Email jest niezwykle skutecznym sposobem komunikacji z nauczycielem, zwłaszcza jeśli musisz wysłać szybką i prostą wiadomość lub zadać pytanie. W idealnych warunkach, powinieneś być w stanie połączyć się z nauczycielem niemal natychmiast i w razie potrzeby otrzymać odpowiedź w odpowiednim czasie. Na pierwszy rzut oka, e-mail do nauczyciela może wydawać się podobny do wiadomości tekstowej, którą możesz wysłać do przyjaciela, ale to nie to samo. Oto lista pomysłów, o których warto pamiętać, zanim zaczniesz.
Upewnij się, że ten e-mail jest naprawdę potrzebny. Jak możesz sobie wyobrazić, twój nauczyciel ma do czynienia z wieloma uczniami i prawdopodobnie otrzymuje setki e-maili w ciągu tygodnia. Nie powinieneś więc obciążać swojego nauczyciela niepotrzebnym e-mailem o terminie oddania pracy lub pytaniem o powszechnie stosowaną procedurę. Większość ogólnych informacji o kursie będzie zawarta w sylabusie kursu, lub Twój wykładowca może mieć założone forum dyskusyjne online o nazwie „Zapytaj Profesora”, gdzie będziesz mógł zobaczyć odpowiedzi na często zadawane pytania. Upewnij się, że sprawdziłeś obie te możliwości zanim wyślesz e-mail. W końcu chcesz, aby twój nauczyciel wiedział, że jesteś w pewnym stopniu niezależny i zaradny.
Użyj odpowiedniego adresu e-mail. Wysyłając e-mail do nauczyciela, upewnij się, że używasz adresu e-mail szkoły, a nie swojego osobistego adresu e-mail. Tak, może wolisz używać swojego prywatnego adresu e-mail i może się okazać, że drugi adres jest kłopotliwy, ale używając adresu szkoły pokazujesz nauczycielowi, że potrafisz podążać za wskazówkami. W końcu nauczyciel może niechętnie otworzyć wiadomość pochodzącą z adresu „[email protected]”. Natomiast szkolny adres e-mail prawdopodobnie zawiera jakąś odmianę Twojego imienia i nazwiska wraz z nazwą szkoły i przyrostkiem edukacyjnym (edu), więc Twój nauczyciel prawdopodobnie otworzy wiadomość szybko i z zaufaniem. Zauważ również, że jeśli nie znasz adresu e-mail swojego nauczyciela, powinieneś być w stanie znaleźć go w sylabusie swojego kursu lub na stronie internetowej uczelni.
Zadbaj o to, aby Twój temat był prosty i nieskomplikowany. Możesz mieć pokusę, aby umieścić swoje pytanie lub komentarz w temacie, ale spróbuj oprzeć się tej pokusie. Zamiast tego użyj linii tematu, aby wskazać, po pierwsze, tytuł zajęć i sekcji, a następnie ogólny obszar zainteresowania, zanim użyjesz obszaru wiadomości, aby przekazać szczegóły. Na przykład, jeśli musisz opuścić zajęcia na dłuższy okres czasu, możesz napisać „Kompozycja I, sekcja 205, przedłużona nieobecność” w temacie, a następnie wyjaśnić dlaczego w samej wiadomości. („Nasza szkolna drużyna piłkarska bierze udział w krajowym turnieju w ten weekend, więc opuszczę zajęcia zarówno w piątek w tym tygodniu, jak i w poniedziałek w przyszłym tygodniu.”)
Zwracaj się do czytelnika z szacunkiem. Wierz lub nie, ale „Yo, Teach” nie jest właściwym pozdrowieniem dla emaila do Twojego profesora. To pozdrowienie może być dobre dla jednego z Twoich przyjaciół, ale automatycznie będzie świadczyć o braku szacunku z Twojej strony. Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś używać wspólnej formy, takiej jak „Pan, Pani, Pani lub Profesor”. Jeśli Twój nauczyciel zaznaczył, że możesz używać imienia lub innego sposobu powitania, nie krępuj się, ale nie zakładaj, że swobodne lub nieformalne powitanie jest odpowiednie z góry. Powinieneś również poprzedzić to powitanie dwukropkiem („Profesor Twain:”).
Uprość wiadomość tak bardzo, jak to tylko możliwe. Jak wspomniano powyżej, korespondencja mailowa powinna być szybka i efektywna. Dlatego, jeśli to możliwe, powinieneś ograniczyć się do jednego lub, co najwyżej, dwóch tematów. Używając przykładu „Przedłużona nieobecność” z góry, możesz najpierw wyjaśnić swoją nieobecność, a następnie zadać związane z nią pytanie. („Czy powinienem wysłać Ci dzisiaj moje zadanie e-mailem, czy przynieść je ze sobą, kiedy wrócę na zajęcia w przyszłym tygodniu?”). Kiedy komunikujesz się jasno lub zadajesz bezpośrednie pytanie, jest bardziej prawdopodobne, że otrzymasz szybką odpowiedź. Zauważ też, że jeśli potrzebujesz dłuższej dyskusji z prowadzącym, powinieneś raczej umówić się na spotkanie osobiście, niż omawiać problem za pomocą poczty elektronicznej.
Jeśli to konieczne, wyjaśnij załączniki. Jeśli Twój nauczyciel chce, abyś wysłał pracę jak najszybciej, nie załączaj pliku bez wyjaśnienia. Pamiętaj, aby podać konkretne szczegóły na temat tego, jakie zadanie wysyłasz i dlaczego je wysyłasz. („Zgodnie z twoją prośbą, załączyłem mój esej autobiograficzny, ponieważ nie będzie mnie na zajęciach w poniedziałek.”) Wyjaśnienie może wydawać Ci się niepotrzebne, ale posłuży jako przypomnienie dla Twojego nauczyciela, który, jak wspomniano wcześniej, ma do czynienia z wieloma studentami i mailami każdego tygodnia.
Zamknij z grzecznością. Niektórzy mogą twierdzić, że tak naprawdę nie potrzebujesz zakończenia wiadomości, ponieważ Twoje imię i nazwisko jest już widoczne w adresie e-mail. Jednak uprzejme zakończenie wiadomości dodaje osobisty akcent wraz z powietrzem szacunku i formalności, które większość nauczycieli docenia. Na przykład możesz zakończyć wiadomość, pisząc: „Dziękuję za poświęcony czas” lub „Czekam na odpowiedź”, a następnie dodać „Z poważaniem” i swoje imię i nazwisko. Pamiętaj też, że jeśli potrzebujesz odpowiedzi, możesz czekać do 24 godzin lub dłużej, ponieważ większość nauczycieli przegląda swoje e-maile tylko w określonym czasie (lub czasach) w ciągu dnia.
Dokładnie przeczytaj. Na koniec, przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”, powinieneś dokładnie przeczytać swój email i poprawić wszystkie błędy w pisowni, gramatyce, interpunkcji i kapitalizacji. Ponieważ wiadomość do nauczyciela jest o wiele bardziej formalna niż do przyjaciela, powinieneś unikać skrótów, skrótowców, wyrażeń slangowych i emotikonów.