Chances são, se alguma vez teve um emprego, terá experimentado alguma forma de empregado onboarding. Desde o momento em que entra num escritório no seu primeiro dia, há uma série de caras novas para encontrar, processos para aprender, e tecnologia para criar – sem mencionar a tediosa tarefa de preencher uma montanha de papelada inicial. Todas estas actividades fazem parte do embarque de empregados em qualquer empresa.
Mas o que é o embarque de empregados, exactamente?
p> De acordo com a Sociedade para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (SHRM), o embarque de empregados (também conhecido como socialização organizacional) é o “processo de ajudar as novas contratações a ajustarem-se aos aspectos sociais e de desempenho dos seus novos empregos de forma rápida e suave, e aprender as atitudes, conhecimentos, aptidões, e comportamentos necessários para funcionar eficazmente dentro de uma organização.”
Em suma, a integração de empregados envolve os processos que o ajudam a assegurar que as suas novas contratações se iniciem com o pé direito. Estes processos podem ser divididos em duas categorias:
- O onboarding formal engloba as tarefas e procedimentos organizados que ajudam um novo funcionário a adaptar-se à sua nova função. Sob o onboarding formal, as novas contratações são frequentemente segregadas dos empregados existentes para experimentar actividades coordenadas de orientação, formação em sala de aula e socialização.
- onboarding informal refere-se às actividades ad hoc e semi-organizadas através das quais um novo empregado aprende sobre o seu novo emprego. O onboarding informal pode incluir o job shadowing e o coaching improvisado um-a-um ou reuniões com a direcção e novos colegas, bem como as minúcias de começar a trabalhar numa empresa, tais como receber distintivos e equipamento.
Independentemente de uma organização escolher o onboarding formal, o onboarding informal, ou uma mistura de ambos, conseguir novas contratações é uma tarefa dispendiosa. De acordo com os consultores de gestão Mark Stein e Lilith Christiansen no seu livro, Successful Onboarding, as empresas gastam até 30% do salário anual de uma nova contratação durante o processo de onboarding.
Embora a despesa de onboarding de novos empregados possa ser assustadora, é o dinheiro que é bem gasto – um processo centralizado e com os recursos adequados de acolhimento de novos empregados pode impedir a rotação antecipada de 1 em cada 4 novas contratações. E quanto mais depressa as suas novas contratações se sentirem bem-vindas e ajustadas às suas novas funções, mais depressa poderão começar a contribuir com valor para a sua empresa.
Dada a despesa de embarcar novos recrutas, como podem as grandes empresas construir formação sensível ao tempo através de um conjunto diversificado de funções, e entregá-la a novos recrutas que podem estar localizados remotamente em todo o país ou mesmo em todo o mundo?
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Muitas empresas viradas para o futuro começaram a abordar o problema do embarque em escala acessível através de vídeo.
Através da utilização de vídeo, as organizações de RH têm sido capazes de melhorar o embarque de empregados das seguintes formas:
- Reduzir os custos do programa de formação. Ao substituir o vídeo por formações em classe e eventos de menor dimensão, empresas como a IBM e a Microsoft conseguiram poupar milhões de dólares em viagens e alojamento.
- Melhorar a retenção de conhecimentos. O uso do vídeo tem sido demonstrado para melhorar a capacidade das pessoas para se lembrarem de conceitos e detalhes – com efeitos que de facto aumentam ao longo do tempo. Além disso, as plataformas de vídeo empresarial permitem às pessoas pesquisar em toda uma biblioteca de vídeos de formação, bem como pesquisar dentro de cada vídeo, por qualquer palavra que tenha sido dita ou aparecido no ecrã. Esta capacidade de pesquisa dá aos funcionários um recurso pesquisável que lhes permite encontrar a informação de que necessitam on-demand.
- Assegurar a consistência dos materiais de formação. Para organizações maiores ou empresas que estão geograficamente dispersas, ter vários formadores pode introduzir desafios para fornecer uma experiência de bordo consistente a todos os novos empregados. O vídeo resolve este problema assegurando que as empresas mantenham um padrão de mensagens consistente e de alta qualidade, independentemente de quem conduz a formação.
- Ajudar os empregados a sentirem-se mais empenhados e ligados. O estabelecimento de fortes redes e relações interpessoais é um dos aspectos mais negligenciados do embarque de funcionários. O vídeo pode ajudar a expandir o alcance dos seus programas de bordo a nível mundial através da utilização de apresentações de empresas e equipas que podem ajudar as suas novas contratações a colocar caras e personalidades nos nomes que verão nos seus directórios de empresas e caixas de correio electrónico.