Como atender o telefone profissionalmente, soa como uma recepcionista, e impressiona os seus interlocutores – sempre!
P>Picture isto: A gripe atingiu o escritório, e a maioria da tripulação está em casa doente, incluindo a recepcionista.
Você e os seus colegas de equipa saudáveis enfrentam o dobro da carga de trabalho habitual, e embora esteja à altura do desafio, uma pergunta paira:
“Quem vai atender o telefone?”
P>Põe-se a pensar… como é que uma recepcionista atende o telefone, afinal? O que é preciso?
Como o patrão murmura algo sobre a inscrição nesse serviço de atendimento telefónico, acontece – o telefone toca, e por acaso, você está mais próximo dele.
Todos os olhos estão postos em si. Tens o que é preciso?
Não temas! Os nossos recepcionistas virtuais ao vivo têm as suas costas. Se é o recepcionista de escritório, siga estes cinco passos para um atendimento telefónico sem falhas:
Gracifique o seu interlocutor.
“Olá” não corta. Comece com algo agradável como “Obrigado por ligar”, termine com um “Como posso ajudá-lo?” e não se esqueça de colocar o nome da sua empresa no meio. Acima de tudo, quer deixar as suas chamadas com uma impressão positiva! As nossas directrizes de saudação tornam-no simples.
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EJA A SUA CÓPIA
Mente os seus modos.
P>Pode ser novo no jogo da recepcionista, mas se for simpático, ninguém vai notar. Peça informações em vez de as exigir, como em “Posso dizer quem está a chamar?” e “Posso ter o seu nome?”. Atire aí “por favor” e “obrigado”, tanto quanto possível. Lembre-se, todos gostam de ser tratados com respeito e quanto mais felizes forem os seus interlocutores, mais feliz será!
Deflectir com estilo.
Aqui está um pequeno segredo que qualquer grande recepcionista sabe: não se trata de ter a resposta para cada pergunta, mas de saber o que dizer quando não se sabe. “Deixa-me descobrir por ti” e “Deixa-me ligar-te à melhor pessoa para te ajudar” são respostas excelentes, enquanto que “Não sei” não é tanto.
Evite becos sem saída.
Quando não for possível chegar à pessoa que a pessoa que está a chamar procura, ofereça-se sempre para levar uma mensagem ou transferir a pessoa que está a chamar para o voicemail. Da mesma forma, nunca faça com que a pessoa que telefona peça para deixar uma mensagem – é embaraçoso e deselegante. É tão fácil como isto: “O Tim está numa reunião. Posso levar uma mensagem?” Há sempre uma forma de trabalhar num spin positivo!
Contraia-se e continue.
Merros – todos nós os cometemos. Os nossos recepcionistas virtuais especializados aprenderam que quase qualquer flub pode ser remediado com simpatia. Ser recepcionista não é um trabalho fácil, mas, no fim de contas, é uma pessoa que comunica com outra pessoa. A chave para atender o telefone sem falhas é um toque pessoal! Seja gentil, seja cortês, e seja você mesmo, e com certeza que vai bater qualquer bola curva fora do parque.
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