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Le spese varie sono un termine usato per definire e coprire i costi che tipicamente non rientrano in specifiche categorie fiscali o registri contabili. Le spese regolari, estese e continuative, come il libro paga, l’affitto dell’ufficio e le forniture dell’inventario, avranno tutte un proprio conto per tracciare e registrare i costi associati ogni mese.

D’altra parte, le spese varie sono costi per la vostra azienda che non rientrano in una categoria specifica. Cosa significa questo per la vostra piccola impresa, e come funzionano le spese varie nella contabilità?

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Definizione di spese varie in contabilità

Le spese varie sono una serie di piccole transazioni che non rientrano nei conti specifici dei libri contabili. Devono, quindi, essere registrate e contabilizzate nel conto del libro mastro della vostra azienda. Se queste spese aumentano di dimensione e di utilizzo, allora le spese varie dovrebbero avere un proprio conto.

Le aziende tengono vari tipi di diari e libri mastri per scopi contabili e di registrazione finanziaria. Tipi specifici di entrate e di spese garantiranno dei registri dedicati, come un registro delle vendite e un registro delle utenze per le spese in entrata e in uscita.

La categoria delle spese varie offre un metodo facile e conciso per registrare queste piccole spese che sono troppo insignificanti per giustificare un proprio conto, tutte raggruppate in un conto generale. A questa categoria viene data la propria linea aggregata su un conto di conto economico per scopi chiari e concisi di dichiarazione dei redditi. Una deduzione fiscale può essere fatta sulle spese varie che erano per uso aziendale.

Esempi di spese varie che possono essere dedotte

Esempi di spese varie deducibili includono piccoli costi che potrebbero coprire cose come:

• Abbigliamento o uniformi di lavoro
• Pubblicità
• Servizi di abbonamento al lavoro
• Spese contabili e legali
• Interessi e spese bancarie
• Strumenti e forniture
• Costi per la ricerca di lavoro
• Forniture per l’ufficio a casa

Abbigliamento o divise da lavoro

Piccole, costi periodici o una tantum per l’abbigliamento necessario per il tuo lavoro, come un’uniforme o indumenti protettivi, potrebbero essere considerati per le detrazioni. Tuttavia, queste spese per l’abbigliamento possono essere dedotte solo in alcuni casi, come dettato dalla Canada Revenue Agency. Una detrazione fiscale potrebbe essere fatta per gli abiti da lavoro richiesti per motivi di sicurezza, come l’abbigliamento DPI. Tuttavia, un nuovo guardaroba di bei vestiti per un lavoro d’ufficio non può.

Pubblicità

Per quelle imprese con un piccolo budget pubblicitario, il costo associato a questo servizio può essere classificato come miscellaneo ed è ammissibile per le detrazioni.

Tuttavia, tali spese sono deducibili solo se sono associate al mercato canadese. Se assumete una ditta al di fuori del paese, allora queste spese pubblicitarie non possono essere richieste indietro.

Servizi di abbonamento per il lavoro

Le deduzioni fiscali possono essere fatte sulle spese legate al lavoro. Le pubblicazioni periodiche e i servizi di abbonamento come le riviste d’affari o i corsi relativi all’industria rientrano in questa categoria miscellanea.

Strumenti e forniture

Tali articoli necessari per il funzionamento dei vostri servizi, come le spese per piccoli utensili, possono essere classificati come spese varie. In genere, gli strumenti con una durata di vita di un anno o che valgono meno di 200 dollari rientrano in questa categoria.

Gli strumenti necessari che costano più di qualche centinaio di dollari e durano più di un anno sono generalmente considerati spese di capitale e devono invece essere considerati per il deprezzamento.

Costi di ricerca del lavoro

Potreste non essere in grado di richiedere il rimborso del tempo speso nella ricerca del dipendente perfetto, ma i costi associati alla ricerca e all’assunzione di un nuovo dipendente rientrano nelle spese varie e possono essere considerati per l’ammortamento fiscale.

Forniture per l’ufficio domestico

I lavoratori autonomi e, in alcuni casi, i dipendenti possono richiedere il rimborso dei costi delle forniture per l’ufficio domestico nella loro dichiarazione dei redditi. A causa della pandemia COVID, le linee guida per richiedere le spese dell’ufficio a casa sono cambiate, dato che più persone stanno spostando il loro spazio di lavoro nel loro luogo di residenza.

Fattura e spese legali

Tenete traccia delle tasse che pagate per consulenti e servizi da professionisti esterni che vi consigliano su questioni di business, perché queste spese varie sono deducibili dalle tasse.

• Le tue deduzioni includono spese contabili, legali e di preparazione delle tasse, come i costi di preparazione e archiviazione delle tue dichiarazioni GST/HST e delle tue dichiarazioni dei redditi.
• Se paghi spese contabili o legali per professionisti per preparare un’obiezione o un appello di un accertamento dell’imposta sul reddito, contributi al Quebec Pension Plan o al Canada Pension Plan, o premi per l’assicurazione sul lavoro, contano come spese aziendali varie.
• Prima di prendere la deduzione, assicurati di ridurre l’intero importo di queste spese da eventuali rimborsi che ricevi.

Non puoi dedurre le spese legali e altre spese relative all’acquisto di una proprietà capitale, ma puoi aggiungere tali spese al costo della proprietà.

Interessi e spese bancarie

Stai rimborsando un prestito per espandere la tua piccola impresa? Se è così, la maggior parte dei vostri interessi sono deducibili come spese aziendali varie, comprese le spese per qualsiasi proprietà che la vostra azienda ha acquistato. Si ottengono deduzioni per qualsiasi tassa o sanzione che si paga associata a un prestito, oltre agli interessi sulla maggior parte dei prestiti fatti contro le polizze assicurative.

Verificate le vostre opzioni per quanto riguarda il trattamento fiscale dei pagamenti degli interessi, e considerate di ammortizzarli in cinque anni. In alcuni casi, potete aggiungere i vostri pagamenti di interesse al costo della proprietà coinvolta piuttosto che trattarli come spese varie di business.

Tenete a mente che come proprietario di una piccola impresa, avete alcune restrizioni, come ad esempio sulla quantità di interesse che è deducibile per gli acquisti di veicoli e terreni liberi. Se hai un ufficio in casa, deduci l’interesse sul mutuo della tua casa come una spesa relativa all’uso aziendale della tua casa.

Diminuisci tutte le spese di gestione e amministrazione che paghi per il funzionamento della tua piccola impresa, comprese le spese bancarie. Se la tua attività accetta carte di credito e paga le spese di elaborazione, tracciare queste spese varie in QuickBooks semplifica l’inclusione quando si presenta la dichiarazione dei redditi.

Richiedere la deducibilità fiscale delle spese varie

Le deduzioni fiscali possono essere fatte sulle spese varie, proprio come qualsiasi altra spesa operativa di un business. Arriva la stagione delle tasse; puoi cancellare le spese varie nello stesso modo in cui rivendichi gli altri costi operativi del tuo business sulla tua dichiarazione dei redditi.

Supponiamo che il tuo business sia gestito come una ditta individuale o una partnership. In questo caso, potete rivendicare parte del costo delle vostre spese varie d’affari sulla vostra dichiarazione dei redditi personale. Per fare questo, dovrete usare il modulo T2125, Dichiarazione delle attività commerciali o professionali.

A pagina 3, parte 4 del modulo fiscale T2125, noterete la lista delle spese aziendali deducibili. In fondo alla lista, sulla linea 9270 in altre spese, scrivi in spese varie con l’importo totale sul lato destro. Aggiungete questo importo alle altre spese legate alla vostra attività all’interno del modulo, e calcolate il totale delle spese ai fini della deduzione. Depositate questo modulo con il resto delle vostre tasse sul reddito.

QuickBooks e il monitoraggio delle spese

Per assicurarvi di aver monitorato tutte le vostre spese e i costi aziendali durante l’anno fiscale, considerate l’utilizzo di un software di contabilità con funzioni di monitoraggio delle spese. Utilizzando QuickBooks Online, la tua azienda può automaticamente registrare e categorizzare le varie spese, personalizzando le categorie, come le spese varie, per garantire registrazioni finanziarie accurate e organizzate. E si può anche chiedere detrazioni sulle spese di preparazione delle tasse e software come QuickBooks quando si archiviano le tasse!

Venendo la stagione delle tasse, sarà più facile chiedere detrazioni e archiviare le vostre dichiarazioni grazie al monitoraggio delle spese e le caratteristiche di categorizzazione automatica di QuickBooks che fanno il lavoro per voi. Perché non provarlo gratuitamente oggi?