Zaliczki (a.k.a. przedpłaty) reprezentują płatności dokonane na poczet wydatków, które nie zostały jeszcze poniesione.
Innymi słowy, są to „zaliczkowe płatności” dokonywane przez firmę na poczet dostaw, czynszu, usług komunalnych i innych, które dopiero zostaną zużyte. W związku z tym zalicza się je do aktywów przedsiębiorstwa.
Koszty są ujmowane w momencie ich poniesienia, niezależnie od terminu zapłaty. Wydatki uważa się za poniesione, gdy zostały zużyte, wykorzystane lub wygasły.
Ponieważ przedpłaty nie zostały jeszcze poniesione, nie są one ujmowane jako koszty. Są one raczej klasyfikowane jako aktywa obrotowe, ponieważ są łatwo dostępne do użycia.
Zaliczki mogą wymagać korekty na koniec okresu rozliczeniowego. Zapis korygujący czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów zależy od zapisu księgowego dokonanego w momencie ich początkowego ujęcia.
Istnieją dwa sposoby ewidencjonowania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów: (1) metoda aktywów oraz (2) metoda kosztów.
Metoda aktywów
Przy metodzie aktywów rachunek kosztów przedpłaconych (składnik aktywów) jest rejestrowany w momencie zapłaty kwoty. Do kont wydatków opłaconych z góry zalicza się: Materiały biurowe, Przedpłacony czynsz, Przedpłacone ubezpieczenie i inne.
W jednej z naszych poprzednich ilustracji (jeśli śledziłeś naszą kompleksową ilustrację dla Gray Electronic Repair Services), dokonaliśmy tego wpisu w celu zarejestrowania zakupu materiałów eksploatacyjnych:
| Dec | 7 | Dostawy serwisowe | 1,500.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Kasa | 1,500.00 |
Zauważ, że kwota ta nie została jeszcze poniesiona, a zatem właściwe jest zarejestrowanie jej jako składnika aktywów.
Załóżmy, że na koniec miesiąca 60% dostaw zostało zużytych. W związku z tym, z 1500 USD, 900 USD zostało zużyte, a 600 USD pozostało niewykorzystane. Kwota 900 USD musi zostać ujęta jako koszt, ponieważ została już wykorzystana.
Przy sporządzaniu zapisu korygującego naszym celem jest przeniesienie zużytej części z początkowo ujętego składnika aktywów do kosztów – tak, abyśmy uzyskali odpowiednie salda przedstawione na powyższej ilustracji.
Zapis korygujący będzie obejmował: (1) ujęcie kosztu oraz (2) zmniejszenie początkowo ujętego składnika aktywów (ponieważ jego część została już wykorzystana). Zapisem korygującym będzie:
| Dec | 31 | Wydatki na materiały eksploatacyjne | 900.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Service Supplies | 900.00 |
Konto „Service Supplies Expense” jest kontem kosztów, natomiast „Service Supplies” jest kontem aktywów. Po dokonaniu zapisu saldo niewykorzystanych materiałów eksploatacyjnych wynosi teraz 600 USD (1500 USD debetu i 900 USD kredytu). Saldo wydatków na materiały eksploatacyjne wynosi teraz 900 dolarów. Teraz osiągnęliśmy nasz cel.
Metoda kosztowa
Przy metodzie kosztowej księgowy początkowo zapisuje całą płatność jako koszt. Gdyby zastosowano metodę kosztową, zapis wyglądałby następująco:
| Dec | 7 | Wydatki na materiały eksploatacyjne | 1,500.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Kasa | 1,500.00 |
Zauważ, że cała kwota została początkowo wydatkowana. Gdyby wykorzystano 60%, wówczas zapis korygujący na koniec miesiąca brzmiałby:
| Dec | 31 | Dostawy serwisowe | 600.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Service Supplies Expense | 600.00 |
Tym razem Service Supplies jest obciążone kwotą 600 USD (niewykorzystana część). Następnie wydatki na materiały eksploatacyjne są kredytowane, co zmniejsza ich saldo. Service Supplies Expense wynosi teraz 900 USD (1500 USD debetu i 600 USD kredytu).
Zauważ, że salda wynikowe kont w obu metodach są takie same (Cash paid: 1500 USD; Service Supplies Expense: 900 USD; i Service Supplies: 600 USD).
Inny przykład
GVG Company nabyła półroczną ochronę ubezpieczeniową dla swoich nieruchomości 1 września 2019 r. za łączną kwotę 6 000 USD.
Poddając się metodzie aktywów, początkowy wpis wyniósłby:
| Sep | 1 | Przedpłacone ubezpieczenie | 6,000.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Kasa | 6,000.00 |
W dniu 31 grudnia 2019 roku, czyli na koniec okresu rozliczeniowego, część przedpłaconego ubezpieczenia już wygasła (w związku z tym poniesiono koszt). Część, która wygasła, to ubezpieczenie od września do grudnia. W związku z tym powinniśmy dokonać następującego zapisu korygującego:
| Dec | 31 | Koszty ubezpieczenia | 4,000.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Zaliczka na ubezpieczenie | 4,000.00 |
Z łącznego sześciomiesięcznego ubezpieczenia wynoszącego 6.000 USD (1.000 USD miesięcznie), ubezpieczenie za 4 miesiące już wygasło. W powyższym zapisie faktycznie przenosimy 4 000 USD z aktywów na konto kosztów (tj. z konta przedpłaconych ubezpieczeń na konto kosztów ubezpieczeń).
Gdyby spółka skorzystała z metody kosztowej, początkowy zapis brzmiałby:
| Sep | 1 | Koszty ubezpieczenia | 6,000.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Kasa | 6,000.00 |
W tym przypadku musimy zmniejszyć Insurance Expense o 2 000 USD, ponieważ ta część nie została jeszcze poniesiona (nie została wykorzystana/nie wygasła). Pozycja Insurance Expense będzie miała wtedy saldo w wysokości 4 000 USD. Kwotę usuniętą z kosztu należy przenieść do pozycji Przedpłacone ubezpieczenie. Zapisem korygującym byłoby:
| Dec | 31 | Opłacone ubezpieczenie | 2,000.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Koszty ubezpieczenia | 2,000.00 |
Wniosek
To, co tak naprawdę tutaj robimy, to upewnienie się, że poniesiona (zużyta/wygasła) część jest ujęta w kosztach, a niewykorzystana część w aktywach. Zapis korygujący zawsze będzie zależał od metody użytej przy początkowym zapisie.
Jeśli masz trudności ze zrozumieniem tego tematu, proponuję, abyś jeszcze raz przejrzał i przestudiował lekcję. Czasami naprawdę potrzeba trochę czasu, aby zrozumieć tę koncepcję. Sporządzanie zapisów korygujących jest jednym z najtrudniejszych (ale ważnych) tematów dla początkujących.