Heading

Błędy FMLA mogą być kosztowne

Od 1993 roku, właściciele firm i specjaliści ds. zasobów ludzkich zapewniają urlopy chronione w ramach Family Medical Leave Act (FMLA).

Jednakże, chociaż FMLA istnieje od ponad 20 lat, wielu specjalistów i menedżerów nadal popełnia błędy, które narażają ich firmy na ryzyko naruszenia i grzywny przez Departament Pracy.

Ostatnio, jeden pracodawca został ukarany grzywną w wysokości 200,000 za zwolnienie pracownika niewłaściwie podczas urlopu FMLA.

Niestety przypadki naruszeń FMLA rosną, a nie maleją. W tym artykule omówimy niektóre z najczęstszych błędów, aby pracodawcy mogli ich uniknąć.

Nietworzenie polityki FMLA

FMLA pozwala pracodawcom na określenie konkretnych wytycznych dotyczących urlopu FMLA. Jednym z nich jest 12 miesięczny urlop FMLA.

Pracownik może wziąć do 12 tygodni urlopu FMLA w okresie 12 miesięcy. Jednakże, pracodawcy mogą zdefiniować, czy ten czas jest w roku kalendarzowym, czy jest to 12 miesięcy wstecz od bieżących dni.

Na przykład, jeśli pracownik poprosi o urlop FMLA dzisiaj, wtedy dostępna ilość będzie oparta na tym, ile czasu wykorzystał w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Ostatnio, pracodawcy mogą użyć kroczącego 12 miesięcznego okresu od pierwszego dnia urlopu FMLA, który resetuje się w ciągu 12 miesięcy lub roku fiskalnego. Jest to ważne, ponieważ jeśli pracodawca nie określi metody obliczania 12 miesięcy dla FMLA, pracownicy zazwyczaj wybiorą metodę kalendarzową.

To oznacza, że technicznie pracownik może wziąć ostatnie 12 tygodni roku kalendarzowego i pierwsze 12 tygodni nowego roku kalendarzowego. O ile pracodawca nie określił i nie poinformował pracowników o metodach FMLA na okres 12 miesięcy, pracownicy mogą zdecydować się na wzięcie urlopu w ten sposób.

Inny przykład polityki FMLA powinien zawierać czy pracownicy muszą używać płatnego urlopu na urlop FMLA czy nie. FMLA pozwala pracodawcom wymagać płatnego urlopu jako części urlopu FMLA. Jednakże, pracodawcy muszą stosować tę politykę jednolicie i powinni poinformować o niej pracowników.

Niepowiadomienie pracowników o prawach FMLA

Niestety wielu pracodawców zakłada, że pracownicy już rozumieją lub wiedzą o swoich prawach wynikających z FMLA.

Jednakże, pracodawcy są zobowiązani do powiadomienia pracowników o ich prawach do urlopu FMLA na dwa różne sposoby. Po pierwsze, pracodawcy muszą zamieścić prawa FMLA dla pracowników. Może to nastąpić elektronicznie w portalu samoobsługowym pracownika jak SwipeClock’s lub może to być fizycznie wywieszone w miejscu prowadzenia działalności przez pracodawcę.

Po drugie, pracodawcy muszą powiadomić nowych pracowników o prawach FMLA przy zatrudnieniu. Powiadomienie może być zawarte w podręczniku pracownika, na formularzu, lub może być dostarczone w formacie elektronicznym. Pracownicy nie będą automatycznie wiedzieć czy pracodawca jest objęty FMLA lub co pracownik musi zrobić aby się zakwalifikować.

Dlatego tak ważne jest, aby pracodawca dostarczył te informacje pracownikom.

Nieużywanie formularzy FMLA

Oprócz informowania pracowników, pracodawcy powinni używać formularzy FMLA dla urlopów pracowniczych. Pomaga to upewnić się, że pracodawca przestrzega zasad FMLA i jeśli pracodawca wymaga jakiejkolwiek weryfikacji medycznej urlopu pracownika, używanie oficjalnych formularzy zapewni, że pracodawca nie będzie pytał o informacje zabronione przez FMLA.

Niepotwierdzenie, kiedy pracownicy będą kwalifikować się do FMLA

Pracownicy kwalifikują się do urlopu FMLA, kiedy przepracowali dla pracodawcy łącznie 12 miesięcy w ciągu ostatnich 7 lat i 1250 godzin w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

To oznacza, że ponownie zatrudnieni pracownicy mogą kwalifikować się do FMLA wkrótce po ponownym zatrudnieniu. Zasadniczo, pracownik zatrudniony ponownie na pełny etat (który nie pracował w ciągu ostatnich 12 miesięcy dla tego samego pracodawcy) będzie kwalifikował się w 32 tygodniu.

Jeśli pracownik pracował dla tego samego pracodawcy w ciągu ostatnich 12 miesięcy, wtedy te godziny będą się liczyć do 1250 wymaganych godzin, aby się kwalifikować. Pracodawcy mogą śledzić najpierw minimalną wymaganą liczbę miesięcy u danego pracodawcy, w którym to momencie pracodawca powinien zweryfikować godziny przepracowane w tym okresie czasu i w razie potrzeby, śledzić pozostałą część godzin wymaganych do urlopu FMLA.

Cisi menadżerowie, którzy nie informują działu kadr o urlopach pracowników

Zbyt często menadżerowie w organizacji nie informują działu kadr kiedy pracownik prosi o czas wolny, który mógłby być wykorzystany na urlop FMLA.

To jest problem, ponieważ urlop FMLA nie może być cofnięty. Oznacza to, że pracownicy mogą otrzymać więcej niż 12 tygodni urlopu FMLA. Pracownicy, którzy biorą urlop FMLA muszą otrzymać zawiadomienie o przysługujących im prawach FMLA w ciągu 5 dni od pierwszego dnia FMLA. W tym samym czasie, muszą oni również dostarczyć zawiadomienie o prawach i odpowiedzialności.

Dodatkowo, zawiadomienie o wyznaczeniu jest również wymagane w ciągu 5 dni od daty urlopu. Brak odpowiedniego powiadomienia pracowników o wykorzystaniu FMLA spowodował ogromne grzywny i kary dla pracodawców.

Nieprzeszkoleni menedżerowie, którzy nie rozumieją praw FMLA lub nie rozpoznają urlopu

Zbyt często menedżerowie nie są wystarczająco dobrze przeszkoleni w zakresie FMLA, aby rozpoznać urlop FMLA lub zrozumieć ochronę, jaką pracownicy zyskują dzięki temu prawu. Pamiętaj, że pracownik nie musi specjalnie powoływać się na FMLA, aby zakwalifikować się do urlopu.

Sądy orzekły, że jeśli pracownik dostarczy pracodawcy wystarczającą ilość informacji, aby ten wiedział, że urlop powinien być objęty FMLA, to pracodawca musi przestrzegać prawa FMLA.

To oznacza, że jeśli pracownik wspomina o poważnym stanie zdrowia, a menadżer nie uzna tego urlopu za kwalifikujący się do FMLA, pracodawca może zostać uznany za nieprzestrzegającego prawa. Może to być tak proste jak pracownik biorący wolne w pracy, aby zaopiekować się rodzicem, który miał nocny pobyt w szpitalu.

Innym aspektem nieprzeszkolonych menadżerów jest to, że pracownicy mogą otrzymać reperkusje z powodu wzięcia urlopu FMLA, ponieważ przełożeni lub dyrektorzy nie zdają sobie sprawy, że czas FMLA jest chroniony lub nie zdają sobie sprawy, że niektóre nieobecności są objęte FMLA.

Pracodawcy, którzy podejmują działania odwetowe wobec pracownika za nieobecności, które powinny być liczone jako nieobecności FMLA, zostaną uznani za niezgodnych z przepisami i będą odpowiedzialni za wszelkie kary i grzywny.

Odmowa urlopu i podjęcie działań odwetowych

Mimo, że pracodawca może odmówić urlopu FMLA z powodu niekwalifikowanych zdarzeń lub dla pracowników, którzy nie są objęci przepisami, może być dużym błędem odmowa urlopu i natychmiastowe podjęcie działań odwetowych przeciwko pracownikowi.

Pomimo, że działania niepożądane mogą być już podjęte i mogą być całkowicie uzasadnione, pracownik może postrzegać prośbę o urlop FMLA jako powód podjęcia działań niepożądanych. To może narazić pracodawcę na zwiększoną odpowiedzialność wynikającą z prawa FMLA. Sądy są ostatnio bardzo wyczulone na przypadki odwetu.

Zbyt mały zakres FMLA

Niektórzy pracodawcy błędnie wierzą, że urlop FMLA jest związany tylko z warunkami związanymi z pracą. Jest to ogromne nieporozumienie. Pracownicy mogą wziąć urlop nie tylko dla siebie, ale również dla wykwalifikowanych członków rodziny, rodziców, dzieci i małżonków.

Dodatkowo, pracownicy mogą wziąć urlop na poważny stan zdrowia związany z zatrudnieniem, ale również na coś, co nie jest związane z ich pracą. Może to obejmować chorobę fizyczną lub psychiczną, która się kwalifikuje.

W niektórych przypadkach, pracodawcy powinni nawet udzielić urlopu FMLA z powodu sytuacji wynikających z klęsk żywiołowych. Poważny stan zdrowia to każdy stan, który wymaga opieki w szpitalu, hospicjum, lub kontynuacji leczenia.

Zbyt szeroki zakres FMLA

Pracodawcy czasami popełniają błąd przyznając zbyt szeroki zakres FMLA. Może się to zdarzyć szczególnie w stanach takich jak Kolorado lub Kalifornia, gdzie indywidualne prawa FMLA nakładają się na federalne FMLA.

Inne stany z indywidualnymi prawami FMLA to Connecticut, Maryland, Minnesota, New Jersey, Nowy Jork, Rhode Island, Tennessee, Washington D.C., Wisconsin i Vermont.

Na przykład, wiele stanów rozszerza zakres FMLA, aby objąć teściów, partnerów domowych, rodzeństwo lub dziadków. Podczas gdy Twoja firma może zapewnić urlop w tych sytuacjach, lub może być do tego zobowiązana zgodnie z prawem stanowym, nie liczy się on jako federalny urlop FMLA.

Pracodawcy, którzy liczą urlop dla tych relacji lub z innych powodów, a następnie odmawiają prawdziwego urlopu FMLA, będą niezgodni z FMLA i w sporze będą uznani za odpowiedzialnych. W najlepszym przypadku, pracodawcy będą musieli udzielić więcej urlopu niż zamierzali pracownikom, którzy szukają legalnego urlopu FMLA po otrzymaniu „rozszerzonego” urlopu FMLA.

Nieprowadzenie dokładnych zapisów dotyczących urlopu FMLA

Niestety FMLA, jak wiele praw dotyczących zatrudnienia wymaga od pracodawcy prowadzenia szczegółowych zapisów lub ryzykowania reperkusji za nieprzestrzeganie przepisów.

Pracodawcy, którzy nie prowadzą dokładnej ewidencji urlopów mogą udzielić pracownikom więcej urlopu niż zamierzali.

Na przykład, może się to zdarzyć, gdy pracownicy biorą zwolnienie lekarskie, które może być liczone jako urlop FMLA. Urlop FMLA może przebiegać równolegle z innymi nieobecnościami, urlopami, a nawet urlopami państwowymi.

Jeśli pracodawcy nie liczą dokładnie urlopu FMLA, wtedy może dojść do nierównego podziału urlopu wśród pracowników. Może to spowodować, że pracodawca może zostać pozwany o dyskryminację, jeśli niektórzy pracownicy otrzymają więcej urlopu niż inni. Może to również oznaczać, że nieobecności, które powinny być urlopem FMLA nie są liczone jako urlop FMLA i że pracownik zostanie ukarany lub wstrzymany od awansu z powodu tych nieobecności. Stanowi to bezpośrednie naruszenie zasad ochrony FMLA.

Pracodawcy powinni przechowywać dokumentację FMLA przez co najmniej 3 lata. Dokumentacja ta powinna być przechowywana oddzielnie od dokumentacji personalnej.

Powinny one zawierać kopię zawiadomienia przekazanego pracownikom, dowód wszelkich płatności składek za świadczenia pracownicze, dokumentację dotyczącą wszystkich sporów FMLA, zaświadczenia, ponowne zaświadczenia i dokumentację medyczną oraz wszystkie zawiadomienia pracowników do pracodawców dotyczące urlopu FMLA

Niedokładne zaświadczenia lekarskie i brakujące opisy stanowisk

Pracodawcy powinni dołączyć opis stanowiska pracownika do zawiadomienia o wyznaczeniu. Pozwoli to dostawcy usług medycznych zrozumieć, jakie są obowiązki pracownika i dokładnie zwolnić go do pracy.

Jeśli opis stanowiska lub obowiązki pracownika nie są dołączone do zawiadomienia o wyznaczeniu, wówczas dostawca usług medycznych może polegać na pracowniku w zakresie opisu jego pracy i może błędnie zwolnić go do pracy, gdy nie jest gotowy.

Nadto, niektórzy pracodawcy błędnie uważają, że tylko lekarz medycyny może wydać zaświadczenie o zdolności do pracy. W rzeczywistości, każdy dostawca opieki zdrowotnej może zwolnić pracownika do pracy. Dotyczy to psychologów klinicznych, pielęgniarek, asystentów lekarzy, a w niektórych sytuacjach nawet kręgarzy.

Niezrozumienie ADA lub jak praca na lekkim dyżurze pasuje do urlopu FMLA

Urlop FMLA pozwala na przerywany urlop FMLA. Może to obejmować dostosowany harmonogram pracy, pracę w niepełnym wymiarze godzin lub dostosowanie obowiązków służbowych.

Jednakże, jeśli pracodawca pozwala pracownikowi na wzięcie przerywanego urlopu z obniżonymi obowiązkami, musi pamiętać, że przerywany urlop jest opcjonalny. Pracownicy nadal mogą żądać rzeczywistego czasu urlopu jako urlopu FMLA.

Dodatkowo, po wyczerpaniu przez pracownika wszystkich 12 tygodni urlopu FMLA, pracownicy nadal muszą być świadomi praw ADA.

Amerykańska Ustawa o Niepełnosprawności (American with Disabilities Act, ADA) ma zastosowanie w prawie każdych okolicznościach, w których pracownik skorzystałby z FMLA z powodu poważnego stanu zdrowia. Tak więc, nawet po 12 tygodniach urlopu, pracownicy mogą być uprawnieni do dodatkowych udogodnień z powodu swojej niepełnosprawności i mogą być chronieni przed odwetem.

Nieobsługiwanie świadczeń w czasie, gdy pracownicy przebywają na urlopie

Pracodawcy muszą utrzymać ubezpieczenie zdrowotne pracowników w czasie, gdy pracownicy przebywają na urlopie FMLA. Jeśli pracownicy muszą płacić składki na ubezpieczenie zdrowotne, ale nie robią tego po powrocie do pracy, pokrycie musi być zapewnione bez żadnych okresów oczekiwania. Ponadto, wszelkie świadczenia, do których pracownik zakwalifikował się przed urlopem, takie jak staż pracy, doskonała frekwencja lub inne świadczenia, muszą być przywrócone pracownikowi po powrocie do pracy.

Let SwipeClock Help

Zbyt często, pracodawcy muszą śledzić nie tylko prawa FMLA, ale także lokalne miasta i państwa zwolnień lekarskich, płacy minimalnej i prawa planowania.

Dodatkowo, te firmy muszą również przestrzegać federalnych przepisów o nadgodzinach, Family Medical Leave Act i wszelkich innych krajowych lub lokalnych praw, które są uchwalone. SwipeClock zapewnia kompleksowy wachlarz narzędzi do zarządzania personelem i śledzenia czasu pracy, które mogą pomóc firmom łatwiej pozostać w zgodzie z lokalnymi i krajowymi prawami.

Biznesy mogą łatwiej powiadamiać i śledzić rekordy pracowników, i prośby poprzez nagradzane oprogramowanie HR SwipeClock.

Rekordy są bez wysiłku przechowywane przez lata i naliczanie jest automatycznie śledzone i zgłaszane pracownikom zgodnie z prawem stanowym i miejskim. Dodatkowo, dzięki zegarom geolokalizacyjnym, firmy mogą bez wysiłku śledzić czas przepracowany w określonych miastach, aby zapewnić zgodność z przepisami.

Napisane przez Annemaria Duran. Ostatnia aktualizacja na 26 września, 2017