Come rispondere al telefono in modo professionale, sembrare una receptionist e fare colpo sui tuoi interlocutori, ogni volta!
Immagina questo: L’influenza ha colpito l’ufficio e la maggior parte della squadra è a casa malata, compresa la receptionist.
Tu e i tuoi compagni sani dovete affrontare il doppio del solito carico di lavoro, e anche se sei pronta per la sfida, una domanda incombe:
“Chi risponderà al telefono?”
Ti trovi a chiederti… come fa una receptionist a rispondere al telefono? Cosa ci vuole?
Mentre il capo borbotta qualcosa sull’iscrizione a quel servizio di segreteria telefonica, succede che il telefono squilla e, per caso, tu ci sei più vicino.
Tutti gli occhi sono su di te. Hai quello che ci vuole?
Non temere! Le nostre receptionist virtuali dal vivo ti coprono le spalle. Se sei il battitore di punta dell’ufficio, segui questi cinque passi per un successo impeccabile nella risposta al telefono:
Saluta gentilmente chi ti chiama.
“Ciao” non basta. Inizia con qualcosa di carino come “Grazie per aver chiamato”, finisci con un “Come posso aiutarla?” e assicurati di mettere il nome della tua azienda nel mezzo. Soprattutto, vuoi lasciare i tuoi chiamanti con un’impressione positiva! Le nostre linee guida per il saluto lo rendono semplice.
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Mind your manners.
Potresti essere nuova al gioco della receptionist, ma se sei gentile, nessuno lo noterà. Chiedi informazioni piuttosto che esigerle, come in “Posso dire chi sta chiamando?” e “Posso sapere il suo nome?”. Buttate dentro “per favore” e “grazie” il più possibile. Ricordate, tutti amano essere trattati con rispetto e più felici sono i vostri interlocutori, più felici sarete voi!
Deflettere con stile.
Ecco un piccolo segreto che ogni grande receptionist conosce: non si tratta di avere la risposta ad ogni domanda, ma di sapere cosa dire quando non si sa. “Lascia che lo scopra per te” e “Lascia che ti metta in contatto con la persona migliore per aiutarti” sono risposte eccellenti, mentre “Non lo so” non lo è altrettanto.
Evitare i vicoli ciechi.
Quando non sei in grado di raggiungere la persona che il tuo interlocutore sta cercando, offri sempre di prendere un messaggio o di trasferire il chiamante alla segreteria. Allo stesso modo, non fate mai chiedere al vostro interlocutore di lasciare un messaggio – è imbarazzante e fuori luogo. È facile come questo: “Tim è in riunione. Posso prendere un messaggio?” C’è sempre un modo per lavorare in modo positivo!
Mantieni la calma e vai avanti.
Gli errori – li abbiamo fatti tutti. Le nostre esperte receptionist virtuali hanno imparato che quasi ogni errore può essere rimediato con la cordialità. Essere una receptionist non è un lavoro facile, ma alla fine della giornata, sei una persona che comunica con un’altra persona. La chiave per rispondere al telefono in modo impeccabile è un tocco personale! Sii gentile, sii cortese e sii te stesso, e sarai sicuro di colpire qualsiasi palla curva fuori dal parco.
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