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Ecco perché un kickoff meeting di progetto è importante, e come ospitarne uno che faccia partire il tuo progetto con il piede giusto.

Ti è stato affidato il compito di guidare un grande progetto per il tuo team – stai per guidare l’intera riprogettazione e il lancio del nuovo e migliore sito web della tua azienda.

È un’impresa piuttosto grande, giusto?

Ci sono tonnellate di team diversi in gioco: il team dei contenuti, il team di progettazione, il team di sviluppo, il team SEO e molti altri.

Ci sono anche molti compiti diversi e linee temporali che si svolgono contemporaneamente. Il team dei contenuti sta lavorando sul testo, mentre il team di design sta collaborando con gli sviluppatori, mentre il team SEO identifica le parole chiave di destinazione, il tutto nello stesso momento.

Ti gira la testa? Essere il responsabile di un progetto con così tante parti in movimento può sembrare un po’ come fare il giocoliere, con una benda sugli occhi e una mano legata dietro la schiena.

Ma, ecco la buona notizia: C’è qualcosa che puoi fare per allineare le aspettative di tutti fin dall’inizio e assicurarti che il tuo progetto inizi nel modo giusto. Qual è il segreto del successo? Una riunione di kickoff del progetto.

Perché sono importanti le riunioni di kickoff?

Una riunione di kickoff è esattamente quello che sembra – è il punto di lancio del progetto. E’ ciò che mette in moto l’intera palla di neve.

Il tuo incontro di kickoff è la tua occasione per riunire tutti gli attori chiave del tuo progetto in una sola volta e mettersi d’accordo su cos’è il progetto, perché sta accadendo, come verrà fatto il lavoro, quali ruoli sono coinvolti e quando deve essere portato a termine.

“Le riunioni di kickoff più utili sono progettate specificamente per orientare un nuovo team di progetto alle ragioni di business del progetto, e far partire il lavoro del team con una comprensione comune degli obiettivi e dei passi iniziali”, spiega un post per ProjectConnections.

In parole povere, iniziare assicurandosi che tutte le aspettative siano allineate rende molto più facile affrontare metodicamente l’intero progetto.

Un kickoff meeting di successo significa che nessuno si sente lasciato all’oscuro, e tutti sono al corrente di chi sta facendo cosa – il che vi risparmia un sacco di mal di testa e blocchi stradali una volta che il progetto è effettivamente in corso.

7 passi per un kickoff meeting di successo

Nonostante il fatto che i kickoff meeting siano incredibilmente importanti, non sempre funzionano secondo i piani – o non accadono affatto.

Oppure le organizzazioni li liquidano come qualcosa che non è necessario o che rallenta solo l’avanzamento del progetto, oppure ospitano riunioni mal gestite che fanno perdere tempo o finiscono solo per aggiungere confusione ai membri del team.

Inutile dire che non si raccolgono i benefici di un kickoff meeting di progetto a meno che non sia ben pianificato e ben eseguito.

Come fare per assicurarsi che ciò accada? Qui ci sono sette passi chiave per ospitare un kickoff meeting di progetto assolutamente da urlo.

Crea un ordine del giorno (e attieniti ad esso)

Come un brief creativo aiuta a guidare la direzione del lavoro creativo, un ordine del giorno è importante per mantenere qualsiasi riunione sulla strada giusta e questo è particolarmente vero per un kickoff meeting di progetto. Prima della riunione, create una semplice agenda e condividetela con tutte le piattaforme di riunione.

Perché la riunione di kickoff è l’occasione per mettere tutti insieme e sulla stessa pagina del progetto, si è tentati di tuffarsi in ogni sorta di dettagli. Tuttavia, a questo punto, è meglio rimanere ad alto livello. Non è il momento di entrare nei dettagli.

“L’assegnazione di compiti specifici è meno importante che stabilire chiarezza ed entusiasmo nel team del progetto”, spiega Amanda Kelly in un post per LiquidPlanner.

Ricordate che i vostri obiettivi principali della riunione sono di spiegare:

• Cosa stai facendo
• Perché lo stai facendo
• Come lo farai accadere
• Chi sono i giocatori chiave

Questo è davvero tutto – nella maggior parte dei casi, queste sono le quattro cose principali che devi spiegare in modo che tutti abbiano il contesto necessario prima di andare avanti con i loro pezzi individuali.

Un’altra nota: Il “perché” dietro il progetto è importante per tutti quelli coinvolti. Fornire queste informazioni di base permette a tutti di capire non solo cosa si sta facendo, ma perché è importante per tutta l’azienda.

Quando i leader esecutivi affermano che la mancanza di obiettivi chiari è il fattore più comune che contribuisce al fallimento del progetto, prendersi il tempo per assicurarsi che tutti vedano la foresta – e non solo gli alberi – vi permetterà di avere un progetto molto più liscio e di successo.

Spiega i ruoli e le responsabilità di base

Ancora una volta, questo non è un momento in cui vuoi andare troppo in profondità con compiti specifici. Tuttavia, è utile spiegare come ogni persona o squadra si inserisce nel progetto in modo che tutti abbiano una comprensione di chi sta lavorando su cosa.

Mantenetevi sul generale presentando tutti coloro che sono coinvolti nel progetto e date una spiegazione molto breve di ciò che contribuiranno. Per esempio:

“Kerry sta realizzando il copy, Jason sta creando la grafica, e Megan sta mettendo insieme il wireframe del sito web.”

E’ particolarmente utile se puoi legare le responsabilità ai deliverable del progetto, poiché spesso questo ha più senso per le persone che i ruoli e i compiti stessi.

Prendersi questo tempo per evidenziare chi sta facendo cosa evita la trappola comune dei team siloed e assicura anche che i membri del team sappiano a chi devono rivolgersi per domande o feedback mentre si muovono nel progetto.

Inoltre, è importante che tu ribadisca il fatto che sei la persona di riferimento per questo progetto e che qualsiasi domanda o preoccupazione può essere portata a te per la risoluzione.

3. Dai una panoramica di come realizzerai il lavoro

A questo punto, è il momento di andare oltre quello che farai e fornire qualche informazione in più su come realizzerai il progetto.

Utilizzerete una certa piattaforma o strumento di gestione del lavoro per collaborare e comunicare sul progetto? Tutto deve essere memorizzato in un certo Google Drive? Collaborerete con fornitori esterni o agenzie per alcune parti del progetto?

Ovviamente, alcune cose si possono capire man mano che si va avanti. Ma, ora è un buon momento per mettere tutti al corrente di alcuni dettagli indispensabili che dovrebbero avere prima di iniziare qualsiasi lavoro (e mentre stanno tracciando i loro carichi di lavoro e calendari!)

Run Through Any Key Dates

Parlando di calendari, la riunione di kickoff del progetto è il momento in cui dovresti rendere tutti consapevoli della timeline prevista per il progetto.

Ancora una volta, non hai bisogno di scavare nelle scadenze dei singoli compiti. Tuttavia, è necessario dare a tutti un’idea delle pietre miliari e delle riunioni chiave, così come di quando ci si aspetta che il progetto sia concluso nella sua interezza.

Ecco un esempio di alcune delle cose che potete evidenziare durante la riunione di kickoff del progetto:

• Stiamo puntando ad avere l’intera riprogettazione del sito web completata e lanciata entro la fine del primo trimestre.
• Avremo riunioni ricorrenti di aggiornamento dello stato ogni giovedì.

Mentre questi non sono molti dettagli (e non dovrebbero esserlo!), danno a tutti un’idea approssimativa di quello che dovrebbero pianificare in termini di timeline del progetto.

Puoi entrare nei dettagli dei compiti specifici e delle scadenze dei deliverable nelle riunioni e nelle comunicazioni più dirette con i singoli team e membri.

Lasciate tempo per le domande

Il vostro meeting di kickoff del progetto è in definitiva progettato per voi per coprire i dadi e i bulloni del vostro progetto in modo che tutti operino con le stesse informazioni di base.

Tuttavia, questa è anche una buona opportunità per affrontare qualsiasi confusione iniziale. Quindi, lasciate un po’ di tempo alla conclusione della riunione per i partecipanti per fare tutte le domande che hanno.

Incoraggiate le persone a non addentrarsi troppo in domande specifiche sul compito o sul ruolo che potreste affrontare altrettanto facilmente fuori dalla riunione di gruppo. Invece, queste domande dovrebbero fornire chiarezza all’intero gruppo – e non solo a una persona o a un team.

Qualsiasi domanda relativa agli obiettivi del progetto, al processo e alla timeline, per esempio, è lecita. Ma, se il team dei contenuti inizia a entrare nello specifico dei requisiti delle copie, ricordate loro che potete affrontare queste domande in un incontro separato, dato che queste risposte non riguardano tutti.

Perché una riunione sia veramente produttiva, dovrebbe concludersi con alcuni elementi di azione chiari. In questo modo, tutti escono dalla sala conferenze con un’idea chiara di quello che dovrebbero fare dopo.

Finite la riunione richiamando l’attenzione su specifici punti d’azione per ogni team o persona coinvolta nel progetto. Per esempio:

• Kerry dovrebbe iniziare la prima bozza di copia per la home page del sito e la pagina della storia dell’azienda.
• Jason e Megan dovrebbero programmare un incontro per parlare dell’aspetto e della user experience del nuovo sito.

Questo è un esempio piuttosto semplice, ma avete capito bene. Tutti dovrebbero andare via da quella riunione con più di una semplice conoscenza, dovrebbero andare via con dei passi successivi espliciti.

Seguite con una e-mail

Ho una notizia per voi: Per quanto vogliate che le persone prendano appunti durante il vostro incontro di kickoff, non tutti lo faranno (soprattutto perché non state entrando nello specifico a questo punto).

Per questo motivo, è intelligente seguire con un’email che riporti ciò che avete discusso durante l’incontro e le azioni necessarie.

Non solo questo ribadisce tutto ciò che avete discusso, ma dà anche ai vostri partecipanti al progetto qualcosa di concreto a cui possono fare riferimento quando ne hanno bisogno.

Iniziare bene il tuo progetto

Il tuo incontro di kickoff del progetto non è una perdita di tempo – è un’occasione per allineare gli obiettivi e le aspettative di tutti, così come impostare il tono per l’intero progetto.

Mentre un incontro di kickoff è progettato per coprire principalmente le basi, ciò non significa che ospitarne uno sia un compito facile. Richiede un po’ di riflessione e pianificazione preventiva per assicurarsi di mantenere le cose abbastanza in alto, ma dare alle persone le informazioni e i passi successivi di cui hanno bisogno.

Per organizzare un kickoff meeting di successo, assicuratevi di:

• Crea un’agenda, condividila con i tuoi partecipanti, e poi attieniti ad essa
• Tocca i ruoli e le responsabilità di base (senza diventare troppo specifico)
• Fai una panoramica di come realizzerai il lavoro, compresi eventuali strumenti o piattaforme che userete
• Fate passare una semplice linea temporale e altre date chiave
• Lasciate abbastanza tempo per le domande, e incoraggia le persone a mantenere quelle generali
• Concludi il tuo incontro con chiari passi successivi e punti di azione
• Invia un’email di follow-up in modo da avere una documentazione scritta dell’incontro

Finalmente, ricorda anche che il tuo incontro di kickoff del progetto è un momento in cui puoi generare entusiasmo sul progetto. Non dovrebbe essere una conversazione noiosa e tortuosa, ma piuttosto un incontro che rende tutti entusiasti di ciò su cui lavoreranno insieme.

Mettere in pratica questi consigli e creare un po’ di entusiasmo e coinvolgimento, e sarete sicuri di far partire il vostro progetto con il piede giusto. Buona fortuna!