Se é uma corporação, associação, ou estatutos de sociedade são o documento legal mais importante de qualquer organização,
O que são estatutos?
Os estatutos descrevem por escrito as regras do dia-a-dia da sua organização e fornecem directrizes abrangentes para manter as coisas a funcionar sem problemas.
Se alguém quisesse ver como está organizado ou os deveres exactos que a sua organização espera do seu Conselho de Administração, a sua melhor aposta seria olhar para uma cópia do seu estatuto.
Porque eles esboçam a estrutura de uma organização, os estatutos devem ser personalizados para cada situação.
Estatuto vs. Artigos de Incorporação
Muitos empresários confundem os estatutos de uma organização com os seus Artigos de Incorporação.
Escritura de constituição, que cobrem tópicos tais como a forma como o Conselho de Administração e/ou os dirigentes são eleitos, como as reuniões são conduzidas, e os tipos e deveres dos dirigentes, os Artigos de Incorporação declaram as linhas gerais básicas da empresa.
Artigos de Incorporação geralmente fornecem informações tais como o nome da pessoa que organiza a corporação; o número de acções que a corporação pode emitir, se aplicável; os nomes do Conselho de Administração da corporação; e a localização da corporação. Tal como os estatutos, os Artigos de Incorporação variam entre empresas, mas não entram em detalhes sobre as operações ou estrutura da empresa, que é tratada pelos estatutos da empresa.
Artigos de Incorporação são arquivados no Estado e custam dinheiro para emendar; os estatutos podem ser emendados sem custos por um voto do Conselho de Administração.
O que está nos estatutos?
Cada conjunto de estatutos será específico para cada organização, mas os componentes básicos dos estatutos são os seguintes:
- Nome, Finalidade e Escritório(s) de uma Organização
- Membros
- Conselho de Administração
- Comités
- Officers
- Reuniões
- Conflito de Interesses
- Regulamento de alteração
Nome, Finalidade e Localização
Qual é o nome da sua organização? Isto deve ser declarado nos estatutos, assim como o objectivo da sua organização. Pergunte-se: “Qual é a razão da existência da sua organização”? Finalmente, deve indicar especificamente onde se encontram os seus escritórios.
Membros
Esta secção deve detalhar os vários aspectos da filiação, incluindo os diferentes tipos de membros, o processo de selecção de membros, os direitos de voto dos membros, e os procedimentos para disciplinar e/ou remover membros. Se não houver membros, declarar que nesta secção.
Administração
O Conselho de Administração é o principal órgão directivo de uma organização. Esta secção deve discutir a composição do Conselho de Administração, que pode ser um número específico de directores ou um número máximo ou mínimo de directores. Discutir também como são preenchidas as vagas, quer sejam preenchidas pelo próprio Conselho de Administração ou pelos membros. Finalmente, os estatutos devem especificar as qualificações para servir como director, as funções dos directores, a duração do mandato de um director, e as possíveis classes em que são eleitos.
Comités
Detalhe quaisquer comités especiais nesta secção, incluindo a sua formação, a forma como são nomeados, e as suas funções específicas. As funções e responsabilidades do “Comité Executivo”, que normalmente faz recomendações ao Conselho de Administração, também devem ser discutidas. Algumas comissões comuns numa organização são um Comité de Auditoria, Comité de Membros e Comité de Nomeação.
Officers
Os funcionários são membros do Conselho que desempenham funções específicas no Conselho (isto é, o Presidente, Vice-Presidente, Secretário, e Tesoureiro). Esta secção deve discutir como os oficiais são seleccionados, bem como as funções, poderes e responsabilidades de cada oficial. Também são especificados nos estatutos os procedimentos para a remoção de um oficial e o preenchimento de cargos de oficial vago. Normalmente, é delineada nesta secção uma Comissão de Nomeação, que recomenda nomeações para o Conselho de Administração. A duração dos mandatos dos oficiais é também especificada nesta parte dos estatutos.
Reuniões
Reuniões anuais, regulares, ou especiais precisam de ser discutidas nos estatutos. Isto inclui a hora e o local das reuniões, requisitos para notificar o Conselho, comissões, e/ou membros, estipulações de participação e, mais importante ainda, quantos membros do Conselho são necessários para um quórum (o número de directores necessários para votar nas questões em questão).
Conflitos de Interesses
É importante que uma organização tenha uma Disposição sobre Conflitos de Interesses nos seus estatutos. Isto protege-os das penalidades do IRS que podem ocorrer se o IRS considerar que a organização está a proporcionar benefícios injustos aos directores, membros, ou outros. Por exemplo, um director não deve ser autorizado a votar num assunto em que o director possa ter um interesse financeiro directo. Se um conflito puder ocorrer, o director deve revelar este conflito imediatamente para ser retirado da votação.
Alteração dos estatutos
Os estatutos devem conter regras específicas sobre a forma como podem ser alterados. Deve também indicar quem pode recomendar emendas e como estas alterações serão votadas. É importante que os estatutos sejam actuais e representem com precisão a organização e os seus membros. Por conseguinte, os estatutos devem ser revistos de cinco em cinco anos, a fim de se manterem actuais com as regras e regulamentos mais actualizados.
p>Todos os membros, directores e oficiais devem receber uma cópia dos estatutos e devem ser encorajados a lê-los e a compreendê-los. Para mais informações sobre como estruturar os estatutos individuais da sua organização, consulte o seu advogado.