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Por isso é tempo de escrever a política de despesas da sua empresa. E ou não faz ideia por onde começar, ou já o fez antes e só quer ter a certeza de que atingiu todos os pontos importantes.

De qualquer forma, temos a sua cobertura. Reunimos uma mão-cheia de modelos úteis que pode copiar directamente. E talvez mais úteis sejam as sete políticas de despesas do mundo real de empresas e instituições de que já ouviu falar.

Veja como cada um aborda os seus requisitos de viagem e despesas de forma diferente, e o que cada um deles espera dos empregados. Depois utilize estes conhecimentos para escrever uma política de sucesso que os membros da equipa utilizem realmente.

Comecemos com uma colecção de modelos prontos a copiar para o ajudar a criar a política de despesas da sua empresa.

p> Exoneração de responsabilidade: Os exemplos de política de despesas reais abaixo foram facilmente encontrados online e não fornecidos pelas próprias empresas. Devem ser utilizados para fins de comparação e inspiração, e a Spendesk retirá-los-á de bom grado deste post se solicitado.br>

Viagens reais & amostras de política de despesas

Partilharemos em breve modelos de política práticos e prontos a usar. Mas talvez mais valioso seja ver as verdadeiras políticas de viagens e despesas que as empresas de sucesso utilizam.

Realizaremos os aspectos mais notáveis de cada um dos modelos abaixo, e poderá clicar nos links para os ver na íntegra. Leia alguns e decida qual a abordagem da empresa que melhor se adequa à sua própria filosofia. É sempre bom saber que existem instituições prósperas e famosas que pensam da mesma maneira que você.

Netflix

Você não precisa de um link para ver a política completa de despesas Netflix – contém apenas cinco palavras:

“Aja no melhor interesse da Netflix”

Por razões óbvias, isto tornou-se famoso. E corresponde ao código cultural global da Netflix, que inclui uma secção completa sobre liberdade e responsabilidade. É um documento fascinante, incluindo alguns destaques:

• A nossa política de férias é “tirar férias”. Não temos quaisquer regras ou formulários em torno de quantas semanas por ano. Os nossos líderes certificam-se de dar bons exemplos, tirando férias, regressando frequentemente com novas ideias, e encorajam o resto da equipa a fazer o mesmo.
• A nossa política de licença parental é: “cuide do seu bebé e de si próprio”. Os novos pais geralmente levam 4-8 meses.
• Cada empregado escolhe todos os anos quanto da sua compensação quer em salário versus opções de compra de acções. Pode escolher todo o dinheiro, todas as opções, ou qualquer combinação que lhe convier.

Se isso parecer o tipo de empresa que está a construir – e está disposto a apoiá-la – então talvez a abordagem Netflix seja a mais adequada para si.

Basecamp

A política de despesas do Basecamp não é tão simples como a da Netflix, mas apresenta uma ética semelhante. Não temos a política completa em si, mas sim um conjunto de benefícios chave dados aos funcionários da Basecamp. Estes foram partilhados pelo CEO Jason Fried num post de blog de 2016.

O aspecto mais importante partilhado é a “conta comercial sem fita adesiva” da empresa. Cada empregado recebe o seu próprio cartão American Express. Não há necessidade de pedir aprovação para transacções – basta ser razoável.

que é claramente uma abordagem altamente confiante na gestão das despesas. Mas se planeia replicar isto, terá ainda de assegurar que tem um processo claro de documentação das transacções – caso contrário, a sua equipa financeira ficará para sempre às escuras.

Porque este post está cheio de pepitas fascinantes, é melhor partilharmos mais algumas:

• Os funcionários recebem um subsídio de massagem de $100/mês.
• Recebem também $100/mês para o seu ginásio, estúdio de ioga, ou ginásio de escolha.
• Os funcionários podem trabalhar a partir de qualquer parte do mundo. “Mudar cidades, manter o seu emprego”

Há muito mais para ler lá dentro. Pode não ser a política de despesas exacta que os funcionários utilizam quando gastam, mas é fascinante exactamente o mesmo.

BBC

br> É sempre interessante ler as políticas internas de instituições tão famosas e armazenadas como a BBC. Como entidade financiada pelo governo, não vai certamente poder adoptar a abordagem Netflix. Então, como poderíamos descrever a sua política de viagens e despesas?

Numa palavra: clássico. O documento é exaustivo e contém todas as principais categorias de despesas e peças-chave de informação que se espera encontrar. É um bom exemplo de uma política mais prescritiva (mas ainda assim fácil de seguir).

Aqui estão alguns destaques:

• A BBC tem uma política de viagens sustentável escrita, e requer explicitamente que o pessoal utilize o transporte público sempre que possível.
• Existem regras específicas que regem o “transporte nocturno/anoite” (LNEMT), o que faz sentido dado o horário de funcionamento dos seus canais de rádio e televisão.
• Os funcionários podem reclamar juros sobre os cartões de crédito pessoais se o reembolso da BBC se atrasar e esta foi a razão dos juros.

Existe uma enorme variedade de regras incrivelmente específicas neste documento. O que torna uma leitura muito interessante.

Allowances for things like food, accommodation, and mileage follow HMRC’s recommendations, as you would expect expect. Leia a nossa explicação detalhada das regras de despesas de viagem do HMRC.

FedEx

Nota: Este é um documento mais antigo – actualizado pela última vez em 2015. Portanto, é possível que já não esteja 100% actualizado. Mas, no entanto, vale a pena olhar através dele para ver que inspiração se pode tirar.

Como uma enorme empresa internacional, não é provavelmente surpreendente que a política da FedEd se assemelhe a um documento legal mais do que a um conjunto de directrizes. A empresa provavelmente sente que não se pode dar ao luxo de ser pouco clara quanto às suas regras, e tem sido bastante exaustiva ao afirmar o que é permitido.

Depende de si se isto corresponde à sua própria filosofia. Na Spendesk, preferimos directrizes abrangentes a livros de regras prescritivas. Isto fica-nos melhor.

Aqui estão algumas secções dignas de nota da política de viagens e despesas da FedEx:

• A primeira página da política declara explicitamente que a “rescisão” é uma possibilidade se os empregados não seguirem a política. O que faz sentido, mas nem sempre é explicitado num simples documento da apólice.
• Os relatórios de despesas devem ser apresentados semanalmente ou por viagem. Este último é bastante normalizado, mas a apresentação de relatórios semanais pode facilmente colocar um enorme fardo tanto aos funcionários em viagem como às equipas financeiras.
• Espera-se que os membros da equipa guardem todas as suas receitas durante 12 meses. Isto tem sido provavelmente actualizado com mais empresas que utilizam as receitas electrónicas nos dias de hoje. Caso contrário, é uma ordem bastante alta.
• Vice-Presidentes e superiores são autorizados a viajar em primeira classe, enquanto se espera que outros empregados voem de autocarro (economia). Para voos superiores a seis horas, a classe executiva pode ser permitida.

Porque esta política de viagens é tão detalhada, há muito mais interesse a explorar.

Banco de Inglaterra

similar à da FedEx, a política do Banco de Inglaterra e longa e detalhada. À semelhança da BBC, o Banco de Inglaterra é uma entidade pública e por isso leva a sério a responsabilidade fiscal.

A política começa por estabelecer dois princípios operacionais claros:

• O princípio da relação custo-benefício: porque o banco é responsável perante o Parlamento e o público, precisa de cuidar bem dos gastos.
• O princípio da integridade: “não devemos ser influenciados pela perspectiva de vantagem ou ganho pessoal. Devemos utilizar os recursos do Banco de forma responsável pelo bem público, e não para lucrar pessoalmente”

Embora bastante exaustiva, esta política é lida como se fosse escrita por aqueles que têm os melhores interesses tanto dos funcionários como da instituição em causa. A linguagem é clara e fácil de compreender, e muitas das ideias baseiam-se no que é bom para o indivíduo.

Por exemplo, “o bem-estar também é importante. Viajar longas distâncias e estar longe da família e dos amigos tem um custo. O Banco quer que o pessoal possa ter o seu melhor desempenho quando viaja para o trabalho”

Isto mostra que, mesmo que longa e bastante técnica, uma boa política de despesas pode também mostrar o cuidado com que uma empresa trata a sua equipa.

Dartmouth College

A política de viagens e despesas de Dartmouth é uma das políticas mais legais e técnicas que vamos ver. Está escrita mais como uma peça de legislação do que como um “claro e simples” livro de brincar. Se isso se adequa ao seu negócio é uma decisão sua, mas provavelmente torna-o mais difícil de seguir para os funcionários.

Por outro lado, é muito abrangente. E podemos imaginar que os empregados de Dartmouth estão naturalmente mais habituados à escrita técnica e académica do que o empregado médio da empresa.

À semelhança de outros que vimos acima, o documento estabelece uma lista de despesas não permitidas, o que é importante se quiser que a sua política seja exaustiva. Também indica claramente as penalidades prováveis se a apólice não for devidamente seguida.

Também vale a pena examinar a secção de compras perto do início da apólice. Se o seu negócio lida com muitas compras de alto valor, poderá estar interessado nas regras estabelecidas por Dartmouth.

Victoria University of Wellington

Podemos comparar a política de Dartmouth com outra instituição académica: Universidade de Victoria. Da mesma forma, esta política é formulada como um documento legal, definindo muito claramente o que é permitido e o que não é.

Apesar disto, é bastante fácil de compreender e tem apenas 9 páginas de texto reais. O que, comparado com alguns outros, não é muito assustador.

Poucas coisas dignas de nota:

• Todas as viagens universitárias devem ser de classe económica, com algumas raras excepções. Estas excepções não estão relacionadas com a descrição de funções.
• Para refeições, quilometragem, taxas de estacionamento, e outras despesas de viagem na estrada, a Universidade não declara um montante fixo coberto. Em vez disso, irá cobrir “todas as despesas ordinárias, necessárias e razoáveis necessárias para que o indivíduo possa empreender viagens universitárias aprovadas”
• A segunda página estabelece o quadro ético em que todo o documento foi escrito.

Modelos de política de despesas

p>p>A montagem de uma política de despesas é muitas vezes um processo longo e arrastado. É necessária a adesão de diferentes equipas, gestores, e liderança executiva, para garantir que cobriu todas as suas bases.

E mesmo assim, não há garantias de que todos irão ler e apreciar o seu trabalho árduo. As políticas de despesas são regularmente ignoradas ou ignoradas, e muitos empregados preferem fazer as coisas à sua maneira.

O que é frustrante, claro.

Dado isto, não faz sentido dedicar horas e horas a escrevê-lo a partir do zero. Em vez disso, pegue num destes modelos e adapte-o às necessidades da sua própria empresa.

Trabalhável

Esta é uma política de despesas muito clara e fácil de compreender, escrita em inglês simples (o que é sempre importante). Pode ser descarregada em formato DOC, com espaços para preencher os nomes dos gestores, pontos de contacto, e qualquer outra informação importante.

Sabe, um modelo.

E muito bom para isso. Se quiser simplesmente uma política de despesas plug-and-play que lhe permita viver à pressa, este é o local perfeito para começar.

Corporate Traveller

Este PDF do Corporate Traveller não é exactamente um modelo de cópia/colagem como os dois anteriores. Mas inclui os 10 principais elementos recomendados pela empresa para incluir na sua própria política.

alguns destes não figuram nos nossos outros modelos listados, mas podem ser boas ideias. Por exemplo, “formulários de perfil de viajante” que pedem informações a viajantes frequentes à empresa, o que pode ajudar numa emergência. Isto não é ciência de foguetes, mas é o tipo de coisa que se pode facilmente esquecer.

Conexão

Este modelo é especificamente para reembolsos de despesas de empregados. Aconselhamo-lo sempre a evitar pedidos de reembolso de despesas, mas uma vez que a maioria das empresas ainda depende deles de alguma forma, é uma boa ideia certificar-se de que as regras são claramente estipuladas.

Outros recursos

Se tudo isto não é informação e inspiração suficientes para elaborar uma política de despesas vencedora, aqui estão mais dois excelentes recursos que lhe dão princípios e alicerces sobre os quais se pode basear.

• Política de despesas 101: compreensão dos princípios básicos
• Política de despesas da empresa: um guia para empresas modernas

Guia de gestão de despesas para empresas em crescimento

Criar o T&E política com ajuda de outros

Como vimos, há muita inspiração disponível para os líderes e gestores financeiros elaborarem uma política de viagens e despesas vencedora. Não tem de ser uma tarefa difícil.

E para além dos excelentes exemplos que partilhámos, obtenha ajuda das pessoas que o rodeiam. Uma boa política de despesas não é simplesmente um assunto de cima para baixo. Se os outros membros da equipa tiverem contributos – não apenas a sua equipa financeira – pode estar confiante de que a sua política reflectirá o que é melhor para toda a empresa.

No final, trata-se de escrever algo que as pessoas irão realmente seguir. Na maior parte das vezes, isso significa uma política simples, clara e concisa de viagens e despesas.

E ainda melhor, pode significar uma política que é incorporada nas ferramentas que as suas equipas utilizam todos os dias. É assim que funciona aqui na Spendesk, e gostaríamos de o ajudar a alcançar o mesmo resultado:

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