Twoja informacja prasowa jest w końcu zrobiona.
Spędziłeś godziny próbując uczynić ją idealną.
A teraz jest gotowa.
Ale to jeszcze nie koniec Twojej pracy!
Teraz czeka Cię trudne zadanie wysłania informacji prasowej do dziennikarzy.
W tym artykule pomogę Ci stworzyć idealny pitch email do Twojej informacji prasowej. Podam Ci również kilka pomocnych szablonów emaili, abyś mógł zacząć od początku.
Zanim zacznę, zakładam, że masz już swoją informację prasową i listę kontaktów medialnych.
Nie możesz wysłać emaila z informacją prasową bez informacji prasowej i kontaktów medialnych, do których możesz ją wysłać, prawda?
Jeśli ich nie masz, sprawdź mój artykuł „Jak napisać informację prasową” oraz artykuł „Współpraca z dziennikarzami”. Mają one wszystko, czego potrzebujesz, aby przygotować świetną informację prasową i znaleźć odpowiednie kontakty z mediami.
Jak już to zrobisz, możesz zacząć pisać swój email.
Jak napisać email z informacją prasową
Tutaj przykładowy email z informacją prasową:
Temat- USS Enterprise lub Starship Galactica: Który statek jest najszybszy?
Cześć Dmitrij,
Jeśli planujesz podróż z Ziemi do Alfa Centauri, szybciej byłoby polecieć Galacticą niż USS Enterprise.
Tak wynika z naszej infografiki na temat „Najszybszych podróży fikcyjnych”.
Użyliśmy skali logarytmicznej, aby porównać czas, jaki zajęłoby superbohaterom lub fikcyjnym statkom kosmicznym pokonanie rzeczywistych odległości.
Ponieważ regularnie piszesz o innowacjach hi-tech i sci-fi, wiedziałem, że będziesz zaintrygowany naszymi odkryciami.
Oświadczenie prasowe z infografiką jest skopiowane poniżej.
Proszę dać mi znać, jeśli masz jakieś pytania, a ja natychmiast się odezwę.
Dziękuję,
Henry Cavill
666-888-999
[email protected]
Uwaga: Ten przykład e-maila z informacją prasową jest zaczerpnięty z rzeczywistej infografiki wykonanej przez TravelMath.com
TravelMath działa w branży turystycznej.
Firma chciała stworzyć treść związaną z podróżami, ale przemawiającą do szerszej grupy odbiorców – tak, aby mogła skierować się do mediów o wysokim autorytecie.
W ramach tej kampanii TravelMath wraz z Fractl stworzyli infografikę, która porównywała względne prędkości superbohaterów i statków kosmicznych podczas podróży międzyplanetarnych.
Celem było odwołanie się do fanów popkultury i science-fiction przy jednoczesnym zachowaniu znaczenia dla branży turystycznej. Ta kampania pomogła im zabezpieczyć zasięg w dużych serwisach, takich jak Yahoo! News, Space.com i Fast Company.
Powyższy e-mail z informacją prasową jest fikcyjnym przykładem e-maila, który Travelmath mógł wysłać do dziennikarzy, aby przedstawić infografikę.
Przeanalizujmy teraz każdą część tego e-maila z informacją prasową.
Dzięki temu lepiej zrozumiesz, dlaczego są one ważne i jak poradzić sobie z każdą z nich.
Subject Line
Twój temat jest najważniejszą częścią wiadomości prasowej.
Nie da się tego przecenić.
Dziennikarz otworzy wiadomość na podstawie jej tematu.
Popraw to, a będziesz miał szansę na zdobycie dobrej relacji w mediach. Zepsuj to, a Twój email trafi prosto do folderu śmieci. To email marketing 101.
Problem z liniami tematycznymi informacji prasowych polega na tym, że trudno je opanować.
Dlaczego?
Ponieważ większość informacji prasowych nie ma zbyt chwytliwych nagłówków.
Używanie nagłówka informacji prasowej jako tematu emaila ma sens, ale nie zaprowadzi Cię zbyt daleko.
Pomyśl o tym –
Żaden dziennikarz nie otworzy emaila z nagłówkiem „Informacja prasowa: Brand X Partners With Brand Y To Release New App To Help Customers Book Movie Tickets.”
Oto dlaczego ten nagłówek nie działa –
- Wszystko co dziennikarz zobaczy to Brand X i Brand Y i przejdzie dalej. Nie obchodzi ich żadna z tych firm. To nie jest istotne dla nich, ich redaktorów lub ich czytelników.
- To nie jest zwięzły. Wielu dziennikarzy korzysta z poczty elektronicznej na swoich telefonach. Nie będą zawracać sobie głowy otwieraniem maila tylko po to, aby przeczytać jego nagłówek.
Pisząc linie tematu maila, chcesz dotrzeć do sedna swojej informacji prasowej. Chcesz powiedzieć coś, co kusi dziennikarza. W tym przypadku, chcesz, aby aplikacja zajęła centralne miejsce.
Pisanie linii jak – „New App Promises To Make Movie Bookings Easier Than Ever” jest mądrzejszym wyborem.
Dlaczego –
- Jest bardziej interesujące. Dziennikarz będzie chciał wiedzieć, jak to ułatwia rezerwacje
- Jest zwięzły. Zawarłeś wiadomość w dwunastu słowach!
- Jest to bardziej istotne dla nich, ich redaktorów i czytelników (zakładając, że docierasz do dziennikarza z odpowiednim tematem). Poza tym, wszyscy kochają filmy! Wszyscy chcielibyśmy mieć łatwiejszy proces rezerwacji.
Oto kilka dobrych linii tematycznych wiadomości prasowych:
- Press Release: World’s First Sustainable Food Event Showcases The Future Of Food
- PR: Why AI-Powered Finance Will Shake Up The Market
- USS Enterprise czy Starship Galactica: Który statek kosmiczny jest najszybszy?
(Z naszego przykładowego e-maila powyżej. Dla każdego dziennikarza zajmującego się tematyką sci-fi lub przemysłem technologicznym jest to chwytliwy nagłówek, który z pewnością wzbudzi ciekawość)
Powitanie
Powitanie w emailu jest pomijaną częścią email marketingu.
Zazwyczaj jest to tylko jedno słowo, prawda? Dlaczego miałoby to być coś ważnego?
Jest to coś ważnego.
Ponieważ nadaje ono ton reszcie Twojego dokumentu.
Nie używaj zbyt znanych powitań, jeśli nigdy wcześniej nie miałeś do czynienia z dziennikarzem. Proste „Cześć (imię)” jest dobrym, profesjonalnym rozwiązaniem.
Część „(imię)” jest ważna. Włączenie imienia odbiorcy może poprawić wskaźniki otwarć o 20%!
Pokazuje dziennikarzowi, że przygotowałeś ten email dla niego. To nie jest kopiuj-wklej, które zostało wyprodukowane masowo.
Na przykład, w powyższym emailu, użyłem „Hi Dmitry”.
Wprowadzenie
Twoje wprowadzenie sprawi, że dziennikarz –
- Będzie żałował, że zwrócił na Ciebie uwagę i otworzył Twojego emaila.
- Będzie bardziej zainteresowany tym kim jesteś i co oferujesz.
Kluczem do upewnienia się, że wybiorą opcję drugą jest wyróżnienie się w swojej branży. Dziennikarze otrzymują mnóstwo ofert każdego dnia.
Co wyróżnia Twoją firmę?
Chociaż chciałbyś myśleć, że Twoja firma lub wydarzenie jest wyjątkowe, są szanse, że jest mnóstwo ludzi w branży, którzy próbują wysłać to samo.
Jak więc przyciągnąć uwagę dziennikarza?
Poprzez nawiązanie z nim kontaktu.
Powołaj się na coś, co ostatnio opublikowali, a co trafiło do mediów społecznościowych. Pochwal ich pracę. Pokaż im, że doceniasz to, co robią. Powiedz im, dlaczego Twoja firma wybrała ich jako odbiorców.
Albo, tak jak w naszym powyższym przykładzie – powiedz coś, co sprawi, że dziennikarz usiądzie i zwróci na nich uwagę.
Tutaj nasz wstęp z powyższego przykładu:
Jeśli planujesz podróż z Ziemi do Alpha Centauri, szybciej będzie wziąć Galactica niż USS Enterprise.o właśnie ujawnia nasza infografika na temat „Najszybszych podróży fikcyjnych”.
Każdy dziennikarz zajmujący się tematyką science-fiction lub innowacjami hi-tech z pewnością będzie podekscytowany czytając tego maila.
Inny przykład dobrego wstępu:
Podążam za Twoimi artykułami od jakiegoś czasu i bardzo podobał mi się Twój ostatni kawałek na temat <<insert article headline>>.
To był dobrze zbadany kawałek.
Dziennikarz zobaczy to i –
- Poczuje się doceniony; co wróży dobrze dla Twojego pitchu, ponieważ są w bardziej otwartym stanie umysłu.
- Wie, że jesteś prawdziwy. Nie jesteś kimś, kto przesyła setki e-maili każdego dnia. Przygotowałeś ten email osobiście.
Zrób to, a nie będziesz miał problemów z przyciągnięciem ich uwagi!
Ciało emaila
Jeśli udało Ci się utrzymać uwagę dziennikarza tak daleko, to gratulacje!
Większość emaili nie dociera do tego etapu.
Pamiętaj, że Twój email jest o Twojej informacji prasowej. Celem Twojego ciała jest powiązanie informacji prasowej z tym, o czym wspomniałeś we wstępie.
Powiedzmy, że Twoja informacja prasowa dotyczy wydarzenia związanego ze zrównoważoną żywnością, a Ty znalazłeś dziennikarza, który pisze o wegańskiej żywności.
Twoim zadaniem jest nawiązanie połączenia i pokazanie odbiorcom (w tym przypadku dziennikarzom), dlaczego to wydarzenie żywnościowe jest dla nich istotnym tematem.
To wszystko. Wystarczy jedno lub dwa zwięzłe zdania.
Oto treść wiadomości (z naszego przykładowego e-maila powyżej):
Użyliśmy skali logarytmicznej, aby porównać czas, jaki zajęłoby superbohaterowi lub fikcyjnemu statkowi kosmicznemu pokonanie rzeczywistych odległości.
Ponieważ regularnie piszesz o innowacjach hi-tech i science-fiction, wiedziałem, że będziesz zaintrygowany naszymi odkryciami.
Informacja prasowa z infografiką jest skopiowana poniżej.
Zamknięcie
Zachowaj prostotę i profesjonalizm.
Pamiętaj, aby podzielić się swoimi danymi kontaktowymi, tak jak w przypadku informacji prasowej. Jest to sposób na skontaktowanie się z Tobą w celu uzyskania dodatkowych szczegółów. Jeśli nie podałeś im swoich danych kontaktowych, nie będą mogli się z Tobą skontaktować i nie będą mogli kontynuować pracy nad Twoją informacją prasową!
Oto zakończenie naszego przykładowego e-maila powyżej-
Proszę dać mi znać, jeśli ma Pan/Pani jakieś pytania, a ja natychmiast się z Panem/Panią skontaktuję.
Dziękuję,
Henry Cavill
666-888-999
[email protected]
Możesz również napisać:
Mam nadzieję, że te informacje są istotne. Jeśli masz jeszcze jakieś pytania, napisz do mnie maila, a ja natychmiast się z Tobą skontaktuję.
Dodaj na końcu swoje dane kontaktowe.
Wklej swoją informację prasową
Jak już skończysz z tekstem maila, możesz wkleić swój dokument z informacją prasową.
To wszystko!
Oto kolejny przykład e-maila z informacją prasową, w którym uwzględnione są wszystkie kroki, które omówiliśmy powyżej:
Temat e-maila – Mam dobrą historię do Twojego artykułu o przedsiębiorczości
Hej Dmitrij,
Widziałem, że piszesz treści o przedsiębiorczości z Twoich postów w mediach społecznościowych.
Mam dla Ciebie dobrą historię. I rzeczywiście spał w moim samochodzie, kiedy biegł wokół próbuje uruchomić mój serwis treści do właścicieli małych firm.
My gamble (i nieco mniej częste prysznice!) opłaciło się. I zabezpieczone $ 100K linii życia, dając mojej firmie wystarczająco dużo pasa startowego do uruchomienia.
Mam nadzieję, że można użyć tych kilka solidnych spostrzeżeń na temat tego, jak zdecydować, czy duże poświęcenie, jak to jest tego warte. Dodałem treść w całości poniżej.
Daj mi znać, jeśli potrzebujesz więcej informacji.
Dzięki,
XYZ
[email protected]
+1-000-000-0000
Founder @ xyzentrepreneurship.com
Twitter – @xyzentreprenurship
< Wklejona informacja prasowa>
Etykieta post-Email
Wysłałeś swoją informację prasową. Teraz musisz tylko czekać na odpowiedź.
Pamiętaj, że większość dziennikarzy i mediów jest bardzo zajęta. Pomyśl o nich jak o influencerach w mediach społecznościowych – otrzymują mnóstwo wiadomości każdego dnia. Będziesz musiał trochę poczekać, zanim odpowiedzą!
W przypadku braku odpowiedzi po trzech dniach, wyślij im krótki follow up.
Pamiętaj – dziennikarze i influencerzy nie muszą czytać Twojego maila. Po prostu odnieś się do wcześniejszego maila i zapytaj, czy możesz dostarczyć coś jeszcze.
Jeśli nadal nie otrzymasz odpowiedzi, to prawdopodobnie to jest to.
Dziennikarz przekazał informację prasową i to nie działa.
Jeszcze jedno zalecenie.
Unikaj wysyłania więcej niż jednego follow-upu. To nieprofesjonalne i zirytuje wszystkich dziennikarzy i influencerów, do których wysyłałeś mailing.
5 mantr sukcesu w wysyłaniu emaili z informacją prasową
Bez załączników
Nie bez powodu kazałem Ci wkleić informację prasową do emaila zamiast załączać ją jako link do Dropboxa. Dziennikarze nie chcą otwierać dodatkowych zasobów, aby uzyskać potrzebne im informacje.
Twoim zadaniem jest ułatwienie im zadania w jak największym stopniu. Pomyśl o tym jak o branży obsługi klienta – chcesz wyeliminować wszelkie zbędne kroki.
Pobranie dokumentu może być również ryzykowne. Zwłaszcza jeśli pochodzi od kogoś, kogo nie znasz. Żaden dziennikarz nie zaryzykuje pobrania wirusa, aby zdobyć newsa.
Unikaj masowych emaili
Firmy, które chcą rozesłać emaila do wszystkich z listy mediów na raz, korzystają z usług dystrybucji informacji prasowych.
Ale to pokazuje dziennikarzom, że masowo wysyłasz do nich emaila i tak naprawdę nie dbasz o to, gdzie dostaniesz wzmiankę. Po prostu liczysz na to, że ktoś z Twojej listy mediów zajmie się Twoją historią.
Dlaczego dziennikarz miałby zainteresować się Twoją historią, jeśli wysłałeś ją do wielu innych osób z Twojej listy mediów?
To już nie jest ekskluzywna informacja!
Jest to pewny sposób na dodanie siebie do listy spamu.
Zamiast tego poświęć czas na personalizację swoich emaili, tak jak wyjaśniłem wcześniej. Odnosząc się do ich pracy, udowadniasz im, że jesteś faktycznie zainteresowany nim lub nią. Nie jesteś już masowym odbiorcą emaili.
To pierwsza rzecz, której uczą Cię o email marketingu!
Powaga
Nawet najlepsza informacja prasowa będzie wyglądała na ogromną w emailu.
Zachowaj wszystkie inne teksty do minimum. Twoja informacja prasowa jest gwiazdą przedstawienia – niech tak zostanie.
Nie rozwlekaj wstępu ani treści. Przejdź od razu do sedna.
Pozwól dziennikarzowi dowiedzieć się:
- Dlaczego wysyłasz do nich e-mail
- Jakie korzyści im to przyniesie
- Jak mogą się z Tobą skontaktować, jeśli będą potrzebować więcej informacji
To wszystko, na co musisz odpowiedzieć.
Wszystko inne to bzdury, które należy wyciąć.
Sprawdzanie pisowni
Żaden dziennikarz nie potraktuje poważnie maila z błędami ortograficznymi.
To bezduszne i pokazuje, że tak naprawdę nie zależy Ci na informacji prasowej.
Zrób to, co robią blogerzy i przejrzyj swój mail z informacją prasową trzy razy. Przeczytaj go i przeczytaj ponownie, aż poznasz go słowo w słowo!
Pamiętaj, że wystarczy kilka błędów ortograficznych, aby stracić dziennikarza. Pięciominutowe sprawdzenie pisowni przed wysłaniem informacji może zdziałać cuda dla Twojego sukcesu.
Keep The Relationship Going
Większość ludzi uważa, że ich praca jest skończona, gdy ich informacja prasowa zostanie zaakceptowana.
Mylą się.
Masz teraz okazję zbudować długoterminową relację z tym dziennikarzem. Znowu posłużę się analogią do obsługi klienta. Musisz pochylić się nad plecami, aby spróbować i pomóc im teraz. Czy to cytat, wyjaśnienia, uzupełnienia – zrób to tak łatwo na klienta, jak to możliwe!
Dzięki temu dziennikarz będzie postrzegał Cię jako pomocne źródło. Będziesz kimś, z kim chętnie będą współpracować.
Więc następnym razem, gdy będą potrzebować jakiegoś spostrzeżenia lub cytatu, zgadnij, do kogo się zwrócą?
Do osoby, która pomogła im w czymkolwiek, czego potrzebowali!
Teraz masz punkt zbytu dla regularnych relacji prasowych – żyjesz marzeniem każdego agenta PR!
Jak używać szablonów emaili z informacjami prasowymi
Kluczem do każdego udanego emaila z informacją prasową jest personalizacja. Jeśli wysyłasz ogólne e-maile, które wyglądają jak kopiuj-wklej, żadna publikacja cię nie przyjmie.
Ale nie możesz sobie pozwolić na tworzenie nowego e-maila prasowego od zera dla każdej publikacji. To zajmie zbyt wiele czasu i wysiłku, aby uzyskać prosty zasięg medialny.
Jak więc zrównoważyć te dwie rzeczy?
Poprzez kreatywne wykorzystanie szablonów wiadomości prasowych.
Chcesz, aby szablon służył jako surowa podstawa, która może być pieprzona spersonalizowanymi akcentami.
Dodaj nazwisko dziennikarza, odwołaj się do jego wcześniejszej pracy, a będzie to wyglądało tak, jakbyś przygotował ten email wyłącznie dla niego.
Wniosek
Zdobycie rozgłosu w mediach poprzez wysłanie informacji prasowej nie jest łatwym zadaniem.
Ale to nie znaczy, że nie da się tego zrobić.
Dzięki odpowiedniemu szablonowi i personalizacji, możesz wysłać mnóstwo świetnych emaili z informacją prasową, które na pewno sprawią, że pojawią się wzmianki w najlepszych mediach.
Oto kilka szablonów emaili dla przykładów informacji prasowych, które możesz wykorzystać jako wytyczne do zdobycia wzmianek prasowych.
Szablony emaili z informacjami prasowymi
Szablon 1
Temat emaila – Informacja prasowa: < nazwa informacji prasowej>
Witam < nazwa dziennikarza>,
Beeen następujące artykuły na < newslets > dla chwilę i kochał twój ostatni kawałek na < kawałek na <subject> w <media outlet nazwa>.
Pomyślałem, że możesz znaleźć ten kawałek na < temat związany> interesujące.
Daj mi znać, jeśli to jest jakaś pomoc.
Jeśli potrzebujesz więcej informacji, proszę upuść linię i wrócę natychmiast.
Wielkie dzięki,
<Twoje imię i nazwisko>
<Twoje dane kontaktowe>
<wklej informację prasową>
Template 2
Temat e-maila – Informacja prasowa: Jak nasz produkt planuje zastąpić żywność
Hej <name of journalist>,
Śledzę twoje artykuły na < news outlets > przez jakiś czas – bardzo cięte analizy kulturowe. Loved Twój ostatni w < nazwa publikacji > o jedzeniu owadów jako substytut białka mięsa – myślę, że wszystko, czego potrzebuje to image makeover, aby pokonać czynnik ick.
Chciałem przedstawić Ci inny substytut żywności, który właśnie wprowadzamy na rynek – w postaci napoju odżywczego.
Pomyślałem, że ta zawartość może Cię zainteresować.
Daj mi znać, jeśli chcesz uzyskać więcej informacji, a ja z przyjemnością pomogę!
Dziękuję,
< Twoje imię i nazwisko>
< Twoje dane kontaktowe>
<wklej informację prasową>
Szablon 3
Temat e-maila – <nazwa informacji prasowej release>
Witam < nazwa dziennikarza>,
Ostatnio złapałem twój program informacyjny na < media outlet > i byłem zaintrygowany twoimi opiniami na <topic>.
Ponieważ jest to temat, z którym obecnie pracujesz, pomyślałem, że ta informacja prasowa na temat <topic> może Cię zainteresować.
Daj mi znać, jeśli potrzebujesz jakichkolwiek wyjaśnień lub dodatkowych aktualizacji, a ja z przyjemnością pomogę.
Dziękuję,
<Twoje imię i nazwisko>
<Twoje dane kontaktowe>
<wklej informację prasową>
Szablon 4
.
Temat e-maila – Nowa < innowacja/produkt/usługa> w <topic>
Witam <nazwa dziennikarza>,
Byłem wielkim fanem twoich artykułów na temat < punktów informacyjnych >. Co naprawdę uderza mnie to twoje szczegółowe badania na każdy aspekt <topic>.
Jako że <topic> jest czymś, co Cię interesuje, choć może chcesz wiedzieć, że moja firma niedawno opracowała nową <innowację/produkt/usługę> w tej dziedzinie.
Oficjalne uruchomienie naszego <innovation/product/service> jest zaplanowane na przyszły tydzień.
Daj mi znać, jeśli chciałbyś uzyskać więcej treści na ten temat.
Wielkie dzięki,
<Twoje imię i nazwisko>
<Twój kontakt dane kontaktowe>
<wklej informację prasową>
<wklej informację prasową