Jak wdrożyć System Zarządzania Jakością (QMS)
Wdrażanie Systemu Zarządzania Jakością w każdej organizacji, zarówno dużej jak i małej, nie jest zadaniem szybkim ani prostym. Aby skutecznie wdrożyć efektywny QMS, należy zainwestować czas i zasoby. Wiele ważnych zadań i procesów będzie wymagało opracowania i wdrożenia. Poniżej znajduje się lista kilku kluczowych obszarów do rozważenia podczas wdrażania SZJ.
Zapewnienie wsparcia najwyższego kierownictwa
Wsparcie najwyższego kierownictwa jest kluczowe dla sukcesu każdego wdrożenia SZJ. Kadra zarządzająca organizacji musi być zaangażowana w sukces SZJ. Kierownictwo musi być przekonane o pozytywnym wpływie na efektywność biznesową i wyniki finansowe. Ponadto, kierownictwo powinno być bezpośrednio zaangażowane w pewne elementy procesu wdrażania SZJ. Poniżej znajduje się kilka przykładów:
- Analiza biznesowa: Zespół zarządzający powinien dokonać przeglądu swojej struktury biznesowej i określić kluczowe obszary do wdrożenia SZJ. Kluczowe obszary powinny zostać określone zgodnie z krytycznymi wymaganiami klienta. Należy rozważyć bieżące potrzeby organizacji i dostosowanie do długoterminowych celów strategicznych.
- Planowanie wstępne: Kierownictwo powinno być aktywnie zaangażowane w etapy planowania poprzez określenie wymaganych zasobów, zebranie zespołów i sformułowanie planu wdrożenia. Ponadto, dyskusje powinny określić, które istniejące procesy zostaną ulepszone w pierwszej kolejności i potwierdzić cele strategiczne lub cele SMART.
Podniesienie świadomości
Przekaż słowo; zaplanuj spotkania informacyjne w całej organizacji, aby poinformować wszystkich współpracowników o oczekującym Systemie Zarządzania Jakością. Należy uwzględnić informacje dotyczące tego, w jaki sposób system ten przyniesie korzyści klientom i pracownikom. Wyjaśnij, jak działa QMS. Dodatkowo, uwzględnij role i obowiązki współpracowników na każdym poziomie i w każdym dziale.
Zapewnij szkolenie eksperckie
Właściwe szkolenie jest niezbędne dla sukcesu każdego nowego produktu / procesu lub wprowadzenia systemu zarządzania. Ilość i rodzaj szkolenia QMS jest określana podczas wstępnej fazy planowania przez zespół zarządzający. Materiały szkoleniowe powinny zawierać przegląd podstawowych koncepcji i stosowanych narzędzi wraz z informacjami dotyczącymi pozytywnego wpływu, jaki SZJ zapewni pracownikom i organizacji.
Dokumenty i kontrola dokumentów
Właściwa dokumentacja jest sercem dobrze funkcjonującego Systemu Zarządzania Jakością. Musi być opracowana dokumentacja wspierająca funkcje wdrożeniowe, edukacyjne, wdrożeniowe i kontrolne systemu. Niektóre z powszechnie stosowanych dokumentów mogą obejmować:
- Polityki
- Procedury
- Księga Jakości
- Materiały Szkoleniowe
- Instrukcje Pracy
- Formularze Audytu
- Procesy
- Mapy Mapy procesów
- Plany kontroli
Właściwa dokumentacja jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu SZJ, a utrzymanie kontroli nad tymi dokumentami jest równie ważne. System kontroli dokumentów zarządza tworzeniem, zatwierdzaniem, dystrybucją, rewizją, przechowywaniem i usuwaniem całej dokumentacji jakości. System funkcjonuje w celu zapewnienia, że wszyscy wykonują zadania w ten sam sposób, używając właściwej rewizji dokumentu.
Wdrażanie
Wdrażanie SZJ powinno przebiegać zgodnie z planem wdrożenia opracowanym w fazie planowania. Należy udokumentować każdy proces i określić stan obecny. Zaangażuj współpracowników w dokumentowanie procesu, wykorzystywanie różnych narzędzi jakościowych oraz opracowywanie metryk. Po zakończeniu tych działań, zespoły mogą skupić się na działaniach doskonalących. Wybierz obszar lub proces, który daje największe możliwości poprawy. Szybkie zwycięstwa promują „kupowanie” przez zespoły i współpracowników poprzez ilustrowanie ulepszeń procesu oraz korzyści dla współpracowników i całej firmy. Istnieje wiele narzędzi jakości i doskonalenia, które można wykorzystać do poprawy procesu. Mogą one obejmować:
- 5S +1
- Kaizen
- Schematy przepływu procesu
- Analiza trybu i efektów awarii procesu (PFMEA)
- Mapowanie strumienia wartości
Termin wdrożenia jest ogólnie uzależniony od wielkości organizacji i liczby obiektów, które zostaną włączone do wdrożenia SZJ. Przez cały czas trwania wdrożenia, intranet firmowy jest skutecznym narzędziem do komunikowania postępów w kierunku zaplanowanych celów i dzielenia się najlepszymi praktykami ze współpracownikami w całej organizacji.
Pomiary i kontrola
Po wdrożeniu różne procesy w organizacji muszą być kontrolowane, a kluczowe charakterystyki procesu i produktu mierzone i monitorowane w celu zapewnienia ciągłej produkcji wyrobów wysokiej jakości. Procesy produkcyjne często zawierają metodologię SPC. Inne metody mogą obejmować losowe inspekcje lub rutynowe audyty. Konkretne metody będą się różnić w zależności od wielkości organizacji, jej struktury, procesu i potencjalnego ryzyka.
Audit and Maintain
Rutynowe audyty wyrobu / procesu monitorują przestrzeganie polityk, procedur i wszelkich wymagań certyfikacyjnych. Należy opracować i utrzymywać harmonogram, aby zapewnić regularne audyty każdego działu, obszaru i procesu. Terminy audytów będą się różnić w zależności od organizacji, procesu, potencjalnego ryzyka i wszelkich wymagań regulacyjnych lub certyfikacyjnych. Audyty ujawnią, czy rzeczywiście robicie to, co zapowiadaliście, aby zarządzać jakością i zapewnić zgodność z wymogami bezpieczeństwa / regulacyjnymi. Rutynowe audyty są skutecznymi narzędziami do:
- identyfikacji nieprawidłowości w procesie zarządzania jakością
- wykrycia możliwych problemów, które mogą skutkować karami za niezgodność
- utrzymania zgodności z ustalonymi procesami i kontrolami jakości
Gdy proces audytów wewnętrznych jest dobrze zaplanowany, wdrożony i utrzymany, audyty wewnętrzne dodają znaczną wartość do procesu zarządzania jakością.
Wyciągnięte wnioski i ciągłe doskonalenie
Bardzo ważną zaletą wdrożenia SZJ jest możliwość wykorzystania wniosków wyciągniętych z jednego działu lub procesu do usprawnienia podobnych procesów w całej organizacji. Ponadto, aby organizacje mogły pozostać konkurencyjne i dobrze prosperować na dzisiejszym rynku światowym, muszą szukać sposobów na ciągłe doskonalenie swoich procesów oraz jakości produktów lub usług. Współpracownicy na wszystkich szczeblach organizacji powinni być zachęcani do codziennego poszukiwania możliwości zmian i usprawnień. Nawet poprzez wdrożenie drobnych, ciągłych usprawnień w procesach i standardach pracy, organizacja osiągnie znaczny wzrost jakości, bezpieczeństwa, efektywności i produktywności. Ostatecznie ma to pozytywny wpływ na wyniki finansowe. Niektóre organizacje postrzegają ciągłe doskonalenie jako działanie, podczas gdy inne przyjmują je jako sposób myślenia.