Email é uma forma extremamente eficiente de comunicar com o seu professor, especialmente se tiver de enviar uma mensagem rápida e simples ou fazer uma pergunta. Em circunstâncias ideais, deverá poder ligar-se ao seu professor quase imediatamente e, se necessário, receber uma resposta atempada. À primeira vista, um e-mail a um professor pode parecer semelhante a uma mensagem de texto que possa enviar a um amigo, mas não são exactamente a mesma coisa. Portanto, aqui está uma lista de ideias a ter em mente antes de começar.
Certifique-se de que o e-mail é realmente necessário. Como pode imaginar, o seu professor está a lidar com numerosos alunos e provavelmente recebe centenas de e-mails durante uma semana. Assim, não deve sobrecarregar o seu professor com um e-mail desnecessário sobre a data de vencimento de um trabalho ou uma pergunta sobre um procedimento comum. A maioria das informações gerais sobre o curso será incluída no programa do curso, ou o seu professor poderá ter um fórum de discussão online chamado “Pergunte ao Professor”, para que possa ver as respostas às perguntas mais frequentes. Não se esqueça de verificar ambas as possibilidades antes de enviar um e-mail. Afinal, quer que o seu professor saiba que é um pouco independente e cheio de recursos.
Utilize o endereço de correio electrónico apropriado. Ao enviar um e-mail a um professor, certifique-se de que utiliza o endereço de e-mail da escola em vez do seu endereço de e-mail pessoal. Sim, pode preferir utilizar o seu endereço de correio electrónico pessoal, e pode encontrar um segundo endereço para ser um incómodo, mas ao utilizar o endereço da sua escola, está a mostrar ao seu professor que pode seguir as instruções. Afinal de contas, o seu professor pode estar relutante em até abrir um e-mail que vem de “[email protected]”. O endereço electrónico da sua escola, no entanto, provavelmente inclui alguma variação do seu nome juntamente com o nome da escola e o sufixo educativo (edu), pelo que o seu professor provavelmente abrirá o seu e-mail rapidamente e com confiança. Note também que se não souber o endereço de correio electrónico do seu professor, deverá poder encontrá-lo no seu programa de curso ou no website da escola.
Diga ao seu leitor o devido respeito. Acredite ou não, “Yo, Teach” não é a saudação correcta para um e-mail ao seu professor. Essa saudação pode funcionar bem com um dos seus amigos, mas mostrará automaticamente uma falta de respeito da sua parte. Em geral, deve utilizar um formulário comum, tal como “Sr., Sra., Sra., ou Professor”. Se o seu professor indicou que pode usar um primeiro nome ou alguma outra saudação, então sinta-se à vontade para o fazer, mas não assuma que uma saudação casual ou informal é apropriada antes do tempo. Além disso, deve seguir essa saudação com dois pontos (“Professor Twain:”).
Simplificar a mensagem tanto quanto possível. Como mencionado acima, a correspondência electrónica deve ser rápida e eficiente. Por conseguinte, deve, se possível, limitar-se a um ou, no máximo, dois tópicos. Utilizando o exemplo de “Ausência Alargada” acima referido, poderá primeiro explicar a sua ausência, e depois fazer uma pergunta relacionada. (“Devo enviar-lhe hoje o meu trabalho por e-mail, ou devo trazê-lo comigo quando voltar às aulas na próxima semana?”) Quando comunica claramente ou faz uma pergunta directa, é mais provável que receba uma resposta rápida. Note também que se precisar de uma discussão prolongada com o seu instrutor, deve realmente marcar um encontro para se reunir pessoalmente em vez de discutir o assunto por correio electrónico.
se necessário, explicar os anexos. Se o seu professor quiser que envie o seu trabalho o mais depressa possível, não se limite a anexar o ficheiro sem uma explicação. Não se esqueça de fornecer detalhes específicos sobre que trabalho está a enviar e porque o está a enviar. (“Como pediu, anexei o meu ensaio autobiográfico porque não estarei na aula na segunda-feira”). A explicação pode parecer-lhe desnecessária, mas servirá como um lembrete ao seu professor que, como mencionado anteriormente, está a lidar com inúmeros alunos e e-mails todas as semanas.
Fechar com cortesia. Algumas pessoas podem argumentar que não precisa realmente de um fecho do seu e-mail porque o seu nome já é evidente no seu endereço de e-mail. No entanto, um final cortês à sua mensagem acrescenta o toque pessoal juntamente com o ar de respeito e formalidade que a maioria dos professores aprecia. Por exemplo, pode encerrar escrevendo “Obrigado pelo seu tempo”, ou “Aguardo com expectativa a sua resposta”, antes de acrescentar “Atenciosamente”, e o seu nome completo. Lembre-se, também, que se precisar de uma resposta, poderá ter de esperar até 24 horas ou mais, uma vez que a maioria dos professores olha para os seus e-mails apenas a uma determinada hora (ou horas) durante o dia.
Ler cuidadosamente. Finalmente, antes de carregar no botão “Enviar”, deverá rever cuidadosamente o seu e-mail e corrigir quaisquer erros de ortografia, gramática, pontuação, e capitalização. Uma vez que uma mensagem ao seu professor é muito mais formal do que uma mensagem a um amigo, deve também evitar abreviaturas, contracções, expressões de gíria, e emoticons.