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È arrivato il momento di scrivere la politica delle spese della tua azienda. E o non avete idea da dove iniziare, o l’avete già fatto prima e volete solo assicurarvi di aver centrato tutti i punti importanti.

In entrambi i casi, ti abbiamo coperto. Abbiamo messo insieme una manciata di modelli utili che puoi copiare direttamente. E forse più utili sono le sette politiche di spesa del mondo reale di aziende e istituzioni di cui hai sentito parlare.

Vedete come ogni azienda affronta in modo diverso i suoi requisiti di viaggio e di spesa, e cosa si aspettano dai dipendenti. Poi usa queste intuizioni per scrivere una politica di successo che i membri del team usino davvero.

Iniziamo con una raccolta di modelli pronti da copiare per aiutarti a creare la tua politica di spesa aziendale.

Disclaimer: Gli esempi di politiche di spesa reali qui sotto sono stati facilmente trovati online e non sono stati forniti dalle aziende stesse. Devono essere utilizzati a scopo di confronto e ispirazione, e Spendesk sarà lieto di rimuoverli da questo post se richiesto.

Esempi reali di politiche di viaggio &

A breve condivideremo dei modelli di politica pronti all’uso. Ma forse è più utile vedere le vere politiche di viaggio e di spesa che le aziende di successo usano.

Di seguito abbiamo tirato fuori gli aspetti più degni di nota di ciascuna, e potete cliccare sui link per vederle per intero. Leggete un po’ e decidete quale approccio dell’azienda corrisponde meglio alla vostra filosofia. È sempre bello sapere che ci sono istituzioni fiorenti e famose che la pensano come te.

Netflix

Non c’è bisogno di un link per vedere l’intera politica delle spese di Netflix – contiene solo cinque parole:

“Agisci nel migliore interesse di Netflix.”

Per ovvie ragioni, è diventata famosa. E corrisponde al codice culturale generale di Netflix, che include una sezione completa su libertà e responsabilità. È un documento affascinante, compresi alcuni punti salienti:

• La nostra politica sulle vacanze è “prenditi una vacanza”. Non abbiamo regole o moduli su quante settimane all’anno. I nostri leader si assicurano di dare il buon esempio prendendo le ferie, tornando spesso con nuove idee, e incoraggiano il resto del team a fare lo stesso.
• La nostra politica di congedo parentale è: “prenditi cura del tuo bambino e di te stesso”. I nuovi genitori generalmente prendono 4-8 mesi.
• Ogni dipendente sceglie ogni anno quanta parte della sua compensazione vuole in stipendio rispetto alle stock option. Puoi scegliere tutti i contanti, tutte le opzioni, o qualsiasi combinazione ti convenga.

Se questo suona come il tipo di azienda che stai costruendo – e sei disposto a sostenerlo – allora forse l’approccio di Netflix è giusto per te.

Basecamp

La politica delle spese di Basecamp non è così semplice come quella di Netflix, ma mostra un’etica simile. Non abbiamo la politica completa in sé, ma piuttosto una serie di benefici chiave dati ai dipendenti di Basecamp. Questi sono stati condivisi dal CEO Jason Fried in un post sul blog del 2016.

L’aspetto più importante condiviso è il “no-red-tape business account” dell’azienda. Ogni dipendente riceve la propria carta American Express. Non c’è bisogno di chiedere l’approvazione per le transazioni – basta essere ragionevoli.

Che è chiaramente un approccio altamente fiduciario alla gestione delle spese. Ma se avete intenzione di replicare questo, dovrete comunque assicurarvi di avere un processo chiaro per documentare le transazioni, altrimenti il vostro team finanziario rimarrà per sempre all’oscuro.

Perché questo post è pieno di pepite affascinanti, faremmo meglio a condividerne altre:

• I dipendenti ricevono un’indennità di 100 dollari al mese per i massaggi.
• Ricevono anche 100 dollari al mese per la loro palestra, studio yoga o attività di fitness a scelta.
• I dipendenti possono lavorare da qualsiasi parte del mondo. “Muovi le città, mantieni il tuo lavoro”

C’è molto altro da leggere lì dentro. Potrebbe non essere l’esatta politica di spesa che i dipendenti usano quando spendono, ma è affascinante lo stesso.

BBC

È sempre interessante leggere le politiche interne di istituzioni famose e storiche come la BBC. Essendo un’entità finanziata dal governo, non potrà certo adottare l’approccio di Netflix. Quindi come potremmo descrivere la sua politica di viaggi e spese?

In una parola: classica. Il documento è completo e contiene tutte le principali categorie di spesa e le informazioni chiave che ci si aspetta di trovare. È un buon esempio di una politica più prescrittiva (ma comunque facile da seguire).

Ecco alcuni punti salienti:

• La BBC ha una politica di viaggio sostenibile scritta, e richiede esplicitamente al personale di usare i mezzi pubblici quando possibile.
• Ci sono regole specifiche che regolano il “trasporto a tarda notte/prima mattina” (LNEMT), che ha senso dato l’orario di funzionamento dei suoi canali radiofonici e televisivi.
• I dipendenti possono richiedere gli interessi sostenuti sulle carte di credito personali se il rimborso da parte della BBC era in ritardo e questo era il motivo degli interessi.

C’è una vasta gamma di regole incredibilmente specifiche in questo documento. Il che rende la lettura molto interessante.

Le indennità per cose come cibo, alloggio e chilometraggio seguono le raccomandazioni dell’HMRC, come ci si aspetterebbe. Leggi la nostra spiegazione dettagliata delle regole HMRC sulle spese di viaggio.

FedEx

Nota: Questo è un vecchio documento – l’ultimo aggiornamento risale al 2015. Quindi è possibile che non sia più aggiornato al 100%. Ma vale comunque la pena dargli un’occhiata per vedere quali ispirazioni si possono trarre.

Come un’enorme azienda internazionale, probabilmente non è sorprendente che la politica di FedEd si legga come un documento legale più che come un insieme di linee guida. L’azienda probabilmente sente che non può permettersi di essere poco chiara sulle sue regole, ed è stata abbastanza esaustiva nel dichiarare ciò che è permesso.

Sta a voi decidere se questo corrisponde alla vostra filosofia. Noi di Spendesk preferiamo le linee guida generali alle regole prescrittive.

Queste sono alcune sezioni degne di nota della politica di viaggi e spese di FedEx:

• La prima pagina della politica afferma esplicitamente che il “licenziamento” è una possibilità se i dipendenti non seguono la politica. Il che ha senso, ma non è sempre esplicitato in un semplice documento di politica.
• Le note spese dovrebbero essere presentate su base settimanale o per viaggio. Quest’ultimo è abbastanza standard, ma presentare i rapporti settimanalmente può facilmente mettere un peso enorme sia sui dipendenti che viaggiano che sui team finanziari.
• I membri del team devono conservare tutte le loro ricevute per 12 mesi. Questo è stato probabilmente aggiornato con più aziende che usano le ricevute elettroniche in questi giorni. In caso contrario, è un’impresa piuttosto ardua.
• I vicepresidenti e gli alti sono autorizzati a viaggiare in prima classe, mentre gli altri dipendenti devono volare in classe economica. Per i voli più lunghi di sei ore, la business class può essere consentita.

Perché questa politica di viaggio è così dettagliata, c’è molto di più interessante da esplorare.

Bank of England

Simile a quella di FedEx, la politica della Bank of England è lunga e dettagliata. Simile alla BBC, la Banca d’Inghilterra è un ente pubblico e quindi prende sul serio la responsabilità fiscale.

La politica inizia stabilendo due chiari principi operativi:

• Il principio del value-for-money: poiché la banca è responsabile nei confronti del Parlamento e del pubblico, deve avere cura della spesa.
• Il principio di integrità: “non dobbiamo essere influenzati dalla prospettiva di un vantaggio o di un guadagno personale. Dobbiamo usare le risorse della Banca in modo responsabile per il bene pubblico, non per trarne profitto personale.”

Anche se abbastanza esaustiva, questa politica si legge come se fosse stata scritta da chi ha a cuore i migliori interessi sia dei dipendenti che dell’istituzione. Il linguaggio è chiaro e facile da capire, e molte delle idee sono basate su ciò che è bene per l’individuo.

Per esempio, “anche il benessere è importante. Viaggiare per lunghe distanze e stare lontano dalla famiglia e dagli amici ha un costo. La Banca vuole che il personale sia in grado di dare il meglio di sé quando viaggia per lavoro.”

Questo dimostra che, anche se lunga e piuttosto tecnica, una buona politica di spesa può anche mostrare la cura con cui un’azienda tratta il suo team.

Dartmouth College

La politica di viaggi e spese di Dartmouth è una delle politiche più legali e tecniche che vedremo. È scritta più come un pezzo di legislazione che come un playbook “chiaro e semplice”. Se questo si adatta al vostro business è una vostra decisione, ma probabilmente rende più difficile da seguire per i dipendenti.

D’altra parte, è molto completo. E possiamo immaginare che i dipendenti della Dartmouth siano naturalmente più abituati alla scrittura tecnica e accademica rispetto al dipendente medio dell’azienda.

Simile ad altri che abbiamo visto sopra, il documento stabilisce una lista di spese non ammissibili, che è importante se volete che la vostra politica sia esaustiva. Dichiara anche chiaramente le probabili sanzioni se la politica non è seguita correttamente.

Vale anche la pena di esaminare la sezione sugli appalti vicino all’inizio della politica. Se la vostra azienda gestisce molti acquisti di alto valore, potreste essere interessati alle regole stabilite da Dartmouth.

Victoria University of Wellington

Possiamo confrontare la politica di Dartmouth con un altro istituto accademico: La Victoria University. Allo stesso modo, questa politica è formulata come un documento legale, stabilendo molto chiaramente cosa è permesso e cosa no.

Nonostante questo, è abbastanza facile da capire ed è solo 9 pagine reali di testo. Che in confronto ad altre non è troppo scoraggiante.

Alcune cose degne di nota:

• Tutti i viaggi universitari dovrebbero essere in classe economica, con poche eccezioni. Queste eccezioni non sono legate alla descrizione del lavoro.
• Per i pasti, il chilometraggio, le spese di parcheggio, e altre spese di viaggio on-the-road, l’Università non dichiara un importo fisso coperto. Invece, coprirà “tutte le spese ordinarie, necessarie e ragionevoli richieste per l’individuo per intraprendere viaggi universitari approvati”
• La seconda pagina stabilisce il quadro etico su cui l’intero documento è stato scritto.

Modelli di politica delle spese

Mettere insieme una politica delle spese è spesso un processo lungo ed elaborato. È necessario il consenso di diversi team, manager e dirigenti, per assicurarsi di aver coperto tutte le basi.

E anche così, non c’è garanzia che tutti leggeranno e apprezzeranno il vostro duro lavoro. Le politiche di spesa sono regolarmente trascurate o ignorate, e molti dipendenti preferiscono fare le cose a modo loro.

Che è frustrante, naturalmente.

In considerazione di ciò, non ha senso dedicare ore e ore a scriverle da zero. Invece, prendete uno di questi modelli e adattatelo alle esigenze della vostra azienda.

Lavorabile

Questa è una politica delle spese molto chiara e facile da capire, scritta in un inglese semplice (che è sempre importante). Può essere scaricata in formato DOC, con spazi per inserire i nomi dei manager, i punti di contatto e qualsiasi altra informazione importante.

Sai, un modello.

E uno molto buono. Se volete semplicemente una politica di spesa plug-and-play che potete attivare in fretta, questo è il posto perfetto per iniziare.

Corporate Traveller

Questo PDF di Corporate Traveller non è esattamente un modello copia e incolla come i due precedenti. Ma include i 10 elementi raccomandati dall’azienda da includere nella vostra politica.

Alcuni di questi non sono presenti negli altri modelli elencati, ma possono essere buone idee. Per esempio, i “moduli di profilo del viaggiatore” che chiedono ai viaggiatori frequenti informazioni alla compagnia che potrebbero essere utili in caso di emergenza. Non è scienza missilistica, ma è il genere di cose che potresti dimenticare facilmente.

Connecteam

Questo modello è specifico per i rimborsi spese dei dipendenti. Consigliamo sempre di evitare i rimborsi spese, ma dato che la maggior parte delle aziende fa ancora affidamento su di essi in qualche forma, è una buona idea assicurarsi che le regole siano chiaramente stipulate.

Altre risorse

Se quanto sopra non è abbastanza informazione e ispirazione per redigere una politica di spesa vincente, ecco altre due eccellenti risorse che vi danno principi e basi su cui costruire.

• Expense policy 101: capire le basi
• Company expense policy: a guide for modern businesses
• Spend management guide for growing businesses

Crea la perfetta T&E policy con l’aiuto degli altri

Come abbiamo visto, c’è molta ispirazione a disposizione dei responsabili finanziari e dei manager per creare una travel and expense policy vincente. Non deve essere un lavoro di routine.

E oltre agli esempi eccellenti che abbiamo condiviso, fatevi aiutare dalle persone che vi circondano. Una buona politica di spesa non è semplicemente un affare dall’alto verso il basso. Se gli altri membri del team danno il loro contributo – non solo il vostro team finanziario – potete essere sicuri che la vostra politica rifletterà ciò che è meglio per tutta l’azienda.

Alla fine, si tratta di scrivere qualcosa che le persone seguiranno davvero. Il più delle volte, questo significa una politica di viaggi e spese semplice, chiara e concisa.

E ancora meglio, potrebbe significare una politica integrata negli strumenti che i vostri team usano ogni giorno. È così che funziona qui a Spendesk, e ci piacerebbe aiutarvi a raggiungere lo stesso risultato: