Incontri 1 on 1 efficaci possono sembrare come un pavone albino in alcune aziende: raramente visto, ma potenzialmente fantastico.
Non è così che dovrebbe essere. Gli incontri 1 on 1 dovrebbero essere qualcosa che non vedi l’ora di fare.
Fatti bene, gli incontri 1 on 1 efficaci sono un’opportunità per:
- Feedback
- Coaching
- Rapport building
- E parlare di tutte le cose importanti per te che sembrano sempre sfuggire.
Sono un’occasione per voi e il vostro manager di rafforzare il vostro rapporto di lavoro, e di uscire dalla routine quotidiana. Andy Grove, ex CEO di Intel, dice che offrono un ritorno sugli investimenti di 10 volte per i manager:
Nonostante questo, gli incontri 1 on 1 sono troppo spesso sprecati…. o non avvengono affatto. Questo toglie a te e ai tuoi compagni di squadra l’opportunità di dare il meglio di sé al lavoro ogni giorno.
Cosa puoi fare?
La responsabilità finale ricade sul tuo manager per rendere queste riunioni fantastiche. Tuttavia, ci sono molte cose che puoi fare per migliorare i tuoi 1 on 1.
Con i tuoi sforzi, puoi migliorare la qualità dei tuoi 1 on 1 aiutando il tuo manager a riconoscere meglio il loro valore nel processo. Sono molto più inconsapevoli e sopraffatti del male.
Se hai un manager tossico come quello di Dilbert che non si preoccupa abbastanza da investire in 1 su 1 con te, è il momento di cercare un altro lavoro. Per tutti gli altri, ecco 7 consigli che possono aiutarvi a migliorare la qualità dei vostri incontri 1 on 1 con pochi accorgimenti.
1) Non lasciate che cancellino. Chiedi di riprogrammare.
Uno dei più grandi peccati che impediscono ai manager di avere riunioni 1 on 1 efficaci è la loro frequente cancellazione.
È difficile entrare in un buon ritmo se si passa settimane (o mesi) senza parlare. Ancora peggio, può causare un backup di problemi da discutere che peggiorano man mano che non vengono affrontati.
A nessuno piace vedere arrivare un problema e poi doverlo vedere esplodere. Tuttavia, probabilmente tu vedi i problemi arrivare prima del tuo manager. Senza un incontro 1 su 1, potresti non avere la possibilità di parlarne prima che sia troppo tardi.
Purtroppo, quando le riunioni 1 on 1 vengono cancellate spesso, ogni speranza che le riunioni siano efficaci va fuori dalla finestra. Perché impegnarsi in una riunione che non ci si aspetta che avvenga?
Non lasciarli liberi.
È difficile dire di no al tuo manager quando ti chiede di cancellare la tua riunione 1 on 1. Probabilmente sono venuti da te con una buona ragione. E sono il tuo manager, dopo tutto. E’ difficile dire loro di no per qualsiasi cosa chiedano.
Invece, la prossima volta che chiedono di cancellare, prova qualcosa del genere:
“Ok. Capisco che hai qualcosa di urgente, e questi incontri sono importanti per me. Quando possiamo riprogrammare il nostro incontro 1 su 1?”
Una frase come questa ha 3 vantaggi chiave relativi alla persuasione:
- Reciprocità: Sei d’accordo con quello che vogliono, e immediatamente li metti in condizione di sentirsi obbligati a restituire il favore riprogrammando in cambio del mancato incontro ora.
- E, non ma: Inquadrando la tua risposta usando “e” invece di “ma”, costruisci sulla discussione invece di sentirti in disaccordo.
- Immediatezza: Richiedendo immediatamente di programmare un orario diverso ti assicuri che non se ne dimentichino.
Per essere davvero un professionista con questa tattica, sii pronto a suggerire nuovi orari. Se te l’hanno chiesto di persona, tira fuori il tuo calendario direttamente dal tuo telefono. Se l’hanno chiesto via e-mail, guardate i vostri calendari e cercate di prenotare un orario che vi sembri adatto.
Più facile è per il vostro manager dire di sì, più è probabile che evitiate di cancellare gli incontri 1 on 1.
Ogni altro suggerimento che abbiamo qui sotto per voi su come avere efficaci incontri 1 on 1 è focalizzato sul fatto che voi abbiate regolarmente questi incontri. Tutto inizia con il trovare un modo per convincere il tuo manager a rispettarli, e questo approccio può aiutarti a fare in modo che si verifichino.
Se sei un manager interessato a saperne di più sul valore degli incontri one on one regolari e sui pericoli della cancellazione, leggi Perché non dovresti mai cancellare i tuoi incontri one on one (e l’unica buona ragione per farlo).
2) Evitare gli aggiornamenti di stato.
Quando un manager o un membro del team dice di non vedere il valore di efficaci incontri 1 on 1, è una certezza virtuale che passa la maggior parte della riunione a parlare di progetti e aggiornamenti di stato. Questo è un enorme spreco.
Per il tuo manager, può essere così allettante: finalmente hanno una possibilità in una settimana altrimenti frenetica di parlarti del tuo lavoro. Se sei in un grande team, questa potrebbe essere una delle poche volte che ti incontrano da soli.
Se si sentono fuori dal giro, allora vorranno parlarti dei progetti per sentirsi come se sapessero cosa sta succedendo. È anche un argomento super sicuro per riempire il tempo, ed evitare argomenti difficili, a volte scomodi, che contano davvero.
Fate in modo che aggiornino il loro stato al di fuori delle vostre riunioni 1 on 1.
Il vostro manager ha bisogno di un aggiornamento di stato, anche se non ne parlate nella vostra riunione 1 on 1. Il modo migliore per farli uscire dal vostro incontro 1 on 1 è trovare il modo di aggiornarli in un altro momento.
Fortunatamente, ci sono molte ottime opzioni per aiutare il vostro manager a seconda della vostra situazione:
- Aggiornamento via e-mail: Semplicemente inviategli una e-mail ad una frequenza che concordate abbia senso con alcuni aggiornamenti di base sul vostro lavoro.
- Incontro in piedi: Suggerisci al tuo manager che tu e il team iniziate ad avere una riunione di standup per fornire aggiornamenti quotidiani, di piccole dimensioni. Questo può alleviare le preoccupazioni anche del manager più teso.
- Usa uno strumento per aiutare: Ci sono parecchi strumenti là fuori, da quelli basati sulle email come IDoneThis a quelli basati su Slack come StandupJack. Tutti aiutano ad organizzare gli aggiornamenti di stato per il tuo manager attraverso il tuo team.
Qualunque opzione funzioni meglio nella tua situazione, lavora con loro per perfezionarla. Migliori sono gli aggiornamenti che ottengono, meno sarete tentati di parlare di aggiornamenti di stato nelle vostre riunioni 1 on 1. Questo libera il tempo per tutti i grandi argomenti che rendono le riunioni 1 to 1 efficaci.
Se sei un manager che non è sicuro di cosa dovresti discutere nelle tue riunioni 1 to 1, leggi Di cosa parlare in una riunione 1 to 1 con il tuo team Member.
3) Porta le cose di cui vuoi parlare.
Non è colpa del tuo manager se non hai niente di cui parlare nella tua riunione 1 to 1.
Infatti, ogni volta che arrivate all’incontro senza niente da discutere, li fa temere un po’ di più il loro incontro 1 on 1 con voi. Gli dà anche un altro motivo per voler cancellare o riempire il tempo con aggiornamenti di stato.
A nessuno piace tirare i denti, e può essere straziante cercare di tirar fuori tutto da te. Ecco perché è importante che pensiate a ciò di cui volete parlare.
Non rendere la tua risposta a “di cosa vuoi parlare?” uno sguardo vuoto.
Fai un’agenda per il tuo incontro 1 on 1.
Nel corso della tua settimana, scrivi le cose che vuoi discutere man mano che ti vengono in mente. Per il prossimo incontro 1 on 1, avrai una sana lista di domande e argomenti di cui vuoi parlare con il tuo manager
Non sei sicuro da dove iniziare? Ecco alcuni ottimi argomenti da considerare:
- I tuoi obiettivi di carriera/crescita: Se hai un’aspirazione, non dare per scontato che il tuo manager lo sappia. Tiralo fuori. (Più avanti su questo.)
- Miglioramento della squadra: Hai idee per aiutare la squadra a migliorare o a lavorare meglio? Efficaci incontri 1 su 1 sono un ottimo momento per discuterne e trovare il modo di applicarle o capire perché non è possibile farlo.
- Miglioramento personale: Vuoi aiuto, feedback o coaching su qualcosa? Chiedete! Chiedendo specificamente, il vostro manager è più probabile che sia in grado di ritagliarsi del tempo per aiutare e fornire un feedback in quell’area.
- Argomenti personali: C’è qualcosa di personale che dovrebbero sapere? Come una morte in famiglia, una malattia, lo stress a casa, ecc? Far sapere loro delle cose che riguardano il tuo lavoro può aiutarli ad avere più empatia per te e aprire la possibilità di accomodamenti ragionevoli.
- Problemi interpersonali: Hai problemi con un collega? Il tuo manager può aiutarti a mediare o allenarti su come affrontare il problema.
Il tuo manager non legge nel pensiero! Se non glielo dici, non aspettarti che lo sappia. Anche i grandi manager faticano a capire di cosa hanno bisogno i loro collaboratori quando non hanno niente da dire.
Le riunioni 1 on 1 sono efficaci quando tu fai la tua parte per portare le cose che vuoi discutere.
Il modo migliore per assicurarsi che questo accada è quello di assicurarsi di scrivere gli argomenti man mano che ci si pensa. Poi, porta quella lista come ordine del giorno alla tua riunione 1 on 1.
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4) Parla dei tuoi obiettivi di carriera.
Sentiamo uno scenario comune più e più volte: Durante la tua valutazione delle prestazioni, il tuo manager ti chiede quali sono i tuoi obiettivi di carriera. Avete una buona conversazione sui modi in cui volete crescere, e questo viene annotato nella vostra recensione.
Poi, passano sei mesi o un anno e non succede niente.
Quando finalmente si arriva al prossimo ciclo di revisione, entrambi vi rendete conto che non avete parlato dei vostri obiettivi dall’ultima revisione. In fretta e furia, il tuo manager copia quello che avete discusso l’ultima volta e passa alla parte successiva della revisione. Loro pensano di aver risparmiato 20 minuti, e tu rimani deluso.
È una sorpresa che tutte le ricerche mostrano che lo sviluppo della carriera & è il principale vantaggio che i dipendenti cercano nel loro prossimo lavoro?
Porta i tuoi obiettivi di crescita e sviluppo della carriera ai tuoi incontri 1 on 1
Sarebbe fantastico se il tuo manager venisse da te e ti dicesse, “Ci tengo molto alla tua crescita professionale, quindi troviamo un momento sui nostri calendari per parlarne presto.” Sfortunatamente, anche i migliori manager raramente hanno la possibilità di dirlo.
Tuttavia, questo è il bello del vostro incontro 1 on 1; è un momento flessibile già sui vostri calendari dove voi siete l’argomento principale dell’incontro. Questo è il momento perfetto per tirare fuori le competenze che vuoi migliorare, le cose nuove che vuoi imparare, o un nuovo ruolo a cui aspiri.
Cercate idee su come avere questa discussione? Questi post possono aiutare te e il tuo manager:
- 3 approcci per avere una grande conversazione sulla carriera.
- Cosa fare se non sei sicuro di quello che vuoi fare dopo.
- Come far crescere le tue competenze se una promozione non è possibile (o quello che vuoi).
Il tuo manager probabilmente conosce delle opportunità in azienda che tu non conosci. Se rendete la vostra carriera e la crescita delle competenze parte dei vostri incontri 1 on 1, è molto più probabile che riconoscano un ruolo che potreste ricoprire quando si presentano delle aperture.
Crea anche un’opportunità per voi di fare progressi regolari tra i cicli di revisione. Suddividendo le sfide in passi che puoi compiere tra un incontro 1 on 1 e l’altro, attingi al modo migliore per rimanere motivato sul lavoro, secondo una ricerca di Harvard.
Le conversazioni sulla crescita e lo sviluppo della carriera sono una parte essenziale di come avere incontri 1 on 1 efficaci. Inseriscile nell’agenda delle tue riunioni 1 on 1 in modo da non aspettare il prossimo ciclo di revisione per parlarne.
5) Incoraggia il tuo manager a prendere appunti.
Ci sono poche parole da temere di più in una riunione 1 on 1 che sentire il tuo manager dire: “Mi dispiace. Di cosa abbiamo parlato l’ultima volta?”.
Improvvisamente, tutti i progressi che speravi di fare per costruire vengono azzerati. Ora devi passare una gran parte del tuo tempo a rinfrescargli la memoria.
Come può il tuo manager dimenticare qualcosa di così importante per te?
Spesso è un errore innocente. Stanno correndo in un milione di direzioni e il vostro incontro 1 on 1 è solo una delle tante conversazioni che hanno avuto nelle ultime settimane. È difficile per loro ricordare così su due piedi. Ecco perché hanno bisogno di prendere appunti.
Chiedete al vostro manager di scrivere le cose.
Se il vostro manager ha paura di interrompere il flusso della riunione, o semplicemente non ha l’abitudine di farlo, dovete convincerlo a prendere appunti. Gli studi dimostrano che avrà un grande impatto sulla loro memoria e sulla loro preparazione per i vostri futuri incontri 1 on 1.
Se qualcosa è importante per voi, e volete che lo ricordino, non abbiate paura di fare una pausa e dire:
“Questo è importante per me. Se vuoi prenderti un minuto per scriverlo, possiamo fare una pausa.”
Se li vedi anche come se volessero scrivere qualcosa, ma esitano, incoraggiali a prendersi un secondo per farlo. Potete usare il rinforzo positivo per ringraziarli e lodarli per averlo fatto.
Più prendono appunti sulle parti più importanti dei vostri incontri 1 on 1, più diventano preziosi per entrambi. Loro saranno più preparati, e voi confiderete di poter costruire su ciò che è successo nell’ultima riunione.
Prendere appunti è una parte essenziale delle riunioni 1 on 1 efficaci. Puoi aiutare il tuo manager a costruire questa abitudine incoraggiandolo a prendere appunti, e aiutandolo a capire le cose più importanti che vuoi che si ricordi. (Nota: questo post può anche aiutarli con le tattiche per prendere appunti che si adattano a qualsiasi situazione.)
6) Rendilo fattibile.
Finalmente avere una grande conversazione con il tuo manager su qualcosa di importante per te è fantastico. Come una valvola di scarico della pressione che finalmente rilascia un accumulo di vapore, ti senti sollevato.
Purtroppo, questa sensazione può durare molto poco se una settimana o due dopo stai parlando di nuovo dello stesso problema.
Prendere appunti durante la riunione aiuta in parte, ma anche allora è facile continuare a rivisitare lo stesso problema senza fare progressi. Se le vostre riunioni terminano sempre con qualcosa come “Ci vediamo la prossima volta”, non siate sorpresi se alcune delle vostre discussioni iniziano a sembrare un disco rotto.
Chiudi la riunione parlando dei passi per la prossima volta.
Senza azione, non c’è progresso. Senza progresso, non c’è cambiamento. E se non cambia nulla, vi scoraggerete. Comincerete a vedere poco senso nel continuare a parlare di questioni e idee importanti per voi.
È più di una sensazione. I ricercatori di Harvard hanno scoperto che *nulla* è più motivante di questa sensazione di progresso. Come hanno scoperto:
“Di tutte le cose che possono aumentare le emozioni, la motivazione e le percezioni durante una giornata di lavoro, la più importante è fare progressi in un lavoro significativo.”
Cosa c’è di più significativo che fare progressi su ciò di cui si parla nelle riunioni 1 on 1?
Se avete avuto una buona discussione nella vostra riunione 1 on 1, allora il passo successivo cruciale è stabilire cosa si può fare al riguardo. Chiedete: “Cosa pensi che possiamo fare entrambi per la prossima volta sulla base di ciò di cui abbiamo parlato?”
Presentandola come una domanda, fate sentire il vostro manager parte della soluzione, il che lo rende più propenso a mantenere gli impegni che ne derivano. Potete, e dovreste, anche proporre i prossimi passi per renderla un’azione di gruppo.
La parte migliore è che questo crea un contratto sociale; se voi consegnate al vostro manager le vostre azioni, è più probabile che anche loro mantengano la loro parte dell’accordo. Si può anche provare di nuovo la reciprocità dicendo: “Se io ho fatto questo, tu puoi fare questo per me?”
Stabilire i prossimi passi è un ottimo modo per assicurarsi di continuare ad avere incontri 1 on 1 efficaci a lungo termine. Prendersi 2 minuti alla fine del tuo 1 on 1 per stabilirli può fare la differenza.
Sei un manager che cerca aiuto per gestire gli ordini del giorno, i punti d’azione di fine riunione e altre chiavi per un ottimo 1 on 1 con i tuoi dipendenti? Allora iscriviti per una prova gratuita di Lighthouse qui.
7) Pensa al punto di vista del tuo manager.
Ci sono due persone che compongono una riunione 1 on 1. Finora ci siamo concentrati su di te, e su come puoi far fare al tuo manager alcune cose in più che ti avvantaggiano.
È anche importante ricordare che dall’altra parte del tavolo, della video chat o della sala conferenze c’è un’altra persona. Anche loro hanno stress, pressioni, sfide, idee e bisogni.
A seconda di quello che sta succedendo nella vostra azienda, potrebbero non ricevere il supporto o l’attenzione di cui hanno bisogno. Potrebbero avere le migliori intenzioni, ma essere sopraffatti al punto che forse è troppo.
Chiede come puoi aiutarli e sostenerli, anche.
Prendere anche solo pochi minuti per parlare di come puoi aiutarli può fare una grande differenza. Se il vostro manager ha un team molto grande, può usare tutto l’aiuto che può ottenere.
Ecco alcuni modi in cui potete gestire meglio e rendere la vita lavorativa migliore per loro:
- Nel giro: Scoprite su cosa si sentono fuori dal giro in relazione al vostro lavoro. Crea un modo leggero per tenerli aggiornati.
- Prendi il comando: Se stanno gestendo molti progetti contemporaneamente, offritevi di prendere il comando su una parte in modo da non dover guidare ogni riunione, decisione o consegna. Questo è anche un ottimo modo per voi di costruire le competenze di leadership.
- Imparate il loro stile: Semplicemente adattando alcuni dei tuoi deliverable per adattarli ad uno stile che rende la loro vita più facile può essere un salvavita. Questo potrebbe essere una pagina di riepilogo, un certo modello che preferiscono, o la tempistica di quando richiedere un feedback.
Quando mostri un po’ di empatia e di adattamento al tuo manager, è più probabile che lui voglia fare lo stesso con te. Costruisce anche la fiducia, che può essere preziosa quando si sta valutando chi promuovere o dare più responsabilità.
Le riunioni 1 on 1 efficaci sono una strada a doppio senso. Prendetevi qualche minuto per parlare dei modi in cui potete aiutarli, e avrete maggiori probabilità di ottenere anche voi ciò che volete.
Utilizza al massimo gli incontri 1 on 1 con il tuo manager
Se i tuoi incontri 1 on 1 con il tuo manager non sono produttivi, implementa questi consigli per massimizzare il loro valore e porta i tuoi incontri 1 on 1 a un altro livello.
Alcuni piccoli cambiamenti, così come una sana spinta da parte tua a stabilire certe abitudini durante i tuoi incontri, possono fare la differenza.
I sette punti che abbiamo trattato sono essenziali per ottenere il massimo dagli incontri 1 on 1 con il tuo manager. Tuttavia, non sono le uniche cose che puoi fare per renderli più efficaci.
Qui ci sono altre letture per aiutarti a ottenere più valore dai tuoi incontri 1 on 1 su una serie di argomenti chiave che abbiamo trattato oggi:
Sulla gestione…
Hai un ruolo importante nella gestione della relazione tra te e il tuo manager.
La buona notizia è che hai il potere di migliorare il tuo rapporto con il tuo manager, sia che il tuo rapporto sia già abbastanza buono o che abbia bisogno di qualche miglioramento.
Impara di più su come gestire il tuo capo:
- 18 domande da fare al tuo manager per migliorare la gestione
- 3 modi per migliorare la gestione sviluppando l’empatia
- 9 consigli da esperto per gestire al meglio il tuo capo. Consigli per gestire al meglio il lavoro da veri leader
Sulla costruzione del rapporto…
Gli 1 on 1 sono un ottimo modo per manager e membri del team di costruire il rapporto e la fiducia tra loro.
Ricorda che questa è una strada a doppio senso; dovresti cercare di costruire un rapporto anche con il tuo manager, non solo il contrario. Fare questo aiuta a costruire la fiducia e rende più facile lavorare sui problemi e offrire un feedback.
Impara di più su come costruire il rapporto:
- 81 Modi per costruire il rapporto con chiunque lavori
- Come costruire il rapporto con i membri del tuo team a distanza
- Perché dovresti costruire il rapporto con tutti quelli che gestisci
- Cosa fare quando i tuoi incontri one-on-Ones diventano troppo personali
- Perché la sicurezza psicologica è la chiave per team innovativi (e come crearla)
Migliorare le tue capacità di ascolto…
L’ascolto è un’abilità critica se vuoi essere un grande manager. Ma è anche un’abilità importante quando si comunica con il proprio manager e si ricevono feedback o consigli.
Il one on one è un’opportunità per il tuo manager di darti un feedback. Migliore è la tua capacità di ascolto, meglio puoi implementare quel feedback, impressionare il tuo manager, imparare e crescere.
Altra lettura per aiutarti a migliorare le tue capacità di ascolto:
- Come i manager possono essere ascoltatori più efficaci
- La più importante, eppure trascurata
- Migliorare la tua capacità di ascolto e di prendere appunti del tuo managercon il Metodo degli Ultimi 5 Minuti (Vedi punto #5)
Avere regolarmente, 1 on 1 di alta qualità…
È importante avere 1 on 1 regolari; Gli 1 on 1 infrequenti rendono molto difficile fare progressi significativi su qualsiasi cosa.
Un 1 su 1 serve non solo come un modo per dare voce alle preoccupazioni, acquisire e dare feedback, e creare piani, ma per dare seguito ai punti della riunione precedente.
Quando le riunioni sono distanziate così tanto, è impossibile costruire qualsiasi slancio o responsabilità da riunione a riunione.
Pensaci dal punto di vista della procrastinazione: se hai una settimana per fare qualcosa, dovrai farlo molto presto e probabilmente lo renderai un piccolo compito, mentre se hai 12 settimane, è facile dimenticarlo e renderlo un compito troppo grande.
Ecco perché consigliamo di incontrarsi ogni 1-2 settimane con tutti i membri del tuo team, a seconda delle dimensioni del tuo team e dei vincoli di calendario.
Scopri di più su come avere incontri 1:1 regolari e di alta qualità:
- Il valore degli incontri 1:1 e come sfruttarli al meglio
- 10 cose che ogni dipendente dovrebbe sapere sui suoi incontri 1:1
- Come ottenere aggiornamenti di stato dai tuoi incontri 1:1 (e su cosa concentrarsi invece)
E l’importanza della giusta frequenza degli incontri 1:1:
- Perché i check-in trimestrali non funzionano e contribuiscono al turnover
- Perché gli incontri 1 on 1 di gruppo non funzionano e altre follie
- 5 motivi per cui non è sufficiente avere incontri 1 on 1 una volta al mese
E consigli essenziali per la crescita della tua esperienza negli incontri 1 on 1:
- Come far evolvere i tuoi incontri 1 on 1 nel tempo per ottenere il massimo valore
- 30 consigli per incontri 1 on 1 efficaci
- Chi possiede veramente un incontro 1 on 1? Non è così semplice.
Con queste tattiche e approcci, non solo puoi migliorare i tuoi incontri 1 on 1, ma il tuo rapporto complessivo con il tuo manager.
E se sei tu stesso un manager, puoi avere una mano ad applicare questi approcci con il tuo team, con tutto organizzato in un unico luogo di facile accesso con una prova gratuita di Lighthouse qui.
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