Niezależnie od tego, czy jest to korporacja, stowarzyszenie, czy spółka, regulamin jest najważniejszym dokumentem prawnym każdej organizacji,
Czym jest regulamin?
Były regulamin określa na piśmie codzienne zasady funkcjonowania organizacji i dostarcza wyczerpujących wytycznych, aby wszystko przebiegało bez zakłóceń.
Jeśli ktoś chciałby zobaczyć, jak jesteś zorganizowany lub jakich dokładnie obowiązków oczekuje Twoja organizacja od Zarządu, najlepiej byłoby, gdyby spojrzał na kopię Twojego regulaminu.
Ponieważ regulamin określa strukturę organizacji, powinien być dostosowany do każdej sytuacji.
Bylaws vs. Articles of Incorporation
Wielu biznesmenów myli regulamin organizacji z jej Articles of Incorporation.
W przeciwieństwie do regulaminu, który obejmuje takie tematy jak sposób wyboru zarządu i/lub dyrektorów, sposób prowadzenia zebrań oraz rodzaje i obowiązki dyrektorów, Articles of Incorporation określa podstawowy zarys firmy.
Artykuły założycielskie generalnie zawierają informacje takie jak imię i nazwisko osoby organizującej spółkę; liczba akcji, które spółka może wydać, jeśli dotyczy; nazwiska członków Rady Dyrektorów spółki; oraz lokalizacja spółki. Podobnie jak regulamin, Statut Spółki różni się w zależności od korporacji, ale nie zawiera szczegółów dotyczących działalności lub struktury korporacji, które są obsługiwane przez regulamin spółki.
Artykuł Spółki jest składany w urzędzie stanu, a jego zmiana kosztuje; regulamin może być zmieniony bezkosztowo przez głosowanie zarządu.
Co jest w regulaminie?
Każdy zestaw regulaminów będzie specyficzny dla każdej organizacji, ale podstawowe elementy regulaminów są następujące:
- Nazwa organizacji, cel i lokalizacja biura (biur)
- Członkowie
- Zarząd
- Komitety
- Oficerowie
- Spotkania
- Konflikt interesów
- Poprawianie statutu
Nazwa, Cel i lokalizacja
Jaka jest nazwa Twojej organizacji? Powinna być podana w regulaminie, podobnie jak cel organizacji. Zadaj sobie pytanie: „Jaki jest powód istnienia Twojej organizacji?”. Wreszcie, powinieneś podać konkretnie, gdzie znajduje się Twoje biuro(a).
Członkowie
Ta sekcja powinna szczegółowo opisywać różne aspekty członkostwa, w tym różne rodzaje członków, proces wyboru członków, prawa członków do głosowania oraz procedury dyscyplinowania i/lub usuwania członków. Jeśli nie ma członków, należy to zaznaczyć w tej sekcji.
Rada Dyrektorów
Rada Dyrektorów jest podstawowym organem zarządzającym organizacji. Ta sekcja powinna omawiać skład Zarządu, który może być określoną liczbą dyrektorów lub maksymalną lub minimalną liczbą dyrektorów. Również omówić, jak wakaty są wypełnione, czy są one wypełnione przez Zarząd lub przez członków. Wreszcie, regulamin powinien określać kwalifikacje do pełnienia funkcji dyrektora, obowiązki dyrektorów, długość kadencji dyrektora i możliwe klasy, w których są wybierani.
Komitety
W tej sekcji należy opisać wszystkie specjalne komitety, w tym ich tworzenie, sposób ich powoływania i ich konkretne obowiązki. Należy również omówić rolę i obowiązki „Komitetu Wykonawczego”, który zazwyczaj przedstawia zalecenia Zarządowi. Niektóre typowe komitety w organizacji to Komitet Audytu, Komitet Członkowski i Komitet Nominacyjny.
Oficerowie
Oficerowie są członkami Zarządu, którzy wykonują określone funkcje w Zarządzie (tj. Prezes, Wiceprezes, Sekretarz i Skarbnik). W tej sekcji należy omówić sposób wyboru urzędników, a także obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność każdego z nich. Również określone w regulaminie są procedury usuwania oficera i wypełniania wakujących stanowisk oficerskich. Zazwyczaj w tej sekcji jest nakreślony Komitet Nominacyjny, który rekomenduje nominacje do Zarządu. Długość kadencji oficerów jest również określona w tej części regulaminu.
Spotkania
Wszystkie roczne, regularne lub specjalne spotkania muszą być omówione w regulaminie. Obejmuje to czas i miejsce spotkań, wymagania dotyczące powiadamiania Zarządu, komitetów i/lub członków, zastrzeżenia dotyczące frekwencji i, co najważniejsze, ilu członków Zarządu jest potrzebnych do uzyskania kworum (liczba dyrektorów potrzebna do głosowania nad sprawami pod ręką).
Konflikt interesów
Ważne jest, aby organizacja posiadała Przepis o konflikcie interesów w swoim regulaminie. To chroni ją przed karami IRS, które mogą wystąpić, jeśli IRS stwierdzi, że organizacja zapewnia nieuczciwe korzyści dyrektorom, członkom lub innym osobom. Na przykład, dyrektor nie powinien mieć prawa do głosowania w sprawie, w której może mieć bezpośredni interes finansowy. Jeśli taki konflikt może wystąpić, dyrektor powinien natychmiast ujawnić ten konflikt, aby zostać odsuniętym od głosowania.
Wprowadzanie poprawek do statutu
Statut powinien zawierać szczegółowe zasady dotyczące tego, w jaki sposób można wprowadzać do niego poprawki. Powinien również określać, kto może rekomendować poprawki i jak te poprawki będą głosowane. Ważne jest, aby regulamin był aktualny i dokładnie reprezentował organizację i jej członków. Dlatego też regulamin powinien być zmieniany co pięć lat, aby był zgodny z najbardziej aktualnymi zasadami i przepisami.
Każdy członek, dyrektor i członek zarządu powinien otrzymać kopię regulaminu i powinien być zachęcany do jego przeczytania i zrozumienia. Aby uzyskać więcej informacji na temat struktury poszczególnych regulaminów organizacji, należy skonsultować się z prawnikiem.