Heading

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, jednoosobową działalność gospodarczą, czy jesteś freelancerem, otrzymywanie płatności na czas ma ogromne znaczenie dla zachowania płynności finansowej. Posiadanie systemu i procesu fakturowania pozwala utrzymać porządek na kontach i szybciej otrzymywać płatności.

Jeśli dopiero zaczynasz fakturować lub chcesz odświeżyć swój system fakturowania, pierwszym miejscem, od którego powinieneś zacząć, jest sama faktura. Dokument faktury jest najważniejszym dokumentem w całym procesie. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, faktura musi zawierać kluczowe dane, które pomogą w prowadzeniu ewidencji projektów, terminów, wpływów i wypłat.

Aby mieć pewność, że Twoje faktury zawierają właściwe informacje i wyglądają profesjonalnie (oraz aby zaoszczędzić czas), powinieneś skorzystać z bezpłatnego szablonu faktury lub oprogramowania do fakturowania online, takiego jak Square Invoices.

Przygotowaliśmy wzory faktur i wskazówki dotyczące tworzenia różnych typów faktur, abyś mógł dostosować te szablony do potrzeb swojej firmy.

Podstawowy przykład pustej faktury

Ta pierwsza próbka faktury pokazuje, jak może wyglądać podstawowa faktura. Możesz zawrzeć w niej dowolne informacje, które pozwolą Ci zachować porządek, ale jako minimum, wszystkie faktury powinny zawierać:

• Numer faktury
• Nazwisko Twojej firmy i dane kontaktowe
• Informacje rozliczeniowe Twojego klienta
• Opis towarów lub usług
• Datę płatności (abyś otrzymał zapłatę na czas)
• Podatek od sprzedaży, jeśli dotyczy

Przykładowa faktura dla freelancerów

Oprócz powyższych informacji, freelancerzy powinni wyszczególnić szczegóły dotyczące projektów, nad którymi pracują. Jeśli jesteś freelancerem, powinieneś:

• Wyszczególnić swoją pracę według projektów lub według godzin (lub obu)
• Wyszczególnić wszelkie oprogramowanie lub opłaty licencyjne, które poniosłeś podczas pracy nad swoimi projektami (dla projektanta, może to być licencjonowanie czcionek lub obrazów)
• Rozważ dodanie wiersza z napiwkiem, jeśli w Twojej branży jest zwyczaj dawania napiwków
• Zapisz wyraźnie, kiedy klient otrzyma ostateczną wersję pracy i w jakim terminie(ach) należy się zapłata

Przykładowa faktura za pracę kontraktową

Podobnie jak w przypadku faktur dla freelancerów, faktura za pracę kontraktową musi zawierać szczegóły umowy, na którą się zgodziliście. Pamiętaj więc, aby:

• Wyraźnie wyszczególnić wszystkie projekty i zadania, na które się zgodziłeś
• Wyszczególnić również koszt wszelkich towarów, narzędzi, lub licencji, których używasz do realizacji projektów
• Pamiętaj, aby dodać linię podatku od sprzedaży do swojej faktury końcowej (praca na umowę jest zazwyczaj opodatkowana)

Przykładowa faktura za usługi profesjonalne

Branże usługowe mają wiele problemów z obciążeniami zwrotnymi, ponieważ trudno jest określić, kiedy usługa została zakończona lub czy została wykonana w sposób zadowalający. Faktury mogą wiele zdziałać w walce z obciążeniami zwrotnymi poprzez:

• Wyświetlanie stawki godzinowej
• Wyraźne wyszczególnienie terminu, w którym usługa zostanie dostarczona (jeśli w przyszłości) lub daty, w której usługa została wykonana (jeśli w przeszłości)
• Używanie sekcji uwag do wymienienia warunków

Przykład fakturowania hurtowego

Jeśli prowadzisz działalność hurtową – np, jeśli tworzysz produkty kosmetyczne, które sprzedajesz do sklepów detalicznych – faktura dostosowana do Twojej działalności jest ważna, aby śledzić duże transakcje.

Faktury hurtowe powinny zawierać cenę regularną Twoich produktów, rabat hurtowy i wreszcie cenę hurtową, którą obciążany jest Twój klient. Ostatnie badanie wykazało, że rabaty i oferty były wymieniane jako główny powód lojalności wobec marki, więc pokazanie rabatu na fakturze jest skuteczną taktyką marketingową.

Przykład faktury ryczałtowej

Faktury ryczałtowe są używane, gdy oferujesz jedną stawkę za wiele produktów lub usług. Faktury ryczałtowe są idealne dla pakietów zajęć w studiu jogi/fitness lub projektów ryczałtowych.

Jeśli oferujesz pakiety za dużą sumę, upewnij się, że wyraźnie opisujesz pakiet lub kwotę ryczałtową w części szczegółowej na formularzu faktury. Należy również pamiętać, że wiele faktur ryczałtowych zawiera podatek, więc nie ma potrzeby dodawania dodatkowego podatku (jak na zdjęciu).