Matryca Eisenhowera lub matryca zarządzania czasem poprawia produktywność, ucząc Cię, jak lepiej ustalać priorytety. Dzięki tej technice dowiesz się, które działania są warte Twojego czasu i wysiłku, a które nie.
A w świecie, w którym wszyscy pędzimy, aby nadążyć za naszymi harmonogramami, jest to bezcenna umiejętność.
W tym miejscu znajdziesz wyjaśnienie, czym jest matryca zarządzania czasem, jak z niej korzystać i jak myśleć w kwadrantach.
Czym jest matryca zarządzania czasem?
Matryca zarządzania czasem, znana również jako matryca Eisenhowera, jest metodą, która ma na celu poprawę sposobu ustalania priorytetów zadań. Nauczysz się rozpoznawać swoje największe priorytety i odróżniać te, które mają długoterminowy wpływ od tych, które nie mają.
W praktyce matryca zarządzania czasem wygląda następująco:
Matryca służy jako narzędzie do ustalania priorytetów, a nie do tworzenia harmonogramów. Nie zobaczysz tu więc żadnych harmonogramów ani terminów. Oto jak siatka działa jako narzędzie do zarządzania czasem, bez żadnych specyfikacji czasowych czy kalendarzy.
Elementy macierzy Eisenhowera – wyjaśnienie
Czym są cztery kwadranty czasowe?
Korzystając z macierzy zarządzania czasem, sortujesz zadania z listy rzeczy do zrobienia na cztery grupy. Grupy te nazywamy kwadrantami, ponieważ są one ułożone w siatkę. Mamy więc:
- Pierwszy kwadrant – ważne pilne zadania
- Drugi kwadrant – ważne niepilne zadania
- Trzeci kwadrant – nieważne pilne zadania
- Czwarty kwadrant – nieważne niepilne zadania
Dla niektórych, sortowanie zadań będzie łatwe i być może oczywiste od samego początku. Jednak często zdarza się, że ludzie mieszają te cztery kwadranty lub mają trudności z określeniem, gdzie dane zadanie powinno trafić. Dodatkowo, priorytety będą się różnić w zależności od osoby. Podczas gdy rozwój kariery może być kluczowy dla A, B może uważać założenie rodziny za ważniejsze.
Aby prawidłowo zastosować zasady macierzy i zminimalizować szanse na popełnienie błędów, zdecydowanie sugerujemy zapoznanie się z poniższą sekcją.
Różnica między WAŻNE a pilne
„To, co ważne, rzadko jest pilne, a to, co pilne, rzadko jest ważne.”
– Dwight D. Eisenhower
Gdy nauczysz się dokonywać powyższego rozróżnienia, cała matryca będzie bułką z masłem.
Zadania pilne wymagają jak najszybszego załatwienia. Są one wrażliwe na czas i czasami stresujące, ponieważ wymagają naszej natychmiastowej uwagi.
Pomyśl o nauce do egzaminu, o którym zapomniałeś, lub o próbie przewiezienia rannego przyjaciela do szpitala.
Z drugiej strony, zadania ważne pozwalają ci zrobić krok w tył, przeanalizować sytuację i zaplanować następny ruch. Nie są one wrażliwe na czas, więc nie ma presji, która wpłynie na Twój osąd.
Ważne zadania to te, które dotyczą Twoich celów życiowych, podstawowych wartości itp. Zakładanie rodziny, na przykład, planowanie podróży lub rutyna treningowa, aby stać się zdrowszym.
Ile razy słyszałeś, że ktoś nie może wykonać swojej pracy, ponieważ ciągle „gasi małe pożary”? Jeśli skupimy się tylko na zadaniach, które są wrażliwe czasowo, nie będziemy widzieć dalej niż to, co będzie jutro.
W związku z tym nasuwa się pytanie:
Skąd mam wiedzieć, co jest dla mnie pilne, a co ważne?
Nie ma uniwersalnej formuły, którą wszyscy możemy się kierować. Aby wiedzieć, które zadania są dla Ciebie ważne, a które pilne, najlepiej zrobić listę. Możesz znaleźć wiele szablonów list rzeczy do zrobienia na naszej stronie zasobów Clockify, z których jeden powinien być idealny dla Ciebie.
- Zapisz swoje podstawowe wartości, ideały i cele życiowe;
- Pomyśl o kamieniach milowych, które musisz osiągnąć – najprawdopodobniej będą one składać się z działań, które będą ważne.
Mogą być sposobem na rozpoznanie i przypomnienie sobie, na co pracujesz. Czy to pieniądze, bezpieczeństwo, awans zawodowy, doświadczenie, koneksje, zapewnienie bytu rodzinie…
- Obserwuj swoje codzienne działania i zidentyfikuj czynności i zadania, które sprawiają, że zachowujesz się reaktywnie.
Będą to zazwyczaj pilne zadania. Telefony od rodziny lub szefa, zniżki w ulubionym sklepie, awarie w domu,…
Jak umieścić zadania w czterech kwadrantach
Jak już wyjaśniliśmy rozróżnienie na pilne i ważne, zobaczmy jak odnoszą się one do zadań i czynności. Posłużymy się kilkoma typowymi, codziennymi przykładami.
Kwadrant 1, „Do” – Rzeczy ważne i pilne.
To są zadania, które mają ścisły, bardzo bliski limit czasowy. Na przykład, sprawdzian z matematyki jest pilnym zadaniem dla ucznia, a większość innych rzeczy będzie miała w stosunku do niego drugorzędne znaczenie.
Inne przykłady:
- Nieprzewidziane sytuacje, pilne sprawy
Mały pożar, który musisz ugasić, pęknięta rura, kontuzja.
- Bardzo bliski termin
Coś, co odkładałeś na później i teraz spieszysz się, aby to skończyć.
- Obowiązki w ostatniej chwili
Obowiązki rodzinne lub zawodowe, niezapowiedziani goście, itp.
Kwadrant 2 ,,Zdecyduj” – Przedmioty, które są ważne, ale nie pilne.
Drugi kwadrant jest przeznaczony na rzeczy, które przynoszą długoterminowe korzyści, ale mają tę zaletę, że nie są pilne. Pomyśl o decyzjach takich jak chęć schudnięcia, czytania więcej, zapisania się na kurs, itp. Są one ważne dla Twojego dobrego samopoczucia, ale nie krytyczne, więc zazwyczaj są odsuwane na bok na rzecz pilnych zadań.
Inne przykłady:
- Długoterminowe cele zdrowotne
Pracowanie na siłowni lub gotowanie zdrowych posiłków;
- Cele zawodowe
Uzyskanie awansu, zmiana firmy, planowanie założenia firmy, ukończenie studiów itp;
- Cele osobiste
Poprawa relacji, założenie rodziny, rekreacja, zdrowe odżywianie.
Ważna uwaga: Odkładanie ważnych zadań na później za każdym razem, gdy pojawia się coś pilnego, stwarza ryzyko, że staną się one pilne w przyszłości. Jeśli osoba odkłada zdrowe odżywianie na później przez lata, ponieważ inne rzeczy wchodzą jej w drogę, komplikacje zdrowotne, takie jak otyłość lub cukrzyca, sprawią, że nagle stanie się to pilnym priorytetem.
Kwadrant 3, „Deleguj” – Pozycje w tym kwadrancie są pilne, ale nieistotne.
Normalnie, są to zadania, które delegujesz innym. Na przykład, kiedy nie radzisz sobie z płaceniem rachunków, prosisz partnera lub współlokatora, aby zrobił to za Ciebie. Albo prosisz współpracownika, aby zrobił za ciebie notatki podczas spotkania, ponieważ masz pilną pracę.
Inne przykłady:
- Drobne sprawy
Ustawianie spotkań, planowanie terminów,
- Obowiązki domowe
Zakupy spożywcze, prace domowe, płacenie rachunków itp.
Kwadrant 4, „Wyeliminuj” – Pozycje są nieważne i nie są pilne.
Ostatni kwadrant zawiera zadania lub obowiązki, które nie są w żaden sposób ważne. Mają bardzo mało lub żadny długoterminową korzyść dla twój kariery, życia lub zdrowia. Jednym z przykładów może być popołudniowe surfowanie po kanałach, zamiast pracy nad książką.
Inne przykłady:
- Marnowanie czasu
Sprawdzanie (spędzanie czasu na) mediów społecznościowych, nieistotne e-maile, itp.
- Tylko przyjemne zajęcia
Choć odpoczynek jest ważny, zbyt wiele przyjemnych zajęć może mieć odwrotny skutek. Niektóre z nich muszą zostać wyeliminowane, aby zostawić miejsce na ważne działania;
Ważna uwaga: działania w czwartym kwadrancie są uważane za przerwy, które czują się pilne, ale nie mają żadnego wpływu na nasze codzienne życie lub przyszłość.
Jak zważyć swoje priorytety w matrycy
Patrząc na poniższy wykres, możesz potraktować go jako arkusz informacyjny matrycy zarządzania czasem. Dla bardziej wzrokowców, może to zapewnić bardziej użyteczny sposób organizacji ich zadań w czterech kwadrantach.
The time management matrix cheat-sheet
Pamiętaj, że tylko Ty możesz wiedzieć, które zadania są dla Ciebie ważne, a które nie. Zadając sobie pytania „Co muszę zrobić od razu?”, „Co jest marnotrawstwem i należy to wyeliminować?” oraz „Które zadania muszę wykonać, a które ktoś może zrobić za mnie?”
Twoja uwaga podczas tego procesu powinna być skupiona na tym CO, a nie KIEDY. Planowanie staje się łatwiejsze, gdy znasz swoje priorytety.
Gdy już wiemy, że matryca zarządzania czasem jest narzędziem pozwalającym lepiej zrozumieć swoje działania, powinniśmy przejść do jej faktycznego zastosowania.
Przykład działania matrycy zarządzania czasem
Najlepszym sposobem na zrozumienie działania matrycy jest przykład.
Powiedzmy, że jest kobieta o imieniu Julia, która jest głównym kierownikiem projektu w średniej wielkości firmie. Deleguje wielu ludzi, komunikuje się z klientami, raportuje do swoich szefów, ma męża i dwójkę dzieci, a do tego wszystkiego stara się żyć i zdrowo się odżywiać. Brzmi to jak dużo i można by pomyśleć, że Julie nie poradziłaby sobie z wieloma rzeczami, które planuje. Jednak dzięki zastosowaniu matrycy wie, gdzie są jej priorytety i jak radzić sobie ze zmianami w planach
Na początek powiedzmy, że harmonogram Julii wygląda tak:
| Czwartek, Feb 6th | |
| 8AM – 9AM | Stand-up meeting + emails |
| 9AM – 11AM | Project progress, reports, and analyses |
| 11AM – 11:30AM | Lunch |
| 11:30AM – 11:45AM | Zadzwoń do Kevina Smitha, aby zapytać o wycieczkę szkolną w przyszłym tygodniu |
| 12:00PM – 2:05PM | Spotkanie z klientem / ustalenie podstaw dla nowego projektu |
| 2:05PM – 2:20PM | Przerwa na kawę + wizyta u Sary w jej nowym biurze! |
| 2:20PM – 4:00PM | Spotkanie pracowników w sprawie projektu |
| 4:30PM – 5:00PM | Zabierz Jameya do pediatry na kontrolę
(trzymamy kciuki, żeby wyzdrowiał!) |
| 5:30PM – 6:30PM | Work out |
| 6:30PM – 7:30PM | Prysznic + kolacja |
| 7:30PM – 9:00PM | Spędź czas z dziećmi |
| 9:30PM – 10:00PM | Nowy odcinek Gray’s Anatomy! |
Na własną rękę, wygląda to dość dobrze zaplanowane. Jednak Julie wie, że są szanse, że harmonogram ulegnie zmianie, więc każdego ranka przypomina sobie o tym, aby się nie stresować.
Jak można się było spodziewać, pod koniec dnia harmonogram Julie skończył się nieco inaczej. Musiała wprowadzić kilka poprawek do swoich zadań, stosując matrycę zarządzania czasem do swoich zadań:
- Te w kolorze pomarańczowym zostały odłożone na później
- Te w kolorze zielonym zostały oddelegowane
- Te w kolorze czerwonym zostały wyeliminowane
| Czwartek, Feb 6th | |
| 8AM – 9AM | Stand-up meeting + emails |
| 9AM – 11AM | Project progress, reports, and analyses |
| 11AM – 11:30AM | Lunch |
| 11:30AM – 11:45AM | Zadzwoń do Kevina Smitha, aby zapytać o wycieczkę szkolną w przyszłym tygodniu |
| 12:00PM – 2:05PM | Spotkanie z klientem / ustalenie podstaw dla nowego projektu |
| 2:05PM – 2:20PM | Przerwa na kawę + wizyta u Sary w jej nowym biurze! |
| 2:20PM – 4:00PM | Spotkanie pracowników w sprawie projektu |
| 4:30PM – 5:00PM | Zabierz Jameya do pediatry na kontrolę
(trzymamy kciuki, żeby wyzdrowiał!) |
| 5:00 PM – 5:20PM | Zakupy |
| 5:30PM – 6:30PM | Work out |
| 6:30PM – 7:30PM | Prysznic + kolacja |
| 7:30PM – 9:00PM | Spędź czas z dziećmi |
| 9:30PM – 10:00PM | Nowy odcinek Gray’s Anatomy! |
Matryca Eisenhowera w pracy przykład
Oto jak Julie zastosowała matrycę zarządzania czasem w swoim procesie myślenia:
- Nie zdążyła rano zająć się mailami, ponieważ spotkanie stand-up ujawniło pewne problemy w dziale QA. Burza mózgów nad rozwiązaniem problemu była ważniejsza niż maile, więc oznaczyła je jako coś, co nadrobi jutro;
- Klient, z którym miała się spotkać w południe, przyszedł pół godziny wcześniej, ponieważ miał pewne pytania, które chciał zadać Julii. Wiedziała, że wycieczka jej syna była na tyle odległa, że nie potrzebowała potrzebnych informacji od razu. Mogła zadzwonić do nauczyciela w tej sprawie później w ciągu dnia. Nie chcąc kazać klientowi czekać, przesunęła spotkanie na 11:30, a rozmowę telefoniczną na późniejszy powrót do domu;
- Około 16:00 stało się jasne, że pewne rzeczy w projekcie wymagają natychmiastowej uwagi. Jednak syn Julii był chory przez ostatni tydzień i musi iść do lekarza na kontrolę. Ponieważ zdrowie syna jest na pierwszym miejscu, deleguje zadanie poprowadzenia spotkania swojemu najbardziej zaufanemu współpracownikowi. Może poprosić o relację następnego dnia;
Przykład macierzy Eisenhowera w domu
- Mimo umówionej wizyty, gabinet lekarski był zatłoczony, więc Jamey i Julie musieli poczekać trochę dłużej na badanie. Na wszelki wypadek Julie prosi męża, aby zrobił zakupy spożywcze, bo może im się nie udać;
- Julie chce poprawić swoje zdrowie fizyczne, więc stara się ćwiczyć trzy razy w tygodniu. Ale gdy wracała do domu, zadzwonił współpracownik, który mówił o spotkaniu, które mieli wcześniej. Potrzebowali zgody na pewne decyzje. Julie postanowiła przełożyć swój trening na wideoczat z niektórymi pracownikami, którzy zostali po pracy. Pomagając im skończyć, aby mogli wrócić do domu, było ważniejsze i pilniejsze niż jej ćwiczenia dzisiaj;
- Do 9:30 PM, Julie była wyczerpana ludźmi, spotkaniami, gabinetem lekarskim i zajęciami dla dzieci. Nie chciała nic więcej niż spać. Wiedząc, że to zrobi jej o wiele lepiej niż telewizja w tym momencie, zdecydowała się nie oglądać show i iść do łóżka natychmiast.
Jak widzimy z przykładu Julie, matryca zarządzania czasem jest tam, aby nauczyć nas, jak zrobić łatwiejsze połączenia dotyczące naszych harmonogramów. Nie zastanawiała się nad zadaniami ani nad konsekwencjami swoich działań, ponieważ była ich w pełni świadoma. Była w stanie dokonać koniecznych zmian płynnie i bez stresu.
Co odróżnia matrycę zarządzania czasem od innych technik?
Jak wspomniano powyżej, metoda ta nie ma nic wspólnego z nauką nowych umiejętności, a wszystko ze zmianą sposobu myślenia na lepszy. Pomoże Ci ona lepiej zrozumieć swoje cele, które działania marnowały Twój czas, a które pomogły Ci dotrzeć do miejsca, w którym jesteś dzisiaj. W ten sposób można zaplanować i zaplanować lepiej na przyszłość.
Po użyciu go przez jakiś czas, to będzie zaszczepić pozytywną transformację. Zauważysz, o ile łatwiej jest zaplanować swoją pracę i o ile lepiej radzisz sobie z małymi kryzysami i nieuniknionymi terminami.
W Clockify zbadaliśmy również najlepsze techniki zarządzania czasem. Na wypadek, gdyby matryca nie wydawała Ci się filiżanką herbaty, jest wiele innych do wyboru.
Instrukcje, jak używać matrycy zarządzania czasem
Ta metoda zarządzania czasem została podobno po raz pierwszy użyta przez Dwighta D. Eisenhowera (34. prezydenta Stanów Zjednoczonych). Dopiero później została spopularyzowana dzięki Stevenowi Covey’owi, który przedstawił ją w książce „7 nawyków skutecznego działania”.
W książce tej omówił on ideę Czterech Generacji Zarządzania Czasem, a jeśli przyjrzymy się wszystkim czterem z nich, zobaczymy, że są one w rzeczywistości instrukcjami, jak prawidłowo stosować matrycę.
Generacja 1: Listy kontrolne i notatki
Pierwsza generacja reprezentuje początkowy etap planowania zarządzania czasem. Wszystkie zadania, które muszą zostać zrealizowane, są zapisywane na papierze i przeglądane. Wszystko powinno być zorganizowane w oparciu o ilość czasu i energii, jakiej wymaga.
Generacja 2: Kalendarze i harmonogramy
W drugiej generacji, wszystkie działania z poprzedniej listy powinny być zapisane w kalendarzu lub w inny sposób zaplanowane. Jest to sposób na próbę zaplanowania przyszłości na miarę naszych możliwości.
Generacja 3: Plany tygodniowe
Trzecia generacja ma na celu zawężenie ram czasowych działań. Musisz zaplanować swój tydzień, cele i zadania, które chcesz osiągnąć, i zacząć myśleć poważniej o codziennym harmonogramie w ramach tego tygodnia.
Generacja 4: Relacje i wyniki
Pierwsze trzy generacje dotyczyły zarządzania działaniami i czasem, ale czwarta jest tym, co naprawdę nadaje sens całemu procesowi.
Mając kompletny harmonogram i listę działań, możesz zacząć analizować, które z tych zadań są ważne lub nieważne, pilne lub niepilne. Pomoże Ci to uświadomić sobie, które pozycje na Twojej liście muszą być zrobione jutro, a które mogą być przesunięte o jeden dzień, jeśli pojawią się pilniejsze sprawy.
Jakie są zalety i wady matrycy zarządzania czasem?
Jak każda technika zarządzania czasem, matryca Coveya ma zarówno zalety, jak i wady. Najlepiej wziąć je pod uwagę, zanim podejmie się decyzję o jej zastosowaniu. W końcu potrzebujesz metody, która będzie dla Ciebie idealna.
Zalety matrycy zarządzania czasem:
- Sprawia, że zastanawiasz się nad ważnością swoich zadań;
- Pomaga w przewartościowaniu tego, co jest pilne, a co nie;
- Uczy lepszej samoświadomości i pomaga ćwiczyć autoanalizę;
- Stajesz się lepszy w podejmowaniu decyzji w ułamku sekundy.
Wady matrycy zarządzania czasem:
- Sortujesz zadania tylko na podstawie pilności i ważności. Nie uwzględnia ona zasobów, złożoności ani poziomu wysiłku, jakiego wymaga zadanie;
- Krótkie, pilne zadania są pozostawiane w tyle, nawet jeśli ich sprawdzenie pomaga w zwiększeniu produktywności i nabraniu rozpędu;
- Używanie matrycy na co dzień może być trudne i czasochłonne;
- Siatka może być przytłaczająca, gdy jest w niej zbyt wiele zadań, dlatego najlepiej sprawdzi się ograniczenie ich do 5.
Dla tych, którzy nadal nie są pewni, istnieje sposób, aby dowiedzieć się, czy matryca Coveya jest właściwym wyborem dla Ciebie. Wypróbuj ją przez tydzień. Sporządź listę swoich zadań na ten tydzień, posortuj je w czterokwadrantowej siatce, a następnie użyj trackera czasu, aby śledzić swoje postępy przez cały tydzień i notować, jak pewne sytuacje wpłynęły na Twoje samopoczucie.
Gdy proces dobiegnie końca, przyjrzyj się zgromadzonym danym.
Czy stałeś się bardziej produktywny?
Czy łatwiej było Ci podejmować decyzje?
Czy rzeczy, które uważałeś za pilne, były rzeczywiście pilne? A może po prostu marnowały Twój czas?
Podsumowując
W pewnym sensie, próby zarządzania czasem stały się przeszłością. Coraz więcej coachów i ekspertów od produktywności radzi, jak nauczyć się zarządzać swoimi priorytetami i zasobami. Bo czasu nie da się zrobić więcej. Możemy go tylko mądrzej wykorzystać. Zamiast więc próbować upchnąć w ciągu dnia jak najwięcej zadań, spróbuj nadać priorytety tym, które mają znaczenie. Te, które działają na rzecz Twojego samodoskonalenia i postępu. Matryca zarządzania czasem Coveya jest doskonałym nauczycielem w tym zakresie. I choć może nie działać dla wszystkich, jest świetnym krokiem w kierunku znalezienia bardziej spersonalizowanej, lepiej dopasowanej techniki.