Decydowanie pomiędzy rachunkowością kasową a rachunkowością memoriałową może być trudną decyzją, kiedy po raz pierwszy rozpoczynasz swoją działalność. Każda z nich oferuje inny punkt widzenia na kondycję finansową firmy.
Wiele firm może wybrać metodę, którą chce stosować w zależności od potrzeb swojej działalności. Prawdziwa różnica między tymi dwoma jest czas, kiedy firma rozlicza się z wydatków i dochodów uzyskanych. Przedyskutujmy, co każda z nich oferuje przedsiębiorstwu.
Czym jest metoda kasowa?
Księgowość kasowa opiera się na działalności gotówkowej Twojej firmy. Śledzi ona, kiedy gotówka wpływa i kiedy wypływa. Można o niej myśleć podobnie jak o książeczce czekowej – na koniec miesiąca bilansujemy wszystko, aby sprawdzić, ile gotówki mamy w banku.
Księgowość kasowa jest najprostszą formą księgowości i nie musi stosować się do ogólnie przyjętych zasad rachunkowości (GAAP). Przychody są rejestrowane w momencie otrzymania rzeczywistej gotówki od klientów, a wydatki są rejestrowane w momencie faktycznej zapłaty sprzedawcom i pracownikom.
Twoja firma może nie potrzebować kogoś z dużym doświadczeniem w księgowości, aby być odpowiedzialnym za swoje księgi, ale metoda kasowa nie da Ci pełnego wglądu w to, jak Twoja firma faktycznie funkcjonuje.
Co to jest metoda memoriałowa?
Rachunkowość memoriałowa stosuje zasadę współmierności – dopasowania przychodów do kosztów w okresie, w którym przychody zostały osiągnięte, a koszty faktycznie poniesione. Jest to metoda bardziej złożona niż rachunkowość kasowa, ale zapewnia znacznie lepszy obraz tego, co dzieje się w firmie.
W przypadku rachunkowości memoriałowej zapisy są dokonywane przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za dany miesiąc, dzięki czemu przychody są identyfikowane we właściwym okresie, a rozliczenia międzyokresowe kosztów, które wystąpiły w tym okresie, a które mogły nie zostać jeszcze zapłacone, są uwzględniane.
W ten sposób można umieścić przychód w odpowiednim okresie i rozliczenia międzyokresowe dla wszelkich wydatków, które wystąpiły w tym okresie, a które mogły nie zostać opłacone.
Ta metoda pozwala na dokładniejszą analizę trendu, jak Twój biznes sobie radzi, a nie wahań, które występują w przypadku rachunkowości kasowej.
Does Your Business Need Cash Basis or Accrual Basis Accounting for Tax Reporting Purposes?
Wybór rodzaju rachunkowości dla Twojego biznesu zależy od wielu czynników. Przed złożeniem w Urzędzie Skarbowym wniosku, czy firma będzie rozliczać się metodą kasową czy memoriałową, należy zrozumieć swoje plany strategiczne, aby podjąć świadomą decyzję.
Księgowość kasowa jest idealna dla początkujących firm, ponieważ księgowość jest łatwiejsza, a kierownictwo może skupić się na planowaniu strategicznym.
Jednakże startupy lub małe firmy powinny zadać sobie kilka podstawowych pytań przed dokonaniem wyboru pomiędzy rachunkowością kasową a memoriałową.
- Czy księgi będą audytowane?
- Czy będziesz sprzedawać firmę w najbliższej przyszłości?
- Czy musisz uzyskać finansowanie bankowe?
- Czy firma pójdzie na giełdę?
Jeśli którekolwiek z tych pytań jest tak, księgowość memoriałowa może być najlepszym rozwiązaniem dla Twojej firmy. Inwestorzy i podmioty zewnętrzne potrzebują bardziej złożonej sprawozdawczości, która pokazuje, jak działa firma.
Ponieważ IRS wymaga od większości organizacji non-profit złożenia deklaracji informacyjnej 990, preferowana jest rachunkowość memoriałowa, ponieważ pozwala ona na zachowanie zgodności z GAAP. Jednak większość organizacji nonprofit zmaga się z monitorowaniem stanu środków pieniężnych, dlatego mogą one co miesiąc przeglądać raporty lub prognozy dotyczące stanu środków pieniężnych.
Średnie i duże przedsiębiorstwa, których sprzedaż przekracza średnio 5 milionów w okresie trzech lat, są zobowiązane do prowadzenia rachunkowości memoriałowej.
Podjęcie decyzji o rachunkowości kasowej i memoriałowej dla Twojej firmy
Podjęcie decyzji o rachunkowości kasowej i memoriałowej zależy od rodzaju działalności. Mamy klientów, którzy stosują metodę kasową lub memoriałową, a także takich, którzy stosują obie te metody.
Przykłady:
Jeden z naszych klientów korzystał z rachunkowości kasowej i zaczął doświadczać szybkiego wzrostu. Rachunkowość kasowa nie dawała im jasnego obrazu ogólnych wyników firmy, a przepływy pieniężne stanowiły dla nich duży problem.
Przekonwertowaliśmy ich księgi na rachunkowość memoriałową, dzięki czemu mogli wyciągnąć kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i zobaczyć ogólny trend swojej sytuacji finansowej. Brakowało gotówki, więc stworzyliśmy wskaźnik KPI DSO (Days Sales Outstanding), aby pomóc im w prognozowaniu gotówki, ponieważ nawet przy szybkim wzroście w banku było niewiele pieniędzy. Dzięki temu można było zobaczyć, gdzie występują problemy i ile pieniędzy mają w banku w danym momencie.
Inny klient pozostał na bazie gotówkowej, ponieważ prowadził działalność sezonową. Nie chcieli utrudniać sobie księgowości w okresach, w których nie zarabiają tak dużo pieniędzy. Jako mniejszy, sezonowy biznes, w którym występują szczyty i doliny, księgowość oparta na metodzie kasowej sprawdza się w ich przypadku doskonale.
Sprawozdawczość z wykorzystaniem rachunkowości kasowej i rachunkowości memoriałowej
Rachunkowość kasowa i memoriałowa to tylko fragment obrazu i naprawdę ważne jest, aby przyjrzeć się obu, aby zrozumieć, co tak naprawdę dzieje się w Twojej firmie.
Kwota memoriałowa daje lepszy wgląd w rentowność. Możesz zobaczyć analizę trendu, ponieważ rozpoznajesz przychody i wydatki w okresie, w którym przychody zostały uzyskane, a wydatki poniesione.
Możesz zobaczyć prognozę miesięcznego wskaźnika spalania dla kosztów operacyjnych i uzyskać pomysł, jaki powinien być Twój zysk brutto, aby pokryć te wydatki.
Rachunkowość kasowa może pokazać większe wahania, ponieważ jeden miesiąc może być naprawdę dochodowy, a następny nie, ze względu na czas wpływów i wypływu pieniędzy. To zazwyczaj nie odzwierciedla prawdziwych zysków z pracy lub projektu. Jeśli chcesz zobaczyć, jak dobrze funkcjonują Twoje ogólne operacje, metoda memoriałowa da Ci lepszy obraz sytuacji.
Podsumowanie
Decyzja o wyborze metody kasowej lub memoriałowej zależy od stanu Twojej firmy. Dla celów raportowania, zasada memoriałowa zazwyczaj zapewni lepszą inteligencję finansową na temat prawdziwego stanu Państwa firmy.
GrowthForce zapewnia szczegółowe raportowanie dla Państwa firmy poparte księgowością i rachunkowością, której mogą Państwo zaufać. Mamy klientów, którzy używają zarówno księgowości kasowej, jak i memoriałowej i możemy zapewnić raporty potrzebne do napędzania rentowności Państwa firmy.
Zapewniamy krytyczny nadzór i zarządzanie kontami, aby zapewnić, że właściwe polityki, procedury i systemy są wdrażane, a dokładne raporty finansowe i zarządcze są tworzone. Pomagamy firmom działać z pełnym zaufaniem, wspieranym przez raporty finansowe i zarządcze, na których mogą polegać.
