Confidentiality in the workplace: what you need to know
Jeśli udzielasz porad klientom lub pacjentom, wiesz, że ochrona poufnych i osobistych informacji ma kluczowe znaczenie. Ale czy wiesz, co jest uznawane za naruszenie poufności i co zrobić, jeśli do niego dojdzie?
Od tego, jak chronić informacje poufne, do tego, jak wygląda naruszenie poufności w różnych zawodach, oto co musisz wiedzieć o poufności w miejscu pracy.
Co to jest naruszenie poufności?
W skrócie, naruszenie poufności to ujawnienie komuś informacji bez zgody osoby, która jest jej właścicielem. Innymi słowy, brak poszanowania prywatności danej osoby lub zaufania, w jakim przekazała Ci informacje lub dane, poprzez przekazanie ich komuś innemu.
Dlaczego poufność jest ważna?
Ochrona informacji poufnych jest niezwykle istotna. Jeśli zajmujesz stanowisko, na którym masz dostęp do tego typu danych lub otrzymujesz je w pracy, Twoja kariera zależy od umiejętności zachowania poufności danych pacjenta lub klienta. Jeśli tego nie zrobisz, możesz stracić zaufanie i uczciwość w oczach swoich obecnych (i potencjalnych przyszłych) klientów, którzy mogą rozwiązać z Tobą umowę i podjąć przeciwko Tobie działania prawne.
Tajemnica terapeuty/pacjenta
Niespodziewanie, tajemnica pacjenta jest bardzo ważna dla terapeutów i doradców. Stanowi ona część terapeutycznej ramy odpowiednich granic, która tworzy bezpieczną przestrzeń dla powstania dobrej relacji roboczej.
Oto kilka przykładów sposobów, w jakie można nieumyślnie naruszyć poufność pacjenta/terapeuty:
- Podzielenie się poufnymi informacjami o kliencie z członkiem rodziny lub przyjacielem
- Rozmawianie o poufnych informacjach w miejscu, w którym możesz zostać podsłuchany
- Zostawienie komputera zawierającego poufne informacje otwartego dla innych
- Podtrzymywanie współpracy z klientem, gdy istnieje konflikt interesów (np, znają jednego z członków Twojej rodziny lub przyjaciół)
- Gdy zgoda na udostępnienie informacji jest udzielona, ale nie jest konkretna, może to powodować zamieszanie i skutkować potencjalnym naruszeniem (na przykład pacjent może wyrazić zgodę na udostępnienie swoich informacji nauczycielowi, ale nie lekarzowi rodzinnemu)
Poufność księgowego/klienta
Konsultanci księgowi mają obowiązek działać w najlepszym interesie swoich klientów. Jako księgowy, jesteś zobowiązany do przestrzegania kodeksów postępowania przy przetwarzaniu informacji poufnych, co oznacza, że klienci często mówią otwarcie i ujawniają Ci informacje, które mogłyby zaszkodzić ich działalności, gdyby dostały się w niepowołane ręce.
Oto kilka sposobów, w jaki możesz złamać zasady poufności w relacjach klient-księgowy:
- Podzielenie się informacjami o kliencie ze stroną trzecią bez pozwolenia lub upoważnienia
- Użycie poufnych informacji dla własnych (lub cudzych) korzyści
- Pozostawienie osobistych lub wrażliwych informacji dostępnych dla innych (na przykład na niezabezpieczonym komputerze lub urządzeniu mobilnym)
Poufność konsultanta HR/klienta
Jako konsultant HR, zachowanie poufności podczas pracy z klientem jest niezbędne do budowania integralności z liderami biznesowymi i zarządem. Klienci muszą być w stanie zaufać Ci, że będziesz otwarcie dzielić się informacjami, które są Ci potrzebne do wykonywania pracy.Oto kilka przykładów naruszenia poufności, z jakimi możesz się spotkać:
- Zapisywanie poufnych informacji na niezabezpieczonym komputerze, który pozostawia te dane dostępne dla innych
- Podzielenie się danymi osobowymi pracowników, takimi jak szczegóły listy płac, dane bankowe, adresy domowe i dokumentacja medyczna
- Używanie materiałów lub udostępnianie informacji należących do jednego pracownika dla innego bez jego zgody, jak prezentacje PowerPoint
- Ujawnianie informacji, które nie mają charakteru osobistego, jak przecieki o zwolnieniach, nowych produktach lub fuzjach
Złamanie poufności – czy jest kiedykolwiek uzasadnione?
Istnieje niewielka liczba przypadków, w których złamanie poufności może być w porządku. Oto niektóre z nich:
- Jeśli istnieje znaczące ryzyko, że klient wyrządzi krzywdę sobie lub komuś innemu, szczególnie jeśli w sprawę zaangażowane jest dziecko lub osoba bezbronna
- Gdy udostępnienie informacji jest wymagane do zachowania zgodności z prawem. Jeśli wyszło na jaw, że firma Twojego klienta łamie prawo, w zależności od okoliczności, możesz mieć obowiązek zgłoszenia tego faktu lub ryzykować, że zostaniesz uznany za współwinnego przez skojarzenie
- Jeśli sprawa wchodzi w zakres Ustawy o ujawnianiu informacji publicznych z 1998 r. („Whistleblowing”). Ściśle mówiąc, przepisy te mają na celu ochronę pracowników. Ale jeśli sprawa jest wystarczająco poważna i/lub naruszenie poufności leży w interesie publicznym, prawo to może również chronić konsultantów
Jak chronić informacje poufne w miejscu pracy
Jest kilka kroków, które możesz podjąć, aby chronić siebie i swoje środki do życia przed naruszeniami:
- Wcześniej porozmawiaj ze swoim klientem o tym, do jakich informacji będziesz miał dostęp (jeśli jest to firma), jak będą one wykorzystywane i kiedy (jeśli w ogóle) będziesz musiał złamać zasadę poufności i udostępnić jego dane. Przydatna jest tu pisemna umowa lub porozumienie
- Traktuj dane osobowe bardzo ostrożnie. Nie przechowuj informacji dłużej niż jest to konieczne i upewnij się, że Twój komputer jest bezpieczny i zgodny z przepisami (na przykład, że posiada odpowiednie oprogramowanie zabezpieczające)
- Brzmi to jak oczywistość, ale nie rozmawiaj o poufnych informacjach dotyczących klientów poza Twoją praktyką zawodową. Jeżeli uzyskasz pozwolenie na udostępnianie informacji wrażliwych lub poufnych, upewnij się, że zarówno Ty, jak i Twój klient/pacjent macie całkowitą jasność co do tego, komu i w jakich okolicznościach wolno je udostępniać
Uważam, że naruszyłem poufność – co teraz?
Mimo najlepszych starań, czasami naruszenia mogą się zdarzyć. Kiedy już do nich dojdzie, najlepiej być uczciwym, więc szybko się z nich wytłumacz. Jeśli pracujesz z klientem biznesowym, poinformuj o tym jego wewnętrznego specjalistę ds. zgodności z przepisami (lub jego odpowiednika). Jeśli naruszenie dotyczy pacjenta, zwróć się o poradę do swojego organu akredytującego – np. UKCP i/lub BACP. Należy również skontaktować się z własnym przedstawicielem prawnym i poinformować swojego dostawcę ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu.
Ubezpieczenie Małej Firmy
- Share
- Tweet
- Share
Last Updated: 24 Feb 2021