Microsoft Excel jest idealną aplikacją do obsługi dużych ilości danych. Możesz go użyć, aby uzyskać wiele pracy w krótkim czasie, o ile wiesz, których funkcji użyć. Może być jednak trudny do opanowania, ponieważ ma wiele funkcji i poleceń, których trzeba się nauczyć.
Podczas wprowadzania danych łatwo o pomyłki i prawdopodobnie prędzej czy później będziesz musiał zamienić wiersze (lub kolumny). Na szczęście jest to jedna z najprostszych rzeczy, jakie możesz zrobić w Excelu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zamienić dwa wiersze na dwa różne sposoby. Możesz użyć tych samych metod również do zamiany kolumn.
Wyimaginowany problem
Aby zilustrować te metody, stworzyliśmy plik Excela udający, że jesteśmy serwisem administracyjnym systemu, który śledzi aktywne serwery. Wypełniliśmy kilka wierszy, aby dać Ci wyobrażenie o tym, jak to wszystko działa. Załóżmy, że informacje dotyczące komputera 7 i komputera 5 zostały pomieszane i że chcesz poprawić ten błąd.
Zauważ, że pierwszy wiersz w naszym przykładzie jest używany do etykiet kategorii, więc komputer 5 i jego dane są umieszczone w wierszu 6, podczas gdy komputer 7 jest w wierszu 8.
Przejdźmy do metod.
Kopiuj/Wklej
Pierwsza metoda jest wykorzystywana do wielu różnych operacji w Excelu. Jest prosta i jej wykonanie zajmuje zaledwie kilka sekund. Możesz jej użyć do zamiany całych wierszy lub kolumn naraz, zamiast zamiany danych komórka po komórce.
Ta metoda wymaga po prostu skopiowania informacji z jednego wiersza i wklejenia ich do drugiego. Najpierw jednak musisz utworzyć pusty wiersz i umieścić w nim dane.
Oto, co dokładnie musisz zrobić, jeśli chcesz zamienić miejscami dane związane z komputerem 5 i komputerem 7:
- Wstaw nowy wiersz pomiędzy komputerami 4 i 5. Zrób to klikając prawym przyciskiem myszy na wierszu 6 i wybierając opcję „Wstaw”. Twój pusty wiersz będzie wierszem 6.
- Dodanie nowego wiersza spowodowało przesunięcie „Komputera 7” z wiersza 8 do wiersza 9. Znajdź ten wiersz i wytnij informacje z kolumn B, C i D. Możesz zaznaczyć komórki za pomocą myszy lub klawisza Shift, a następnie nacisnąć „Ctrl+X”, aby wyciąć.
- Kliknij komórkę B6 w nowo utworzonym wierszu 6 i naciśnij „Ctrl+V”. Dane z komputera 7 przeniosą się do wiersza 6.
- Dane dla komputera 5 również przeniosły się o rząd niżej, co oznacza, że chcesz wybrać komórki B7, C7 i D7, aby uzyskać dane dla komputera 5. Naciśnij ponownie „Ctrl+X”.
- Zaznacz pustą komórkę obok Komputera 7 (czyli komórkę B9) i naciśnij „Ctrl+V.”
- Kopiuj komórkę A7 i wklej ją do pustej komórki powyżej (w naszym przykładzie jest to etykieta „Komputer 5”).
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na pustym teraz wierszu 7 i wybierz opcję „Usuń.”
Właśnie przeniosłeś zawartość z jednego wiersza do drugiego za pomocą kilku kliknięć. Możesz użyć tej samej techniki do zamiany danych pomiędzy kolumnami. Ta metoda jest szczególnie pomocna, gdy pracujesz na długich listach Excela z setkami wierszy i kolumn, ponieważ pozwala zamienić każdą komórkę w wierszu w tym samym czasie. Aby zaznaczyć cały wiersz w programie Excel, należy nacisnąć klawisze Shift+Spacja.
Zamienianie sąsiednich wierszy lub kolumn
Zamienianie danych między sąsiednimi wierszami jest znacznie łatwiejsze, ponieważ nie musisz w ogóle tworzyć nowego wiersza. Excel pozwala na zamianę danych pomiędzy dwoma kolumnami lub wierszami w ciągu kilku sekund poprzez przytrzymanie Shift na klawiaturze. Oto, co musisz zrobić:
- Zaznacz dane, które chcesz zamienić.
- Naciśnij i przytrzymaj klawisz „Shift” na klawiaturze.
- Najedź myszką na granicę między dwoma sąsiednimi wierszami, aż zmieni się w ikonę strzałki z krzyżykiem.
- Kliknij i przytrzymaj klawisz myszy i „Shift”, aż zobaczysz szarą linię, która pojawi się pod wierszem, z którym chcesz zamienić dane.
- Puść przycisk myszy, a dane zamienią się miejscami. Możesz użyć tej samej metody do zamiany między kolumnami.
Droga do zostania Excel Pro
Jeśli Twoja praca wymaga pracy w Excelu, będziesz musiał nauczyć się różnych sposobów, aby przyspieszyć i ułatwić zadania związane z zarządzaniem danymi. To może wydawać się zniechęcające, ale możesz znaleźć tutoriale na YouTube, które nauczą Cię jak robić wszystko, co chcesz.
Nie poddawaj się
Nauczenie się jak w pełni wykorzystać Excela może uczynić Cię niezastąpionym w miejscu pracy. Przełączanie danych między wierszami i kolumnami to tylko pierwszy krok, ale na pewno bardzo ważny.