci” lub „rozwiąż zadania z rachunków na dany dzień”). A potem, gdy wymyślisz nowe zadania, możesz je dodać do swojego systemu.

Tutaj jest przykład tego, jak wyglądała moja lista rzeczy do zrobienia w college’u:

Twoje notatki

Zrobienie dobrych notatek jest kluczem do zrozumienia i zachowania wszelkich wykładów lub prezentacji, które twoi profesorowie dają.

Ale robienie notatek samo w sobie nie wystarczy – aby uzyskać największą wartość ze swoich notatek, musisz je zorganizować.

Dla niektórych osób może to być tak proste, jak posiadanie innego notatnika dla każdej klasy i odwoływanie się do niego, gdy musisz uczyć się do egzaminu.

Mimo, że to może działać, nie jest to idealne rozwiązanie. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy uczysz się do egzaminu lub finału i musisz odnieść się do tygodni notatek.

Aby utrzymać swoje notatki w porządku, zalecamy korzystanie z systemu cyfrowego, takiego jak Evernote. Dzięki Evernote możesz stworzyć inny cyfrowy „Notatnik” dla każdej klasy i tam wpisywać swoje notatki.

Jeśli wolisz robić notatki ręcznie (co, jak wskazują niektóre badania, może pomóc ci lepiej przetwarzać informacje), możesz również zdigitalizować swoje notatki. Aby to uprościć, po prostu zrób to po wszystkich zajęciach, zanim zaczniesz odrabiać pracę domową.

Gdy użyjesz tego systemu, będziesz w stanie przeglądać materiał znacznie łatwiej. Możesz nawet wyszukiwać kluczowe terminy, a Evernote pomoże ci znaleźć je w twoich notatkach, oszczędzając ci kłopotów z wertowaniem fizycznego notatnika.

Twoje materiały i pliki klasowe (cyfrowe i fizyczne)

Oprócz twoich notatek, każda z twoich klas będzie prawdopodobnie miała sylabus, konspekty i prezentacje, które musisz śledzić. Będziesz także prawdopodobnie miał zadania, które profesor (lub ich oceniający) zwrócił ci, co może być cennym materiałem do przeglądu, gdy uczysz się do egzaminu.

Kluczem jest utrzymanie wszystkich tych materiałów w porządku. Jasne, prawdopodobnie możesz uzyskać sylabus, konspekty i prezentacje PowerPoint online. Ale to jeden dodatkowy krok, przez który musisz przejść, kiedy przychodzi czas na naukę. Plus, nigdy nie wiesz, kiedy Internet lub strona szkoły może być w dół.

Aby być bezpiecznym, polecam zachować wszystkie swoje materiały klasowe zorganizowane albo w fizycznym segregatorze z trzema pierścieniami lub w jakimś systemie cyfrowym.

Możesz umieścić wszystkie materiały w Evernote wraz z notatkami, lub możesz mieć dedykowane foldery Google Drive dla każdej klasy (inne aplikacje synchronizacji w chmurze, takie jak Dropbox i OneDrive, działają również tutaj, ale Drive oferuje najlepszą wartość dla studentów, chyba że potrzebujesz Microsoft Office).

Tutaj znajduje się przykład systemu plików Google Drive, którego używałem dla moich klas podczas pierwszego semestru mojego roku juniora:

Dla dodatkowej redundancji, możesz również trzymać foldery na swoim komputerze z tymi materiałami na wypadek, gdyby internet padł i nie miałbyś do nich dostępu.

Chcesz więcej informacji na temat tego, jak zorganizować swoje pliki? Sprawdź ten przewodnik, który stworzył Thomas.

Twój plecak

Nie mogliśmy rozmawiać o organizacji w college’u bez omówienia czegoś, co ma prawie każdy student: plecak.

Nawet w coraz bardziej cyfrowym świecie, nadal musisz nosić przy sobie swój komputer. I wiele klas nadal będzie miało fizyczne podręczniki, które musisz przynieść, jak również zadania, które musisz wykonać na papierze.

Twój plecak (lub aktówka lub torebka lub cokolwiek innego, czego używasz) jest kluczem do utrzymania wszystkich tych materiałów zorganizowanych i gotowych.

Organizacja plecaka nie jest trudna – kluczowym krokiem jest pamiętanie o wypełnieniu plecaka rzeczami, których potrzebujesz na dany dzień.

Po tym wszystkim, nie ma nic gorszego niż pojawienie się w klasie, tylko po to, aby dostać to uczucie tonięcia w żołądku, jak zdajesz sobie sprawę, że nie masz książki lub papieru, którego potrzebujesz.

W niektórych przypadkach, nie posiadanie odpowiednich materiałów może nawet zaszkodzić twojej ocenie uczestnictwa, więc organizowanie twojego plecaka jest czymś, czego nie możesz przeoczyć.

Aby upewnić się, że przyniesiesz wszystko na zajęcia, spakuj swoją torbę na noc przed. To była rada, którą dała mi moja mama, gdy byłem w szkole podstawowej, i nadal miała zastosowanie w college’u.

Pakowanie noc przed zapewnia, że nie zapomnisz niczego z powodu bycia w pośpiechu. A także pozwala ci na noc snu, aby przypomnieć sobie coś, czego zapomniałeś.

Jeśli naprawdę masz problemy z zapamiętaniem, aby przynieść wszystko, czego potrzebujesz do klasy, możesz dodać zadanie do swojej listy rzeczy do zrobienia, które mówi coś w stylu „Spakuj torbę na zajęcia”. Pod tym zadaniem napisz listę rzeczy, które musisz przynieść. W ten sposób, możesz sprawdzać pozycje podczas pakowania.

Tutaj znajduje się przykład tego, jak to będzie wyglądać w Todoist:

Ciekawe, co powinno znaleźć się w plecaku na studia? Sprawdź tę listę.

Jak pozostać zorganizowanym z tygodniowym planowaniem produktywności i przeglądami

Jeśli przeszedłeś przez wszystkie kroki w poprzedniej sekcji, powinieneś teraz mieć system do utrzymywania wszystkich aspektów swojego życia zorganizowanego. Jednak tworzenie systemu organizacyjnego jest tak naprawdę łatwą częścią.

Wyzwanie pochodzi z utrzymywania rzeczy zorganizowanych. Więc w tej sekcji, pokażę ci dwa kluczowe nawyki, które pomogą ci utrzymać twój system organizacyjny:

1. Tygodniowe planowanie
2. Tygodniowy przegląd

Te dwa nawyki są komplementarne, i zajmują 30 minut tygodniowo najwyżej. Mimo to mogą mieć ogromny wpływ na to, czy faktycznie pozostaniesz zorganizowany:

Więc wprowadzasz swój system organizacyjny na miejsce i czujesz się teraz bardziej zmotywowany niż kiedykolwiek.

Jednakże szybko zdasz sobie sprawę, że prawdziwe życie nie jest tak schludne i precyzyjne jak twoja piękna lista rzeczy do zrobienia i kalendarz.

Nieuchronnie pojawią się nieoczekiwane rzeczy, które uniemożliwią ci wykonanie pewnych zadań lub nawet uczestniczenie w pewnych wydarzeniach.

Kusi, aby się frustrować, kiedy nie wszystko idzie zgodnie z planem, ale bardziej efektywne jest zaakceptowanie tego, że tak się stanie i odpowiednie skorygowanie swojego systemu.

Jednym z najlepszych sposobów radzenia sobie z nieoczekiwanymi zmianami lub wyzwaniami dla twojej organizacji jest stworzenie cotygodniowego nawyku przeglądu produktywności.

Ten 3-etapowy proces zajmuje tylko kilka minut:

1. Porównaj to, co planowałeś osiągnąć z tym, co faktycznie osiągnąłeś.

Zaczynamy każdy tydzień z najlepszymi intencjami, ale potem życie się toczy.

Planowałeś spędzić godzinę każdego dnia na ćwiczeniu rachunku całkowego, ale zrobiłeś to tylko przez 3 dni w tygodniu.

Zapisałeś się na czwartkowe wieczorne zajęcia jogi, ale skończyło się na tym, że miałeś zbyt dużo pracy domowej, aby wziąć w nich udział.

Rozumiesz, o co chodzi. Chodzi o to, aby spojrzeć na lukę pomiędzy tym, co zaplanowałeś, a tym, co faktycznie się wydarzyło.

2. Wykorzystaj te informacje, aby wprowadzić zmiany w swoim systemie.

Rozpoznanie luki pomiędzy planami a osiągnięciami nic nie znaczy, jeśli nie wykorzystasz tych informacji, aby poinformować o swoich przyszłych planach.

Gdy już zidentyfikujesz, czego nie osiągnąłeś, musisz zbadać dlaczego. Następnie możesz dostosować swoje plany na nadchodzący tydzień.

Na przykład, jeśli nie udało ci się wykonać godzinnych ćwiczeń z rachunku całkowego każdego dnia, co cię powstrzymało?

Możesz zdać sobie sprawę, że to dlatego, że uczyłeś się w centrum studenckim i rozpraszali cię przechodzący obok przyjaciele. Rozpoznając to, możesz zaplanować naukę w piwnicy biblioteki, w miejscu, w którym nie ma żadnych rozpraszaczy poza kilkoma zakurzonymi mapami geologicznymi.

Jak sprawisz, że ten proces stanie się twoim nawykiem, będziesz coraz lepszy w planowaniu realistycznych celów i harmonogramów. Co prowadzi nas do następnego nawyku…

Planuj nadchodzący tydzień

Jak już przejrzysz poprzedni tydzień, czas zaplanować nadchodzący tydzień.

Jeśli dostosowujesz to co robisz w oparciu o poprzedni tydzień, to jesteś już na dobrej drodze. Ale oprócz przeglądu poprzedniego tygodnia, polecam następujące kroki planowania tygodniowego:

1. Uporządkuj swój system zarządzania zadaniami i kalendarz.

W ciągu tygodnia na Twojej liście rzeczy do zrobienia znajdą się zadania, których albo zapomnisz sprawdzić, albo po prostu nie zrobisz. Twój kalendarz może również skończyć się z bezpańskich wydarzeń, które nie są już istotne, lub z rzeczy, które trzeba przełożyć na nadchodzący tydzień.

Gdy planujesz tydzień przyjść, najpierw upewnij się, aby wyczyścić wszystkie istniejące śmieci w swoich systemów organizacyjnych.

Znajdź nowe, realistyczne daty wymagalności dla zadań nie dostać się do ostatniego tygodnia, i zanotować żadnych przesuniętych wydarzeń w kalendarzu. Może to również obejmować organizowanie wszelkich segregatorów, które masz na zajęcia, zabezpieczanie luźnych papierów i digitalizowanie wszelkich notatek, do których jeszcze nie dotarłeś.

2. Plan na nadchodzący tydzień.

Po wyczyszczeniu wszystkiego z poprzedniego tygodnia, możesz zwrócić swoją uwagę na nadchodzący tydzień.

Na początek, zrób listę wszelkich nadchodzących zadań, o których możesz pomyśleć. Polecam zajrzeć do sylabusa każdej z twoich klas, jak również do systemów online, których używają twoi profesorowie do umieszczania zadań. Następnie przenieś swoje zadania do systemu listy rzeczy do zrobienia.

Następnie spójrz na swój kalendarz. Zobacz, jakie wydarzenia będą miały miejsce w tym tygodniu i dodaj do niego wszystko, czego jeszcze nie ma w kalendarzu. Sprawdź swój program nauczania pod kątem zbliżających się terminów płatności i przejrzyj swój harmonogram pracy, aby upewnić się, że jest on dokładny.

Na koniec upewnij się, że twój plecak jest zorganizowany i spakowany na następny dzień. Pomoże ci to uniknąć zapomnienia zadania lub książki, którą musisz przynieść do klasy.

Ten cotygodniowy przegląd i proces planowania może wydawać się czasochłonny, ale w rzeczywistości nie powinien zająć więcej niż trzydzieści minut.

A jeśli będziesz to robić co tydzień, przekonasz się, że zajmuje ci to coraz mniej czasu, ponieważ stajesz się bardziej zorganizowany. Aby upewnić się, że przechodzisz przez proces w każdym tygodniu, zablokuj czas na to w swoim kalendarzu (człowiek, który właśnie dostał meta).

Bycie zorganizowanym nastawia cię na sukces

To skończyło się na byciu masywnym przewodnikiem, więc oto kluczowe wnioski dla łatwego odniesienia:

• Użyj Kalendarza Google (lub innej aplikacji kalendarza), aby utrzymać swoje wydarzenia zorganizowane.
• Organizuj swoje zadania za pomocą systemu listy rzeczy do zrobienia, takiego jak Todoist.
• Odcyfruj swoje notatki, aby łatwiej je przeglądać.
• Utrzymuj swoje fizyczne i cyfrowe materiały klasowe uporządkowane za pomocą segregatora z trzema ringami i Google Drive.
• Utrzymuj swój plecak czysty i zaopatrzony w materiały, które musisz przynieść na zajęcia.
• Poświęć 30 minut każdego tygodnia, aby przejrzeć poprzedni tydzień i zaplanować nadchodzący tydzień.

I przede wszystkim, nie pozwól, aby twój system organizacyjny stanął na drodze tego, co naprawdę ważne: osiągnięcia rzeczy, które chcesz zrobić.

Właściwy system organizacyjny pomoże ci robić rzeczy, które chcesz, bez zbytniego stresu. Ale na koniec dnia, nadal musisz usiąść i wykonać pracę.

Więc wyjdź tam w tym semestrze i zrób coś epickiego!

Potrzebujesz pomocy w utrzymaniu organizacji podczas zajęć online? Sprawdź ten przewodnik.