Czy kiedykolwiek słyszałeś o terminach „faktura proforma” i „faktura robocza”, ale nie jesteś pewien co one właściwie oznaczają? Nie martw się, te dwa typy faktur z pewnością mogą powodować pewne zamieszanie. W tym artykule wyjaśnię, czym są faktury proforma i draft, jak się ich używa, czym się różnią od siebie i jak je tworzyć.
Co to jest faktura proforma?
Faktura proforma to dokument wysyłany do klienta zanim wszystkie szczegóły sprzedaży zostaną sfinalizowane. Na dokumencie znajduje się informacja „faktura proforma”, aby odróżnić go od pełnej faktury, jednak zazwyczaj ma on taki sam format jak pełna faktura.
Faktura proforma zostanie wysłana do klienta zamiast pełnej faktury w przypadku, gdy klient wykaże zaangażowanie w zakup, ale ostateczne szczegóły nie zostały jeszcze potwierdzone.
Różni się ona od oferty, ponieważ oferta jest wystawiana, gdy klient złożył zapytanie ofertowe, ale nie zobowiązał się jeszcze do zakupu.
Co to jest wersja robocza faktury?
Faktura robocza jest dokładnie tym, na co wygląda – wersją roboczą. Jest to szablon faktury, który został zapisany, abyś mógł go w przyszłości zmodyfikować lub przekształcić w pełną fakturę proforma, którą możesz wysłać do klienta.
Faktura robocza nie jest oficjalnym dokumentem, który może być wysłany do klienta. Na przykład, można ją stworzyć, jeśli klient zobowiązał się do sprzedaży, ale będzie musiał się do Ciebie odezwać z konkretnymi danymi, takimi jak liczba zakupionych produktów.
Czym różni się faktura proforma od faktury wstępnej?
Faktura proforma jest dokumentem, który jest wystawiany klientowi, podczas gdy faktura wstępna nie może być wysłana do klienta. Faktura proforma jest faktycznym dokumentem, natomiast wersja robocza faktury to wstępny zarys sprzedaży tylko dla Twojej dokumentacji.
Fakturę roboczą można traktować jako sprzedaż „w toku”, natomiast fakturę proforma jako sprzedaż „oczekującą na finalizację”. Zasadniczo są one tworzone na różnych etapach procesu sprzedaży.
Przykłady kiedy wysłać fakturę proforma lub wersję roboczą
Przedstawię kilka wiarygodnych przykładów kiedy wystawić fakturę proforma, a kiedy stworzyć wersję roboczą faktury.
Przykład 1 – faktura proforma
Sally dzwoni do piekarni, aby kupić tort urodzinowy dla swojego syna. Mówi piekarzowi, że na wierzchu powinien znajdować się obrazek Spider-Mana, ale będzie musiała znaleźć odpowiedni obrazek i wysłać go do piekarza.
Piekarz wystawia fakturę proforma za tort, ale stwierdza, że koszt może się nieznacznie różnić w zależności od zdjęcia, które ma się znaleźć na torcie.
Przykład 2 – projekt faktury
Tom prowadzi firmę budowlaną. Jeden z jego stałych klientów, Andy, dzwoni do niego, aby upewnić się, że jest dostępny w przyszłym tygodniu w celu wykonania pewnych prac. Tomek potwierdza, że jest dostępny, a Andy oddzwoni do niego z konkretnymi informacjami.
Ponieważ Andy jest stałym klientem, Tom zna już rodzaj pracy, która zostanie wykonana, więc zaczyna tworzyć projekt faktury, aby móc natychmiast wysłać ją do Sama, gdy ten oddzwoni, aby potwierdzić szczegóły.
Tworzenie faktur proforma i faktur wstępnych za pomocą oprogramowania do fakturowania
Korzystanie z oprogramowania do fakturowania może pomóc we wszystkich potrzebach związanych z fakturowaniem. Dzięki Debitoor możesz tworzyć faktury proforma, wstępne, wypełnione, oferty i raporty księgowe.
W ciągu zaledwie kilku kliknięć możesz stworzyć profesjonalny dokument, wysłać go do swojego klienta i zlecić mu zapłatę za pomocą różnych metod płatności.
Faktury pełne i proforma wymagają podania określonych informacji, takich jak dane firmy, dane klienta, data wystawienia faktury, sprzedawane produkty lub usługi, ilość i cena, ewentualny podatek VAT, termin płatności, warunki płatności (jeśli mają zastosowanie) oraz sumy.
Debitoor pozwala na zapisanie informacji o produktach i klientach, abyś mógł je szybko wybrać podczas tworzenia dokumentu. Możesz również wprowadzić dane swojej firmy i dostosować dokumenty tak, aby były unikalne dla Twojej firmy. Debitoor zadba o to, aby wszystkie wymagane informacje znalazły się na dokumencie.
Przykład faktury proforma utworzonej za pomocą programu do fakturowania Debitoor:
Z Debitoor możesz wysłać fakturę proforma do klienta, a po potwierdzeniu sprzedaży, wystawić pełną fakturę do zapłaty.
Możesz również w prosty sposób stworzyć projekt faktury do uzupełnienia w późniejszym czasie. Wszystko, co musisz zrobić, to utworzyć nową fakturę, wprowadzić informacje, które aktualnie posiadasz, a następnie kliknąć „Zapisz”. W ten sposób faktura zostanie zapisana na Twoim koncie, ale nie zostanie wysłana do klienta.
Możesz później edytować informacje i przekształcić je w fakturę proforma lub pełną fakturę do wysłania do klienta.
Jeśli chcesz utworzyć fakturę proforma lub wersję roboczą, wypróbuj 7-dniowy bezpłatny okres próbny.