Jest też szablon planu komunikacji, który możesz wykorzystać do stworzenia własnego planu komunikacji projektowej.
Korzyści z planów komunikacji projektowej
Podstwą planów komunikacji projektowej jest ułatwienie skutecznej komunikacji. Sprawią, że Twoje projekty będą przebiegać płynniej i pomogą Ci uniknąć niepowodzenia projektu. Inne ważne korzyści obejmują ustalanie i zarządzanie oczekiwaniami, lepsze zarządzanie interesariuszami oraz pomoc w procesie planowania projektu.
Ustalanie i zarządzanie oczekiwaniami
Komunikacja projektowa jest ulicą dwukierunkową. Podobnie jak w przypadku planowania projektu, oczekiwania muszą zostać ustalone, a zarówno zespół projektowy, jak i interesariusze klienta muszą wywiązać się ze swoich obowiązków, aby komunikacja przebiegała sprawnie.
Podczas gdy projekt nie rozpocząłby się bez planu projektu, plany komunikacji projektowej nie są tak chętnie omawiane, a powinny.
Pozwalając klientowi dowiedzieć się na wczesnym etapie procesu projektowego, czego może się spodziewać, nadajesz ton całemu projektowi. Pomocne jest również, aby klient wiedział z wyprzedzeniem, czego będziesz od niego wymagał, aby był przygotowany, gdy nadejdzie czas.
Zarządzanie interesariuszami i klientem
Przez cały czas trwania projektu, skuteczna komunikacja na temat dostosowania się do celów i kamieni milowych, a następnie ponowne dostosowanie się do nich w miarę zmian w projekcie, są kluczowe dla kupna przez interesariuszy i przejrzystości statusu projektu.
Komunikacja jest krytyczna dla utrzymania dobrych relacji z klientem, a plan komunikacji w projekcie może pomóc w utrzymaniu wspólnego zrozumienia tego, co się dzieje i co powinno się dziać w trakcie projektu.
Planowanie projektu
Plan komunikacji w zarządzaniu projektem określa, w jaki sposób krytyczne informacje będą dostarczane w trakcie projektu, przez kogo i z jaką częstotliwością. Podczas planowania projektu należy również planować komunikację.
Nie wszystkie projekty są sobie równe, dlatego też plan komunikacji w projekcie jest unikalny dla danego projektu – dlatego też warto o nim pomyśleć podczas tworzenia planu projektu po jego rozpoczęciu.
Duże projekty mają inne potrzeby komunikacyjne niż małe, to samo dotyczy projektów z zespołami interesariuszy i pojedynczymi osobami kontaktowymi.
Projekty o różnych celach, budżetach, harmonogramach, a nawet produktach wymagają komunikacji dostosowanej do tych potrzeb – i o tym należy pamiętać, tworząc plan komunikacji w projekcie.
Co należy uwzględnić w planach komunikacji
Pomimo, że specyfika planu komunikacji będzie się różnić w zależności od rodzaju i zakresu projektu, istnieje kilka kluczowych elementów, które należy uwzględnić w każdym tworzonym planie komunikacji w projekcie:
Kluczowi interesariusze: Odnotuj wszystkich kluczowych interesariuszy, w tym główny kontakt z klientem. Uwzględnij informacje kontaktowe, takie jak numery telefonów i e-maile, aby każdy, kto ma dostęp do planu komunikacji, mógł znaleźć te informacje.
Członkowie zespołu: Uwzględnij głównych członków zespołu z Twojego projektu wraz z ich rolami. Jest to przydatne dla osób nowych lub nieobeznanych z projektem. Wymień, kto z Twojego zespołu jest zaangażowany w komunikację wyników, prowadzenie dyskusji strategicznych lub jak będziesz prowadzić rozmowy techniczne pomiędzy interesariuszami a Twoim zespołem.
Metody komunikacji: Przedstaw główne metody komunikacji i różne kanały, których będziesz używał do kontaktu z interesariuszami, takie jak e-mail, rozmowy telefoniczne, spotkania osobiste, spotkania wideo, Slack, media społecznościowe lub inne. Dołącz notatki na temat preferowanych kanałów przez interesariuszy.
Typ komunikacji: Uwzględnij typy komunikacji, sposób, w jaki komunikacja będzie udostępniana, co będzie w niej zawarte i z kim będzie się ona odbywać. Na przykład, możesz dostarczać klientowi cotygodniowe raporty o stanie projektu. Zastanów się, w jaki sposób będziesz je przekazywać, komu będą one przekazywane i jakie informacje muszą się w nich znaleźć.
Styl komunikacji: Można to podzielić według interesariuszy i metod komunikacji. Czy dany interesariusz preferuje wyłącznie formalną komunikację, czy też może być nieco bardziej swobodny w swoim tonie?
Harmonogram spotkań: Chociaż możesz go dostosować w miarę potrzeb w trakcie trwania projektu, posiadanie wstępnego pomysłu na to, jak często będziesz spotykać się z interesariuszami jest pomocne. W zależności od zakresu projektu, możesz również określić, jak często będziesz wysyłał e-maile do klienta. W harmonogramie spotkań uwzględnij również spotkania zespołów wewnętrznych.
Kluczowe komunikaty: Dla każdego z interesariuszy określ kluczową wiadomość lub informację, która będzie musiała być z nimi przekazywana w trakcie trwania projektu. Obejmuje to również wszelkie informacje lub informacje zwrotne, których będziesz od nich potrzebował.
Cele komunikacyjne: Plan komunikacji, który zawiera cele komunikacyjne, może pomóc w podjęciu decyzji w oparciu o to, co chcesz osiągnąć.