Głównym celem faktury jest zapewnienie firmie i jej klientowi zapisu sprzedaży. Faktura służy ważnemu celowi w księgowości małych firm: faktura jest dowodem na to, że klient jest zobowiązany do zapłacenia Ci za Twoje usługi. Faktura stanowi pisemną weryfikację umowy o płatność pomiędzy firmą a klientem. Faktury określają warunki płatności i umożliwiają szybsze otrzymanie zapłaty za usługi.
Aby dowiedzieć się, jak tworzyć faktury i szybciej otrzymywać zapłatę, zapoznaj się z przewodnikiem krok po kroku po fakturowaniu dla małych firm.
Te tematy pomogą Ci lepiej zrozumieć cel faktur w księgowości małych firm:
Jaki jest cel faktury?
Do czego służy faktura?
Dlaczego potrzebna jest faktura?
Jaka jest różnica między fakturą a zamówieniem zakupu?
Jaki jest cel faktury?
Najpodstawowym celem faktury jest rejestracja sprzedaży, aby firma mogła otrzymać zapłatę od swoich klientów. Faktury służą jednak do innych ważnych celów, z których niektóre mogą nie być od razu oczywiste. Poniżej przedstawiamy najważniejsze cele, którym służą faktury:
Księgowość
Faktury rejestrują całą sprzedaż i są pomocne w prowadzeniu księgowości. Faktury stanowią dokumentację historii finansowej Twojej firmy. Śledzą one wszystkie przychody przychodzące do firmy poprzez sprzedaż i mogą pomóc w ocenie zysków i przepływu gotówki.
Zapisy podatkowe
Faktury sprzedaży stanowią dokumentację, która pomaga potwierdzić informacje, które wymieniasz w swoich zeznaniach podatkowych każdego roku. IRS zaleca, aby wszyscy właściciele małych firm prowadzili codzienne rejestry podsumowujące transakcje biznesowe, w tym faktury. Odwiedź stronę internetową IRS, aby uzyskać więcej szczegółów na temat zaleceń IRS dotyczących prowadzenia dokumentacji.
Ochrona prawna
Faktury pomagają chronić małe firmy przed fałszywymi pozwami sądowymi, ponieważ faktury zawierają szczegóły dotyczące usług świadczonych klientom oraz harmonogram wykonania pracy. Faktura stanowi również zapis kwoty, jaką klient zgodził się zapłacić za Twoje usługi, a podpisane faktury mogą służyć jako prawnie wiążące umowy.
Marketing
Rejestry Twoich faktur mogą pomóc Ci w opracowaniu strategii marketingowych Twojego biznesu. Możesz przeanalizować swoje faktury, aby zidentyfikować okresy największego zapotrzebowania na Twoje usługi, najpopularniejsze i najmniej popularne usługi, które oferujesz oraz inne trendy w Twojej działalności. Po zidentyfikowaniu tych trendów, możesz opracować inteligentne strategie marketingowe oparte na tych danych, aby rozwinąć swój biznes.
Śledzenie zapasów
Jeśli Twoja firma utrzymuje zapasy, faktury sprzedaży mogą pomóc Ci śledzić ilość posiadanych zapasów i przewidzieć, ile będziesz ich potrzebował w przyszłości, na podstawie przeszłej sprzedaży. Istnieje oprogramowanie, które może automatycznie śledzić zapasy na podstawie faktur lub możesz opracować własny system ręcznego śledzenia zapasów.
Do czego służy faktura?
Faktura jest używana do tworzenia umowy sprzedaży między firmą a klientem. W przypadku małych firm, faktury są używane, aby otrzymać zapłatę na czas za świadczone usługi, dając klientom dokument, który określa należną kwotę, warunki płatności, datę wymagalności faktury i wyszczególnienie wykonanych usług.
Profesjonalne faktury pomagają firmom szybciej otrzymać zapłatę za swoje usługi.
Dlaczego potrzebujesz faktury?
Biznesy muszą tworzyć faktury, aby zapewnić sobie zapłatę od swoich klientów. Faktury służą jako prawnie egzekwowalne umowy między firmą a jej klientami, ponieważ stanowią dokumentację świadczonych usług i należnej zapłaty.
Faktury pomagają również firmom śledzić sprzedaż i zarządzać finansami. Faktury dostarczają cennych danych dotyczących tego, jak zmienia się sprzedaż w czasie i mogą pomóc w tworzeniu dokładnych prognoz biznesowych. Faktury mogą również pomóc w określeniu średniego czasu oczekiwania na zapłatę od klientów, co może pomóc w zarządzaniu przepływem gotówki.
Jaka jest różnica między fakturą a zamówieniem zakupu?
Faktura to dokument, który firma wysyła do swoich klientów z prośbą o zapłatę za wykonane usługi. Właściciele firm zazwyczaj tworzą faktury po zakończeniu projektu, aby udokumentować pracę i zażądać zapłaty.
Zamówienie zakupu różni się od faktury: zamówienie zakupu jest dokumentem używanym przez nabywcę w celu zażądania towarów lub usług od firmy. Zamówienia zakupu są tworzone przed wystawieniem faktury i określają warunki przyszłej sprzedaży.