Eu costumava ser uma pessoa terrivelmente desorganizada.
P>Tão tarde como no liceu, a minha mochila era uma confusão de papéis amassados, canetas partidas, e migalhas de cracker. Não prejudicou o meu desempenho académico, mas certamente prejudicou a minha sanidade.
Quando cheguei à universidade, no entanto, tive a sorte de descobrir este website. Isto levou-me a tornar-me mais sério sobre organização, particularmente quando se tratava do meu calendário e materiais digitais. Ainda não sou nenhuma Marie Kondo, mas hoje em dia considero-me “mais organizada do que a média”
Neste guia, vou levar-te através de todo o processo de te organizares na faculdade. Como verão, organizar-se é a parte mais fácil, por isso também vou abordar o que realmente importa: como ficar organizado durante todo o semestre.
Então abram a vossa aplicação de calendário preferida, tirem os vossos cadernos, e vamos organizar-nos!
Porque TÊS DE Ficar Organizado no Colégio (Não É Porque TÊS Pensa)
“O vosso cérebro é para ter ideias, não para as guardar”. – David Allen, Getting Things Done
Conheci muitas pessoas realmente espertas na faculdade que mal dormiam, com cafeína, e pareciam existir num estado constante de pânico de baixo grau.
Podes presumir que isto se deve ao facto de estarem a tomar uma carga pesada de cursos e estarem apenas demasiado empenhados. Embora isso fizesse parte do problema em alguns casos, a razão para o estilo de vida agitado destas pessoas era, na maioria das vezes, o facto de estarem severamente desorganizadas.
Ainda eram capazes de ter um bom desempenho porque eram inteligentes, prestavam atenção nas aulas, e podiam estudar eficazmente quando precisavam. Mas a sua qualidade de vida global era inferior ao que poderia ter sido.
Esta é a razão número um para se organizarem: irá reduzir drasticamente os vossos níveis de stress.
E quando estiverem menos stressadas, sentir-se-ão melhor e terão um melhor desempenho nas tarefas. Também terá mais tempo para as coisas que gosta de fazer, e será apenas uma pessoa mais agradável para estar por perto.
Nota que ficar organizado não melhorará automaticamente a sua GPA. Ainda terá de estudar o material, ir à aula, tomar boas notas, fazer os trabalhos de casa, e obter ajuda de um professor ou tutor quando necessário.
Mas se estiver organizado, também terá mais tempo para fazer as coisas acima… em vez de operar em modo de pânico e sentir que nunca terá tempo extra para estudar conceitos difíceis.
P.S. – Este guia é realmente detalhado e irá definitivamente pô-lo a funcionar. Contudo, se quiser ver exactamente como configurar cada sistema que estamos prestes a cobrir, talvez queira levar a masterclass de produtividade do nosso fundador Thomas:
Levar a minha masterclass de produtividade gratuita
Com um sistema de produtividade adequado, nada escapa às fendas. Em apenas uma hora, aprenderá a configurar a sua lista de tarefas, calendário, sistema de tomada de notas, gestão de ficheiros, e mais – a forma inteligente.
Aprender mais
Como se organizar: 5 Áreas Chave de Foco
Okay, agora que compreende o valor da organização, vamos dar uma vista de olhos às áreas chave que todos os estudantes precisam de organizar. Se conseguir organizar os seguintes aspectos da sua vida, então terá um bom começo para o semestre.
E mesmo que esteja a ler isto a meio do semestre, este conselho ainda se aplicará – pode apenas requerer um pouco mais de trabalho para implementar, uma vez que está no meio das suas aulas.
Seu Calendário
Se tivesse de dar apenas um conselho de produtividade para todos implementarem, seria “usar um calendário”. É bastante chocante para mim como muitos profissionais estão desorganizados, e a questão geralmente deriva da não utilização (e manutenção) de um calendário.
Calendários libertam tanto espaço na sua cabeça. Em vez de ter de se lembrar de compromissos, aulas, ou datas de vencimento usando notas post-it ou pedaços de papel na sua carteira, pode ter tudo organizado num formato visual conveniente. E se utilizar um calendário digital, pode automaticamente receber lembretes de eventos importantes antes que eles se aproximem sorrateiramente.
O que utiliza para o seu calendário não importa. Somos grandes fãs do Google Calendário aqui no College Info Geek, mas também pode usar qualquer número de outras aplicações de calendário. Pode mesmo ir à escola antiga com um planeador de papel, desde que o veja com regularidade suficiente.
Após ter escolhido um calendário, o próximo passo é fazer um grande lixão cerebral de cada evento importante para o semestre. Aqui estão algumas coisas chave para incluir:
- As suas horas de aula
- Datas de vencimento importantes do seu programa de estudos (exames, trabalhos, etc.)
- Tempos de exercício (tem um calendário de exercícios, certo?)
- Reuniões com professores/tutores
li> Horas de reunião do clube/extracurricularli>Datas de entrada/saída do apartamentoli>Seu horário de trabalho (se tiver um emprego a tempo parcial)Datas de vencimento do pagamento (cartão de crédito, aluguer, quaisquer outras despesas importantes)
Um exemplo do Meu Real Calendário Universitário
Após ter uma lista de todas estas coisas, é altura de as colocar no seu calendário.
Aqui está um exemplo de uma semana típica do meu calendário durante o meu último ano de faculdade:
Como pode ver, tenho todas as minhas aulas bloqueadas. Isto não só garantiu que eu nunca esqueceria uma aula, como também garantiu que eu nunca marcaria uma reunião ou outro evento durante a aula.
Nota: Se estiver a utilizar um calendário digital, recomendo vivamente que marque as suas aulas para repetir. Desta forma, nunca esquecerá quando uma aula acontece. Eis como criar eventos recorrentes no Google Calendar.
Também notará que tenho reuniões, ensaios, tempo para trabalho freelance, e muitos pontos em branco. Não agendei o meu tempo de estudo, pois fui bastante bom a fazer esse trabalho, mas também poderia incluir blocos de estudo para aulas particulares, se quiser.
O seu calendário é apenas parte da equação.
Como é que se mantém a par de todas as coisas que precisa de fazer diariamente?
Como é que acompanha os trabalhos de casa, tarefas em torno do seu espaço de vida, e outros objectivos que pretende atingir?
Para isso, precisa de uma lista de afazeres…
Sua lista de afazeres/Gerente de tarefas
Embora ter um calendário seja o mínimo para ser organizado, ter uma lista de afazeres irá realmente levar as coisas ao nível seguinte.
No início, poderá perguntar-se se uma lista de afazeres é mesmo necessária. Afinal de contas, não pode simplesmente colocar todas as coisas que tem de fazer no seu calendário?
Enquanto este método pode funcionar, tende a desfazer-se se tiver mais do que algumas coisas para fazer todos os dias.
Plus, misturando o seu calendário e a lista de afazeres ignora o facto de que cada ferramenta é melhor para diferentes tarefas organizacionais:
- O seu calendário é para se manter a par dos acontecimentos. Ou seja, coisas que ocorrem num dia e/ou hora específicos que geralmente requerem que esteja fisicamente em algum lugar.
li>Sua lista de afazeres, por outro lado, é para manter um registo das tarefas. Tarefas são coisas que precisa de realizar (por vezes num dia específico), mas geralmente não exigem que esteja num lugar específico ou que mantenha um compromisso de algum tipo.
Eu percebo que a diferença entre eventos e tarefas pode por vezes ser obscura, por isso aqui estão alguns exemplos:
- Eventos:
- Uma reunião com um professor
- Uma aula a que tem de assistir
- Um ensaio de um conjunto musical
- Tarefas:
- Traçar um ensaio para levar a uma reunião com um professor
- Concluir um conjunto de problemas para uma aula
- Aprender como tocar uma peça musical para um ensaio
Como estabelecer uma lista de afazeres
Agora que compreenda a diferença, como estabelecer realmente uma lista de afazeres?
Again, tem uma variedade de opções, e o que escolher dependerá se quiser usar um sistema digital ou físico.
No lado digital, recomendamos Todoist. É gratuito, intuitivo e fácil de configurar.
Se quiser um método físico, o sistema de diário de balas é uma óptima opção. Pode mesmo criar um sistema híbrido digital-físico, como Thomas discute neste vídeo:
Mas, em última análise, não importa qual o sistema que se utiliza. Pode usar um quadro branco ou um bloco de notas em branco se quiser. O que importa é que mantenha uma lista actualizada das tarefas que precisa de realizar, bem como, sabe, de facto fazer essas tarefas.
Para fazer a sua lista de tarefas, deve primeiro criar um brain dump de tudo o que precisa de fazer com regularidade. Aqui estão algumas tarefas que a maioria dos estudantes universitários precisa de fazer:
- Tarefas de casa
- Limpar o seu dormitório/apartamento
- Li>Preparar refeições
- Tarefas do clube (particularmente se for um oficial)
- Qualquer coisa que esteja a aprender fora da aula
P>Próximo, terá de colocar todas estas tarefas no seu sistema de lista de afazeres. Se estiver a utilizar um sistema digital, pode definir certas tarefas para que se repitam (pense em “levar o lixo para fora” ou “problemas de cálculo completos para o dia”). E depois, ao pensar em novas tarefas, pode adicioná-las ao seu sistema.
Aqui está um exemplo de como era a minha lista de tarefas na faculdade:
As suas notas
Tirar boas notas é fundamental para compreender e reter quaisquer conferências ou apresentações que os seus professores façam.
Mas tomar notas por si só não é suficiente – para tirar o máximo valor das suas notas, precisa de as manter organizadas.
Para algumas pessoas, isto pode ser tão simples como ter um caderno diferente para cada turma e remeter de volta para ele quando precisar de estudar para um exame.
Embora isto possa funcionar, não é o ideal. Isto é particularmente verdade quando se está a estudar para um exame intermédio ou final e é necessário consultar semanas de notas.
Para manter as suas notas mais organizadas, recomendamos a utilização de um sistema digital como o Evernote. Com o Evernote, pode criar um “caderno” digital diferente para cada aula e digitar aí as suas notas.
Se preferir tomar notas à mão (o que alguns estudos indicam poder ajudá-lo a processar melhor a informação), então também pode digitalizar as suas notas posteriormente. Para tornar isto simples, faça-o apenas depois de todas as suas aulas estarem concluídas durante o dia, antes de começar os seus trabalhos de casa.
Quando utilizar este sistema, poderá rever o material muito mais facilmente. Pode até procurar por termos-chave e o Evernote ajudá-lo-á a encontrá-los nas suas notas, poupando-lhe o trabalho de folhear de volta através de um caderno físico.
Seu material e ficheiros (Digital e Físico)
Além das suas notas, cada uma das suas aulas terá provavelmente um programa, folhetos, e apresentações que precisa de acompanhar. Também terá provavelmente tarefas que o professor (ou o seu graduado) lhe tenha devolvido, que podem ser materiais valiosos para rever quando estiver a estudar para um exame.
É fundamental manter todos estes materiais organizados. Claro, pode provavelmente obter o programa de estudos, folhetos, e apresentações em PowerPoint online. Mas essa é uma etapa extra que tem de percorrer quando chegar a altura de estudar. Além disso, nunca se sabe quando o website da Internet ou da escola pode estar em baixo.
Para estar seguro, recomendo que mantenha todos os materiais da sua turma organizados quer num aglutinante físico de três anéis, quer em algum tipo de sistema digital.
Poderia colocar todo o material no Evernote juntamente com as suas notas, ou poderia ter pastas dedicadas ao Google Drive para cada turma (outras aplicações de sincronização em nuvem como Dropbox e OneDrive também funcionam aqui, mas o Drive oferece o melhor valor para os alunos, a menos que precise especificamente do Microsoft Office).
Aqui está um exemplo do sistema de ficheiros Google Drive que utilizei para as minhas aulas durante o primeiro semestre do meu ano júnior:
p>Para redundância extra, também poderia manter pastas no seu computador com estes materiais no caso de a Internet estar em baixo e não conseguir aceder a eles.
Quer mais informações sobre como manter os seus ficheiros organizados? Veja este guia que Thomas criou.
Sua mochila
Não poderíamos falar de organização na faculdade sem discutir algo que quase todos os estudantes têm: uma mochila.
P>Com um mundo cada vez mais digital, ainda precisa de transportar o seu computador. E muitas aulas ainda terão manuais físicos que precisa de trazer, assim como tarefas que tem de completar em papel.
A sua mochila (ou pasta ou bolsa ou o que quer que use) é a chave para manter todos estes materiais organizados e prontos.
Organizar a sua mochila não é difícil – o passo chave é lembrar-se de encher a sua mochila com as coisas que precisa para o dia.
Depois de tudo, não há nada pior do que aparecer na aula, apenas para ter aquela sensação de afundamento no seu estômago ao perceber que não tem o livro ou o papel de que precisa.
Em alguns casos, não ter os materiais certos pode até prejudicar a sua nota de participação, por isso organizar a sua mochila é algo que não deve ignorar.
Para ter a certeza de trazer tudo para a aula, faça a sua mochila na noite anterior. Este foi o conselho que a minha mãe me deu quando eu estava na escola primária, e que ainda se aplicava na faculdade.
Enfalar a mochila na noite anterior assegura que não te esqueces de nada devido à pressa. E também lhe permite uma noite de sono para se lembrar de algo que se esqueceu.
Se tiver realmente dificuldade em lembrar-se de trazer tudo o que precisa para a aula, pode acrescentar uma tarefa à sua lista de tarefas que diz algo como “Fazer as malas para as aulas”. Sob esta tarefa, escreva uma lista das coisas que precisa de trazer. Desta forma, pode verificar os itens à medida que vai embalando.
p>Aqui está um exemplo de como isto seria em Todoist:
Curious o que deveria estar na sua mochila para a faculdade? Verifique esta lista.
Como manter-se organizado com o planeamento e as revisões semanais da produtividade
Se passou por todas as etapas da secção anterior, deverá agora ter um sistema para manter todos os aspectos da sua vida organizados. Contudo, criar o sistema organizacional é na realidade a parte fácil.
O desafio vem de manter as coisas organizadas. Assim, nesta secção, vou mostrar-lhe dois hábitos cruciais que o ajudarão a manter o seu sistema organizacional:
- Planeamento semanal
- Revisão semanal
Estes dois hábitos são complementares, e demoram 30 minutos por semana, no máximo. No entanto, podem ter um efeito maciço sobre se se mantém ou não realmente organizado:
Por isso, põe-se o sistema organizacional no lugar, e agora sente-se mais motivado do que nunca.
No entanto, o que rapidamente perceberá é que a vida real não é tão limpa e precisa como a sua bela lista de tarefas e calendário.
Inevitavelmente, surgirão coisas inesperadas que o impedirão de completar certas tarefas ou mesmo de participar em certos eventos.
É tentador ficar frustrado quando as coisas não correm como planeado, mas é mais eficaz aceitar que isto irá acontecer e corrigir o seu sistema em conformidade.
Uma das melhores formas de lidar com mudanças inesperadas ou desafios para a sua organização é criar um hábito de revisão semanal da produtividade.
Este processo de 3 passos demora apenas alguns minutos:
1. Compare o que planeou realizar com o que realmente realizou.
Começamos cada semana com as melhores intenções, mas depois a vida acontece.
Planeou passar uma hora por dia a praticar cálculo integral, mas só fez isso 3 dias da semana.
Inscreveu-se numa aula de ioga à noite na quinta-feira, mas depois acabou por ter demasiados trabalhos de casa para participar.
Ficou com a ideia. O objectivo é olhar para a lacuna entre o que planeou e o que realmente aconteceu.
2. Use esta informação para fazer alterações ao seu sistema.
Reconhecer a lacuna entre os seus planos e realizações não significa nada se não usar essa informação para informar os seus planos futuros.
Após ter identificado o que não realizou, precisa de examinar porquê. Depois, pode ajustar o que planeia para a semana seguinte.
Por exemplo, se não entrou na sua hora de prática de cálculo integral todos os dias, o que o impediu?
Pode aperceber-se de que foi porque estava a estudar no centro estudantil e continuava a distrair-se com a passagem de amigos. Reconhecendo isto, poderia planear fazer os seus estudos no porão da biblioteca, um lugar sem distracções excepto alguns mapas geológicos empoeirados.
À medida que faz deste processo um hábito, irá melhorar o planeamento de objectivos e horários realistas. O que nos leva ao próximo hábito…
Planeia a tua próxima semana
Após teres revisto a semana anterior, é altura de planear a semana seguinte.
Se estás a ajustar o que fazes com base na semana anterior, então já estás no caminho certo. Mas, além de rever a semana anterior, recomendo os seguintes passos de planeamento semanal:
1. Limpe o seu sistema de gestão de tarefas e calendário.
Durante o decurso da semana, haverá tarefas na sua lista de afazeres que ou se esquece de verificar ou simplesmente não faz. O seu calendário também pode acabar com eventos perdidos que já não são relevantes, ou com coisas que precisa de reprogramar para a semana seguinte.
Quando estiver a planear a semana seguinte, certifique-se primeiro de limpar todo o lixo existente nos seus sistemas organizacionais.
Encontrar novas datas de vencimento realistas para tarefas que não conseguiu realizar na semana passada, e tome nota de quaisquer eventos reprogramados no seu calendário. Isto pode também estender-se à organização de quaisquer pastas que tenha para a aula, à fixação de papéis soltos, e à digitalização de quaisquer notas que não tenha chegado a.
2. Planeie para a semana seguinte.
Após ter limpo tudo da semana anterior, pode voltar a sua atenção para a semana seguinte.
Para começar, faça uma lista de quaisquer tarefas que lhe ocorra. Recomendo que olhem para o programa de cada uma das vossas aulas, assim como para qualquer sistema online que os vossos professores utilizem para colocar tarefas. Depois, transfiram as vossas tarefas para o vosso sistema de lista de tarefas.
P>Próximo, dêem uma vista de olhos ao vosso calendário. Veja que eventos estão a chegar para a semana, e adicione qualquer coisa que não esteja actualmente no seu calendário. Verifique o seu programa de estudos para datas de vencimento iminentes, e reveja o seu calendário de trabalho para se certificar de que está correcto.
Finalmente, certifique-se de que a sua mochila está organizada e embalada para o dia seguinte. Isto irá ajudá-lo a evitar esquecer uma tarefa ou livro que precisa de levar para a aula.
Este processo de revisão e planeamento semanal pode parecer demorado quando lê, mas na realidade, não deve demorar mais do que trinta minutos.
E se o fizer todas as semanas, verá que leva cada vez menos tempo à medida que se torna mais organizado. Para ter a certeza de que o processo é feito todas as semanas, bloqueie o tempo para isso no seu calendário (homem que acabou de receber meta).
Permanecer Organizado Prepara-te para o Sucesso
Este acabou por ser um guia maciço, por isso aqui estão os principais passos para uma referência fácil:
- Utiliza o Google Calendar (ou outro aplicativo de calendário) para manter os teus eventos organizados.
- Organiza a tua tarefa com um sistema de lista de tarefas como Todoist.
- Digitaliza as tuas notas para uma revisão mais fácil.
- Cutem os vossos materiais físicos e digitais de aula organizados usando um aglutinante de três anéis e o Google Drive.
- Cutem a vossa mochila limpa e armazenada com os materiais que precisam de trazer para a aula.
- Tem 30 minutos cada semana para rever a semana anterior e planear a semana vindoura.
E acima de tudo, não deixe que o seu sistema organizacional interfira com o que realmente importa: realizar as coisas que deseja fazer.
O sistema organizacional certo ajudá-lo-á a fazer as coisas que deseja sem ficar demasiado stressado. Mas no final do dia, ainda tem de se sentar e fazer o trabalho.
Então vá lá fora este semestre e faça algo épico!
Need ajuda a manter-se organizado enquanto tem aulas online? Veja este guia.