Aqui está porque é importante uma reunião de lançamento de um projecto, e como acolher um que começa com o seu projecto com o pé direito.
Você está encarregado de liderar um grande projecto para a sua equipa – você vai liderar todo o redesenho e lançamento do novo e melhorado website da sua empresa.
É um grande empreendimento, certo?
Existem toneladas de equipas diferentes em jogo – a equipa de conteúdo, a equipa de design, a equipa de desenvolvimento, a equipa SEO, e muitas outras.
Existem também muitas tarefas e prazos diferentes que estão a acontecer em simultâneo. A equipa de conteúdo está a trabalhar na cópia enquanto a equipa de design colabora com os criadores enquanto a equipa de SEO identifica as palavras-chave alvo – tudo exactamente ao mesmo tempo.
A sua cabeça está a girar? Sendo o responsável por um projecto com estas muitas partes móveis pode sentir-se muito como malabarismo – com uma venda nos olhos e uma mão atada atrás das costas.
Mas eis a boa notícia: Há algo que pode fazer para alinhar as expectativas de todos e garantir que o seu projecto começa bem. Qual é o segredo do sucesso? Uma reunião de lançamento do projecto.
Por que são importantes as reuniões de lançamento?
Uma reunião de lançamento é exactamente o que parece – é o ponto de lançamento do projecto. É o que põe toda a bola de neve em movimento.
A sua reunião de pontapé de saída é a sua oportunidade de reunir todos os actores-chave do seu projecto de uma só vez e entrar na mesma página sobre o que é o projecto, porque é que está a acontecer, como é que o trabalho será feito, que papéis estão envolvidos, e quando é que precisa de ser realizado.
“As reuniões de lançamento mais úteis são concebidas especificamente para orientar uma nova equipa de projecto para as razões de negócio do projecto, e dar início ao trabalho da equipa com um entendimento comum dos objectivos e passos iniciais”, explica um post para ProjectConnections.
P>Posto simples, começando por assegurar que todas as suas expectativas estão alinhadas torna muito mais fácil abordar metodicamente todo o projecto.
Uma reunião de pontapé de saída bem sucedida significa que ninguém se sente abandonado no escuro, e todos estão a par de quem está a fazer o quê – o que lhe poupa muitas dores de cabeça e bloqueios de estrada uma vez que o projecto esteja realmente a decorrer.
7 Passos para uma reunião de pontapé de saída bem sucedida
Embora as reuniões de pontapé de saída sejam incrivelmente importantes, nem sempre funcionam de acordo com o plano – ou acontecem de todo.
As organizações não as classificam como algo que não é necessário ou apenas atrasa o progresso do projecto, ou organizam reuniões mal geridas que desperdiçam tempo ou apenas acabam por aumentar a confusão dos membros da equipa.
Sem dúvida, não se colhem os benefícios de uma reunião de pontapé de saída do projecto a menos que seja bem planeada e bem executada.
Como é que se garante que isso acontece? Aqui estão sete passos chave para acolher uma reunião de pontapé de saída do projecto totalmente planeada.
Criar uma ordem de trabalhos (e seguir a ordem de trabalhos)
Tal como um brief criativo ajuda a orientar a direcção do trabalho criativo, uma ordem de trabalhos é importante para manter qualquer reunião no bom caminho – e isso é especialmente verdade para uma reunião de pontapé de saída do projecto. Antes da reunião, crie uma agenda simples e partilhe-a com todas as plataformas de reunião.
Porque a reunião de pontapé de saída é a sua oportunidade de reunir todos e na mesma página sobre o projecto, é tentador mergulhar em todo o tipo de detalhes. No entanto, neste momento, é melhor manter-se ao mais alto nível. Este não é o momento para entrar no “nitty gritty.
“Tarefas específicas são menos importantes do que estabelecer clareza e excitação entre a equipa do projecto”, explica Amanda Kelly num post para o LiquidPlanner.
Lembrar que os seus principais objectivos da reunião são explicar:
- O que está a fazer
- Porque o está a fazer
- Como vai fazê-lo acontecer
- Quem são os principais jogadores
É realmente isso – na maioria dos casos, essas são as quatro principais coisas que precisa de explicar para que todos tenham o contexto necessário antes de avançarem com as suas peças individuais.
Mais uma nota: O “porquê” por detrás do projecto é importante para todos os envolvidos. Desde que essa informação de base permita a todos compreender não só o que está a ser feito, mas também porque é importante para toda a empresa.
Quando os líderes executivos afirmam que a falta de objectivos claros é o factor mais comum que contribui para o fracasso do projecto, tirando o tempo necessário para garantir que todos vejam a floresta – e não apenas as árvores – irá prepará-lo para um projecto muito mais suave e mais bem sucedido.
Explicar Papéis e Responsabilidades Básicas
Ganhar, esta não é uma altura em que se queira ir demasiado longe nas ervas daninhas com tarefas específicas. Contudo, é útil explicar como cada pessoa ou equipa se enquadra no projecto para que todos tenham uma compreensão de quem está a trabalhar em quê.
Cuidado geral, apresentando todos os que estão envolvidos no projecto e dando uma explicação muito breve sobre o que irão contribuir. Por exemplo:
“Kerry está a elaborar a cópia, Jason está a criar os gráficos, e Megan está a montar a wireframe do website”
É especialmente útil se se conseguir ligar as responsabilidades aos resultados do projecto, uma vez que muitas vezes isso faz mais sentido para as pessoas do que os próprios papéis e tarefas.
Tomando este tempo para destacar quem está a fazer o quê, evita a armadilha comum de as equipas serem siloadas e também assegura que os membros da equipa saibam quem devem abordar com perguntas ou feedback à medida que avançam no projecto.
Tambem é importante que reitere o facto de ser a pessoa indicada para este projecto e que quaisquer perguntas ou preocupações possam ser trazidas até si para resolução.
3. dê uma visão geral de como vai realizar o trabalho
Neste momento, é altura de ir além do que vai fazer e fornecer um pouco mais de informação sobre como vai realizar esse projecto.
Estará a utilizar uma certa plataforma ou ferramenta de gestão de trabalho para colaborar e comunicar sobre o projecto? Deverá tudo ser armazenado numa determinada unidade do Google? Estará a colaborar com quaisquer vendedores ou agências externas para peças do projecto?
Obviamente, algumas coisas que poderá ter de descobrir à medida que for avançando. Mas, agora é uma boa altura para pôr toda a gente a par de alguns dos detalhes que devem conhecer antes de iniciar qualquer trabalho (e enquanto estão a mapear as suas próprias cargas de trabalho e calendários!).
Correr Através de Quaisquer Datas-Chave
Fala de calendários, a sua reunião de lançamento do projecto é o momento em que deve tornar todos conscientes da linha temporal prevista para o projecto.
Até novamente, não precisa de se debruçar sobre prazos para tarefas individuais. No entanto, precisa de dar a todos uma ideia de quaisquer marcos-chave e reuniões, bem como de quando espera ter o projecto concluído na sua totalidade.
Aqui está um exemplo de algumas das coisas que pode destacar durante a reunião de lançamento do projecto:
- Temos como objectivo ter todo o redesenho do website concluído e lançado até ao final do primeiro trimestre.
- Temos reuniões de actualização de estado recorrentes todas as quintas-feiras.
p>p>Embora isto não seja muito detalhado (e não deveria ser!), dá a todos uma ideia aproximada do que devem planear em termos da linha temporal do projecto.
P>Pode entrar nos detalhes de tarefas específicas e prazos de entrega em reuniões e comunicação mais directa com equipas e membros individuais.
Lave Time for Questions
A sua reunião de lançamento do projecto foi concebida para cobrir as porcas e parafusos do seu projecto de modo a que todos estejam a operar com a mesma informação de base.
No entanto, esta é também uma boa oportunidade para abordar qualquer confusão precoce. Assim, deixe algum tempo no final da sua reunião para os participantes fazerem quaisquer perguntas que tenham.
Encoraja as pessoas a não se aprofundarem demasiado em questões específicas de tarefas ou papéis que poderiam ser abordadas com a mesma facilidade fora dessa reunião de grupo. Em vez disso, estas perguntas devem proporcionar clareza a todo o grupo – e não apenas a uma pessoa ou equipa.
Todas as perguntas relacionadas com os objectivos, processo e cronograma do projecto, por exemplo, são um jogo justo. Mas, se a equipa de conteúdo começar a entrar em pormenores sobre requisitos de cópia, lembre-os de que pode abordar essas questões numa reunião separada – uma vez que essas respostas não dizem respeito a todos.
Cobrir com itens de acção
Para que uma reunião seja verdadeiramente produtiva, deve terminar com alguns itens de acção claros. Assim, todos saem dessa sala de conferências com uma ideia clara do que devem fazer exactamente a seguir.
Fim da reunião chamando a atenção para itens de acção específicos para cada equipa ou pessoa que está envolvida no projecto. Por exemplo:
- Kerry deve começar com o primeiro rascunho de cópia para a página inicial do site e página de história da empresa.
- Jason e Megan devem marcar uma reunião para falar sobre o aspecto e a experiência do utilizador do novo site.
É um exemplo bastante simples, mas já se percebeu o objectivo. Todos devem afastar-se dessa reunião com mais do que apenas conhecimento – devem afastar-se com passos seguintes explícitos.
Follow Up With an Email
Tenho novidades para si: Por muito que queira que as pessoas tomem notas na sua reunião de abertura, nem todos o farão (particularmente porque não está a entrar em pormenores neste momento).
Por essa razão, é inteligente seguir com um e-mail recapitulando o que passou na reunião bem como os itens de acção necessários.
Não só reitera tudo o que discutiu, como também dá aos participantes do seu projecto algo concreto a que eles podem referir-se quando necessário.
A começar bem o seu projecto
A sua reunião de lançamento do projecto não é uma perda de tempo, é uma oportunidade para alinhar os objectivos e expectativas de todos, bem como definir o tom para todo o seu projecto.
Embora uma reunião de lançamento do projecto seja concebida para cobrir principalmente o básico, isso não significa que acolher um é uma tarefa fácil. Envolve alguma reflexão e planeamento prévios para assegurar que as coisas se mantenham a um nível suficientemente elevado, mas ainda assim dar às pessoas a informação e os próximos passos de que necessitam.
Para acolher uma reunião de pontapé de saída bem sucedida, assegure-se de que o recebe:
- Crie uma agenda, partilhe-a com os seus participantes, e depois mantenha-a
- Tocalize as funções e responsabilidades básicas (sem ser demasiado específico)
- Dê uma visão geral de como irá realizar o trabalho, incluindo quaisquer ferramentas ou plataformas que utilizará
- Correr através de uma linha temporal simples e outras datas-chave
- Deixar tempo suficiente para perguntas, e encoraje as pessoas a manterem aqueles gerais
- Abrir a sua reunião com os próximos passos e itens de acção claros
- Envie um e-mail de acompanhamento para que tenha escrito a documentação dessa reunião
p>Finalmente, lembre-se também que a reunião de lançamento do seu projecto é um momento em que pode gerar entusiasmo sobre o projecto. Esta não deve ser uma conversa aborrecida e tortuosa, mas sim uma reunião que deixa toda a gente entusiasmada com o que irão trabalhar em conjunto.
Implemente estas dicas e crie alguma excitação e envolvimento, e terá a certeza de começar o seu projecto com o pé direito. Boa sorte!