Le e-mail sono un modo estremamente efficiente per comunicare con il tuo insegnante, soprattutto se devi inviare un messaggio semplice e veloce o fare una domanda. In circostanze ideali, dovresti essere in grado di connetterti con il tuo insegnante quasi immediatamente e, se necessario, ricevere una risposta tempestiva. In superficie, un’e-mail a un insegnante può sembrare simile a un messaggio di testo che potresti inviare a un amico, ma non sono proprio la stessa cosa. Quindi ecco una lista di idee da tenere a mente prima di iniziare.
Assicurati che l’email sia davvero necessaria. Come puoi immaginare, il tuo insegnante ha a che fare con numerosi studenti e probabilmente riceve centinaia di e-mail nel corso di una settimana. Quindi, non dovresti gravare il tuo insegnante con un’email inutile sulla data di scadenza di un compito o una domanda su una procedura comune. La maggior parte delle informazioni generali sul corso saranno incluse nel programma del corso, o il tuo insegnante potrebbe avere un forum di discussione online chiamato “Chiedi al professore”, in modo da poter vedere le risposte alle domande più frequenti. Assicurati di controllare entrambe queste possibilità prima di inviare un’e-mail. Dopo tutto, vuoi che il tuo insegnante sappia che sei in qualche modo indipendente e pieno di risorse.
Usa l’indirizzo e-mail appropriato. Quando invii un’e-mail a un insegnante, assicurati di usare l’indirizzo e-mail della scuola piuttosto che il tuo indirizzo e-mail personale. Sì, potresti preferire usare il tuo indirizzo email personale, e potresti trovare che un secondo indirizzo sia una seccatura, ma usando l’indirizzo della scuola, stai mostrando al tuo insegnante che puoi seguire le indicazioni. Dopo tutto, il tuo insegnante potrebbe essere riluttante anche solo ad aprire un’email che proviene da “[email protected].” L’indirizzo email della tua scuola, invece, probabilmente include qualche variazione del tuo nome insieme al nome della scuola e al suffisso educativo (edu), quindi il tuo insegnante probabilmente aprirà la tua email velocemente e con fiducia. Nota anche che se non conosci l’indirizzo e-mail del tuo insegnante, dovresti essere in grado di trovarlo sul programma del tuo corso o sul sito web dell’università.
Assicurati che il tuo oggetto sia semplice e diretto. Potresti essere tentato di mettere la tua domanda o commento nella riga dell’oggetto, ma cerca di resistere a questa tentazione. Invece, usa la riga dell’oggetto per indicare, prima, il titolo della tua classe e sezione, e, poi, la tua area generale di preoccupazione prima di usare l’area del messaggio per trasmettere i dettagli. Per esempio, se hai bisogno di perdere la lezione per un lungo periodo di tempo, potresti voler scrivere “Composizione I, Sezione 205, Assenza prolungata” nella riga dell’oggetto e poi spiegare perché nel messaggio stesso. (“La nostra squadra di calcio della scuola compete in un torneo nazionale questo fine settimana, quindi mancherò alle lezioni sia venerdì di questa settimana che lunedì della prossima”)
Indirigi il tuo lettore con rispetto. Che ci crediate o no, “Yo, Teach” non è il saluto corretto per un’email al vostro professore. Questo saluto può funzionare bene con uno dei tuoi amici, ma mostrerà automaticamente una mancanza di rispetto da parte tua. In generale, si dovrebbe usare una forma comune come “Mr., Mrs., Ms., o Professor”. Se il tuo insegnante ha indicato che puoi usare un nome di battesimo o qualche altro saluto, allora sentiti libero di farlo, ma non dare per scontato che un saluto casuale o informale sia appropriato in anticipo. Inoltre, dovresti seguire quel saluto con i due punti (“Professor Twain:”).
Semplificare il messaggio il più possibile. Come detto sopra, la corrispondenza via e-mail dovrebbe essere rapida ed efficiente. Pertanto, dovresti, se possibile, limitarti a uno o, al massimo, due argomenti. Usando l’esempio “Assenza prolungata” di cui sopra, potresti prima spiegare la tua assenza, e poi fare una domanda correlata. (“Devo mandarti il mio compito per e-mail oggi, o devo portarlo con me quando torno in classe la prossima settimana?”) Quando comunicate chiaramente o fate una domanda diretta, è più probabile che riceviate una risposta rapida. Notate anche che se avete bisogno di una discussione prolungata con il vostro istruttore, dovreste davvero fissare un appuntamento per incontrarvi di persona piuttosto che discutere il problema tramite e-mail.
Se necessario, spiegare gli allegati. Se il tuo insegnante vuole che tu invii il tuo compito il prima possibile, non limitarti ad allegare il file senza una spiegazione. Assicurati di fornire dettagli specifici su quale compito stai inviando e perché lo stai inviando. (“Come richiesto, ho allegato il mio saggio autobiografico perché non sarò in classe lunedì”). La spiegazione può sembrare inutile per te, ma servirà come promemoria per il tuo insegnante che, come detto prima, ha a che fare con numerosi studenti ed e-mail ogni settimana.
Chiudi con cortesia. Alcune persone potrebbero sostenere che non c’è davvero bisogno di una chiusura alla tua e-mail perché il tuo nome è già evidente nel tuo indirizzo e-mail. Tuttavia, una fine cortese al tuo messaggio aggiunge il tocco personale insieme all’aria di rispetto e formalità che molti insegnanti apprezzano. Per esempio, potreste chiudere scrivendo “Grazie per il vostro tempo” o “Attendo con ansia la vostra risposta”, prima di aggiungere “Cordiali saluti” e il vostro nome completo. Ricordate, inoltre, che se avete bisogno di una risposta, potreste dover aspettare fino a 24 ore o più, dato che la maggior parte degli insegnanti guardano le loro e-mail solo ad una certa ora (o ore) durante il giorno.
Leggete attentamente. Infine, prima di premere il pulsante “Invia”, dovresti rileggere attentamente la tua e-mail e correggere eventuali errori di ortografia, grammatica, punteggiatura e capitalizzazione. Poiché un messaggio al tuo insegnante è molto più formale di un messaggio ad un amico, dovresti anche evitare abbreviazioni, contrazioni, espressioni gergali ed emoticon.