Heading

Co to jest budżet?

Budżet to prognoza przychodów i wydatków w określonym czasie w przyszłości. Budżety są wykorzystywane przez korporacje, rządy oraz gospodarstwa domowe i stanowią integralną część prowadzenia firmy (lub gospodarstwa domowego) w sposób efektywny. Budżetowanie dla firm służy jako plan działania dla menedżerów, a także jako punkt porównania na koniec okresu.

Proces budżetowania dla firm może być wyzwaniem, szczególnie jeśli klienci nie płacą na czas lub przychody i sprzedaż są nieregularne. Istnieje kilka rodzajów budżetów, z których korzystają firmy, w tym budżety operacyjne i budżety główne, a także budżety statyczne i elastyczne. W tym artykule analizujemy, w jaki sposób firmy podchodzą do budżetowania, a także jak radzą sobie z brakiem budżetu.

Jak działają budżety

Ale proces budżetowania dla firm może stać się złożony, w najbardziej podstawowym zakresie, budżet porównuje przychody firmy z jej wydatkami w danym okresie.

Oczywiście, określenie, ile wydać na różne wydatki i przewidywanie sprzedaży jest tylko jedną częścią procesu. Dyrektorzy firm muszą również zmagać się z niezliczoną ilością innych czynników, w tym z przewidywaniem wydatków kapitałowych, czyli dużych zakupów środków trwałych, takich jak maszyny czy nowa fabryka. Muszą również planować bieżące potrzeby gotówkowe, niedobory przychodów oraz sytuację gospodarczą. Niezależnie od rodzaju działalności, zdolność do oceny wydajności przy użyciu budżetów jest krytyczna dla ogólnej kondycji finansowej firmy.

Rodzaje budżetów

Poniżej znajduje się kilka najbardziej powszechnych rodzajów budżetów, które korporacje wykorzystują do dokładnego prognozowania swoich liczb.

Budżet główny

Większość firm zaczyna od budżetu głównego, który jest projekcją dla całej firmy. Budżety główne zazwyczaj przewidują cały rok fiskalny. Budżet główny będzie zawierał projekcje dla pozycji w rachunku zysków i strat, bilansie i rachunku przepływów pieniężnych. Te prognozy mogą obejmować przychody, wydatki, koszty operacyjne, sprzedaż i nakłady kapitałowe.

Budżet statyczny

Budżet statyczny jest budżetem z liczbami opartymi na planowanych produktach i nakładach dla każdego z działów firmy. Budżet statyczny jest zazwyczaj pierwszym krokiem budżetowania, które określa, ile firma ma i ile wyda. Budżet statyczny uwzględnia wydatki stałe, które nie są zmienne lub zależne od wielkości produkcji i sprzedaży. Na przykład, czynsz jest kosztem stałym, niezależnie od wielkości sprzedaży firmy.

Niektóre branże, takie jak non-profit, otrzymują darowizny i dotacje, co skutkuje statycznym budżetem, którego nie mogą przekroczyć. Inne branże używają budżetów statycznych jako punkt wyjścia lub numer bazowy, podobny do budżetu głównego, i dokonują korekt na koniec roku fiskalnego, jeśli w budżecie potrzeba więcej lub mniej. Podczas tworzenia budżetu statycznego, menedżerowie używają metod prognozowania ekonomicznego, aby określić realistyczne liczby.

Budżet operacyjny

Budżet operacyjny obejmuje wydatki i przychody generowane z codziennych operacji biznesowych firmy. Budżet operacyjny koncentruje się na kosztach operacyjnych, w tym kosztach sprzedanych towarów (COGS) oraz przychodach lub dochodach. COGS to koszty bezpośredniej pracy i bezpośrednich materiałów, które są związane z produkcją.

Budżet operacyjny reprezentuje również koszty ogólne i administracyjne bezpośrednio związane z produkcją towarów i usług. Budżet operacyjny nie zawiera jednak takich pozycji jak nakłady inwestycyjne i zadłużenie długoterminowe.

Budżet przepływów pieniężnych

Budżet przepływów pieniężnych pomaga menedżerom określić ilość gotówki generowanej przez firmę w danym okresie. Wpływy i wypływy gotówki dla firmy są ważne, ponieważ wydatki muszą być opłacane na czas z wygenerowanej gotówki. Na przykład, monitorowanie zbierania należności, czyli pieniędzy należnych od klientów, może pomóc firmom w prognozowaniu gotówki należnej w danym okresie.

Proces ten może być trudny, jeśli zbyt wielu klientów jest przeterminowanych. Aby to zrekompensować, wiele firm tworzy coś, co nazywa się „odpisem na wątpliwe rachunki”, który szacuje kwotę należności, które mają nie być ściągalne.

Budżety przepływów pieniężnych pomagają zbadać przeszłe praktyki, aby sprawdzić, co działa, a co nie, i wprowadzić poprawki. Na przykład, firma może ubiegać się o krótkoterminową linię kredytu obrotowego z banku, aby zapewnić sobie gotówkę w przypadku, gdy klient płaci z opóźnieniem. Ponadto, firmy mogą poprosić o bardziej elastyczne opcje dla swoich zobowiązań, czyli pieniędzy należnych dostawcom, aby pomóc w krótkoterminowych potrzebach przepływu gotówki.

Używanie budżetu do oceny wydajności

Po zakończeniu okresu, kierownictwo musi porównać prognozy z budżetu statycznego lub głównego z wydajnością firmy. To właśnie na tym etapie firmy obliczają, czy budżet był zgodny z planowanymi wydatkami i przychodami.

Budżet elastyczny

Budżet elastyczny to budżet zawierający liczby oparte na rzeczywistej produkcji. Elastyczny budżet jest porównywany ze statycznym budżetem firmy, aby zidentyfikować wszelkie wariancje (lub różnice) pomiędzy prognozowanymi wydatkami a rzeczywistymi wydatkami.

W przypadku elastycznego budżetu, zapisane w budżecie wartości dolarowe (tj. koszty lub ceny sprzedaży) są mnożone przez rzeczywiste jednostki, aby określić, jaka konkretna liczba będzie przypisana do poziomu produkcji lub sprzedaży. Kalkulacja ta daje całkowite koszty zmienne zaangażowane w produkcję. Drugim składnikiem elastycznego budżetu są koszty stałe. Zazwyczaj koszty stałe nie różnią się między budżetami statycznymi i elastycznymi.

Ponieważ elastyczne budżety wykorzystują liczby z bieżącego okresu – sprzedaż, przychody i wydatki – mogą one pomóc w tworzeniu prognoz opartych na wielu scenariuszach. Firmy mogą obliczać różne wyniki w oparciu o różne dane wyjściowe, takie jak sprzedaż lub wyprodukowane jednostki. Elastyczne lub zmienne budżety pomagają menedżerom planować zarówno dla niskiej, jak i wysokiej produkcji, aby pomóc im przygotować się niezależnie od wyniku.

Warianty budżetowe

Jak wspomniano wcześniej, mogą pojawić się wariancje pomiędzy statycznym budżetem a rzeczywistymi wynikami. Dwie typowe wariancje nazywane są wariancją elastycznego budżetu oraz wariancją wolumenu sprzedaży.

Wariancja elastycznego budżetu porównuje elastyczny budżet z rzeczywistymi wynikami w celu określenia wpływu cen lub kosztów na operacje. Dla porównania, wariancja wolumenu sprzedaży porównuje elastyczny budżet z budżetem statycznym, aby określić wpływ, jaki poziom aktywności sprzedażowej firmy miał na jej działalność.

Na podstawie tych dwóch budżetów firma może opracować indywidualne budżety elastyczne i statyczne dla każdego elementu swojej działalności. Wariancje są klasyfikowane jako korzystne lub niekorzystne.

Jeśli wariancja sprzedaży-wolumenu jest niekorzystna (elastyczny budżet jest mniejszy niż budżet statyczny), sprzedaż firmy (lub produkcja z wariancją wolumenu produkcji) okaże się mniejsza niż przewidywano.

Jeśli jednak wariancja elastycznego budżetu była niekorzystna, będzie to wynikiem cen lub kosztów. Wiedząc, gdzie firma nie osiąga lub przekracza założony cel, menedżerowie mogą skuteczniej oceniać wyniki firmy i wykorzystywać wnioski do wprowadzania niezbędnych zmian.

Wdrażanie budżetów

W większości firm wydatki pojawiają się od czasu do czasu. Statyczne budżety zazwyczaj działają jako wytyczne, co oznacza, że mogą być zmieniane lub dostosowywane po zidentyfikowaniu odchyleń za pomocą elastycznego budżetu. Rozumiejąc różne rodzaje budżetowania, menedżerowie mogą uzyskać wiele informacji poprzez analizę wariancji budżetowych, co prowadzi do podejmowania bardziej świadomych decyzji biznesowych.