È probabile che, se hai mai avuto un lavoro, avrai sperimentato una qualche forma di onboarding dei dipendenti. Dal momento in cui si entra in un ufficio il primo giorno, ci sono una serie di facce nuove da incontrare, processi da imparare e tecnologia da impostare – per non parlare del noioso compito di compilare una montagna di documenti iniziali. Tutte queste attività fanno parte dell’onboarding dei dipendenti in qualsiasi azienda.
Ma cos’è esattamente l’onboarding dei dipendenti?
Secondo la Society for Human Resources Development (SHRM), l’onboarding dei dipendenti (noto anche come socializzazione organizzativa) è il “processo di aiutare i nuovi assunti ad adattarsi agli aspetti sociali e di performance dei loro nuovi lavori rapidamente e senza problemi, e imparare le attitudini, conoscenze, abilità e comportamenti richiesti per funzionare efficacemente all’interno di un’organizzazione.”
In breve, l’onboarding dei dipendenti coinvolge i processi che vi aiutano a garantire che i vostri nuovi assunti inizino con il piede giusto. Questi processi possono essere suddivisi in due categorie:
- L’onboarding formale comprende i compiti organizzati e le procedure che aiutano un nuovo dipendente ad adattarsi alla sua nuova posizione. Nell’ambito dell’onboarding formale, i nuovi assunti sono spesso segregati dai dipendenti esistenti per sperimentare attività coordinate di orientamento, formazione in classe e socializzazione.
- L’onboarding informale si riferisce alle attività ad hoc e semi-organizzate con cui un nuovo dipendente impara a conoscere il suo nuovo lavoro. L’onboarding informale può includere il job shadowing e il coaching improvvisato uno-a-uno o le riunioni con il management e i nuovi colleghi, così come le minuzie per iniziare a lavorare in un’azienda, come ricevere i badge e le attrezzature.
A prescindere dal fatto che un’organizzazione scelga l’onboarding formale, quello informale o un mix di entrambi, portare i nuovi assunti a regime è un compito costoso. Secondo i consulenti di gestione Mark Stein e Lilith Christiansen nel loro libro, Successful Onboarding, le aziende spendono fino al 30% dello stipendio annuale di un nuovo assunto durante il processo di onboarding.
Mentre la spesa per l’onboarding dei nuovi dipendenti può essere scoraggiante, è denaro ben speso – un processo centralizzato e con risorse adeguate per accogliere i nuovi dipendenti può prevenire un turnover precoce per ben 1 su 4 nuovi assunti. E più velocemente i nuovi assunti si sentono accolti e adattati ai loro nuovi ruoli, più velocemente possono iniziare a contribuire al valore dell’azienda.
Viste le spese di onboarding dei nuovi assunti, come possono le grandi imprese costruire una formazione sensibile al tempo su una serie di ruoli diversi, e consegnarla ai nuovi assunti che possono trovarsi in remoto in tutto il paese o addirittura in tutto il mondo?
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Molte aziende lungimiranti hanno iniziato ad affrontare il problema dell’onboarding su scala economica attraverso il video.
Attraverso l’uso del video, le organizzazioni HR sono state in grado di migliorare l’onboarding dei dipendenti nei seguenti modi:
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- Ridurre i costi del programma di formazione. Sostituendo i video ai corsi di formazione in classe e agli eventi più piccoli, aziende come IBM e Microsoft sono state in grado di risparmiare milioni di dollari solo in viaggi e alloggi.
- Migliorare la conservazione delle conoscenze. È stato dimostrato che l’uso del video migliora la capacità delle persone di ricordare concetti e dettagli, con effetti che aumentano nel tempo. Inoltre, le piattaforme video aziendali consentono alle persone di cercare in un’intera libreria di video di formazione, così come di cercare all’interno di ogni video, per qualsiasi parola pronunciata o apparsa sullo schermo. Questa capacità di ricerca offre ai dipendenti una risorsa ricercabile che consente loro di trovare le informazioni di cui hanno bisogno on-demand.
- Garantire la coerenza dei materiali di formazione. Per le organizzazioni più grandi o le aziende che sono geograficamente disperse, avere più formatori può introdurre delle sfide nel fornire un’esperienza di onboarding coerente per tutti i nuovi dipendenti. Il video risolve questo problema garantendo che le aziende mantengano uno standard di messaggistica coerente e di alta qualità, indipendentemente da chi conduce la formazione.
- Aiutare i dipendenti a sentirsi più impegnati e connessi. Stabilire forti reti e relazioni interpersonali è uno degli aspetti più trascurati dell’onboarding dei dipendenti. Il video può aiutare a espandere la portata dei vostri programmi di onboarding in tutto il mondo attraverso l’uso di presentazioni aziendali e di team che possono aiutare i vostri nuovi assunti a dare un volto e una personalità ai nomi che vedranno nei loro elenchi aziendali e nelle caselle di posta elettronica.