7 Dicas Essenciais para Reuniões Efectivas 1 em 1 com o Seu Gestor

As reuniões efectivas 1 em 1 podem parecer como um pavão albino em algumas empresas: raramente visto, mas potencialmente espantoso.

Não é assim que deve ser. 1 em 1 reuniões deve ser algo que se espera.

Fazer bem, reuniões 1 em 1 eficazes são uma oportunidade para:

Feedback
Coaching
Construção de relatórios
E falar de todas as coisas importantes para si que parecem sempre escorregar.

São uma oportunidade para si e para o seu gestor de reforçar a sua relação de trabalho, e sair do trabalho quotidiano.

O valor de reuniões efectivas de 1 para 1 é bem suportado. Andy Grove, antigo CEO da Intel, diz que oferecem um retorno de investimento de 10x para os gestores:

Apesar disto, 1 em 1 reuniões são demasiadas vezes desperdiçadas…. ou não acontecem de todo. Isto rouba-lhe a si e aos seus colegas de equipa a oportunidade de actuarem no seu melhor no trabalho todos os dias.

O que pode fazer acerca disso?

A responsabilidade final recai sobre o seu gestor para tornar estas reuniões grandiosas. Contudo, há muitas coisas que pode fazer para melhorar o seu próprio 1 em 1s.

Através dos seus esforços, pode melhorar a qualidade do seu 1 em 1s enquanto ajuda o seu gestor a reconhecer melhor o seu valor no processo.

A maioria dos gestores preocupa-se realmente com o seu pessoal. Eles são muito mais inconscientes e esmagados do que o mal.

Se tiver um gestor tóxico como o de Dilbert que não se preocupe o suficiente para investir em 1 em 1 consigo, é tempo de procurar outro emprego. Para todos os outros, abaixo estão 7 dicas que podem ajudá-lo a melhorar a qualidade das suas reuniões 1 contra 1 com apenas alguns ajustes.

1) Não os deixe cancelar. Peça para reagendar.

Um dos maiores pecados que impedem os gestores de ter reuniões 1 contra 1 é frequentemente cancelá-las.

É difícil entrar num bom ritmo se passar semanas (ou meses) sem falar. Pior ainda, pode causar uma cópia de segurança dos assuntos a discutir que se agravam à medida que não são abordados.

Ninguém gosta de ver chegar um problema e depois ter de o ver explodir. No entanto, é provável que veja os problemas a chegar antes do seu gestor. Sem uma reunião 1 contra 1, poderá não ter oportunidade de falar sobre isso antes que seja demasiado tarde.

Felizmente, quando as reuniões 1 contra 1 são canceladas com frequência, qualquer esperança de que as reuniões sejam eficazes sai pela janela. Porquê fazer um esforço numa reunião que não espera que aconteça?

Não os deixe sair do gancho.

É difícil dizer não ao seu gerente quando lhe pedem para cancelar a sua reunião 1 contra 1. Provavelmente vieram ter consigo com uma boa razão. E são, afinal de contas, o seu gerente. É difícil dizer-lhes não a tudo o que pedem.

Em vez disso, da próxima vez que pedirem para cancelar, tente algo como isto:

“Ok. Compreendo que tem algo urgente, e estas reuniões são importantes para mim. Quando podemos remarcar a nossa reunião 1 contra 1 para?”

Uma frase como esta tem 3 vantagens chave relacionadas com persuasão:

Reciprocidade: Está a concordar com o que eles querem, e imediatamente os coloca para depois se sentir obrigado a retribuir o favor remarcando em troca de não se encontrarem agora.
E, não mas Ao enquadrar a sua resposta usando “e” em vez de “mas”, constrói a discussão em vez de sentir que está a discordar.
Imediato: Ao pedir imediatamente para marcar uma hora diferente, assegura-se de que não a esquecem.

Para ser realmente um profissional com esta táctica, esteja preparado para sugerir novos tempos. Se eles pedirem pessoalmente, traga o seu calendário directamente para o seu telefone. Se perguntaram por e-mail, olhe para os seus calendários e tente marcar uma hora que veja que funciona.

Quanto mais fácil for para o seu gestor dizer sim, mais provável é que evite as reuniões 1 em 1 canceladas.

Cada outra dica que temos abaixo para si sobre como ter reuniões 1 em 1 eficazes está focalizada em que tenha regularmente estas reuniões. Tudo começa com encontrar uma forma de conseguir que o seu gestor se mantenha fiel a elas, e esta abordagem pode ajudar a garantir que elas aconteçam.

Se é um gestor interessado em saber mais sobre o valor das reuniões 1 contra 1, e os perigos de cancelar, leia Why You Should Never Cancel Your One-on-Ones (e a única boa razão para isso).

2) Evite actualizações de estado.

Quando um gestor ou membro da equipa diz que não vê o valor de reuniões 1 sobre 1 eficazes, é uma certeza virtual que passam a maior parte da reunião a falar sobre projectos e actualizações de estado. Isso é um enorme desperdício.

Para o seu gestor, pode ser tão tentador: eles têm finalmente uma oportunidade numa semana agitada de falar consigo sobre o seu trabalho. Se estiveres numa grande equipa, esta pode ser uma das poucas vezes que se encontram contigo sozinho.

Se se sentirem fora do circuito, então quererão falar contigo sobre projectos para sentirem que sabem o que se está a passar. É também um tópico super seguro para preencher o tempo, e evitar temas difíceis, por vezes desconfortáveis, que realmente importam.

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Deixe-os ao seu estado actualizado fora das suas reuniões 1 contra 1.

O seu gestor precisa de uma actualização de estado, mesmo que não fale sobre isso na sua reunião 1 contra 1. A melhor maneira de os tirar da sua reunião 1 contra 1 então é encontrar formas de lhes fazer uma actualização de estado noutra altura.

Felizmente, existem muitas opções óptimas para ajudar o seu gestor dependendo da sua situação:

Email Update: Basta enviar-lhes um email com a frequência com que concorda faz sentido com algumas actualizações básicas sobre o seu trabalho.
Stand Up Meeting: Sugira ao seu gestor que você e a equipa comecem a ter uma reunião de stand up para fornecer actualizações diárias e de dimensão dentada. Isto pode aliviar as preocupações mesmo para o gestor mais tenso.
Use uma Ferramenta para Ajudar: Existem várias ferramentas, desde as baseadas em e-mail como IDoneThis até as baseadas em Slack como StandupJack. Todas elas ajudam a organizar actualizações de estado para o seu gestor em toda a sua equipa.

Qualquer que seja a opção que melhor funcione na sua situação, trabalhe com elas para a aperfeiçoar. Quanto melhores forem as actualizações, menos serão ambos tentados a falar sobre actualizações de estado nas vossas reuniões 1 contra 1. Isto liberta tempo para todos os grandes tópicos que contribuem para reuniões 1 a 1 efectivas.

Se é um gestor inseguro do que deve discutir nas suas reuniões 1 a 1, leia Sobre o que falar numa reunião 1 a 1 com o membro da sua equipa.

3) Traga coisas de que quer falar.

Não é culpa do seu gestor se não tem nada para falar na sua reunião 1 a 1.

Na verdade, cada vez que vem à sua reunião sem nada para discutir, faz com que tenham medo da sua reunião 1 contra 1 consigo um pouco mais. Também lhes dá outra razão para quererem cancelar ou preencher o tempo com actualizações de estado.

Ninguém gosta de arrancar dentes, e pode ser excruciante tentar tirar tudo de si. É por isso que é importante para si pensar sobre aquilo de que quer falar.

Não faça da sua resposta a, “sobre o que quer falar?” um olhar em branco.

Faça uma agenda para a sua reunião 1 a 1.

Ao longo da sua semana, escreva as coisas que deseja discutir à medida que lhe forem chegando. Na sua próxima reunião 1 contra 1, terá uma lista saudável de perguntas e tópicos sobre os quais quer falar com o seu gestor

Não tem a certeza por onde começar? Aqui estão alguns grandes tópicos a considerar:

Os seus objectivos de carreira/crescimento: Se tem uma aspiração, não assuma que o seu gestor a conhece. Traga-a para cima. (Mais sobre isto mais tarde.)
Melhoria da Equipa: Tem ideias para ajudar a equipa a melhorar, ou a trabalhar melhor? Reuniões efectivas 1 sobre 1 são um óptimo momento para as discutir e ou arranjar formas de as aplicar ou compreender porque não as pode fazer.
Auto-Melhoramento: Quer ajuda, feedback, ou treino em alguma coisa? Pergunte! Ao perguntar especificamente, é mais provável que o seu gestor consiga arranjar tempo para ajudar e dar feedback nessa área.
Tópicos Pessoais: Há alguma coisa de pessoal que eles devam saber? Como a morte de uma família, doença, stress em casa, etc? Deixá-los saber sobre coisas que afectam o seu trabalho podem ajudá-los a ter mais empatia por si e abrir o potencial para acomodações razoáveis.
Questões Interpessoais: Tem problemas com um colega de trabalho? O seu gestor pode ajudá-lo a mediar ou orientá-lo sobre como lidar com o problema.

O seu gestor não é um leitor de mentes! Se não lhes contar, não espere que eles saibam. Mesmo os grandes gestores lutam para compreender o que o seu povo precisa quando estão com a língua apertada.

As reuniões efectivas 1 sobre 1 acontecem quando se faz a sua parte para trazer coisas que se quer discutir.

A melhor maneira de garantir que isso acontece é certificar-se de escrever os tópicos enquanto pensa neles. Depois, traga essa lista como agenda para a sua reunião 1 contra 1.

É um gestor à procura de ajuda para gerir as agendas e outras chaves para grandes reuniões 1 contra 1 com os seus empregados? Então inscreva-se para um teste gratuito de Lighthouse aqui.

O progresso na sua carreira pode ajudar a melhorar o baixo moral

4) Fale sobre os seus objectivos de carreira.

Ouvimos repetidamente um cenário comum: Durante a sua análise de desempenho, o seu gestor pergunta-lhe quais são os seus objectivos de carreira. Tem uma boa conversa sobre como quer crescer, e isso é anotado na sua análise.

Então, passam-se seis meses a um ano, e nada acontece.

Quando finalmente chega ao seu próximo ciclo de revisão, ambos percebem que não falaram sobre os seus objectivos desde a última revisão. Com pressa, o vosso gestor copia o que discutiram da última vez e passa para a próxima parte da revisão. Eles pensam que acabaram de poupar 20 minutos, e você fica desapontado.

É alguma surpresa que toda a investigação mostre que o crescimento da carreira & desenvolvimento é o maior privilégio que os empregados procuram no seu próximo emprego?

Reunir os objectivos de crescimento e desenvolvimento da sua carreira às suas reuniões 1 a 1

Seria óptimo se o seu gestor se dirigisse a si e lhe dissesse, “Preocupo-me realmente com o crescimento da vossa carreira, por isso vamos encontrar um tempo nos nossos calendários para falarmos sobre isso em breve.” Infelizmente, mesmo os melhores gestores raramente têm a oportunidade de dizer que.

No entanto, esta é a beleza da sua reunião 1 contra 1; é um tempo flexível já nos seus calendários onde é o assunto principal da reunião. Este é o momento perfeito para trazer à tona quaisquer competências que queira melhorar, coisas novas que queira aprender, ou um novo papel a que aspire.

Procura de ideias sobre como ter essa discussão? Estes posts podem ajudá-lo a si e ao seu gestor:

3 Abordagens para ter uma grande conversa na carreira.
O que fazer se não tiver a certeza do que pretende fazer a seguir.
Como aumentar as suas competências se uma promoção não for possível (ou o que pretende).

O seu gestor provavelmente sabe de oportunidades na empresa que você não sabe. Se fizer com que a sua carreira e crescimento de competências faça parte das suas reuniões 1 contra 1, é muito mais provável que eles reconheçam um papel que poderia caber-lhe quando surgem as vagas.

Cria também uma oportunidade para que faça progressos regulares entre os ciclos de revisão. Ao dividir os desafios em etapas que pode realizar entre as reuniões 1 contra 1, aproveita a melhor forma de se manter motivado no trabalho, de acordo com a investigação de Harvard.

As conversas de crescimento e desenvolvimento de carreira são uma parte essencial de como ter reuniões 1 contra 1 eficazes. Coloque-as na sua agenda de reuniões 1 em 1 para não esperar pelo próximo ciclo de revisão para falar sobre elas.

5) Encoraje o seu gestor a tomar notas.

Há poucas palavras a temer mais numa reunião 1 em 1 do que ouvir o seu gestor dizer: “Desculpe. De que falámos da última vez?”

Suddenly, qualquer progresso que esperasse fazer está a ser reiniciado. Agora tem de passar uma grande parte do seu tempo a refrescar-lhes a memória.

Como poderia o seu gestor esquecer algo tão importante para si?

É muitas vezes um erro inocente. Eles estão a correr num milhão de direcções e a sua reunião 1 contra 1 é apenas uma das muitas conversas que tiveram nas últimas semanas. É difícil para eles lembrarem-se do topo da sua cabeça. É por isso que precisam de tomar notas.

Escreva o seu gestor para anotar as coisas.

Se o seu gerente tiver medo de interromper o fluxo da sua reunião, ou simplesmente não tiver o hábito de o fazer, precisa de os convencer a tomar notas. Estudos mostram que terá um grande impacto na sua memória e preparação para as suas futuras reuniões 1 em 1.

Se algo é importante para si, e quer que eles se lembrem disso, não tenha medo de parar e dizer:

“Isto é importante para mim. Se quiser tirar um minuto para escrever isto, podemos fazer uma pausa por um momento”

Se também os vir como se quisessem escrever algo, mas hesitem, encorajem-nos a tirar um segundo para o fazer. Pode usar reforços positivos para também os agradecer e elogiar por o fazerem.

Quanto mais tomam notas sobre as partes mais importantes das vossas reuniões 1 contra 1, mais valiosos se tornarão para ambos. Estarão mais preparados, e confiarão que poderão aproveitar o que aconteceu na última reunião.

As notas são uma parte essencial das reuniões 1 sobre 1 eficazes. Pode ajudar o seu gestor a construir este hábito, encorajando-os a tomar notas, e ajudando-os a compreender as coisas mais importantes que deseja que eles se lembrem. (Nota ed.: Este posto pode também ajudá-los com tácticas de tomada de notas para se adaptarem a qualquer situação.)

6) Torna-o accionável.

Finalmente, ter uma óptima conversa com o seu gestor sobre algo importante para si, parece-lhe óptimo. Como uma válvula de alívio de pressão que finalmente liberta uma acumulação de vapor, sente-se aliviado.

Felizmente, essa sensação pode ser muito curta se uma ou duas semanas mais tarde voltar a falar sobre o mesmo assunto.

As notas na reunião ajudarão em parte, mas mesmo assim é fácil continuar a revisitar o mesmo assunto sem fazer progressos. Se as suas reuniões terminarem sempre simplesmente com algo do tipo: “Até à próxima”, não se surpreenda se algumas das suas discussões começarem a parecer um disco riscado.

Fecha a reunião falando sobre os passos para a próxima vez.

Sem acção, não há progresso. Sem progresso, não há mudança. E se nada mudar, vai desanimar. Começará a ver pouco sentido em continuar a falar sobre questões e ideias importantes para si.

É mais do que um sentimento. Os investigadores em Harvard descobriram que *nada* é mais motivante do que este sentimento de progresso. Como descobriram:

“De todas as coisas que podem estimular emoções, motivação, e percepções durante um dia de trabalho, a mais importante é fazer progressos em trabalhos significativos.”

O que é mais significativo do que o progresso naquilo de que fala nas suas reuniões 1 contra 1?

Se teve uma boa discussão na sua reunião 1 contra 1, então o passo crucial é estabelecer o que pode ser feito a esse respeito. Pergunte: “O que acha que ambos podemos fazer para a próxima vez com base no que falámos?”

Ao apresentá-lo como uma pergunta, faz com que o seu gestor se sinta parte da solução, o que faz com que seja mais provável que mantenham os seus compromissos vindos da mesma. Pode, e deve, propor também os próximos passos para que seja uma acção de grupo.

A melhor parte é, isto cria um contrato social; se entregar ao seu gestor os seus itens de acção, é mais provável que eles também mantenham a sua parte do acordo. Pode até tentar de novo a reciprocidade dizendo: “Se eu fiz isto, podem fazer isto por mim?”

Estabelecer os próximos passos é uma óptima forma de garantir que continua a ter reuniões 1 sobre 1 eficazes a longo prazo. Tirar 2 minutos no final da sua reunião 1 contra 1 para as definir pode fazer toda a diferença.

É um gestor à procura de ajuda para gerir as agendas, itens de acção de fim de reunião, e outras chaves para grandes reuniões 1 contra 1 com os seus empregados? Então inscreva-se para um teste gratuito do Farol aqui.

7) Pense na opinião do seu gestor.

Existem duas pessoas que compõem uma reunião 1 em 1. Até agora, concentrámo-nos em si, e em como pode conseguir que o seu gerente faça mais algumas coisas que o beneficiem.

É também importante lembrar que em toda a mesa, chat de vídeo, ou sala de conferências, há outra pessoa. Também têm stress, pressões, desafios, ideias e necessidades.

Dependente do que se passa na sua empresa, podem não estar a receber o apoio ou a atenção de que necessitam. Podem ter a melhor das intenções, mas podem estar sobrecarregados ao ponto de, possivelmente, serem demasiados.

Ask sobre como os pode ajudar e apoiar, também.

Fazer até alguns minutos para falar sobre como os pode ajudar pode fazer uma grande diferença. Se o seu gerente tiver uma equipa realmente grande, eles podem usar toda a ajuda que conseguirem.

Aqui estão algumas formas de melhor gerir e tornar a vida profissional melhor para eles:

No laço: Descubra o que eles sentem fora do laço em relação ao seu trabalho. Crie uma forma leve de os manter actualizados.
Tome a liderança: Se estão a gerir muitos projectos ao mesmo tempo, ofereça-se para assumir a liderança de uma parte para que não lhes caiba liderar cada reunião, decisão, ou entrega. Esta é também uma óptima forma de construir capacidades de liderança.
aprender o seu estilo: A simples adaptação de alguns dos seus produtos a um estilo que lhes facilite a vida pode ser um salva-vidas. Isto pode ser uma página de resumo, um determinado modelo que eles preferem, ou o momento de pedir feedback.

Quando mostra um pouco de empatia e acomodação ao seu gestor, é mais provável que eles queiram fazer o mesmo por si. Também cria confiança, o que pode ser inestimável quando estão a considerar quem promover ou dar mais responsabilidade.

As reuniões 1 em 1 são uma via de dois sentidos. Tire alguns minutos para falar sobre formas de os ajudar, e é mais provável que também consiga o que quer.

Faça a maioria das reuniões 1 a 1 com o seu gerente

Se as suas reuniões 1 a 1 com o seu gerente não se sentirem produtivas, implementem estas dicas para maximizar o seu valor e levem os vossos 1 sobre 1s a outro nível.

Umas pequenas mudanças, bem como um empurrão saudável por si para o seu gestor estabelecer certos hábitos durante as suas reuniões, podem fazer toda a diferença.

Os sete pontos que cobrimos são essenciais para tirar o máximo partido das reuniões 1 em 1 com o seu gestor. No entanto, não são as únicas coisas que pode fazer para as tornar mais eficazes.

Aqui está mais uma leitura para o ajudar a obter mais valor das suas reuniões de 1 contra 1 sobre uma variedade de tópicos-chave que abordámos hoje:

Na gestão….

Você desempenha um papel importante na gestão da relação entre si e o seu gestor.

A boa notícia é que tem o poder de melhorar a sua relação com o seu gestor, quer a sua relação já seja bastante boa ou possa necessitar de alguma melhoria.

Saiba mais sobre a gestão com o seu patrão:

18 Perguntas para Perguntar ao seu gestor para Gerir Melhor
3 Maneiras de Gerir Melhor Desenvolvendo Empatia
9 Perito Dicas para Gerir no Trabalho de Líderes Reais

Em relação de construção…

1 em 1s são uma óptima maneira para gestores e membros da equipa construírem relação e confiança uns com os outros.

p>Lembrar que esta é uma via de dois sentidos; deve procurar construir também uma relação com o seu gestor, e não apenas o contrário. Fazê-lo ajuda-o a construir confiança e torna mais fácil trabalhar através de questões e oferecer feedback.

Saiba mais sobre a construção de uma relação:

81 Maneiras de construir um relatório com qualquer pessoa com quem trabalhe
Como construir um relatório com os membros da sua equipa remota
Porque deve construir um relatório com todos os que gere
O que fazer quando o seuPorque é que a segurança psicológica é fundamental para equipas inovadoras (e como criá-la)

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Melhorar a sua capacidade de ouvir…

Ouvir é uma capacidade crítica se quiser ser um grande gestor. Mas é também uma habilidade importante quando está a comunicar com o seu próprio gestor e a receber feedback ou conselhos.

Um sobre um é uma oportunidade para o seu gestor lhe dar feedback. Quanto melhor for a sua capacidade de ouvir, melhor poderá implementar esse feedback, impressionar o seu gestor, aprender, e crescer.

Outras leituras para o ajudar a melhorar as suas capacidades de escuta:

Como os gestores podem ser ouvintes mais eficazes
O Mais Importante, No entanto, Habilidade de Gestão Ignorada
Melhorar a sua audição ou a do seu gestor + nota-tirar competências com o Método dos Últimos 5 Minutos (Ver ponto #5)

Em ter regular, de alta qualidade 1 em 1s…

É importante ter regularmente 1 em 1s; pouco frequente 1 em 1s torna muito difícil fazer progressos significativos em qualquer coisa.

Um sobre um serve não só como forma de expressar preocupações, adquirir e dar feedback, e criar planos, mas também para dar seguimento aos itens da reunião anterior.

Quando as reuniões estão tão espaçadas, é impossível criar qualquer impulso ou responsabilização de reunião para reunião.

P>Pense nisso numa perspectiva de procrastinação: se tiver uma semana para fazer algo, terá de o fazer muito em breve e provavelmente torná-la-á uma tarefa pequena, enquanto que se tiver 12 semanas, é fácil de esquecer e torná-la uma tarefa demasiado grande.

É por isso que recomendamos uma reunião a cada 1-2 semanas com todos os membros da sua equipa, dependendo do tamanho da sua equipa e dos constrangimentos de agenda.

Com estas tácticas e abordagens, pode não só melhorar a sua reunião 1 contra 1, mas também a sua relação geral com o seu gestor.

E se você mesmo for um gestor, pode obter uma ajuda para aplicar estas abordagens com a sua equipa, com tudo organizado num só lugar, de fácil acesso, com um teste gratuito do Lighthouse aqui.

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