Já ouviu falar dos termos ‘factura proforma’ e ‘factura provisória’ mas não tem a certeza do que significam na realidade? Não se preocupe, estes dois tipos de facturas podem certamente causar alguma confusão. Neste artigo, explicarei o que são facturas proforma e rascunho de factura, como são utilizadas, como diferem uma da outra, e como criá-las.
O que é uma factura proforma?
Uma factura proforma é um documento enviado a um cliente antes de todos os detalhes da venda terem sido finalizados. Irá indicar “factura proforma” no documento para o diferenciar de uma factura completa, no entanto, terá normalmente o mesmo formato que uma factura completa.
Uma factura proforma será enviada a um cliente em vez de uma factura completa no caso de o cliente mostrar um compromisso de compra mas os detalhes finais ainda não tiverem sido confirmados.
É diferente de uma cotação, uma vez que é emitida uma cotação quando o cliente apresentou um pedido de informação mas ainda não se comprometeu com uma compra.
O que é um esboço de factura?
Um esboço de factura é exactamente como soa, um esboço. É um modelo de factura que é guardado para que possa fazer modificações futuras ou converter numa factura proforma ou factura completa para enviar ao cliente.
Um rascunho de factura não é um documento oficial que possa ser enviado a um cliente. Por exemplo, seria criado se um cliente se tivesse comprometido com uma venda, no entanto, precisaria de voltar a contactar o cliente com informações específicas, como o número de produtos que estão a ser comprados.
Como é que uma factura proforma e um esboço de factura diferem?
Uma factura proforma é um documento que é emitido a um cliente, enquanto que um esboço de factura não pode ser enviado a um cliente. Uma factura pró-forma é um documento real, enquanto que uma factura pró-forma é um esboço preliminar da venda apenas para os seus registos.
Pode pensar num esboço de factura como uma venda “em curso”, enquanto que uma factura pró-forma é uma venda “à espera de ser finalizada”. Essencialmente, elas são criadas em diferentes fases do processo de venda.
Exemplos de quando enviar uma factura proforma ou esboço de factura
Darei alguns exemplos relatáveis de quando emitir uma factura proforma e quando criar um esboço de factura.
Exemplo 1 – factura proforma
Sally chama uma padaria para comprar um bolo de aniversário para o seu filho. Ela diz ao padeiro que deve ter uma fotografia do Homem-Aranha no topo, mas terá de encontrar a fotografia certa e enviá-la para o padeiro.
O padeiro emite uma factura proforma para o bolo mas afirma que o custo pode diferir ligeiramente dependendo da fotografia que vai ser colocada no bolo.
Exemplo 2 – esboço de factura
Tom gere uma empresa de construção. Um dos seus clientes habituais, Andy, telefona-lhe para se certificar de que ele tem disponibilidade na próxima semana para realizar algum trabalho. Tom confirma que ele está disponível e Andy telefona-lhe com os detalhes.
Desde que Andy é um cliente habitual, Tom já sabe o tipo de trabalho que será feito, pelo que começa a criar um rascunho de factura para que a possa enviar imediatamente para Sam quando voltar a ligar para confirmar os detalhes.
Criar facturas proforma e esboços de facturas com software de facturação
Utilizar software de facturação pode ajudá-lo com todas as suas necessidades de facturação. Com Debitoor, pode criar facturas proforma, rascunhos de facturas, facturas completas, cotações, e relatórios contabilísticos.
Em apenas alguns cliques, pode criar um documento profissional personalizado, enviá-lo ao seu cliente, e fazê-los pagar através de vários métodos de pagamento.
Facturas completas e facturas proforma requerem informações específicas tais como os dados da sua empresa, os dados do seu cliente, a data da factura, os produtos ou serviços vendidos, a quantidade e o preço, qualquer IVA (se aplicável), a data de vencimento, as condições de pagamento (se aplicável), e os totais.
Com Debitoor, pode guardar informações sobre produtos e clientes para que possa seleccionar rapidamente as informações ao criar um documento. Pode também introduzir os seus dados comerciais e personalizar os seus documentos de modo a torná-los únicos para o seu negócio. Debitoor certificar-se-á de que todas as informações necessárias estão no documento.
Aqui está um exemplo de uma factura proforma criada com o software de facturação Debitoor:
Com Debitoor, pode enviar a factura proforma ao cliente, e uma vez confirmada a venda, emitir uma factura completa a ser paga.
P>Pode também criar facilmente um esboço de factura para que os seus registos sejam completados posteriormente. Tudo o que precisa de fazer é criar uma nova factura, introduzir a informação que tem actualmente, e depois clicar em ‘Guardar’. Isto irá guardá-la na sua conta, mas não a enviará para o cliente.
Pode posteriormente editar a informação e convertê-la numa factura proforma ou factura completa para enviar ao seu cliente.
Se desejar criar uma factura proforma ou um rascunho de factura, sinta-se à vontade para a experimentar com o nosso teste gratuito de 7 dias.