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La matrice di Eisenhower o gestione del tempo migliora la produttività insegnandoti a stabilire meglio le priorità. Questa tecnica ti aiuta a imparare quali attività valgono il tuo tempo e il tuo sforzo, e quali no.

E in un mondo in cui tutti corriamo per stare al passo con i nostri programmi, è un’abilità inestimabile.

Qui troverai una spiegazione di cos’è la matrice di gestione del tempo, come usarla e come pensare in quadranti.

Cos’è la matrice di gestione del tempo?

La matrice di gestione del tempo, conosciuta anche come matrice Eisenhower, è un metodo che mira a migliorare il modo in cui dai priorità ai compiti. Si impara a riconoscere le proprie priorità più grandi e a distinguere quelle che hanno un impatto a lungo termine da quelle che non lo hanno.

In pratica, la matrice di gestione del tempo si presenta così:

La matrice serve come uno strumento di prioritizzazione, piuttosto che uno di programmazione. Quindi non vedrete nessun orario o scadenza qui. Ecco come funziona la griglia come strumento di gestione del tempo, senza specifiche di tempo o calendari.

Gli elementi della matrice di Eisenhower – spiegati

Che cosa sono i quattro quadranti di tempo?

Quando si usa la matrice di gestione del tempo, si ordinano i compiti della lista delle cose da fare in quattro gruppi. Questi gruppi sono chiamati quadranti perché sono disposti in una griglia. Abbiamo:

• Il 1° quadrante – compiti urgenti importanti
• Il 2° quadrante – compiti importanti non urgenti
• Il 3° quadrante – compiti urgenti non importanti
• Il 4° quadrante – compiti non urgenti non importanti

Per alcuni, ordinare i compiti sarà facile e forse ovvio fin dall’inizio. Tuttavia, molte volte le persone confondono questi quattro quadranti o trovano difficile distinguere dove un compito dovrebbe andare. Inoltre, le priorità saranno diverse da persona a persona. Mentre la crescita della carriera può essere cruciale per A, B potrebbe trovare più importante mettere su famiglia.

Per applicare correttamente le regole della matrice, e minimizzare le possibilità di errore, suggeriamo fortemente di guardare la seguente sezione.

La differenza tra IMPORTANTE e URGENTE

“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.

– Dwight D. Eisenhower

Una volta che si impara a fare la suddetta distinzione, l’intera matrice sarà un gioco da ragazzi.

I compiti urgenti devono essere trattati il prima possibile. Sono sensibili al tempo e a volte stressanti, perché hanno bisogno della nostra attenzione immediata.

Pensate a studiare per un esame che avete dimenticato, o a cercare di portare un amico ferito in ospedale.

D’altra parte, i compiti importanti vi permettono di fare un passo indietro, analizzare la vostra situazione e pianificare la vostra prossima mossa. Non sono sensibili al tempo, quindi non c’è nessuna pressione che influenzerà il tuo giudizio.

I compiti importanti sono quelli che riguardano i tuoi obiettivi di vita, i tuoi valori fondamentali, ecc. Creare una famiglia, per esempio, pianificare un viaggio, o una routine di allenamento per diventare più sano.

Quante volte avete sentito qualcuno che non riesce a portare a termine il proprio lavoro perché continua a “spegnere piccoli incendi”? Se ci concentriamo solo sui compiti sensibili al tempo, non vedremo più lontano di quello che c’è domani.

Questo porta anche alla domanda:

Come faccio a sapere cosa è urgente e cosa è importante per me?

Non c’è una formula universale che tutti possiamo seguire. Per sapere quali compiti sono importanti e quali sono urgenti per voi, è meglio fare una lista. Puoi trovare molti modelli di liste di cose da fare sulla nostra pagina delle risorse di Clockify, uno dei quali dovrebbe essere perfetto per te.

• Scrivi i tuoi valori fondamentali, i tuoi ideali e gli obiettivi di vita;
• Pensa alle pietre miliari che devi raggiungere – molto probabilmente consisteranno in attività che saranno importanti.

Possono essere un modo per riconoscere e ricordarti per cosa stai lavorando. Che si tratti di soldi, sicurezza, avanzamento di carriera, esperienza, connessioni, provvedere alla famiglia…

• Guarda le tue azioni quotidiane e identifica le attività e i compiti che ti fanno comportare in modo reattivo.

Questi saranno normalmente compiti urgenti. Telefonate dalla famiglia o dal capo, sconti nel tuo negozio preferito, malfunzionamenti in casa,…

Come collocare i compiti nei quattro quadranti

Ora che abbiamo spiegato la distinzione urgente e importante, vediamo come si applicano ai compiti e alle attività. Useremo alcuni esempi comuni e quotidiani.

Quadrante 1, “Fare” – Elementi che sono importanti e urgenti.

Questi sono i compiti che hanno un limite di tempo molto stretto. Per esempio, un test di matematica è un compito urgente per uno studente, e la maggior parte delle altre cose saranno secondarie rispetto ad esso.

Altri esempi:

• Emergenze, problemi urgenti

Un piccolo incendio che devi spegnere, un tubo scoppiato, un infortunio.

• Una scadenza molto vicina

Qualcosa che hai rimandato e che ora hai fretta di finire.

• Obblighi dell’ultimo minuto

Obblighi familiari o di lavoro, visite non annunciate, ecc.

Quadrante 2, “Decidere” – Elementi importanti, ma non urgenti.

Il secondo quadrante è per gli elementi che vi portano benefici a lungo termine, ma hanno il vantaggio di non essere urgenti. Pensa a decisioni come voler perdere peso, leggere di più, iscriversi a un corso, ecc. Sono importanti per il vostro benessere, ma non critiche, quindi di solito vengono messe da parte in favore di compiti urgenti.

Altri esempi:

• Obiettivi di salute a lungo termine

Fare palestra o cucinare pasti sani;

• Obiettivi di carriera

Per ottenere una promozione, cambiare azienda, pianificare l’avvio di un’attività, finire l’università, ecc;

• Obiettivi personali

Migliorare le relazioni, formare una famiglia, ricreazione, mangiare sano.

Importante da notare: rimandare compiti importanti ogni volta che c’è qualcosa di urgente corre il rischio di renderli urgenti in seguito. Se una persona rimanda il mangiare sano per anni perché altre cose si mettono in mezzo, complicazioni di salute come l’obesità o il diabete lo renderanno improvvisamente una priorità urgente.

Quadrante 3, “Delegare” – Gli elementi in questo quadrante sono urgenti ma non importanti.

Normalmente, questi sono i compiti che si delegano ad altri. Per esempio, quando non riesci a pagare le bollette, chiedi a un partner o a un coinquilino di farlo per te. Oppure chiedi a un collega di prendere appunti per te durante una riunione perché hai del lavoro urgente.

Altri esempi:

• Problemi minori

Fissare riunioni, programmare certi appuntamenti,

• Obblighi domestici

Fare la spesa, le faccende di casa, pagare le bollette, ecc.

Quadrante 4, “Eliminare” – Le voci sono poco importanti e non urgenti.

L’ultimo quadrante contiene compiti o obblighi che non sono in alcun modo importanti. Hanno poco o nessun beneficio a lungo termine per la tua carriera, vita o salute. Un esempio potrebbe essere navigare sui canali nel pomeriggio, invece di lavorare sul tuo libro, per esempio.

Altri esempi:

• Time wasters

Checking (spendendo tempo su) social media, email senza importanza, ecc.

• Solo attività piacevoli

Mentre il riposo è importante, troppe attività divertenti possono avere un contro-effetto. Alcune di esse devono essere eliminate per lasciare spazio alle attività importanti;

Importante notare: le attività del quarto quadrante sono considerate interruzioni che si sentono urgenti ma non hanno modo di contribuire alla nostra vita quotidiana, o al nostro futuro.

Come pesare le tue priorità nella matrice

Considera il grafico sottostante un foglio di calcolo della matrice di gestione del tempo. Per i tipi più visivi, potrebbe fornire un modo più utile di organizzare il proprio compito all’interno dei quattro quadranti.

Il foglio di calcolo della matrice di gestione del tempo

Tieni presente che solo tu puoi sapere quali compiti sono importanti per te, e quali no. Chiedendoti “Cosa devo fare subito?”, “Cosa è uno spreco e deve essere eliminato?”, e “Quali compiti devo fare io e quali possono essere fatti da qualcuno al posto mio?”

Il tuo focus durante questo processo dovrebbe essere su COSA invece di QUANDO. Ora che sappiamo che la matrice di gestione del tempo è in realtà uno strumento per una migliore comprensione delle tue attività, dovremmo passare alla sua effettiva applicazione.

Un esempio di come funziona la matrice di gestione del tempo

Il modo migliore per capire come funziona la matrice è attraverso un esempio.

Diciamo che c’è una donna, di nome Julie, che è il capo progetto di una società di medie dimensioni. Delega un sacco di persone, comunica con i clienti, riferisce ai suoi capi, ha un marito e due figli, e cerca di vivere e mangiare sano, oltre a tutto questo. Sembra molto, e si potrebbe pensare che Julie non possa riuscire a fare molte delle cose che ha pianificato. Tuttavia, applicando la matrice, lei sa dove sono le sue priorità e come lavorare intorno ai cambiamenti dei suoi piani

Per iniziare, diciamo che il programma di Julie è così:

Giovedì, Feb 6th
8AM – 9AM	Riunione stand-up + emails
9AM – 11AM	Progresso del progetto, rapporti e analisi
11AM – 11:30AM	Pranzo
11:30AM – 11:45AM	Chiama Kevin Smith per chiedere della gita scolastica della prossima settimana
12:00PM – 2:05PM	Riunione con il cliente / impostazione delle basi per il nuovo progetto
2:05PM – 2:20PM	Ripresa del caffè + visita a Sarah nel suo nuovo ufficio!
2:20PM – 4:00PM	Riunione dello staff sul progetto
4:30PM – 5:00PM	Porto Jamey dal pediatra per un check-up (incrociando le dita si è ripreso!)
5:30PM – 6:30PM	Work out
6:30PM – 7:30PM	Doccia + cena
7:30PM – 9:00PM	Passa del tempo con i bambini
9:30PM – 10:00PM	Nuovo episodio di Gray’s Anatomy!

Di per sé, sembra abbastanza ben pianificato. Tuttavia, Julie sa che c’è la possibilità che il programma cambi, quindi ogni mattina se lo ricorda per evitare di stressarsi.

Come previsto, alla fine della giornata, il programma di Julie è diventato un po’ diverso. Ha dovuto fare diversi aggiustamenti ai suoi compiti applicando la matrice di gestione del tempo ai suoi compiti:

• Quelli in arancione sono stati rimandati a dopo
• Quelli in verde sono stati delegati
• Quelli in rosso sono stati eliminati

Giovedì, Feb 6th
8AM – 9AM	Riunione stand-up + e-mail
9AM – 11AM	Progresso del progetto, rapporti e analisi
11AM – 11:30AM	Pranzo
11:30AM – 11:45AM	Chiama Kevin Smith per chiedere della gita scolastica della prossima settimana
12:00PM – 2:05PM	Riunione con il cliente / impostazione delle basi per il nuovo progetto
2:05PM – 2:20PM	Ripresa del caffè + visita a Sarah nel suo nuovo ufficio!
2:20PM – 4:00PM	Riunione dello staff sul progetto
4:30PM – 5:00PM	Porto Jamey dal pediatra per un check-up (incrociando le dita si è ripreso!)
5:00PM – 5:20PM	Fare la spesa
5:30PM – 6:30PM	Lavoro fuori
6:30PM – 7:30PM	Doccia + cena
7:30PM – 9:00PM	Passa del tempo con i bambini
9:30PM – 10:00PM	Nuovo episodio di Gray’s Anatomy!

La matrice di Eisenhower al lavoro

Ecco come Julie ha applicato la matrice di gestione del tempo al suo processo mentale:

• Non è riuscita ad arrivare alle e-mail al mattino, perché la riunione di stand-up ha rivelato alcuni problemi nel reparto QA. Il brainstorming di una soluzione era più importante delle e-mail, così le ha etichettate come qualcosa da recuperare domani;
• Il cliente che avrebbe dovuto incontrare a mezzogiorno è arrivato mezz’ora prima perché aveva alcune domande che voleva fare a Julie. Sapeva che la gita di suo figlio era abbastanza lontana da non aver bisogno delle informazioni necessarie subito. Avrebbe potuto chiamare l’insegnante più tardi durante la giornata. Non volendo far aspettare il suo cliente, ha spostato l’incontro alle 11:30, e la telefonata a quando torna a casa più tardi;
• Alle 16:00 circa, era chiaro che alcune cose del progetto richiedevano attenzione immediata. Tuttavia, il figlio di Julie è malato da una settimana e deve andare dal medico per un controllo. Poiché la salute di suo figlio viene prima di tutto, delega il compito di gestire la riunione al suo collega più fidato. Può chiedere un resoconto il giorno dopo;

L’esempio della matrice Eisenhower a casa

• Nonostante avesse un appuntamento, lo studio medico era affollato, così Jamey e Julie hanno dovuto aspettare un po’ di più per il controllo. Per sicurezza, Julie chiede al marito di fare la spesa, perché potrebbero non farcela;
• Julie vuole migliorare la sua salute fisica, quindi cerca di allenarsi tre volte a settimana. Ma mentre tornava a casa, un collega ha chiamato per la riunione che avevano avuto prima. Avevano bisogno di approvazione per alcune decisioni. Julie ha deciso di riprogrammare il suo allenamento per videochiamare alcuni dei dipendenti che sono rimasti dopo il lavoro. Aiutarli a finire in modo che potessero andare a casa era più importante e urgente del suo esercizio di oggi;
• Per le 21:30, Julie era esausta per la gente, le riunioni, lo studio medico e le attività dei bambini. Non voleva altro che dormire. Sapendo che in quel momento le avrebbe fatto molto meglio della TV, ha deciso di non guardare il programma e di andare a letto immediatamente.

Come possiamo vedere dall’esempio di Julie, la matrice di gestione del tempo è lì per insegnarci come fare chiamate più facili riguardo ai nostri programmi. Non ha pensato troppo ai compiti o alle conseguenze delle sue azioni, perché ne era pienamente consapevole in anticipo. È stata in grado di fare i cambiamenti necessari senza problemi e con il minor stress possibile.

Cosa rende la matrice di gestione del tempo diversa dalle altre tecniche?

Come detto sopra, questo metodo non ha nulla a che fare con l’apprendimento di nuove abilità, e tutto a che fare con il cambiamento della vostra mentalità per il meglio. Ti aiuterà a capire meglio i tuoi obiettivi, quali attività hanno sprecato il tuo tempo e quali ti hanno aiutato ad arrivare dove sei oggi. In questo modo, potrete programmare e pianificare meglio il futuro.

Dopo averlo usato per qualche tempo, infonderà una trasformazione positiva. Noterai quanto sia più facile programmare il tuo lavoro, e quanto sei diventato più bravo a gestire le piccole crisi e le inevitabili scadenze.

Qui a Clockify, abbiamo anche ricercato le migliori tecniche di gestione del tempo oggi. Nel caso in cui la matrice non ti sembri la tua tazza di tè, c’è molto altro da scegliere.

Istruzioni su come utilizzare la matrice di gestione del tempo

Questo metodo di gestione del tempo si dice sia stato usato per la prima volta da Dwight D. Eisenhower (il 34° presidente degli Stati Uniti). Solo più tardi fu reso popolare grazie a Steven Covey, che lo presentò nel suo libro “The 7 Habits of Highly Effective People”.

Nel libro, discusse l’idea delle Quattro Generazioni di Gestione del Tempo, e se guardiamo tutte e quattro, vediamo che sono in realtà istruzioni su come utilizzare correttamente la matrice.

Generazione 1: Liste di controllo e note

La prima generazione rappresenta il passo iniziale della pianificazione della gestione del tempo. Tutti i compiti che devono essere svolti vengono messi su carta e riepilogati. Tutto dovrebbe essere organizzato in base alla quantità di tempo e di energia che richiedono.

Generazione 2: Calendari e pianificazione

Nella seconda generazione, tutte le attività della lista precedente dovrebbero essere scritte in un calendario o comunque programmate. Questo è un modo di tentare di pianificare il futuro al meglio delle nostre capacità.

Generazione 3: Piani settimanali

La terza generazione è lì per restringere l’arco temporale delle attività. Dovete pianificare la vostra settimana, gli obiettivi e le mete che volete raggiungere, e cominciare a pensare più seriamente a un programma giornaliero all’interno di quella settimana.

Generazione 4: Relazioni e risultati

Mentre le prime tre generazioni riguardavano la gestione delle attività e del tempo, la quarta è quella che dà veramente un senso all’intero processo.

Con un programma completo e una lista di attività, potete cominciare ad analizzare quali di queste attività sono importanti o meno, urgenti o non urgenti. Vi aiuterà a capire quali voci della vostra lista devono assolutamente essere fatte domani, e quali possono essere rimandate di un giorno se emergono questioni più urgenti.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi della matrice di gestione del tempo?

Come ogni tecnica di gestione del tempo, la matrice di Covey ha sia vantaggi che svantaggi. È meglio prendere in considerazione entrambi prima di decidere se usarla o meno. Dopo tutto, avete bisogno di un metodo che sia perfetto per voi.

Svantaggi della matrice di gestione del tempo:

1. Vi fa considerare l’importanza dei vostri compiti;
2. Aiuta a rivalutare ciò che è urgente e ciò che non lo è;
3. Insegna una migliore consapevolezza di sé e vi aiuta a praticare l’autoanalisi;
4. Diventate più bravi a prendere decisioni immediate.

Svantaggi della matrice di gestione del tempo:

1. Si ordinano i compiti solo in base all’urgenza e all’importanza. Non tiene conto delle risorse, della complessità o del livello di sforzo che un compito richiede;
2. I compiti brevi e urgenti vengono lasciati indietro, anche se il loro controllo fuori dalla lista aiuta la produttività e il guadagno di slancio;
3. L’uso della matrice su base giornaliera può essere difficile e richiede tempo;
4. La griglia può essere schiacciante quando sono presenti troppi compiti, quindi limitarli a 5 a testa funziona meglio.

Per coloro che sono ancora incerti, c’è un modo per scoprire se la matrice di Covey è la scelta giusta per voi. Provatela per una settimana. Fai una lista dei tuoi compiti per la settimana, ordinali all’interno della griglia a quattro quadranti, poi usa un time tracker per seguire i tuoi progressi durante la settimana, e prendi nota di come certe situazioni ti hanno fatto sentire.

Quando la prova volge al termine, dai un’occhiata ai dati che hai accumulato.

Sei diventato più produttivo?

È stato più facile prendere decisioni?

Le cose che hai considerato urgenti erano davvero urgenti? O ti hanno solo fatto perdere tempo?

In conclusione

In un certo senso, cercare di gestire il tempo è diventato una cosa del passato. Sempre più allenatori ed esperti di produttività consigliano di imparare a gestire le priorità e le risorse. Perché non possiamo creare più tempo. Possiamo solo usarlo in modo più intelligente. Quindi, invece di cercare di stipare più compiti possibili in una giornata, prova a dare priorità a quelli che contano. Quelli che lavorano per il tuo auto-miglioramento e il tuo progresso. La matrice di gestione del tempo di Covey è un ottimo maestro in questo senso. E anche se non funziona per tutti, è un ottimo trampolino di lancio per trovare una tecnica più personalizzata e più adatta.