Q: “Qual é a melhor maneira de organizar papéis e facturas? -Boston Mom
Q: “Precisamos de estratégias de organização e processamento de papel de todos os tipos. Contas, solicitações de caridade, documentos de seguros, documentos financeiros…” -Margo
Q: “Cada semana, uma pilha de papel e outros artigos de cerca de seis polegadas de altura acumula-se na minha mesa de cozinha. Sou uma mãe ocupada de quatro com dois cães, estou na escola de pós-graduação, e ensino num programa pós-escolar um dia por semana. Tenho dois filhos (9 & 13) com TDAH e fui recentemente diagnosticada por mim. Faço tantas coisas bem como separar o correio para o caixote da reciclagem, pagar logo as contas, e editar e dar as coisas. Tenho um diário de balas, que é uma ferramenta incrível para me manter a mim e a toda a família organizada. Assim, sobre esta pilha… Se não a guardar até ao fim da semana, ela muda-se para o chão da sala de estar e de lá, se não for guardada, normalmente acaba num saco enfiado algures quando chega a companhia. Somos seis pessoas a viver numa casa de 1.600 metros quadrados que é organizada, mas cheia. Já tentei classificadores, fólios, caixas, cestos – nada disto funcionou para domar a pilha. É terrível precisar de encontrar algo e não saber onde está. Tem de haver uma maneira melhor”. -Bklynebeth
Q: “Preciso de bons sistemas para lidar com (1) papelada (2) listas de afazeres e (3) um horário diário e semanal para mim e para os meus filhos”. -SDTwinMomom
Hi Boston Mom, Margo, Bklynebeth, e SDTwinMom:
Ah, a temida papelada. Não pára de se empilhar, certo? Parece que é preciso um colete salva-vidas só para evitar o afogamento. Segurem-se! Estou aqui para o salvar.
A chave para ficar por cima da papelada é criar sistemas fáceis e eficientes que funcionem para cérebros com transtorno de défice de atenção (ADHD ou ADD). Como é que sabe o que funciona? Comece por se fazer as seguintes perguntas:
- Sou um arquivador ou um piler?
- Revealer ou correctivo?
- Preciso de ver coisas para me lembrar que existem?
- Gosto de coisas codificadas por cores?
- li> Outros precisam de acesso a estes papéis?
li> Onde tenho amplo espaço para guardar ficheiros e papéis?
Ao fazer estas perguntas, os sistemas formar-se-ão naturalmente. E o melhor método é aquele que se pode configurar, manter, e aceder confortavelmente. Eis algumas estratégias para que todos possam começar:
1. Pense passado/presente/futuro ao organizar e arquivar papéis.
- PAST representa papéis que precisa de guardar mas que não precisa de aceder regularmente. Pense em impostos, apólices de seguro, documentos antigos de seguro de saúde. Estes podem ser guardados em armários de arquivo, caixas ou mesmo fichários, e colocados em armazém.
- PRESENTE é o que precisa e use AGORA. Facturas actuais, informações médicas, planos de viagem enquadrar-se-iam nesta categoria. Estes artigos precisam de estar no seu “bem imobiliário de primeira qualidade”. Ficheiros de secretária na secretária do seu escritório em casa, cestos no balcão da sua cozinha ou mesmo um carrinho rolante que pode mover de quarto para quarto.
- FUTURO consiste em papéis aos quais acabará por aceder mas não agora (futuros planos de viagem, planos de renovação da casa, etc.). Armazene aqueles onde sejam de fácil acesso. Gosto de criar fichários com mangas de plástico transparente para guardar os meus futuros materiais.
2. Use o seu espaço aéreo.
É literalmente a minha forma preferida de organizar papéis. Pendure porta revistas ou ficheiros de fios na parede para organizar o correio e outros documentos de uma forma eficiente. A utilização do seu espaço aéreo ajuda a manter os papéis importantes visíveis e de topo de gama. Etiquete os ficheiros pendurados para tornar a organização rápida e simples. Ou use o seu espaço de parede para criar um centro de mensagens. Use placas magnéticas, cortiça, placas de dry-erase, para manter os papéis que precisa de aceder rapidamente, manter listas de tarefas à vista, e horários familiares facilmente acessíveis.
3. Em caso de dúvida, deite fora.
Sou um pouco frio quando se trata disso. Mas antes de QUALQUER papel entrar em minha casa, ele é classificado por cima do caixote da reciclagem ou da trituradora. A maior parte do papel não é pessoal, por isso não o trate como tal. Faça cortes duros e livre-se do que não precisa antes de ocupar espaço na sua casa.
4. Vá sem papel tanto quanto puder.
p>Pague as suas contas online, digitalize recibos, e inscreva-se num programa de aplicação móvel que guardará todos os seus registos médicos. Crie pastas no seu computador da mesma forma que criaria o seu armário de ficheiros. De qualquer forma, pode pensar em reduzir o papel que entra, eliminando o stress e a sobrecarga.
5. Um dentro, um fora.
Esta regra aplica-se a TUDO o que possuímos (sim, mesmo papel), especialmente se vivemos em espaços pequenos. Blylynebeth, mencionou uma pilha detalhada de coisas que vão da sua cozinha para a sala de estar, para um saco de papel. Uma mulher sábia disse uma vez que a desarrumação atrasa a tomada de decisões. Gosto de levar isso mais longe e perguntar se tem espaço para tudo o que quer manter? E se sim, tudo tem uma casa específica para que saiba onde tudo vai? Uma vez que designamos casas para todas as nossas coisas, a manutenção dos nossos sistemas de organização segue naturalmente.
* BOSTONMOM, também perguntou sobre ideias para criar sistemas de trabalho de casa para o seu aluno do 5º ano. Veja aqui a coluna que escrevi sobre este tópico exacto. E se quiser ainda mais informações, vá ao meu sítio web em orderoochaos.com.
O guru da organização Leslie Josel, de Order Out of Chaos, responderá às perguntas dos leitores da ADDitude sobre tudo, desde a confusão do papel aos quartos da zona de desastre e desde o domínio das listas de afazeres até à chegada pontual de cada vez.
Submeta aqui as suas perguntas!
Actualizado a 4 de Maio de 2020