O objectivo principal de uma factura é fornecer a uma empresa e ao seu cliente um registo de venda. Uma factura serve um objectivo importante na contabilidade das pequenas empresas: as facturas demonstram a obrigação de um cliente de lhe pagar pelos seus serviços. Uma factura oferece a verificação, por escrito, do acordo de pagamento entre a sua empresa e o seu cliente. As facturas estabelecem os seus termos de pagamento e permitem-lhe ser pago mais rapidamente pelos seus serviços.
Para saber como criar facturas e ser pago mais rapidamente, consulte este guia passo-a-passo de facturação para pequenas empresas.
Estes tópicos irão ajudá-lo a compreender melhor a finalidade de uma factura para a contabilidade de pequenas empresas:
Qual é o objectivo de uma factura?
Para que é utilizada uma factura?
Por que precisa de uma factura?
Qual é a diferença entre uma factura e uma ordem de compra?
Qual é o objectivo de uma factura?
O objectivo mais básico de uma factura é oferecer um registo de venda para que uma empresa possa ser paga pelos seus clientes. Mas as facturas servem outros objectivos importantes, alguns dos quais podem não ser imediatamente óbvios. Os seguintes são os principais objectivos que as facturas servem:
Abrigo da contabilidade
As facturas fazem um registo de todas as suas vendas e por isso são úteis para fins de contabilidade. As facturas fornecem documentação sobre o histórico financeiro da sua empresa. Elas registam todas as receitas que entram no seu negócio através das vendas e podem ajudá-lo a avaliar os seus lucros e fluxo de caixa.
Registos fiscais
As suas facturas de vendas fornecem documentação que ajuda a confirmar a informação que listou nas suas declarações fiscais todos os anos. O IRS recomenda que todos os proprietários de pequenas empresas devem manter registos diários que resumam as suas transacções comerciais, incluindo facturas. Visite o seu website para mais detalhes sobre as recomendações de manutenção de registos fornecidas pelo IRS.
Protecção Legal
Facturas ajudam a proteger as pequenas empresas de falsas acções judiciais, porque as facturas fornecem detalhes dos serviços que presta aos seus clientes e a cronologia de quando completa o trabalho. Uma factura também fornece um registo do montante que um cliente aceitou pagar pelos seus serviços e as facturas assinadas podem servir como acordos juridicamente vinculativos.
Marketing
Registos das suas facturas podem ajudá-lo a desenvolver estratégias de marketing para o seu negócio. Pode analisar as suas facturas para identificar os períodos de maior procura dos seus serviços, os serviços mais populares e menos populares que oferece e outras tendências no seu negócio. Uma vez identificadas estas tendências, pode desenvolver estratégias de marketing inteligentes baseadas nos dados para fazer crescer o seu negócio.
Tracking Inventory
Se o seu negócio mantém o inventário, as facturas de vendas podem ajudá-lo a acompanhar quanto inventário tem e a prever quanto precisará no futuro, com base nas vendas passadas. Há um software que pode utilizar para seguir automaticamente o inventário com base nas suas facturas, ou pode desenvolver um sistema de seguimento manual próprio.
Para que é utilizada uma factura?
Uma factura é utilizada para criar um acordo de vendas entre uma empresa e um cliente. Para pequenas empresas, as facturas são utilizadas para serem pagas a tempo pelos serviços que prestam, dando aos clientes um documento que descreve o montante devido, as condições de pagamento, a data de vencimento da factura e uma listagem pormenorizada dos serviços prestados.
Facturas profissionais ajudam as empresas a serem pagas mais rapidamente pelos seus serviços.
Porque precisa de uma factura?
As empresas precisam de criar facturas para garantir que são pagas pelos seus clientes. As facturas servem como acordos legalmente vinculativos entre uma empresa e os seus clientes, uma vez que fornecem documentação dos serviços prestados e do pagamento devido.
As facturas também ajudam as empresas a acompanhar as suas vendas e a gerir as suas finanças. As facturas fornecem dados valiosos sobre a forma como as suas vendas mudam ao longo do tempo e podem ajudá-lo a criar previsões precisas do negócio. As facturas também o podem ajudar a determinar o tempo médio que leva a receber o pagamento dos seus clientes, o que o pode ajudar a gerir o seu fluxo de caixa.
Qual é a diferença entre uma factura e uma ordem de compra?
Uma factura é um documento que uma empresa envia aos seus clientes para solicitar o pagamento dos serviços prestados. Os proprietários de empresas normalmente criam facturas após a conclusão de um projecto, para fornecer um registo do trabalho e solicitar o pagamento.
Um pedido de compra é diferente de uma factura: um pedido de compra é um documento utilizado por um comprador para solicitar bens ou serviços a uma empresa. As ordens de compra são criadas antes da emissão de uma factura e definem os termos de uma venda futura.