Masier Ways to Pay
O cliché sobre o mundo não bater à sua porta parece ser duplamente verdadeiro quando se trata de pessoas que lhe devem dinheiro. A realidade é que, se não se rastreia o pagamento de um serviço ou produto, então o mais provável é que os seus clientes não se apressem a bifurcá-lo por si próprios. Isto é especialmente verdade para os proprietários de pequenas empresas ou operadores freelance. Felizmente, grandes soluções de facturação e facturação podem eliminar muita da dor no processo de facturação, dando-lhe mais opções para receber pagamentos e acelerar as suas tarefas. Este tipo de software ajuda-o a adicionar mais canais de pagamento electrónicos e redes de pagamento móveis que podem tornar o pagamento mais rápido e fácil para os seus clientes. Outros produtos especializados em ajudá-lo a manter-se actualizado nas tarefas de facturação e facturação.
O tipo de negócio que gere, bem como os clientes que tem, serão todos factores na sua escolha de solução de facturação e facturação. As operações de retalho vivem de pagamentos em dinheiro e crédito, enquanto as empresas baseadas em serviços e os freelancers têm necessidades particulares e podem trabalhar com soluções de pagamento online. Para as pequenas e médias empresas (PMEs), a capacidade de articular os serviços prestados, bem como as opções e o calendário de pagamento de uma forma profissional, é fundamental para ser pago mais rapidamente. Ser capaz de fazer malabarismos com informações fiscais, criar recibos, contas de despesas, bem como automatizar avisos de seguimento, são características valiosas para as PMEs.
É aqui que entra o software de facturação e facturação. Este software dá-lhe os meios para acompanhar as suas vendas ou serviços prestados, quem foi facturado, as taxas ou encargos aplicados, e quando o pagamento foi recebido (ou quando era suposto ter sido recebido mas não foi). Também lhe dá um caminho de dados para registar todos esses dados nos seus outros sistemas de contabilidade e escrituração. Em termos contabilísticos, este fluxo de trabalho faz parte do Accounts Receivable. E embora muitas pequenas empresas ainda mantenham este tipo de registos e preparem facturas utilizando uma folha de cálculo ou aplicação de processamento de texto, existem muitas aplicações de software especializadas que lhe permitem executar a tarefa mais rapidamente, mais facilmente, e com muito menos esforço. Melhor de tudo, muitas delas são baratas ou mesmo gratuitas.
Nas nossas análises, examinámos sistemas autónomos de facturação e facturação. Também examinámos mais profundamente as capacidades de facturação de alguns sistemas de contabilidade mais abrangentes, nos quais o processo de facturação é apenas uma parte. Estes sistemas incluem também os dados para compras comerciais, gestão de inventários, e contabilidade geral. Todos os sistemas de facturação e contabilidade que analisámos são entregues como aplicações Software-as-a-Service (SaaS) que estão localizadas na nuvem em vez de instaladas localmente. Portanto, tudo o que precisa é de um navegador da Web e está no negócio.
Mais do que apenas enviar uma factura
Muitos dos sistemas de facturação que analisámos permitem-lhe entrar e registar a transacção inicial de vendas, o que é um bom local para iniciar o processo de facturação. Em termos contabilísticos, isto chama-se “Entrada de Ordem de Venda” ou simplesmente Entrada de Ordem de Venda. Mesmo que esteja apenas à procura de enviar uma factura e receber o pagamento, ainda precisa de olhar para a parte da Entrada de Encomenda do sistema e determinar como funcionará com o tipo de negócio que está a operar.
Os sistemas de contabilidade mais completos e vários sistemas de facturação têm um front end de “Entrada de Encomenda de Vendas” onde pode introduzir os itens ou serviços pelos quais pretende facturar. Na sua maioria, estes itens ou serviços precisam de ser definidos antes de se poder utilizar o front-end de vendas. Com a maioria dos sistemas de contabilidade, as Vendas integram-se com o Inventário para que seja o ponto em que os itens e os preços são definidos. Com um sistema de facturação mais simples, terá de criar estes itens, descrições, e preços como um processo separado. Os impostos, tais como o Imposto sobre Vendas ou o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), é outro local em que os sistemas de facturação diferem dos sistemas de contabilidade mais robustos. Muitos sistemas de contabilidade fornecem tabelas de impostos que calcularão automaticamente o imposto sobre vendas necessário, ou integrar-se-ão com uma aplicação de serviço de impostos como o AvaTax da Avalara. Contudo, muitos sistemas de facturação saltam tais simpatias e exigem que se introduza a taxa do imposto sobre vendas em cada transacção individual de vendas.
A criação real da factura é outra consideração. Muitas das aplicações e subsistemas de facturação que examinámos permitem-lhe criar uma factura em tempo real, utilizando uma aplicação móvel. Esta é uma óptima funcionalidade se quiser poder criar uma factura no momento da venda ou imediatamente quando um serviço é prestado enquanto se está no local do cliente. A capacidade de enviar essa factura ou factura por e-mail é outra característica desejável para muitos utilizadores, tal como a criação automática de facturas para cobranças recorrentes todos os meses ou de acordo com algum outro período de tempo regular.
Muitas das aplicações que analisámos incluíram também capacidades mais avançadas que se podem aplicar à sua operação específica. Estas incluem a capacidade de lidar com múltiplas moedas para as empresas que operam em mais do que um país, ou temporizadores pop-up, se facturar à hora. Tenha em mente, contudo, que analisámos as aplicações de facturação e facturação, e não o software de seguimento de tempo ou de seguimento de despesas – cada uma das quais tem um público alvo diferente.
A outra coisa a ter em mente é que, embora os termos “factura” e “extracto” sejam utilizados de forma intercambiável ocasionalmente, na realidade não são a mesma coisa. Uma factura pode ter múltiplos encargos e serviços discriminados, mas refere-se a uma única venda. Um extracto, por outro lado, discrimina os encargos e transacções de pagamento pendentes, actuais e históricos da factura. Um extracto dá o estado da conta de um cliente no final de um período de facturação ou, com algumas aplicações de facturação e contabilidade, a pedido.
Tracking Cash Flow
Outra área que é importante considerar ao seleccionar o software de facturação é como será pago. Durante muitos anos, aceitar dinheiro ou cheques foi a sua única alternativa, especialmente para as pequenas empresas. Isso está longe de ser verdade hoje em dia. Os cartões de crédito são especialmente considerados uma opção de pagamento obrigatória, mesmo para as pequenas empresas. Felizmente, as plataformas de facturação incorporam a capacidade de aceitar cartões de crédito. Há sempre uma taxa para isto, que é normalmente uma percentagem da transacção, bem como uma taxa por transacção ou mensalidade. Terá de ler cuidadosamente esta nota de honorários, uma vez que esta taxa pode ser acrescida da taxa percentual cobrada pelo próprio processador do cartão de crédito. Terá de decidir se este tipo de taxa vale a pena. Em muitos casos, ter acesso ao pagamento mais ou menos imediato vale bem a taxa, que é dedutível das receitas como uma despesa comercial em qualquer caso. Alguns fornecedores de software podem também fornecer um portal do cliente onde os seus clientes podem pagar as suas facturas electronicamente através de uma transferência bancária ou de uma transacção da Câmara de Compensação Automatizada (ACH). Mais uma vez, há frequentemente uma taxa para isto. Mas, tal como com um cartão de crédito, esta taxa é uma despesa comercial e pode valer a pena reduzir ou eliminar as contas a receber.
Finalmente, há relatórios. Boas capacidades de elaboração de relatórios são sempre algo que se deve procurar e o software de facturação não é excepção. A maioria dos utilizadores, especialmente as pequenas empresas, não precisarão de dezenas de relatórios. Mas vai querer saber quais são as facturas vencidas e quanto tempo já passaram. Também vai querer poder ver o seu fluxo de receitas em qualquer altura. Vai querer ter a capacidade de enviar aos clientes avisos e lembretes passados quando necessário. A gestão eficaz do seu fluxo de caixa é uma razão principal para utilizar uma aplicação de facturação.
P>Last mas não menos importante, e relacionada com relatórios, é a capacidade de integrar o seu sistema de facturação com o seu sistema de contabilidade back-end. Hoje em dia há muita concorrência no Intuit Quickbooks, por isso mesmo as pequenas empresas precisam de ter a certeza de que o seu sistema de facturação e o seu sistema de contabilidade podem efectivamente falar uns com os outros. Se não o fizerem, então estas empresas podem acabar por fazer muitas entradas manuais desnecessárias.
As aplicações que testamos podem fornecer múltiplas opções de modelos de facturação. A personalização vem através da adição do registo da sua empresa, fonte específica ou arte de identidade de marca, bem como da definição dos campos que se adequam à sua empresa e às necessidades dos seus clientes.