Exemplo de Planos de Comunicação de Projectos que pode utilizar para criar o seu próprio plano de comunicação de projectos.
Benefícios dos Planos de Comunicação de Projectos
No seu núcleo, os planos de comunicação de projectos facilitam uma comunicação eficaz. Vão tornar os seus projectos mais fluidos e ajudar a evitar o fracasso do projecto. Alguns outros benefícios principais incluem a definição e gestão de expectativas, melhor gestão das partes interessadas, e assistência no processo de planeamento do projecto.
Configuração e gestão das expectativas
As comunicações do projecto são uma via de dois sentidos. Tal como o planeamento do projecto, as expectativas devem ser estabelecidas e tanto a equipa do projecto como as partes interessadas do cliente têm de cumprir as suas responsabilidades para que a comunicação decorra sem problemas.
Embora um projecto não se iniciasse sem um plano de projecto em vigor, os planos de comunicação do projecto não são tão facilmente discutidos – mas devem ser.
Ao deixar o cliente saber no início do processo do projecto o que pode esperar, define-se o tom para todo o projecto. Também é útil que eles saibam antecipadamente o que irão precisar deles para que possam estar preparados quando chegar a altura.
Gestão de Partes Interessadas e de Clientes
Através de um projecto, a comunicação bem sucedida sobre o alinhamento de objectivos e marcos, e o subsequente reajustamento destes à medida que os projectos mudam, são cruciais para a adesão das partes interessadas e a transparência sobre o estado do projecto.
A comunicação é crucial para manter uma boa relação com o cliente, e um plano de comunicação do projecto pode ajudar a manter essa compreensão partilhada do que está a acontecer e do que deveria estar a acontecer ao longo do projecto.
Planeamento do projecto
Um plano de comunicação de gestão do projecto define como a informação crítica será entregue ao longo do projecto, por quem, e com que frequência. Enquanto estiver a concluir o planeamento do projecto, também deve estar a concluir o planeamento da comunicação.
Nem todos os projectos são criados de forma igual, e por isso, um plano de comunicação do projecto é único para o seu projecto – razão pela qual é importante pensar ao criar o seu plano de projecto após o pontapé de saída.
Projectos grandes têm necessidades de comunicação diferentes dos projectos pequenos, e o mesmo se aplica a projectos com equipas de intervenientes versus contacto de projecto único.
Projectos com objectivos, orçamentos, prazos, e mesmo resultados diferentes, todos requerem comunicação adaptada a essas necessidades – e isso é algo a ter em mente ao criar um plano de comunicação do projecto.
O que incluir nos planos de comunicação
Embora as especificidades do seu plano de comunicação variem consoante o tipo e o âmbito do projecto, há alguns itens-chave que devem ser incluídos em cada plano de comunicação do projecto que criar:
Intervenientes-chave: Note todos os principais interessados, incluindo o seu contacto principal com o cliente. Inclua informações de contacto tais como números de telefone e e-mails, para que qualquer pessoa que aceda ao plano de comunicação possa encontrar estas informações.
Equipe de membros: Inclua os principais membros da sua equipa de projecto juntamente com as suas funções. Isto é útil para qualquer pessoa nova ou não familiarizada com o projecto. Liste quem na sua equipa está envolvido na comunicação de resultados, liderando discussões estratégicas, ou como lidará com conversas técnicas entre os intervenientes e a sua equipa.
Métodos de comunicação: Descreva os principais métodos de comunicação e os diferentes canais que utilizará para contactar as partes interessadas, tais como correio electrónico, chamadas telefónicas, reuniões presenciais, reuniões em vídeo, Slack, meios de comunicação social, ou quaisquer outros. Inclua notas sobre os canais preferidos dos interessados.
Tipo de comunicação: Incluir tipos de comunicação, como essa comunicação será partilhada, o que será incluído, e com quem será essa comunicação. Por exemplo, pode estar a fornecer relatórios semanais sobre o estado da comunicação ao cliente. Pense em como irá fornecer isto, a quem será fornecido, e que informação precisa de estar no relatório.
Estilo de comunicação: Isto pode ser decomposto por parte interessada e método de comunicação. Um determinado interveniente prefere apenas comunicação formal, ou pode ser um pouco mais casual no seu tom?
Encontro de reuniões: Embora possa ajustar isto conforme necessário ao longo do projecto, ter uma ideia inicial da frequência com que se vai reunir com os interessados é útil. Dependendo do âmbito do projecto, poderá também querer esboçar com que frequência irá enviar um e-mail ao cliente. Inclua também reuniões internas da equipa no seu calendário de reuniões.
Mensagens-chave: Para cada interveniente, determinar a mensagem ou informação chave que terá de ser comunicada com eles ao longo de todo o projecto. Isto inclui também qualquer informação ou feedback de que necessitará deles.
Objectivos de comunicação: Um plano de comunicação que inclua objectivos de comunicação pode ajudá-lo a tomar decisões baseadas no que está a tentar alcançar.