Decidir entre contabilidade de caixa e contabilidade de exercício pode ser uma decisão difícil quando se está a iniciar o negócio. Cada uma oferece diferentes pontos de vista sobre o bem-estar financeiro da sua empresa.
Muitas empresas podem escolher o método que desejam utilizar, dependendo das necessidades do seu negócio. A verdadeira diferença entre os dois é o momento em que a sua empresa contabiliza as suas despesas e as receitas obtidas. Vamos discutir o que cada um oferece um negócio.
O que é o Método de Contabilidade de Caixa?
A contabilidade de caixa é baseada na actividade de caixa da sua empresa. Rastreia quando o dinheiro entra e quando sai. Pode pensar na contabilidade com base em numerário de forma semelhante ao seu livro de cheques – no final do mês, equilibra tudo para ver quanto dinheiro tem no banco.
A contabilidade com base em numerário é a forma mais simples de contabilidade e não tem de aderir às directrizes dos Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites (GAAP). Regista as receitas quando recebe o dinheiro real dos clientes e as despesas são registadas quando paga efectivamente aos vendedores e empregados.
O seu negócio pode não precisar de alguém com vasta experiência em contabilidade para se encarregar dos seus livros, mas a base de caixa não lhe dará uma visão completa de como o seu negócio está realmente a funcionar.
O que é o Método de Contabilidade com Base de Acréscimos?
Contabilização com Base de Acréscimos aplica o princípio da correspondência – correspondência entre receitas e despesas no período de tempo em que as receitas foram obtidas e as despesas realmente ocorreram. Isto é mais complexo do que a contabilidade de caixa, mas proporciona uma visão significativamente melhor do que se passa na sua empresa.
Com a contabilidade de exercício, são feitos lançamentos antes de encerrar as finanças do mês, desta forma as receitas são identificadas no período correcto e os acréscimos para quaisquer despesas que tenham ocorrido durante esse período e que possam ainda não ter sido pagas são contabilizados.
Esta forma permite colocar as receitas no período correcto e acumular por quaisquer despesas ocorridas nesse período que possam não ter sido pagas.
Este método permite uma análise mais precisa das tendências de como a sua empresa está a fazer em vez de flutuações que ocorrem com a contabilidade de caixa.
Faz a sua empresa precisar de uma base de caixa ou de uma contabilidade de acumulação para efeitos de relatórios fiscais?
Seleccionar que tipo de contabilidade para a sua empresa depende de muitos factores. Antes de se apresentar ao IRS declarando se a sua empresa será em numerário ou de acumulação, deve compreender os seus planos estratégicos a fim de tomar uma decisão informada.
Base de caixa é ideal para as empresas em fase de arranque porque a contabilidade é mais fácil e a gestão pode concentrar o seu tempo no planeamento estratégico.
No entanto, as empresas em fase de arranque ou pequenas empresas devem fazer a si próprias algumas perguntas básicas antes de escolherem entre caixa e acumulação.
- Os livros serão auditados?
- Venderá a empresa num futuro próximo?
- É necessário obter financiamento bancário?
li>Irá a empresa tornar-se pública?
Se alguma destas perguntas for afirmativa, a contabilidade de exercício poderá ser a melhor para a sua empresa. Os investidores e as partes externas precisam de relatórios mais complexos que mostrem o desempenho da empresa.
Desde que o IRS exige que a maioria das organizações sem fins lucrativos apresentem um retorno de informação de 990, a contabilidade de exercício é preferível porque permite o cumprimento do GAAP. No entanto, a maioria das organizações sem fins lucrativos luta com a monitorização do seu dinheiro, pelo que podem olhar para relatórios de base de caixa ou projecções de caixa numa base mensal.
Médio para grandes empresas, cujas vendas excedem uma média de 5 milhões durante um período de três anos, são obrigadas a fazer a contabilidade de exercício.
A tomada de decisão sobre base de caixa vs contabilidade de exercício para o seu negócio
A decisão entre caixa e exercício depende realmente do negócio. Temos clientes que utilizam numerário ou acumulação e alguns que utilizam ambos.
Exemplos:
Um dos nossos clientes estava a utilizar a contabilidade de caixa e começou a experimentar um rápido crescimento. A contabilidade de caixa não lhes dava uma imagem clara do desempenho global da empresa e o fluxo de caixa era um grande problema para eles.
Convertemos os seus livros em contabilidade de caixa para que pudessem puxar indicadores-chave de desempenho (KPIs) e ver uma tendência geral da sua situação financeira. O numerário era curto, pelo que criámos um KPI de dias de vendas pendentes (DSO) para os ajudar nas projecções de tesouraria, porque mesmo com um crescimento rápido, havia pouco dinheiro no banco. Isto permitiu-lhes ver onde existiam problemas e quanto dinheiro tinham no banco em qualquer altura.
Outro cliente ficou na base do dinheiro, porque tinha actividade sazonal. Não queriam tornar a contabilidade mais difícil durante os períodos em que não estão a ganhar tanto dinheiro. Como um negócio mais pequeno e sazonal, com picos e vales, a contabilidade com base em dinheiro funciona bem para eles.
Relatórios com contabilidade de caixa e contabilidade de acumulação
Base de caixa e contabilidade de acumulação são apenas uma parte do quadro e é realmente importante olhar para ambos para compreender o que se está realmente a passar com a sua empresa.
A contabilidade de exercício dá uma melhor visão da sua rentabilidade. Pode ver uma análise de tendências porque reconhece receitas e despesas no período em que as receitas foram obtidas e as despesas ocorreram.
Pode ver uma previsão da sua taxa de queima mensal para despesas operacionais e ter uma ideia do que precisa que seja o seu lucro bruto para cobrir essas despesas.
A contabilidade com base na caixa pode mostrar flutuações maiores porque um mês pode ser realmente lucrativo e o mês seguinte não é devido ao momento das receitas e do dinheiro a sair. Isso não reflecte normalmente os verdadeiros lucros num trabalho ou projecto. Se quiser ver quão bem são as suas operações globais, a contabilidade de caixa dar-lhe-á uma melhor visão.
Sumário
A decisão entre contabilidade de caixa ou contabilidade de exercício depende realmente do estado do seu negócio. Para efeitos de elaboração de relatórios, a contabilidade de exercício irá normalmente fornecer uma melhor informação financeira sobre o verdadeiro estado do seu negócio.
GrowthForce fornece relatórios detalhados para o seu negócio apoiados por contabilidade e contabilidade em que pode confiar. Temos clientes que utilizam tanto a contabilidade de caixa como a contabilidade de exercício e podem fornecer relatórios necessários para impulsionar a rentabilidade da sua empresa.
P>Force fornece supervisão crítica e gestão de contas para assegurar que as políticas, procedimentos e sistemas correctos são implementados e que são produzidos relatórios financeiros e de gestão precisos. Ajudamos as empresas a funcionar com total confiança apoiada por relatórios financeiros e de gestão dos quais podem depender.
