Como implementar um Sistema de Gestão da Qualidade (QMS)
Implementar um Sistema de Gestão da Qualidade em qualquer organização, grande ou pequena, não é uma tarefa rápida ou simples. Exigirá um investimento em tempo e recursos para implementar com sucesso um SGQ eficaz. Numerosas tarefas e processos importantes exigirão desenvolvimento e implementação. Abaixo está uma lista de algumas áreas-chave a considerar quando se implementa um SGQ.
Apoio seguro da gestão de topo
O apoio da gestão de topo é vital para o sucesso de qualquer implementação de um SGQ. A equipa de gestão de uma organização deve estar empenhada no sucesso do SGQ. A direcção deve ser convencida do impacto positivo na eficiência empresarial e nos resultados. Além disso, a direcção deve estar directamente envolvida em certos elementos do processo de implementação do SGQ. Abaixo estão alguns exemplos:
- Análise empresarial: A equipa de gestão deve rever a sua estrutura empresarial e determinar as áreas-chave para a implementação de um SGQ. As áreas-chave devem ser determinadas de acordo com os requisitos críticos para os clientes. Considerar as necessidades actuais da organização e alinhamento com objectivos estratégicos a longo prazo.
- Planeamento Inicial: A gestão deve ser activamente envolvida nas fases de planeamento determinando os recursos necessários, reunindo as equipas e formulando um plano de implementação. Além disso, as discussões devem identificar quais os processos existentes que serão melhorados primeiro e confirmar os objectivos estratégicos ou SMART.
Increase Awareness
Disseminar a palavra; agendar reuniões informativas em toda a organização para informar todos os associados sobre o Sistema de Gestão da Qualidade pendente. Incluir informação sobre como o sistema irá beneficiar os clientes e empregados. Explicar como funciona o QMS. Além disso, incluir as funções e responsabilidades dos associados em cada nível e em cada departamento.
Prover Formação de Peritos
Formação de Peritos é essencial para o sucesso de qualquer novo produto/processo ou introdução de sistema de gestão. A quantidade e o tipo de formação QMS é determinada durante a fase inicial de planeamento da equipa de gestão. Os materiais de formação devem incluir uma revisão dos conceitos básicos e ferramentas utilizadas juntamente com informações relativas ao impacto positivo que o SGQ irá proporcionar aos associados e à organização.
Documentos e Controlo de Documentos
Documentação de desempenho está no centro de um Sistema de Gestão da Qualidade que funcione bem. Deve haver documentação desenvolvida para apoiar as funções de implementação, educação, implantação e controlo do sistema. Alguns dos documentos comuns podem incluir:
- Políticas
- Procedimentos
- Manual de Qualidade
- Materiais de Formação
- Instruções de Trabalho
- Formulários de Auditoria
- Processo Mapas
- Planos de Controlo
Documentação de documentos é vital para o sucesso de um SGQ e manter o controlo desses documentos é igualmente importante. Um sistema de controlo de documentos gere a criação, aprovação, distribuição, revisão, armazenamento e eliminação de toda a documentação de qualidade. O sistema funciona para assegurar que todos desempenham tarefas da mesma forma, utilizando a revisão correcta do documento.
Desdobramento
Desdobramento do SGQ deve seguir o plano de implementação desenvolvido durante a fase de planeamento. Documentar cada processo e definir o estado actual. Envolver os associados na documentação do processo, utilização de várias ferramentas de qualidade e desenvolvimento de métricas. Uma vez concluído este processo, as equipas podem concentrar-se nos esforços de melhoria. Seleccionar uma área ou processo com mais oportunidades de melhoria. Os ganhos rápidos promovem a “adesão” das equipas e associados, ilustrando as melhorias do processo e o benefício para os associados e para a empresa como um todo. Existem múltiplas ferramentas de qualidade e melhoria disponíveis para utilização na melhoria de um processo. Elas podem incluir:
- 5S +1
- Kaizen
- Gráficos de Fluxos de Processo
- Modo de Falha de Processo e Análise de Efeitos (PFMEA)
- Mapa de Fluxo de Valor
O momento da implementação depende geralmente do tamanho das organizações e do número de instalações que serão incluídas na implementação do SGQ. Ao longo da implementação, a intranet da empresa é uma ferramenta eficaz para comunicar o progresso em direcção aos objectivos planeados e partilhar as melhores práticas aos associados em toda a organização.
Measure and Control
Após a implementação ter ocorrido, os vários processos dentro da organização devem ser controlados e as características chave do processo e do produto devem ser medidas e monitorizadas para assegurar a produção contínua de produtos de qualidade. Os processos de fabrico incorporam frequentemente a metodologia SPC. Outros métodos poderiam incluir inspecções aleatórias ou auditorias de rotina. Os métodos específicos variam dependendo da dimensão da organização, estrutura, processo e risco potencial.
Auditoria e Manutenção
Auditorias de Rotina de Produto / Processo monitorizam a adesão a políticas, procedimentos e quaisquer requisitos de certificação. Deve ser desenvolvido e mantido um calendário para assegurar que cada departamento, área e processo é auditado numa base regular. O calendário das auditorias varia em função da organização, processo, risco potencial e quaisquer requisitos regulamentares ou de certificação. As auditorias revelarão se está ou não a fazer o que disse que ia fazer para gerir a qualidade e assegurar a conformidade com os requisitos de segurança/regulamentares. As auditorias de rotina são ferramentas eficazes para:
- Identificar inadequações no seu processo de gestão da qualidade
- Descobrir possíveis problemas que possam resultar em penalizações por não conformidade
- Manter a adesão aos processos estabelecidos e aos controlos de qualidade
Quando um processo de auditoria interna é bem planeado, implementado e mantido, as auditorias internas acrescentam um valor considerável ao processo de gestão da qualidade.
Lições Aprendidas e Melhoria Contínua
Uma vantagem muito importante da implementação de um SGQ é a capacidade de utilizar lições aprendidas de um departamento ou processo para fazer melhorias em processos semelhantes em toda a organização. Além disso, para que as organizações se mantenham competitivas e prosperem no mercado mundial actual, devem procurar formas de melhorar continuamente os seus processos e a qualidade do produto ou serviço. Os associados a todos os níveis da organização devem ser encorajados a procurar oportunidades de mudança e melhoria todos os dias. Mesmo implementando pequenas melhorias contínuas nos processos e padrões de trabalho, a organização realizará aumentos consideráveis na qualidade, segurança, eficiência e produtividade. Isto acaba por resultar num impacto positivo no resultado final. Algumas organizações vêem a melhoria contínua como uma actividade, onde outras a adoptam como uma mentalidade.