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A matriz Eisenhower ou de gestão do tempo melhora a produtividade, ensinando-lhe a dar melhor prioridade. Esta técnica ajuda-o a aprender que actividades valem o seu tempo e esforço, e quais não valem.

E num mundo em que todos nos apressamos a cumprir os nossos horários, é uma habilidade sem preço.

Aqui encontrará uma explicação do que é a matriz de gestão do tempo, como utilizá-la, e como pensar em quadrantes.

Qual é a matriz de gestão do tempo?

A matriz de gestão do tempo, também conhecida como matriz Eisenhower, é um método que visa melhorar a forma como se dá prioridade às tarefas. Aprende a reconhecer as suas maiores prioridades e a diferenciar as que têm um impacto a longo prazo das que não têm.

Na prática, a matriz de gestão do tempo tem este aspecto:

Eisenhower matrix

A matriz serve como uma ferramenta de priorização, em vez de uma ferramenta de agendamento. Assim, não verá aqui quaisquer calendários ou prazos. Eis como a matriz funciona como uma ferramenta de gestão de tempo, sem quaisquer especificações de tempo ou calendários.

Os elementos da matriz Eisenhower – explicado

Quais são os quatro quadrantes de tempo?

Ao utilizar a matriz de gestão de tempo, classifica as tarefas da sua lista de afazeres em quatro grupos. Estes grupos são chamados quadrantes porque estão dispostos numa grelha. Temos:

• O 1º quadrante – tarefas urgentes importantes
• O 2º quadrante – tarefas não urgentes importantes
• O 3º quadrante – tarefas urgentes sem importância
• O 4º quadrante – tarefas não urgentes sem importância

Para alguns, a ordenação das tarefas será fácil e talvez óbvia desde o início. No entanto, muitas vezes as pessoas misturam estes quatro quadrantes ou têm dificuldade em distinguir para onde uma tarefa deve ir. Além disso, as prioridades serão diferentes de pessoa para pessoa. Embora o crescimento na carreira possa ser crucial para A, B poderá achar mais importante começar uma família.

Para aplicar correctamente as regras da matriz, e minimizar as hipóteses de erros, sugerimos vivamente que se olhe para a secção seguinte.

A diferença entre IMPORTANTE e URGENTE

“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

– Dwight D. Eisenhower

Após aprender a fazer a distinção acima mencionada, toda a matriz será canja.

Tarefas urgentes precisam de ser tratadas o mais depressa possível. Elas são sensíveis ao tempo e por vezes stressantes, pois precisam da nossa atenção imediata.

P>Pense em estudar para um exame que se esqueceu, ou tentar levar um amigo ferido a um hospital.

Por outro lado, tarefas importantes permitem-lhe dar um passo atrás, analisar a sua situação e planear o seu próximo passo. Não são sensíveis ao tempo, pelo que não há pressão que afecte o seu julgamento.

Tarefas importantes são aquelas que dizem respeito aos seus objectivos de vida, valores fundamentais, etc. Iniciar uma família, por exemplo, planear uma viagem, ou uma rotina de treino para ficar mais saudável.

Quantas vezes já ouviu alguém não conseguir fazer o seu trabalho porque continua a “apagar pequenos incêndios”? Se nos concentrarmos apenas em tarefas sensíveis ao tempo, não veremos mais longe do que aquilo que mente amanhã.

Isto também levanta a questão:

Como sei o que é urgente e o que é importante para mim?

Não há uma fórmula universal que todos possamos seguir. Para saber que tarefas são importantes e quais são urgentes para si, é melhor fazer uma lista. Pode encontrar muitos modelos de lista de tarefas na nossa página de recursos Clockify, um dos quais deverá ser perfeito para si.

• Escreva os seus valores fundamentais, os seus ideais, e os seus objectivos de vida;
• Pense nos marcos que precisa de atingir – eles consistirão muito provavelmente em actividades que serão importantes.

Pode ser uma forma de reconhecer e recordar aquilo para que está a trabalhar. Seja dinheiro, segurança, progressão na carreira, experiência, ligações, proporcionar à família…

li> Observa as tuas acções diárias e identifica actividades e tarefas que te façam comportar de forma reactiva.

Estas serão normalmente tarefas urgentes. Telefonemas da família ou do chefe, descontos na sua loja favorita, avarias em casa,…

Como colocar tarefas nos quatro quadrantes

Agora explicamos a distinção urgente e importante, vamos ver como se aplicam às tarefas e actividades. Vamos utilizar alguns exemplos comuns e quotidianos.

Quadrante 1, “Fazer” – Itens que são importantes e urgentes.

Estas são as tarefas que têm um limite de tempo rigoroso e muito próximo. Por exemplo, um teste de matemática é uma tarefa urgente para um estudante, e a maioria das outras coisas serão secundárias.

Outros exemplos:

li>Emergências, questões prementes

Um pequeno incêndio que precisa de apagar, um cano rebentado, um ferimento.

Um prazo muito próximo

Algo que tem vindo a adiar e agora está com pressa de o acabar.

>ul>>li>Obrigações de última hora

Obrigações de família ou de trabalho, visitantes sem aviso prévio, etc.

p>

Quadrant 2 , “Decide” – Itens que são importantes, mas não urgentes.

O segundo quadrante é para artigos que lhe trazem benefícios a longo prazo, mas que têm a vantagem de não serem urgentes. Pense em decisões como querer perder peso, ler mais, inscrever-se num curso, etc. São importantes para o seu bem-estar, mas não são críticas, por isso são normalmente afastadas a favor de tarefas urgentes.

Outros exemplos:

li>Gestores de saúde a longo prazo/ul>

Trabalhar ou cozinhar refeições saudáveis;

ul>>li>>Gestores de carreira/ul>

P>Pôr em prática uma promoção, mudar de empresa, planear o início de um negócio, terminar a universidade, etc;

ul>>li>>Gestores pessoais/ul>>p>Melhorar as relações, iniciar uma família, recreação, alimentação saudável.

Importante notar: A suspensão de tarefas importantes sempre que surge algo urgente corre o risco de as tornar urgentes no fim da linha. Se uma pessoa adiar a alimentação saudável durante anos porque outras coisas ficam no caminho, complicações de saúde como a obesidade ou diabetes torná-la-ão subitamente uma prioridade urgente.

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Quadrante 3, “Delegado” – Os itens neste quadrante são urgentes mas sem importância.

Normalmente, estas são as tarefas que se delegam a outros. Por exemplo, quando não consegue pagar as suas contas, pede a um parceiro ou a um colega de casa que o faça por si. Ou pedir a um colega de trabalho que tome notas por si durante uma reunião, porque tem algum trabalho de emergência.

p>Outros exemplos:ul>>li>>Apenas questões/ul>>p>Instaurar reuniões, marcar certas marcações,ul>>li>Obrigações da casa

p>Compras, tarefas domésticas, pagar as contas, etc.

p>

Quadrante 4, “Eliminar” – Os itens não são importantes e não urgentes.

O quadrante final contém tarefas ou obrigações que não são, de forma alguma, importantes. Têm muito pouco ou nenhum benefício a longo prazo para a sua carreira, vida ou saúde. Um exemplo poderia ser a navegação de canal à tarde, em vez de trabalhar no seu livro, por exemplo.

Outros exemplos:

ul>>>li>Irradadores de tempop>Verificação (gastar tempo em) meios de comunicação social, e-mails sem importância, etc.

>li>Apenas actividades agradáveis

Embora o descanso seja importante, demasiadas actividades divertidas podem ter um efeito contrário. Algumas delas precisam de ser eliminadas para deixar espaço para actividades importantes;

Importante notar: as actividades do quarto quadrante são consideradas interrupções que se sentem urgentes mas não têm forma de contribuir para a nossa vida diária, ou futura.

Como pesar as suas prioridades na matriz

o gráfico abaixo de uma folha de cálculo da matriz de gestão do tempo. Para os tipos mais visuais, poderia fornecer uma forma mais útil de organizar a sua tarefa dentro dos quatro quadrantes.

Aficha de cheat-sheet de gestão do tempo

Confie que só você pode saber que tarefas são importantes para si, e quais não são. Ao perguntar-se “O que é que preciso de fazer imediatamente”, “O que é que é um desperdício e precisa de ser eliminado”, e “Que tarefas é que preciso de fazer, e que tarefas é que alguém pode fazer por mim?

O seu foco durante este processo deve ser o QUE, em vez de QUANDO. A calendarização é mais fácil quando se conhecem as prioridades.

Agora que sabemos que a matriz de gestão do tempo é realmente uma ferramenta para uma melhor compreensão das suas actividades, devemos passar à sua aplicação real.

Um exemplo de como a matriz de gestão do tempo funciona

A melhor maneira de compreender como a matriz funciona é através de um exemplo.

Vamos dizer que há uma mulher, chamada Julie, que é a chefe de projecto de uma empresa de média dimensão. Ela delega muitas pessoas, comunica com os clientes, reporta aos seus chefes, tem um marido e dois filhos, e tenta viver e comer saudavelmente para além de tudo isso. Parece muito, e poder-se-ia pensar que Julie não conseguia fazer muitas das coisas que planeia. No entanto, ao aplicar a matriz, ela sabe onde estão as suas prioridades e como trabalhar em torno de mudanças nos seus planos

Para começar, digamos que a agenda de Julie se assemelha a esta:

>td>9AM – 11AM

Quinta-feira, Fev 6th
8AM – 9AM	Reunião de stand-up + e-mails
Projecto, relatórios e análises
11AM – 11:30AM	Almoço
11:30AM – 11:45AM	Call Kevin Smith para perguntar sobre a visita de estudo da escola na próxima semana
12:00PM – 2:05PM	Reunião do cliente / preparativos para o novo projecto
2:05PM – 14:20PM	Reunião do café + visita a Sarah no seu novo escritório!
2:20PM – 16:00PM	Reunião de pessoal sobre o projecto
4:30PM – 17:00PM	Leva o Jamey ao pediatra para um check-up (dedos cruzados ele está recuperado!)
5:30PM – 6:30PM	Work out
6:30PM – 7:30PM	Shower + dinner
7:30PM – 21:00PM	Passar tempo com as crianças
9:30PM – 10:00PM	Novo episódio de Anatomia de Gray!

Por si só, parece bastante bem planeado. No entanto, Julie sabe que há hipóteses de o horário mudar, por isso, todas as manhãs, ela lembra-se disso para evitar stress.

Como era de esperar, no final do dia, o horário de Julie acabou por ser um pouco diferente. Ela teve de fazer vários ajustamentos às suas tarefas, aplicando a matriz de gestão do tempo às suas tarefas:

• As de laranja foram adiadas para mais tarde
• As de verde foram delegadas
• As de vermelho foram eliminadas

Quintas-feiras, Fev 6th/tr>

>Shower + dinner>/tr>>>tr>>>7:30PM – 9:00PM>>Passar tempo com as crianças>/tr>>>tr>>>>>9:30PM – 10:00PM>Novo episódio da Anatomia de Gray!

8AM – 9AM	Reunião de stand-up + e-mails
9AM – 11AM	Projecto, relatórios e análises
11AM – 11:30AM	Almoço
11:30AM – 11:45AM	Call Kevin Smith para perguntar sobre a visita de estudo da escola na próxima semana
12:00PM – 2:05PM	Reunião do cliente / preparativos para o novo projecto
2:05PM – 14:20PM	Reunião do café + visita a Sarah no seu novo escritório!
2:20PM – 16:00PM	Reunião de pessoal sobre o projecto
4:30PM – 17:00PM	Leva o Jamey ao pediatra para um check-up (dedos cruzados ele está recuperado!)
5:00 PM – 17:20PM	Groceries
5:30PM – 6:30PM	Work out
6:30PM – 7:30PM

O exemplo da matriz Eisenhower no trabalho

Aqui está como Julie aplicou a matriz de gestão do tempo ao seu processo de pensamento:

• A Julie não conseguiu chegar aos e-mails de manhã, uma vez que a reunião de stand-up revelou alguns problemas no departamento de GQ. O brainstorming de uma solução era mais importante do que os emails, por isso ela rotulava-os como algo para pôr em dia amanhã;

li>O cliente com quem ela deveria encontrar-se ao meio-dia chegou meia hora antes porque tinham certas perguntas que queriam fazer à Julie. Ela sabia que a viagem de campo do seu filho estava suficientemente distante que não precisava da informação necessária imediatamente. Ela podia telefonar ao professor sobre isso mais tarde durante o dia. Não querendo fazer o seu cliente esperar, ela mudou a reunião para as 11:30 da manhã, e o telefonema para quando chegasse a casa mais tarde;li> Por volta das 16:00 da tarde, ficou claro que certas coisas no projecto exigiam atenção imediata. Contudo, o filho de Julie tem estado doente durante a última semana e precisa de ir ao médico para um check-up. Uma vez que a saúde do seu filho vem primeiro, ela delega a tarefa de dirigir a reunião ao seu colega de trabalho de maior confiança. Ela pode pedir uma corrida no dia seguinte;

A matriz Eisenhower em casa exemplo

• Apesar de ter uma consulta, o consultório do médico estava cheio, por isso Jamey e Julie tiveram de esperar um pouco mais para o check-up. Só para estar do lado seguro, Julie pede ao marido para fazer as compras, porque eles podem não conseguir;

li>Julie quer melhorar a sua saúde física, por isso ela tenta fazer exercício três vezes por semana. Mas quando chegou a casa, uma colega de trabalho ligou por causa da reunião que tinham tido anteriormente. Eles precisavam de aprovação para algumas decisões. Julie decidiu remarcar o seu treino para uma conversa em vídeo com alguns dos funcionários que ficaram depois do trabalho. Ajudá-los a terminar para que pudessem ir para casa era mais importante e urgente do que o seu exercício de hoje;li> Até às 21h30, Julie estava exausta das pessoas, das reuniões, do consultório do médico e das actividades das crianças. Ela não queria mais do que dormir. Sabendo que a fará muito melhor do que a televisão naquele momento, decidiu não ver o programa e ir imediatamente para a cama.

Como podemos ver pelo exemplo de Julie, a matriz de gestão do tempo está lá para nos ensinar como fazer chamadas mais fáceis relativamente aos nossos horários. Ela não repensou as tarefas ou as consequências das suas acções, porque estava plenamente consciente delas de antemão. Ela foi capaz de fazer as mudanças necessárias suavemente, e com o mínimo de stress possível.

O que torna a matriz de gestão do tempo diferente de outras técnicas?

Como mencionado acima, este método não tem nada a ver com a aprendizagem de novas e sofisticadas competências, e tudo a ver com a mudança da sua mentalidade para melhor. Ajudá-lo-á a compreender melhor os seus objectivos, quais as actividades que o fizeram perder tempo e quais as que o ajudaram a chegar ao ponto em que se encontra hoje. Dessa forma, poderá programar e planear melhor para o futuro.

Depois de o utilizar durante algum tempo, irá instilar uma transformação positiva. Notará como é muito mais fácil programar o seu trabalho, e como se tornou muito melhor na gestão de pequenas crises e prazos inevitáveis.

Aqui no Clockify, também pesquisámos as melhores técnicas de gestão de tempo hoje. Por acaso a matriz não parece ser a sua chávena de chá, há muito mais a escolher.

Instruções sobre como usar a matriz de gestão do tempo

Este método de gestão do tempo foi dito ter sido usado pela primeira vez por Dwight D. Eisenhower (o 34º presidente dos Estados Unidos da América). Só mais tarde foi popularizado graças a Steven Covey, apresentando-o no seu livro “The 7 Habits of Highly Effective People”.

No livro, ele discutiu a ideia de Quatro Gerações de Gestão do Tempo, e se olharmos para as quatro, vemos que na realidade são instruções sobre como empregar correctamente a matriz.

Geração 1: Listas de verificação e notas

A primeira geração representa o passo inicial do seu planeamento de gestão do tempo. Todas as tarefas que precisam de ser realizadas são postas no papel e resumidas. Tudo deve ser organizado com base na quantidade de tempo e energia que requerem.

Geração 2: Calendários e agenda

Na segunda geração, todas as actividades da lista anterior devem ser escritas num calendário ou agendadas de outra forma. Esta é uma forma de tentar planear o futuro com o melhor das nossas capacidades.

Geração 3: Planos semanais

A terceira geração está lá para reduzir o prazo das actividades. É preciso planear a sua semana, os objectivos e metas que deseja atingir, e começar a pensar mais seriamente num calendário diário dentro dessa semana.

Geração 4: Relações e resultados

Enquanto as três primeiras gerações tratavam da gestão das actividades e do tempo, a quarta é o que realmente dá significado a todo o processo.

Com um calendário e uma lista completa de actividades, pode começar a analisar quais dessas tarefas são importantes ou sem importância, urgentes ou não urgentes. Ajudá-lo-á a perceber quais os itens da sua lista que precisam absolutamente de ser feitos amanhã, e quais podem ser adiados por um dia se surgirem assuntos mais urgentes.

Quais são as vantagens e desvantagens da matriz de gestão do tempo?

Como em todas as técnicas de gestão do tempo, a matriz de Covey tem tanto benefícios como inconvenientes. É melhor ter ambos em conta antes de decidir se a deve ou não utilizar. Afinal, é necessário um método perfeito para si.

Vantagens da matriz de gestão do tempo:

1. Faz-nos considerar a importância das nossas tarefas;
2. Ajuda na reavaliação do que é urgente e do que não é;
3. Ensina melhor auto-consciencialização e ajuda-nos a praticar a auto-análise;
4. Tornamo-nos melhores na tomada de decisões de fracção de segundo.

Desvantagens da matriz de gestão do tempo:

1. Trata-se de tarefas apenas com base na urgência e importância. Não tem em conta os recursos, complexidade ou nível de esforço que uma tarefa exige;
3. Curtas tarefas urgentes são deixadas para trás, mesmo que a sua verificação da lista ajude a produtividade e a ganhar impulso;

li> A utilização da matriz numa base diária pode ser difícil e demorada;

4. A matriz pode ser esmagadora quando há demasiadas tarefas presentes, pelo que limitá-las a 5 por peça funcionará melhor.

Para aqueles que ainda estão inseguros, há uma maneira de descobrir se a matriz Covey é a escolha certa para si. Experimente-a durante uma semana. Faça uma lista das suas tarefas para a semana, classifique-as dentro da grelha de quatro quadrantes, depois use um rastreador de tempo para acompanhar o seu progresso ao longo da semana, e tome notas de como certas situações o fizeram sentir.

Quando o ensaio chegar ao fim, dê uma vista de olhos aos dados que acumulou.

Deixe que se torne mais produtivo?

Foi mais fácil tomar decisões?

As coisas que considerou urgentes eram realmente urgentes? Ou será que apenas perderam o seu tempo?

Em conclusão

De certa forma, tentar gerir o tempo tornou-se uma coisa do passado. Cada vez mais coaches e especialistas em produtividade aconselham a aprender como gerir as suas prioridades e recursos. Porque não podemos ganhar mais tempo. Podemos simplesmente utilizá-lo de forma mais inteligente. Por isso, em vez de tentarmos acumular o maior número possível de tarefas num dia, tente dar prioridade às que são importantes. As que trabalham para o seu autoaperfeiçoamento e progresso. A matriz de gestão do tempo do Covey é um excelente professor a esse respeito. E embora possa não funcionar para todos, é um grande trampolim para encontrar uma técnica mais personalizada e mais adequada.