Cos’è un budget?
Un budget è una previsione delle entrate e delle spese in un determinato periodo futuro. I budget sono utilizzati da aziende, governi e famiglie e sono parte integrante della gestione di un business (o di una famiglia) in modo efficiente. Il budgeting per le aziende serve come piano d’azione per i manager e come punto di confronto alla fine di un periodo.
Il processo di budgeting per le aziende può essere impegnativo, soprattutto se i clienti non pagano in tempo o le entrate e le vendite sono intermittenti. Ci sono diversi tipi di budget che le aziende utilizzano, compresi i budget operativi e i master budget, così come i budget statici e flessibili. In questo articolo, esploriamo come le aziende approcciano il budgeting e come le aziende affrontano la mancanza dei loro budget.
Punti chiave
- Un budget è una previsione delle entrate e delle spese in un determinato periodo ed è parte integrante della gestione efficiente di un’azienda.
- Un budget statico è un budget con numeri basati su uscite e ingressi pianificati per ciascuna delle divisioni dell’azienda.
- Un budget per flussi di cassa aiuta i manager a determinare la quantità di denaro generato da un’azienda durante un periodo.
- I budget flessibili contengono i risultati effettivi e vengono confrontati con il budget statico dell’azienda per identificare eventuali variazioni.
Come funzionano i budget
Anche se il processo di budgeting per le aziende può diventare complesso, nella sua forma più elementare, un budget confronta le entrate di un’azienda con le sue spese in un dato periodo.
Ovviamente, determinare quanto spendere in varie spese e prevedere le vendite è solo una parte del processo. I dirigenti d’azienda devono anche fare i conti con una miriade di altri fattori, compresa la proiezione delle spese di capitale, che sono grandi acquisti di beni fissi come macchinari o una nuova fabbrica. Devono anche pianificare le loro esigenze di cassa in corso, le mancanze di entrate e il contesto economico. Indipendentemente dal tipo di business, la capacità di valutare le prestazioni utilizzando i budget è fondamentale per la salute finanziaria complessiva di un’azienda.
Tipi di budget
Di seguito sono riportati alcuni dei tipi più comuni di budget che le aziende utilizzano per prevedere accuratamente i loro numeri.
Master Budget
La maggior parte delle aziende inizia con un master budget, che è una proiezione per l’intera azienda. I master budget tipicamente prevedono l’intero anno fiscale. Il master budget includerà proiezioni per le voci del conto economico, dello stato patrimoniale e del rendiconto finanziario. Queste proiezioni possono includere entrate, spese, costi operativi, vendite e spese in conto capitale.
Budget statico
Un budget statico è un budget con numeri basati su output e input pianificati per ciascuna delle divisioni dell’azienda. Un budget statico è di solito il primo passo del budgeting, che determina quanto un’azienda ha e quanto spenderà. Il budget statico guarda alle spese fisse, che non sono variabili o dipendenti dai volumi di produzione e dalle vendite. Per esempio, l’affitto sarebbe un costo fisso indipendentemente dal volume delle vendite di un’azienda.
Alcune industrie come le non-profit ricevono donazioni e sovvenzioni con il risultato di un budget statico dal quale non possono uscire. Altre industrie usano i budget statici come un punto di partenza o un numero di base, simile al master budget, e fanno aggiustamenti alla fine dell’anno fiscale se è necessario più o meno nel budget. Quando si crea un budget statico, i manager usano metodi di previsione economica per determinare numeri realistici.
Budget operativo
Il budget operativo include le spese e le entrate generate dalle operazioni quotidiane dell’azienda. Il budget operativo si concentra sulle spese operative, compreso il costo delle merci vendute (COGS) e le entrate o il reddito. Il COGS è il costo del lavoro diretto e dei materiali diretti che sono legati alla produzione.
Il bilancio operativo rappresenta anche le spese generali e amministrative direttamente legate alla produzione di beni e servizi. Tuttavia, il budget operativo non include voci come le spese di capitale e il debito a lungo termine.
Budget dei flussi di cassa
Un budget dei flussi di cassa aiuta i manager a determinare la quantità di denaro generato da un’azienda durante un periodo specifico. I flussi di cassa in entrata e in uscita di un’azienda sono importanti perché le spese devono essere pagate in tempo con il denaro generato. Per esempio, il monitoraggio della raccolta dei crediti, che è il denaro dovuto dai clienti, può aiutare le aziende a prevedere la liquidità dovuta in un particolare periodo.
Questo processo può essere difficile se troppi clienti sono scaduti. Per compensare questo, molte aziende creano qualcosa chiamato “accantonamento per crediti dubbi”, che stima l’ammontare dei crediti che si prevede non saranno incassabili.
I budget dei flussi di cassa aiutano ad esaminare le pratiche passate per esaminare cosa sta funzionando e cosa no e fare aggiustamenti. Per esempio, un’azienda potrebbe richiedere una linea di credito di capitale circolante a breve termine da una banca per assicurarsi di incassare nel caso in cui un cliente paghi in ritardo. Inoltre, le aziende possono chiedere opzioni più flessibili per i loro debiti, che sono soldi dovuti ai fornitori per aiutare con qualsiasi necessità di flusso di cassa a breve termine.
Usare un budget per valutare la performance
Una volta che un periodo è finito, la direzione deve confrontare le previsioni del budget statico o principale con la performance dell’azienda. È in questa fase che le aziende calcolano se il budget è stato in linea con le spese e le entrate pianificate.
Budget flessibile
Un budget flessibile è un budget contenente cifre basate sulla produzione effettiva. Il budget flessibile viene confrontato con il budget statico dell’azienda per identificare eventuali scostamenti (o differenze) tra la spesa prevista e la spesa effettiva.
Con un budget flessibile, i valori in dollari preventivati (cioè i costi o i prezzi di vendita) vengono moltiplicati per le unità effettive per determinare quale numero particolare verrà dato a un livello di produzione o vendita. Il calcolo produce i costi variabili totali coinvolti nella produzione. Il secondo componente del bilancio flessibile è il costo fisso. Tipicamente, i costi fissi non differiscono tra i budget statici e quelli flessibili.
Poiché i budget flessibili usano i numeri del periodo corrente – vendite, entrate e spese – possono aiutare a creare previsioni basate su scenari multipli. Le aziende possono calcolare vari risultati basati su diversi output, come le vendite o le unità prodotte. I budget flessibili o variabili aiutano i manager a pianificare sia per un output basso che per un output alto per aiutarsi a prepararsi indipendentemente dal risultato.
Variazioni di budget
Come detto prima, possono sorgere delle variazioni tra il budget statico e i risultati reali. Le due varianti comuni sono chiamate la varianza del budget flessibile e la varianza del volume delle vendite.
La varianza del budget flessibile confronta il budget flessibile con i risultati reali per determinare gli effetti che i prezzi o i costi hanno avuto sulle operazioni. In confronto, la varianza del volume delle vendite confronta il budget flessibile con il budget statico per determinare l’effetto che il livello di attività di vendita di un’azienda ha avuto sulle sue operazioni.
Da questi due budget, un’azienda può sviluppare budget flessibili e statici individuali per qualsiasi elemento delle sue operazioni. Gli scostamenti sono classificati come favorevoli o sfavorevoli.
Se lo scostamento vendite-volume è sfavorevole (il budget flessibile è inferiore al budget statico), le vendite dell’azienda (o la produzione con uno scostamento del volume di produzione) risulteranno inferiori al previsto.
Se, invece, lo scostamento del budget flessibile fosse sfavorevole, sarebbe il risultato di prezzi o costi. Sapendo dove l’azienda è al di sotto o al di sopra del limite, i manager possono valutare le prestazioni dell’azienda in modo più efficiente e utilizzare i risultati per apportare le modifiche necessarie.
Un budget flessibile può aiutare le aziende a tenere conto sia delle spese variabili che di quelle fisse, creando un processo più dinamico e portando a previsioni più accurate.
Implementare i budget
Per la maggior parte delle aziende, le spese saltano fuori di tanto in tanto. I budget statici fungono tipicamente da linea guida, il che significa che possono essere modificati o aggiustati una volta che le variazioni sono state identificate tramite un budget flessibile. Comprendendo i diversi tipi di budget, i manager possono ottenere una grande quantità di informazioni attraverso l’analisi delle variazioni di budget che portano a decisioni aziendali meglio informate.