Despesas pré-pagas (também conhecido como pré-pagamentos) representam pagamentos efectuados para despesas que ainda não foram efectuadas.
Por outras palavras, estes são “pagamentos adiantados” por uma empresa para fornecimentos, alugueres, serviços públicos e outros que ainda estão para ser consumidos. Assim, são incluídos no activo da empresa.
As despesas são reconhecidas quando são incorridas, independentemente do momento em que são pagas. As despesas são consideradas incorridas quando são utilizadas, consumidas, utilizadas ou já expiraram.
Porque os pré-pagamentos ainda não são incorridos, não são registadas como despesas. Pelo contrário, são classificados como activos correntes uma vez que estão prontamente disponíveis para utilização.
As despesas pré-pagas podem ter de ser ajustadas no final do período contabilístico. O registo de ajuste para despesas pré-pagas depende do registo diário efectuado quando foi inicialmente registado.
Existem duas formas de registo de pré-pagamentos: (1) o método do activo, e (2) o método da despesa.
Método do activo
Segundo o método do activo, uma conta de despesa pré-paga (um activo) é registada quando o montante é pago. As contas de despesas pré-pagas incluem: Material de escritório, Aluguer pré-pago, Seguro pré-pago, e outros.
Numa das nossas ilustrações anteriores (se tiver seguido a nossa ilustração completa dos Serviços de Reparação Electrónica Cinzenta), fizemos este registo para registar a compra de fornecimentos de serviços:
| Dec | 7 | Service Supplies | 1,500.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Cash | 1.500.00 |
Notem que a quantia ainda não foi incorrida, portanto é apropriado registá-la como um bem.
Com a finalidade no final do mês, 60% dos fornecimentos foram utilizados. Assim, dos $1.500, $900 de suprimentos foram utilizados e $600 permanecem por utilizar. Os $900 devem então ser reconhecidos como despesa, uma vez que já foram utilizados.
Na preparação da entrada de ajuste, o nosso objectivo é transferir a parte usada do bem inicialmente registado para despesa – para que possamos chegar aos saldos apropriados mostrados na ilustração acima.
A entrada de ajuste incluirá: (1) o reconhecimento da despesa e (2) a diminuição do activo inicialmente registado (uma vez que parte do mesmo já foi utilizado). A entrada de ajuste seria:
| Dec | 31 | Despesas de Fornecimento de Serviços | 900.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Service Supplies |
A “Despesas de Fornecimento de Serviços” é uma conta de despesas enquanto que “Fornecimentos de Serviços” é uma mais-valia. Depois de fazer a entrada, o saldo dos Fornecimentos de Serviços não utilizados é agora de $600 ($1,500 de débito e $900 de crédito). As Despesas de Fornecimentos de Serviços têm agora um saldo de $900. Agora, atingimos o nosso objectivo.
Método de despesas
Até ao método de despesas, o contabilista regista inicialmente a totalidade do pagamento como despesa. Se o método de despesa tivesse sido utilizado, a entrada teria sido:
| Dec | 7 | Despesas de Fornecimento de Serviços | 1,500.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Cash | 1.500.00 |
Notem que a totalidade da quantia foi inicialmente despendida. Se 60% fosse utilizado, então a entrada de ajuste no final do mês seria:
| Dec | 31 | Service Supplies | 600.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Despesas de Fornecimento de Serviços |
Desta vez, os Fornecimentos de Serviços são debitados por $600 (a parte não utilizada). E depois, as Despesas de Fornecimentos de Serviços são creditadas diminuindo assim o seu saldo. As Despesas de Fornecimentos de Serviços estão agora a $900 ($1,500 de débito e $600 de crédito).
Notificação de que os saldos resultantes das contas sob os dois métodos são os mesmos (Dinheiro pago: $1,500; Despesas de Fornecimentos de Serviços: $900; e Fornecimentos de Serviços: $600).
Outro Exemplo
GVG Company adquiriu uma cobertura de seguro de seis meses para as suas propriedades em 1 de Setembro de 2019 por um total de $6.000.
Segundo o método do activo, a entrada inicial seria:
| Sep | 1 | Seguro pré-pago | 6,000.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Cash | 6.000.00 |
Em 31 de Dezembro de 2019, no final do período contabilístico, parte do seguro pré-pago já expirou (por conseguinte, as despesas são incorridas). A parte expirada é o seguro de Setembro a Dezembro. Assim, devemos fazer a seguinte entrada de ajuste:
| Dec | 31 | Despesas de seguro | 4,000.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Seguro pré-pago | 4.000.00 |
Do total do seguro de seis meses no valor de $6.000 ($1.000 por mês), o seguro de 4 meses já expirou. Na entrada acima, estamos na realidade a transferir $4.000 do activo para a conta de despesas (ou seja, do Seguro Pré-pago para as Despesas de Seguro).
Se a empresa utilizasse o método da despesa, a entrada inicial seria:
| Sep | 1 | Despesas de seguro | 6,000.00 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Cash | 6.000.00 |
Neste caso, temos de diminuir as Despesas de Seguro em $2.000 porque essa parte ainda não foi incorrida (não utilizada/não expirou). As Despesas de Seguro devem então ter um saldo de $4.000. O montante retirado da despesa deve ser transferido para Seguro Pré-pago. A entrada de ajuste seria:
| Dec | 31 | Seguro pré-pago | 2,000.00 | |
|---|---|---|---|---|
| Despesa de seguro |
Conclusion
O que estamos realmente a fazer aqui é assegurar que a parte incorrida (usada/expirada) seja incluída na despesa e a parte não utilizada no activo. A entrada de ajuste dependerá sempre do método utilizado quando a entrada inicial foi feita.
Se estiver a ter dificuldades em compreender este tópico, sugiro que reveja e estude novamente a lição. Por vezes, leva realmente algum tempo a obter o conceito. A preparação de entradas de ajustamento é um dos tópicos desafiantes (mas importantes) para principiantes.