Czy Twoja firma ma jakiekolwiek kontrakty z rządem federalnym lub planuje zostać kontrahentem federalnym w przyszłości? Jeśli tak, powinieneś zapoznać się z zasadami i przepisami Biura Kontraktów Federalnych i Programów Zgodności (OFCCP), aby mieć pewność, że jesteś na bieżąco z najlepszymi praktykami rekrutacyjnymi.
Misją OFCCP jest zapewnienie, że kontrahenci i podwykonawcy rządu federalnego przestrzegają prawnych zobowiązań do podejmowania działań afirmatywnych i zapobiegania dyskryminacji. Brzmi prosto, prawda? Tak, ale są pewne szczegóły, o których musisz wiedzieć, aby być w pełni zgodnym z przepisami.
Przyjrzyjrzyjmy się zasadom i przepisom OFCCP i temu, jak mogą się one odnosić do działań rekrutacyjnych Twojej organizacji.
Zasady i przepisy OFCCP – podstawy
Pierwsze rzeczy: jeśli wykonujesz mniej niż 10 000 USD w ramach kontraktu federalnego, możesz być zwolniony z zasad OFCCP. Jednak należy poważnie traktować OFCCP, jeśli masz nadzieję na zwiększenie swojego wpływu dzięki większej ilości pracy rządowej.
Teraz, zagłębmy się w temat.
Nie dyskryminuj
Większość firm w Stanach Zjednoczonych podlega prawom federalnym egzekwowanym przez Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), które zabraniają dyskryminacji kandydatów do pracy i pracowników w oparciu o:
- Rasę
- Kolor
- Religię
- Seks (obejmuje to płeć/tożsamość płciową, orientację seksualną, ciąża)
- Pochodzenie narodowe
- Wiek (40 lat lub więcej)
- Niepełnosprawność
- Zaburzenia genetyczne
Przedsiębiorstwa podlegające prawom EEOC nie mogą również dyskryminować osoby, która złożyła skargę na dyskryminację, wniosła oskarżenie o dyskryminację, była częścią dochodzenia w sprawie dyskryminacji lub pozwu sądowego.
OFCCP egzekwuje Rozporządzenie Wykonawcze 11246, bardzo podobne do praw równego zatrudnienia administrowanych przez EEOC. Rozporządzenie wykonawcze 11246 zabrania wykonawcom federalnym i podwykonawcom dyskryminacji w zakresie praktyk zatrudniania i rekrutacji. Kontraktorzy powinni przejrzeć nawet pozornie neutralne polityki i praktyki, które mogą nieumyślnie wpłynąć na członków jakiejkolwiek płci, rasy, grupy etnicznej, itp.
Używaj tagline EEO w swoich ogłoszeniach o zatrudnieniu
Jeśli Twoja firma jest wykonawcą federalnym, jesteś zobowiązany do umieszczenia tagline równych szans zatrudnienia (EEO) w swoich ogłoszeniach rekrutacyjnych.
Umieść plakaty EEO
Wykonawcy federalni muszą umieścić plakaty EEO w oczywistym i dobrze widocznym miejscu.
Prowadzenie dokumentacji dotyczącej zatrudniania i praktyk zatrudnienia
Urząd OFCCP wymaga od wykonawców federalnych i podwykonawców przechowywania dokumentacji dotyczącej personelu i zatrudnienia przez dwa lata od daty utworzenia dokumentacji dotyczącej personelu lub działania. Jeśli zatrudniasz mniej niż 150 pracowników lub Twój kontrakt opiewa na kwotę mniejszą niż 150 000 USD, musisz przechowywać dokumentację przez jeden rok.
System śledzenia kandydatów (ATS) może pomóc Ci w bezproblemowym gromadzeniu i poufnym przechowywaniu danych EEO, Disability i VETS w celu zachowania zgodności ze specyfikacjami OFCCP z marca 2014 r. oraz w łatwym generowaniu raportów OFCCP i dzienników przepływu kandydatów zgodnie z potrzebami.
Zezwolenie OFCCP na dostęp do rejestrów w celu przeprowadzenia dochodzenia i oceny zgodności
Jeśli ktoś złoży skargę przeciwko Twojej firmie, będziesz musiał zezwolić OFCCP na dostęp do swojej firmy w celu przeprowadzenia dochodzenia i audytu dokumentacji personalnej i praktyk zatrudniania. Również w tym przypadku odpowiedni ATS może pomóc Ci przygotować się do potencjalnego dochodzenia lub oceny.
Opracuj program akcji afirmatywnej i wykorzystaj go do prowadzenia rekrutacji
Federalni wykonawcy i podwykonawcy muszą opracować i udokumentować programy akcji afirmatywnej (AAP), które pomogą zwiększyć szanse dla mniejszości, kobiet, osób niepełnosprawnych i weteranów objętych ubezpieczeniem. Rekruterzy powinni wykorzystywać firmowe AAP do kierowania działaniami rekrutacyjnymi.
- Używaj źródeł rekrutacyjnych, które pomogą Ci dotrzeć do kobiet i mniejszości.
- Wysyłaj listy do zidentyfikowanych źródeł rekrutacyjnych o wolnych miejscach pracy.
- Przeprowadź samokontrolę przed lub wkrótce po podjęciu decyzji o zatrudnieniu, aby ocenić.
- Czy miałeś zróżnicowany zestaw wnioskodawców, w tym kobiety i mniejszości?
- Jakie kwalifikacje posiadali i jak je porównać do innych wnioskodawców lub osoby, którą zatrudniłeś?
- Prowadź dokumentację z samokontroli i udokumentuj wyniki oraz podejmij wszelkie działania naprawcze, które mogą być wymagane.
Czy jesteś gotowy na OFCCP?
Kontrakt z rządem federalnym może być dla Twojej firmy szansą na zmianę gry. Chroń tę szansę, zapoznając się z zasadami i przepisami OFCCP i już dziś podejmij kroki w kierunku uzyskania zgodności.
Bądź na bieżąco we wszystkich sprawach związanych z HR i rekrutacją – subskrybuj TAM Blog, aby otrzymywać aktualizacje, nowości i ogłoszenia!