Easier Ways to Pay
Felieton o świecie nie bije ścieżkę do drzwi wydaje się być podwójnie prawdziwe, gdy jest to dotyczące ludzi, którzy są winni ci pieniądze. Rzeczywistość jest taka, że jeśli nie wyśledzisz płatności za usługę lub produkt, to Twoi klienci najprawdopodobniej nie będą się spieszyć, aby przelać je na widelec na własną rękę. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku właścicieli mniejszych firm lub freelancerów. Na szczęście świetne rozwiązania do fakturowania i rozliczania mogą wyeliminować wiele problemów związanych z procesem rozliczania, dając Ci więcej możliwości otrzymywania płatności i przyspieszając realizację zadań. Ten rodzaj oprogramowania pomaga dodać więcej elektronicznych kanałów płatności i sieci płatności mobilnych, które mogą sprawić, że płacenie będzie szybsze i łatwiejsze dla klientów. Inne produkty specjalizują się w pomocy w prowadzeniu rozliczeń i fakturowaniu zadań.
Rodzaj prowadzonej działalności, jak również klienci, których posiadasz, mają wpływ na wybór rozwiązania do fakturowania i rozliczania. Działalność detaliczna opiera się na płatnościach gotówkowych i kredytowych, natomiast firmy usługowe i freelancerzy mają szczególne potrzeby i mogą pracować z rozwiązaniami płatności online. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw (SMB) umiejętność profesjonalnego przedstawienia świadczonych usług oraz opcji i terminów płatności ma kluczowe znaczenie dla szybszego uzyskania zapłaty. Możliwość żonglowania informacjami podatkowymi, tworzenia paragonów, kont wydatków, jak również automatyzacji powiadomień, są cennymi cechami dla małych i średnich firm.
To jest, gdzie oprogramowanie do fakturowania przychodzi w. To oprogramowanie daje środki do śledzenia sprzedaży lub usług świadczonych, kto był rozliczany, opłaty lub opłaty stosowane, a kiedy płatność została otrzymana (lub kiedy miał być otrzymany, ale nie był). Daje to również ścieżkę danych do rejestrowania wszystkich tych danych w innych systemach księgowych i rachunkowych. W terminologii księgowej, ten przepływ pracy jest częścią Accounts Receivable. I choć wiele mniejszych firm nadal prowadzi tego rodzaju dokumentację i przygotowuje faktury za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstu, istnieje wiele specjalistycznych aplikacji, które pozwalają wykonać to zadanie szybciej, łatwiej i przy znacznie mniejszym wysiłku. Co najlepsze, wiele z nich jest niedrogich lub nawet darmowych.
W naszych recenzjach przeanalizowaliśmy samodzielne systemy do fakturowania i rozliczania. Przyjrzeliśmy się również bliżej możliwościom rozliczeniowym niektórych bardziej kompleksowych systemów księgowych, w których proces fakturowania jest tylko częścią. Systemy te zawierają również dane dotyczące zakupów biznesowych, zarządzania zapasami oraz księgowości księgi głównej. Wszystkie systemy billingowe i księgowe, które sprawdziliśmy, są dostarczane jako oprogramowanie jako usługa (SaaS) aplikacje, które znajdują się w chmurze, a nie lokalnie zainstalowane. Dlatego wszystko, czego potrzebujesz, to przeglądarka internetowa i już jesteś w biznesie.
Więcej niż tylko wysyłanie rachunków
Wiele z systemów billingowych, które sprawdziliśmy, pozwala wprowadzić i zarejestrować początkową transakcję sprzedaży, co jest dobrym miejscem do rozpoczęcia procesu rozliczania. W terminologii księgowej, nazywa się to „Sales Order Entry” lub po prostu Order Entry. Nawet jeśli szukasz tylko wysłać rachunek i otrzymać płatność, nadal trzeba spojrzeć na części Order Entry systemu i określić, jak to będzie działać z rodzaju działalności jesteś operating.
Większość pełnowartościowych systemów księgowych i wiele systemów rozliczeniowych mają „Zamówienie Wprowadzenie sprzedaży” front-end, gdzie można wprowadzić pozycje lub usługi, dla których chcesz rachunek. W przeważającej części, te pozycje lub usługi muszą być zdefiniowane przed użyciem frontu sprzedaży. Z większości systemów księgowych, Sprzedaż integruje się z zapasów tak, że będzie to punkt, w którym pozycje i ceny są zdefiniowane. Z prostszym systemem rozliczeniowym, będziesz musiał stworzyć te pozycje, opisy i ceny jako oddzielny proces. Podatki, takie jak podatek od sprzedaży lub podatek od wartości dodanej (VAT), to kolejne miejsce, w którym systemy zorientowane na fakturowanie różnią się od bardziej solidnych systemów księgowych. Wiele systemów księgowych udostępnia tabele podatkowe, które automatycznie obliczają wymagany podatek od sprzedaży, lub integrują się z aplikacją do obsługi podatków, taką jak AvaTax firmy Avalara. Jednakże, wiele systemów rozliczeniowych pomija takie udogodnienia i wymaga od Ciebie wprowadzenia stawki podatku od sprzedaży na każdej indywidualnej transakcji sprzedaży.
Faktyczne tworzenie rachunku jest kolejną kwestią. Wiele z aplikacji billingowych i podsystemów, które zbadaliśmy, pozwala na tworzenie rachunków w locie za pomocą aplikacji mobilnej. Jest to świetna funkcja, jeśli chcesz być w stanie utworzyć rachunek w momencie sprzedaży lub natychmiast, gdy usługa jest świadczona, gdy jesteś w lokalizacji klienta. Możliwość wysłania tego rachunku lub faktury pocztą elektroniczną jest kolejną pożądaną cechą dla wielu użytkowników, podobnie jak automatyczne tworzenie rachunków za powtarzające się opłaty co miesiąc lub zgodnie z innym regularnym okresem czasu.
Wiele z aplikacji, którym się przyjrzeliśmy, zawierało również bardziej zaawansowane możliwości, które mogą mieć zastosowanie w Twojej konkretnej operacji. Obejmują one zdolność do obsługi wielu walut dla tych firm, które działają w więcej niż jednym kraju, lub pop-up timerów, jeśli rachunek przez godzinę. Pamiętaj jednak, że przyjrzeliśmy się aplikacjom do wystawiania faktur i rachunków, a nie oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy lub wydatków, z których każda ma inną grupę docelową.
Coś jeszcze należy pamiętać, że chociaż terminy „faktura” i „oświadczenie” są używane zamiennie od czasu do czasu, w rzeczywistości nie są to te same rzeczy. Faktura może zawierać wiele wyszczególnionych opłat i usług, ale odnosi się do pojedynczej sprzedaży. Wyciąg z konta natomiast wyszczególnia zaległe, bieżące i historyczne opłaty za faktury i transakcje płatnicze. Oświadczenie daje status konta klienta na koniec okresu rozliczeniowego lub, z niektórych aplikacji rozliczeniowych i księgowych, na żądanie.
Śledzenie przepływu środków pieniężnych
Kolejnym obszarem, który jest ważny do rozważenia przy wyborze oprogramowania do fakturowania jest sposób, w jaki otrzymasz zapłatę. Przez wiele lat, przyjmowanie gotówki lub czeków było jedyną alternatywą, zwłaszcza dla małych firm. To jest daleko od prawdy w dzisiejszych czasach. Szczególnie karty kredytowe są uważane za obowiązkową opcję płatności, nawet dla małych firm. Na szczęście, platformy rozliczeniowe posiadają możliwość akceptacji kart kredytowych. Zawsze jest za to opłata, która zwykle jest procentem od transakcji, jak również za transakcję lub opłatę miesięczną. Będziesz musiał przeczytać ten drobny druk uważnie, ponieważ opłata ta może być na szczycie opłaty procentowej pobieranej przez rzeczywistego procesora karty kredytowej. Musisz zdecydować, czy tego rodzaju opłata jest warta zachodu. W wielu przypadkach, mając dostęp do płatności mniej lub bardziej natychmiast jest warte opłaty, która jest odliczane od dochodu jako koszt działalności w każdym przypadku. Niektórzy dostawcy oprogramowania mogą również udostępnić portal klienta, na którym klienci mogą płacić swoje faktury elektronicznie za pomocą przelewu bankowego lub transakcji Automatycznej Izby Rozliczeniowej (ACH). Ponownie, często pobierana jest za to opłata. Jednak, podobnie jak w przypadku karty kredytowej, opłata ta jest kosztem biznesowym i może być opłacalna przy zmniejszaniu lub eliminowaniu należności.
Na koniec pozostaje raportowanie. Dobre możliwości raportowania są zawsze czymś, czego należy szukać i oprogramowanie do fakturowania nie jest wyjątkiem. Większość użytkowników, zwłaszcza mniejszych firm, nie będzie potrzebować dziesiątki raportów. Ale będziesz chciał wiedzieć, które rachunki są zaległe i jak długo są one zaległe. Będziesz także chciał być w stanie zobaczyć swój przepływ dochodów w dowolnym momencie w czasie. Będziesz chciał mieć możliwość wysyłania klientom powiadomień i przypomnień o zaległościach w razie potrzeby. Efektywne zarządzanie przepływem gotówki jest głównym powodem korzystania z aplikacji do fakturowania.
Ostatni, ale nie najmniej ważny, i związany z raportowaniem, jest możliwość zintegrowania systemu rozliczeniowego z systemem księgowym back-end. W dzisiejszych czasach istnieje duża konkurencja dla Intuit Quickbooks, więc nawet małe firmy muszą mieć pewność, że ich system fakturowania i system księgowy mogą skutecznie rozmawiać ze sobą. Jeśli nie, to te firmy mogą skończyć robiąc wiele niepotrzebnych ręcznych wpisów.
Aplikacje, które testowaliśmy mogą zapewnić wiele opcji dla szablonów faktur. Dostosowanie do potrzeb klienta polega na dodaniu loga firmy, specyficznej czcionki lub znaku firmowego, a także na zdefiniowaniu pól, które będą odpowiadać potrzebom Twojej firmy i Twojego klienta.